La politique générale du Bureau Voyages

Mars 2014
Politique « Voyages » du groupe Pierre Fabre
Dans le cadre de leurs fonctions, les collaborateurs sédentaires peuvent-être amenés à se
déplacer pour accomplir les missions confiées par l'Entreprise. La politique "Voyage" fixe les
règles et les barèmes de remboursement en fonction de la nature et le type de prestations
réellement engagées par le collaborateur.
Des économies significatives ont été réalisées depuis plusieurs années par une implication
individuelle de tous les jours. Nous poursuivrons cet effort grâce à l’appréciation de
l’opportunité de tout déplacement et à l’application de principes simples. L'entreprise suit
l'évolution des comportements et des nouvelles technologies afin de mettre à disposition de
nouveaux services: le Covoiturage, la visioconférence, la conférence téléphonique et la
conférence sur Internet (outil Webex).
C’est en utilisant prioritairement ces moyens mis à votre disposition que nous
réaliserons des économies significatives et durables pour l’entreprise ; ils doivent
être utilisés dans la mesure du possible.
L’appréciation de l’opportunité de tout déplacement ainsi que le nombre de personnes
devant se déplacer pour une même mission relèvent de la responsabilité du contrôleur
budgétaire. La rentabilité de chaque déplacement doit être étudiée.
Il est nécessaire d’obtenir une autorisation de déplacement avant même de faire un ordre de
mission. Le motif du déplacement doit être clairement précisé dans l’en-tête de votre ordre de
mission.
C’est en utilisant prioritairement les moyens de visioconférence, de conférence
téléphonique et de conférence sur Internet (outil WebEx) mis à votre disposition
que nous réaliserons des économies significatives et durables pour l’entreprise.
La maîtrise des coûts de déplacement est une priorité pour tous.
La totalité des achats de voyages / déplacements professionnels aériens, ferroviaires,
automobiles (location voiture, navettes Econavette) et hôtels à l’international est gérée par le
Bureau Voyages – service centralisateur. Il en est de même pour toutes les modifications de
billets/locations.
Mars 2014
Il est strictement interdit, sans accord préalable du Bureau Voyages, de contacter une agence
extérieure, même pour des invités, dans le cadre de symposium ou de congrès ou autres
évènements.
Il est recommandé de regrouper ses rendez-vous à Paris (3 ou 4 dans la journée).
Chaque semestre, le Bureau Voyages envoie aux directeurs de branche une analyse
statistique des déplacements.
Le Bureau Voyages fait remonter aux directeurs de branche tous les dysfonctionnements ayant
une incidence financière.
Pour les séminaires, congrès ou autre déplacement en groupe à l’international, il est
primordial de centraliser les demandes – toutes branches confondues – pour pouvoir obtenir
les meilleurs tarifs, et d’anticiper les réservations de billets, pour la même raison.
Pour accéder aux tarifs les moins chers, il est primordial d’anticiper les
réservations de billets :
- pour le national la réservation doit être faite au moins 14 jours à l’avance
- pour l’international la réservation doit être faite au moins 21 jours à l’avance.
Les changements induisent très fréquemment des surcoûts : les éviter dans la mesure du
possible.
Quel que soit le type de transport, un billet réservé/émis = un billet facturé par l’agence de
voyages.
En cas d’annulation / modification de votre voyage, nous vous remercions de renseigner au
plus tôt ce(s) changement(s) dans l’application Alizé afin que le Bureau Voyages puisse
effectuer toutes les démarches nécessaires (annulation / remboursement des billets, achat de
nouvelles prestations…)
Mars 2014
AVION
L’utilisation de billets à contraintes doit être privilégiée.
En métropole
Utilisation de la ligne Castres-Paris
Pour leurs déplacements Paris/Castres, Castres/Paris, les collaborateurs résidant ou travaillant
dans le bassin Castres-Mazamet, Paris (et environs) doivent emprunter ces lignes.
A l’international
•
Les demandes de devis sont obligatoires et le choix de la compagnie est déterminé par le
Bureau Voyages.
•
Le choix de la compagnie est fait dans le respect des solutions optimales, en tenant compte des
critères économiques mais aussi sécuritaires et de qualité (notamment les temps de transferts
dans les grands aéroports).
•
Dans le cadre de voyages longs courriers au départ de Toulouse ou de Province, nous vous
rappelons que les arrêts à Paris peuvent entraîner des surcoûts très élevés : les éviter, ou
vérifier, avant d’organiser ses rendez-vous, que ce n’est pas le cas.
Les classes
La classe économique est obligatoire pour tout vol d'une durée effective inférieure ou égale à 5
heures.
En cas d’annulation / modification merci de renseigner au plus tôt les changements dans l’application Alizé
afin d’éviter qu’un billet soit facturé.
PARKING AEROPORTS
Vous devez utiliser le parking le moins onéreux, en fonction de la durée prévue de votre déplacement.
Mars 2014
TRAIN
Les trajets se font en première classe.
L’usage du train est obligatoire sur les lignes suivantes :
-
Paris - Lyon
Paris - Rennes
Paris - Nantes
Paris - Avignon
Paris - Marseille
Paris - Bordeaux
Paris - Strasbourg
Lyon - Marseille
Lyon - Montpellier
En cas d’annulation / modification merci de renseigner au plus tôt les changements dans l’application Alizé
afin d’éviter qu’un billet soit facturé : remboursement intégral d’un billet si annulation effectuée au moins
40min avant le départ du train.
LOCATION DE VOITURE
Les locations de voiture représentent une part non négligeable des dépenses associées aux
déplacements. La centralisation des réservations est un gage d’optimisation en terme économique et en
terme de process.
Cette centralisation est gérée par FRAM. C’est pourquoi vous devez obligatoirement effectuer
toutes vos réservations de voitures, comme vos billets d’avion ou de train, en contactant FRAM.
Les réservations en direct sont de facto interdites.
L’usage d’un véhicule de location à la place du véhicule personnel est obligatoire pour tout
déplacement supérieur à 200 kilomètres (400 km A/R), sauf autorisation préalable de la
Direction de Branche.
La FRAM assure la location de voitures pour tous les salariés.
Attention : il existe deux types de contrats : - de 200 km par jour et + de 200 km par jour. Vous
devez vous assurer du nombre de kilomètres que vous devez faire avant de réserver.
Merci de renseigner dans la partie commentaire de la prestation dans votre application Alizé le
forfait choisi ( + ou - de 200 km par jour).
Le plein doit absolument être fait avant de rendre le véhicule (facturation de la prestation de
« refuelling » + prix du carburant très majoré)
Mars 2014
Voitures de location : grille d’attribution du type de véhicule
Nombre de personnes et catégories
Nombre de
kilomètres/jour
1
2
3
4
5
- de 200 km par jour
B
B
C
C
D/N
+ 200 km par jour
C
C
C
C
D/N
TAXIS
Pour les transferts domicile / aéroports, les taxis ne sont autorisés que s’ils constituent la solution la plus
économique. Les collaborateurs doivent donc utiliser en priorité leur véhicule personnel, les navettes
(Econavette), une voiture de location.
Le remboursement se fait sur la base des frais réels engagés.
Un responsable de site est désigné pour éviter le recours à plusieurs taxis sur un même trajet. Nous
vous demandons de favoriser le regroupement des transports sur les axes principaux :
-
Castres : Bureau Voyages
Lavaur : Accueil des Cauquillous
Sorèze : Centre de Formation
Paris : Accueil Boulogne
Toulouse : Standards des sites
Toutes les réservations de taxis (personne ou colis) doivent être centralisées par ces responsables qui
effectuent les réservations selon une liste de taxis référencés par le Bureau Voyages.
Pour toute demande de remboursement, le justificatif doit comporter impérativement le lieu de départ et
d'arrivée ainsi que la date de prise en charge.
Pour vos demandes de taxi, une seule adresse mail :
[email protected]
=>
joindre le formulaire de réservation « TAXI ».
Mars 2014
HEBERGEMENT
Le Bureau Voyages peut assurer pour les salariés sédentaires la réservation des hôtels selon
une liste référencée et respectant les plafonds autorisés.
Hôtels en France => Application HRS
En parallèle du déploiement de l’application Alizé Ordres de Mission, une plateforme de réservation
hôtelière « HRS » est mise en place. Celle-ci permet aux collaborateurs Pierre Fabre de réserver /
annuler directement leurs hôtels en France uniquement (hors application Alizé Ordre de mission).
Hôtels à l’international
L’implant FRAM peut assurer pour les collaborateurs sédentaires la réservation des hôtels à
l’international uniquement selon une liste référencée et respectant les plafonds autorisés. Ces hôtels
sont à saisir dans votre application Alizé.
En cas d'annulation / modification, il convient de renseigner ces changements au plus tôt dans
l’application Alizé. La FRAM se chargera d’annuler directement votre réservation pour éviter que la
chambre ne soit facturée dans la mesure des conditions d’annulations.
PASSEPORTS/VISAS/SANTE
Il est de la responsabilité du voyageur d’être en possession des visas, certificats de vaccinations et de
santé nécessaires au voyage.
Mars 2014