Logiciel Référence Gestion des Temps de Présence et Absentéisme

Guide Reference Livre 22
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Logiciel Référence
Gestion des Temps de
Présence et Absentéisme
Guide de l’utilisateur
Pointages sur PC
Reference - Livre 22
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Guide Reference Livre 22
Table des matières
22.
Pointages sur PC ................................................................................................................ 3
22.1.
Objectifs ......................................................................................................................................3
22.2.
Moyens : ......................................................................................................................................3
22.3.
Utilisation : .................................................................................................................................4
22.3.1.
22.3.2.
22.3.3.
L’écran principal : ............................................................................................................................ 4
Edition détaillée des badgeages : ...................................................................................................... 7
Exemple d’édition détaillée : ............................................................................................................ 8
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22. Pointages sur PC
22.
22.1.
Pointages sur PC
Objectifs
Permettre le déclenchement des badgeages d’entrée, de sortie, de pause, etc, à partir
d’un ordinateur connecté au réseau de l’entreprise. Réseau sur lequel doit exister la
solution REFERENCE.
Mixage possible avec ou sans lecteur de badges.
Possibilité de badger l’entrée sur un lecteur et la sortie sur l’ordinateur.
Possibilité de partager un ordinateur pour toute une équipe par exemple.
Possibilité de badger les débuts et les fins de deux types de pauses.
22.2.
Moyens :
Disposer d’un ordinateur sous environnement Windows.
Le module RefTV pourra être installé dans le groupe de démarrage ou être lancé
manuellement. Il pourra également être iconisé pour permettre une utilisation plus
rapide.
Le paramétrage du système permet d’activer ou de désactiver les principes suivants :
. Génération d’un badgeage de début et de fin de travail.
. Génération d’un badgeage de début et fin de pause de type1.
. Génération d’un badgeage de début et fin de pause de type2.
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22. Pointages sur PC
22.3.
Utilisation :
22.3.1.
L’écran principal :
Au lancement du module RefTV sur un poste, l’écran suivant apparaît :
Le système propose par défaut la dernière valeur du N° de badge saisie, il s’agit
d’un rappel automatique du dernier numéro de badge saisi sur le poste.
Pour effectuer un badgeage d’entrée, de sortie ou de pause, il faut :
Saisir son N° de badge, information déclarée dans la fiche du personnel,
zone « Badge ».
La saisie des zéros qui précèdent le badge n’est pas nécessaire.
Si le N° de badge comporte des lettres, celles-ci peuvent être saisies, en
majuscule ou minuscule, aucune importance car le N° de badge est
transformé en majuscule après clic sur les boutons « Confirmer
badgeage » ou « Interrogation » avant recherche dans la base de données.
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22. Pointages sur PC
Temporisation activée
Nom du poste
Nom du l’utilisateur
Efface les zones, badge, code,
nom et compteurs.
Zone code masqué, attention
aux valeurs saisies,
majus/minus/nombre
Confirme l’enregistrement du
badgeage de pause
Confirme l’enregistrement du
badgeage
Edition détaillée des badgeages
Interrogation des compteurs
sans mémoriser le badgeage
Tableau des compteurs, en
fonction du type d’affichage
Message collectif ou individuel.
Pas de modification possible.
Le N° de badge saisi est mémorisé uniquement après clic sur le bouton « Confirmer
badgeage ». En cas d’interrogation, le badgeage n’est pas mémorisé.
Le code à saisir doit correspondre au code paramétré dans « supplément » dans la fiche
du personnel. La zone correspond à PersChpSupp.CHP9. Cette zone doit au préalable
être définie dans « Paramètres généraux », tableau « Suppléments du personnel », zone
« Supplément9 », libellé « Code Pin RefTV ».
Le bouton « Effacer » efface les différentes zones pour une question de confidentialité,
surtout dans le cas où le poste est utilisé par plusieurs personnes.
Le bouton « Confirmer badgeage » mémorise le badgeage dans la base de données
RefTerm.mdb, le badgeage sera traité par le programme RefComm.exe (lecteurs
Captor) ou PComTpsr.exe (lecteurs Pyrescom).
Une confirmation est demandée avant mémorisation effective dans la base RefTerm.
Si le N° du badge ou si le code ne sont pas corrects, des messages d’avertissement
apparaissent, le badgeage n’est pas mémorisé.
Lorsque tout est correct, les informations mémorisées sont les suivantes :
N° du badge
Code
Date (du poste)
Heure (du poste)
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22. Pointages sur PC
Nom du poste
Nom de l’utilisateur (connexion en cours)
Le N° de la touche de fonction (paramétré)
Le flag de la touche de fonction (paramétré)
Après confirmation, le message suivant apparaît :
Le tableau des compteurs est ensuite mis à jour (les compteurs ne tiennent pas compte
du badgeage qui vient d’être mémorisé), une interrogation ultérieure affichera les
compteurs mis à jour.
Les compteurs affichés sont ceux paramétrés au type d’affichage qui est associé à la
personne.
Rappel, pour chaque type d’affichage un maximum de 10 compteurs peuvent être
associés. Dans le tableau on trouve :
Le N° du compteur, de 1 à 100 pour les 100 Cpts associés à la fiche, ou :
101 pour afficher les Mvt1 et Mvt2
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22. Pointages sur PC
102 pour afficher les Mvt3 et Mvt4
103 pour afficher les Mvt5 et Mvt6
104 pour afficher les Mvt7 et Mvt8
105 pour afficher les Mvt9 et Mvt10
106 pour afficher les Mvt11 et Mvt12
107 pour afficher les 2 derniers Mvts de la journée
Le libellé du compteur (défini dans REFERENCE, Paramètres généraux, les
compteurs).
Valeur du compteur (à la date du jour), trouvée dans l’historique. Une valeur
négative est affichée en rouge.
Unité du compteur (défini dans REFERENCE, Paramètres généraux, les
compteurs).
Pour l’unité « Heures », la valeur est toujours affichée en Heures et Minutes.
La LED verte indique que la temporisation d’interrogation est activée pour l’utilisateur
courant. Après la saisie du N° du badge et le code, la LED verte apparaît, durant
l’affichage de cette LED, l’utilisateur peut cliquer sur le bouton « Edition détaillée »
ou « Interrogation ». Après disparition de la LED verte, la zone code est effacée.
22.3.2.
Edition détaillée des badgeages :
Cette fonctionnalité permet à l’utilisateur de visualiser (sans modification possible) ses
éléments de présence et d’absence, en fonction du paramétrage mis en place dans le
« Edition détaillée ». Il est possible d’indiquer si l’utilisateur a la possibilité de modifier
la liste des compteurs édités et/ou la liste des codes Eve édités.
L’utilisateur pourra définir la période d’édition :
Le support de l’édition pourra être l’écran ou l’imprimante par défaut. Nous
conseillons de demander en priorité l’édition sur l’écran puis ensuite d’imprimer sur
papier si nécessaire.
Si la modification est interdite sur la liste des Compteurs, celle-ci apparaît avec le fond
grisé et les sélections des Cpts sont interdites. Idem pour la liste des codes Eve.
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22. Pointages sur PC
22.3.3.
Exemple d’édition détaillée :
Une fois l’aperçu affiché, il est possible de d’imprimer le document via la fonction menu
« Fichier ».
Les compteurs présentés en colonnes tiennent compte du paramétrage dans l’écran
précédent. Idem pour les codes Eve édités.
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