Voir le travail - Accès savoirs

Stratégie de consultation participative pour la tenue
d’une journée de travail sur l’élaboration du modèle de
soins et de services d’une future clinique
Clinique communautaire de santé et d’enseignement
RÉSUMÉ
Dans le cadre de ce mandat, les étudiantes ont choisi d’appliquer la formule du World Café pour
stimuler l’appropriation du projet par toutes les parties prenantes et favoriser la discussion et
les échanges lors d’une grande journée de travail et de réflexion qui a eu lieu le 7 juin 2013.
L’organisation de cette journée a nécessité un mois de travail et requis l’élaboration d’outils et
de documents divers tels un site Internet, un formulaire d’inscription et un cahier du
participant. Le modèle de discussion, de la planification à l’implantation, a aussi été conçu.
RÉALISÉ PAR
Marie Josée Audet et Jeruscha Vasti Michel, étudiantes à la maîtrise en communication
publique, dans le cadre d’un « Sujet spécial ».
SUPERVISÉ PAR
Florence Piron, professeure titulaire au département d’information et de communication
ÉTÉ 2013
Cette œuvre est mise à disposition selon les termes
de la Licence Creative Commons Attribution 3.0 non transposé.
1
Table des matières
AVANT-PROPOS
3
INTRODUCTION
4
PRÉPARATION ET ÉLABORATION DES DOCUMENTS
5
ÉTUDE DE CAS : UTILISATION DU MODÈLE DE PARTICIPATION WORLD CAFÉ DANS LE CONTEXTE DU PROJET DE CLINIQUE
COMMUNAUTAIRE ÉTUDIANTE DE SANTÉ
7
CONCLUSION ET RECOMMANDATIONS GÉNÉRALES
9
BIBLIOGRAPHIE
10
ANNEXE I – LES OUTILS RÉALISÉS
11
ANNEXE II - FORMULAIRE
12
ANNEXE III - SOMMAIRE DU SONDAGE
13
2
Avant-propos
Le mandat de relations publiques pour le projet de Clinique communautaire étudiante de santé
nous a été confié par le Comité de gestion de la Clinique communautaire étudiante de santé. Il a
été réalisé sous la supervision de Nathalie Bouchard, coordonnatrice du programme Accès
savoirs et Florence Piron, professeure au Département d’information et de communication de
l’Université Laval et directrice d’Accès Savoirs.
Ce rapport est destiné à la communauté d’Accès savoirs et à ceux qui voudraient réaliser un
World Café dans un contexte de participation citoyenne ou communautaire. Nous souhaitons
que les conclusions tirées de cette expérience puissent être utiles au Comité de gestion de la
Clinique communautaire étudiante de santé et à la Table multisectorielle de ce projet.
Nous remercions Florence Piron et Nathalie Bouchard de leur soutien indéfectible. Leur appui
nous a permis de nous dépasser dans la mise en place d’un modèle de participation adapté aux
circonstances précises du projet de Clinique communautaire étudiante de santé qui seront
décrites plus loin. Réaliser ce mandat de relations publiques a été très motivant et nous a appris
plusieurs aspects du travail en coconstruction d’un comité de gestion, en équipe
interdisciplinaire et avec des publics diversifiés.
3
Introduction
Le projet de Clinique communautaire étudiante de santé vise à rendre accessibles des soins et
services sociaux intégrés de première ligne à une population itinérante ou marginalisée en
situation de vulnérabilité socio sanitaire et exclue de l’offre de soins et services existante. En
même temps, il offre aux étudiant-e-s en sciences de la santé et services sociaux un milieu de
formation pratique axé sur une vision de santé globale et l’enseignement des pratiques de
collaboration interprofessionnelle.
Les objectifs fixés par le comité de gestion pour la journée du 7 juin étaient les suivants :
•
S’approprier les principaux documents du projet et développer un consensus autour de
leurs faits saillants;
•
Faire cheminer la réflexion collective qui donnera des balises au modèle de soins et de
services souhaité;
•
S’entendre sur les éléments qui doivent composer le modèle de soins et de services; et;
•
Confronter les modèles souhaités aux contraintes de la réalité de chaque partie
prenante au projet.
Le mandat de relations publiques consistait en l’organisation d’une journée de discussion sur le
modèle de soins et services souhaité par les parties prenantes au projet. Plus précisément, il
fallait cibler les objectifs d’une journée de travail, identifier la bonne formule pour cette journée
qui favoriserait la participation de tous les acteurs concernés par ce projet, préparer des
documents préparatoires à la journée, coanimer la journée et enfin, assurer le suivi des
propositions émises. L’enjeu principal de cette journée a été de développer une vision
commune du projet, puis de porter les personnes impliquées à adopter un langage consensuel
vu la mixité des publics.
Après deux rencontres avec le comité de gestion, où nous avons donné des informations sur les
conséquences et implications des diverses méthodes de participation, le modèle du World Café
4
s’est avéré le plus adapté à cette journée de discussion. Le mandat de l’Institut Nouveau Monde
réalisé au printemps 2013 pour Accès savoirs a été un point de départ pour les recherches1.
Dans ce rapport, il sera question d’exposer les outils préparés, de relater les principales étapes
de la mise en place du World Café en plus de soutenir les liens entre les théories du modèle et
de la réalité. En annexe, des exemples de nos réalisations sont présentés.
Préparation et élaboration des documents
Le projet de Clinique communautaire étudiante de santé a tenu sa première rencontre officielle
avec la Table multisectorielle en juin 2011. Depuis, plusieurs documents ont été conçus par
cette Table et par le comité de gestion : l’étude de besoins, la présentation du projet, le rapport
sur les groupes de discussions et le sommaire des groupes de discussions2. Un temps a donc été
nécessaire afin de s’approprier les contenus pour ensuite les résumer dans un langage
accessible à un plus large public, puis de les intégrer dans le site Internet et le cahier du
participant.
Dans le cadre de la préparation de la journée de discussion, l’un des principaux défis a été de
porter les éventuels participants à prendre connaissance des documents déjà produits et à
amorcer les discussions et questionnements. Pour cela, il a fallu diffuser les documents et les
synthétiser afin qu’ils soient faciles à lire et à comprendre autant pour des professionnels en
fonction, des étudiants ou des acteurs du milieu communautaire. Nous avons donc créé un site
Internet (Google site) pour intégrer les résumés de documents et créer un lien vers un groupe
de discussion (Google group). Nous avons également créé un formulaire en ligne pour gérer
l’inscription (Annexe II). Le lien vers le formulaire a été expédié aux participants avec l’affiche,
mais était aussi disponible directement sur le site Internet. Le formulaire devait être adapté à
différents publics cibles, dont les clientèles visées par le projet (itinérantes ou marginalisées).
Nous avons convenu d’instaurer le système de « repas solidaire » où ceux qui pouvaient payer
1
Site de l’Institut du Nouveau Monde : http://www.inm.qc.ca/democratie/documentation
Tous ces documents sont disponibles sur le site Internet de la Clinique communautaire étudiante de santé :
https://sites.google.com/site/projetccesante/
2
5
un dîner à la cafétéria pouvaient le faire pour quelqu’un qui en aurait besoin. Une dizaine de
personnes ont fait part de leur besoin et tout autant ont offert leur soutien. Un concept de
covoiturage a été intégré au formulaire dans le même sens. Ainsi, nous avions l’assurance que
les publics visés par le projet n’auraient pas ces obstacles à franchir.
Lors de la présentation des outils (affiche, site, groupe et formulaire) au comité de gestion le 21
mai, la réponse positive aux nouveaux outils a été unanime. L’affiche qui devait être produite
pour annoncer la venue de l’événement un mois plus tard a été conçue bénévolement par un
étudiant en graphisme. L’affiche a été acceptée et finalisée le 22 mai.
En plus de l’élaboration de ces outils qui sont présentés en Annexe I, nous avons réfléchi et
discuté à plusieurs reprises des différents modèles de participation pour la journée de
discussion, en plus de chercher à y associer la littérature pertinente. Mais avant de développer
le modèle choisi, nous avons produit un cahier du participant avec les différents résumés des
documents du projet de clinique pour accompagner les participants lors de la journée de
discussion. Ce cahier a fait l’objet de plusieurs vérifications pour les textes à y intégrer, l’ordre
des thèmes et la facture visuelle 3. Comme nous le verrons plus loin, le cahier a été apprécié des
participants, qui ont pour la plupart, noté leurs idées dans les espaces prévus à cette fin.
Pour l’aspect logistique de l’événement, nous avons visité l’Institut universitaire en santé
mentale de Québec afin de valider la possibilité de réaliser les conditions propices d’un World
Café. Par la suite, nous avons dressé une liste de matériel nécessaire et un plan de salle pour les
techniciens qui devaient s’en occuper.
Le cahier du participant est disponible dans la section documentation du site Internet de la Clinique
communautaire étudiante de santé : https://sites.google.com/site/projetccesante/
3
6
Étude de cas : Utilisation du modèle de participation World Café dans le contexte du
projet de Clinique communautaire étudiante de santé
Lors de la première réunion du comité de gestion (9 mai 2013), nous avons constaté que
certains participants avaient déjà opté pour un atelier classique. À la deuxième rencontre (21
mai 2013), nous avons fait une présentation détaillée de la méthode du Word Café, que nous
croyions la mieux appropriée aux objectifs fixés par le comité et le projet en général. Au cours
de cette présentation, nous avons montré les avantages et les faiblesses de cette méthode en
comparaison avec la formule des ateliers. Après les discussions, les membres du comité étaient
convaincus de façon unanime que le World Café était plus pertinent qu’un atelier classique. En
effet, les ateliers permettent à chaque groupe de discuter d’un seul aspect du problème à la
fois, alors que le World Café permet à chaque participant de réagir sur différents aspects du
sujet en discussion avec le système de rotation des participants aux différentes tables. Le guide
des méthodes participatives de la Fondation Roi Baudoin nous a servi de référence (Slocum,
Elliot, Heesterbeek et Lukensmeyer, 2006).
Pour appliquer la méthode du Word Café, il a fallu d’une part s’approprier de la problématique
en question (dans ce cas, il s’agit de l’implémentation d’une clinique communautaire étudiante
de santé) et d’autre part, comprendre la méthode théoriquement pour l’adapter à la réalité de
notre mandat.
Plusieurs débats ont eu lieu sur les objectifs de la journée et les questions à soumettre aux
discussions. Les objectifs étaient :
1. S’assurer que l’appropriation des principaux documents du projet était cohérente parmi
l’assemblée et développer un consensus autour des faits saillants;
2. Faire cheminer la réflexion collective qui donnera des balises au modèle de soins et de
services souhaité;
3. S’entendre sur les éléments qui doivent composer le modèle de soins et de services; et,
4. Confronter les modèles souhaités aux contraintes de la réalité de chaque partie
prenante au projet.
7
Si une présentation classique a été adoptée pour atteindre le premier des objectifs, les trois
autres ont été abordés dans le Word Café à partir de trois grandes questions : Pour qui ? Par
qui? et Comment?
Des gens venus d’horizons divers ont été invités à prendre part à la journée de discussion. L’un
des défis à relever était de s’assurer que chaque table (au nombre total de huit) avait au moins
une personne représentant chaque secteur, et veiller à ce que chaque participant ou
participante puisse répondre aux trois questions susmentionnées. Pour ce faire, nous avons
élaboré divers scénarios avec la liste de participants qui variait chaque jour.
Des membres du comité de gestion ont été désignés comme animateur de table. Une rencontre
préparatoire a permis de rappeler leur rôle, ce qu’ils/elles devaient faire ou éviter afin de
favoriser une participation maximale de tous les participants. C’est le sigle de leur nom qui a
servi de code pour identifier les groupes, et des questions ont été assignées à chacune des
tables. Ce travail a permis de constituer les groupes au préalable tout en tenant compte de la
rotation obligatoire pour chacun-e et de la mixité sociale.
La journée de discussion de la clinique communautaire de santé étudiante a eu lieu le vendredi
7 juin 2013. Mis à part quelques annulations de dernière minute, tout a été mis en place pour
garantir une belle journée. Le taux de participation et d’implication durant cette journée a été
au-delà des attentes du comité de gestion, ce qui a pu démontrer que le projet était pertinent
et rassembleur.
La journée a été divisée en deux parties. La première a été consacrée à la présentation des faits
saillants des documents du projet (appropriation), à la mise en contexte de la Clinique et aux
explications relatives au concept du World Café. La partie I du World Café s’est effectuée dans
cette partie. La deuxième partie de la journée a été consacrée exclusivement au World Café, et
un retour en plénière a conclu la journée.
8
Conclusion et recommandations générales
L’une des réflexions qui ont émergé lors du processus a été l’exigence technique des besoins
pour le projet. Les aspects techniques, de l’idéation à la création d’un site Internet, et la
réalisation d’une affiche ne sont pas nécessairement la spécialité des étudiants en
communication. C’est une compétence en amont du programme de maîtrise en communication
que nous avons acquise à ce moment même. Pour équilibrer cette situation, il est proposé, dans
un autre temps, de jumeler un technicien (designer web, infographe ou graphiste) et un
stratège en communication.
Des commentaires positifs sur le travail en communication ont été transmis par le comité de
gestion, et il est possible d’y constater les retombées dans les résultats du sondage (Annexe III).
Le travail d’équipe, la mobilisation et l’adaptation aux circonstances ont permis de réaliser les
objectifs fixés par le comité de gestion pour la journée du 7 juin.
Ce mandat de relations publiques a été réalisé en seulement un mois avec peu de ressources
financières disponibles. En contrepartie, le soutien et la disponibilité des acteurs du milieu
communautaire et des professionnels de la santé ont permis de comprendre rapidement la
réalité, les besoins et les préoccupations. Ainsi, cette expérience a été fort enrichissante en
plusieurs points : la planification, le travail d’équipe, les changements de situation, etc.
Réaliser un mandat Accès Savoirs a été une expérience bénéfique pour l’application d’une
théorie à la pratique dans le contexte particulier de la Clinique communautaire étudiante de
santé. Nous remercions les responsables pour le mandat accordé et la confiance renouvelée à
chaque moment décisif de la démarche.
9
Bibliographie
Slocum, Nikki, Janice Elliot, Sara Heesterbeek et Carolyn J. Lukensmeyer. 2006. Méthodes
participatives : Un guide pour l'utilisateur. Fondation Roi Baudouin : Bruxelles, p. 173 à
183.
Fondation Roi Baudoin, Méthodes participatives. Un guide pour l’utilisateur. (en ligne)
www.kbs-frb.be
www.theworldcafe.com/translations/cafe_a_emporter.pdf
www.quebecenforme.org/media/61250/atelier_techniques_animation1.pdf
http://www.theworldcafecommunity.org/forum/topics/pro-action-cafe
10
Annexe I – Les outils réalisés
•
Une affiche en plusieurs formats (jpeg, pdf);
•
Un site Internet et une plate-forme de discussion;
•
Un formulaire en ligne relié à une base de données;
•
Un cahier du participant de 24 pages;
•
Un guide de préparation pour les animateurs de tables du World Café;
•
Des étiquettes porte-nom pour le nombre de participants;
•
Un plan de salle;
•
Un sondage pour les participants à la journée;
•
Une fiche de lecture sur l’expérience du World Café.
11
Annexe II - Formulaire
Inscription - Journée discussion - Projet Clinique communautaire
étudiante de santé
L'inscription à la journée de discussion permettra de bien organiser les besoins logistiques. Nous
vous remercions de répondre aux champs demandés. Ensuite, vous pourrez vous rendre au
forum de discussion du site Internet : https://sites.google.com/site/projetccesante/home
1. Nom
2. Prénom
3. Organisation
4. Occupationet/oufonction
5. Adressecourriel
6. Téléphone
7. Repas Plusieurs réponses possibles.
• J'apporterai mon repas
• Je vais dîner à la cafétéria au coût de 6.50$
• Je souhaite bénéficier d'un repas solidaire
• J'offre un repas solidaire au coût de 6,50$
• Autre :
8. Transport Une seule réponse possible.
•
J'ai besoin d'un transport Je souhaite offrir du transport
•
Autre :
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Annexe III - Sommaire du sondage
Appréciation de la journée de travail et de discussion du 7 juin 2013 par les participants.
Le traitement des 34 questionnaires recueillis à la fin de la journée a permis de mesurer
les résultats du point de vue des participants. Pour 80% des répondants, les objectifs de la
journée ont été tout à fait ou très atteints et personne n’a répondu qu’on n’avait pas atteint les
objectifs de la journée. 88% des personnes qui l’ont évaluée affirment avoir une meilleure
compréhension du projet clinique.
Sur l'ensemble des cinq affirmations concernant la liberté d’expression, l’écoute active, la
considération des idées, l’encouragement et l’exploration de l’expression des divergences des
idées, la clarté des consignes et le cheminement des idées, 95 % des participants disent que
c'est souvent ou toujours le cas. En somme, les facilitateurs et les facilitatrices ont effectué un
très bon travail pour assurer la réussite des discussions dans le respect et l’écoute de chacun.
Les parties de la journée de discussion qui ont été les plus utiles pour les participants varient
d'une personne à l'autre. Cependant les échanges (ou ateliers ou discussion ou world café, selon
les mots utilisés) entre personnes de différents horizons ressortent comme l’élément le plus
utile (70 %). Pour certains, ce sont les ateliers du matin (par qui ? et pour qui?), pour d'autres,
ce sont les questions par qui? et comment?
Les réponses à la question quels sont les aspects les moins intéressants de la journée sont très
variées. Il n’y a eu que 14 commentaires (alors que 39 pour la question précédente) et il y en a
très peu qui sont répétés. Les questions jugées vagues/floues et le manque de temps ont été les
points les moins intéressant selon 60 % des commentaires émis. Notons que 11 sur 34 des
évaluateurs ne se sont pas exprimés sur cette question.
Dans la partie réservée aux commentaires libres, les gens sont très positifs. Les
participants ont félicité, ont exprimé leur enthousiasme pour l'organisation d'une telle journée.
« Bravo pour l'organisation ! »
« Le meilleur world café auquel j'ai jamais participé. Merci. Nous sommes très enthousiastes ! »
« Génial ! Défi relevé dans un court délai. »
Les gens ont apprécié la rencontre et l’échange entre les différentes parties prenantes au projet,
la formule du World Café semble avoir été adéquate.
« La diversité des participants de différents milieux était très intéressante. »
« C'est une formule intéressante et efficace. Par contre, il est difficile de savoir comment seront
utilisées les infos issues de cette journée. »
« Le concept de world café est très intéressant et permet de voir une évolution dans la
réflexion. » etc.
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D’autres ont attiré l'attention sur certains bémols tels :
« Ce serait plus intéressant d'avoir plus d'intervenants du milieu (terrain) pour mieux identifier
les besoins et problèmes de la clientèle ciblée. »
« Il est possible que le lieu soit intimidant pour les usagers en particulier ceux qui ont des
problèmes de santé mentale. »
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