Externalisation et sous-traitance dans les services d`informati

Introduction
Isabelle MARTIN, Hind MESLOUB, Florence MUET et Christine PELLAT
ADBS Rhône-Alpes / Lyon
L’externalisation, qu’on désigne aussi fréquemment sous l’appellation anglaise
de outsourcing, peut se définir comme la délégation d’une fonction secondaire à un prestataire extérieur, fonction qui pourrait potentiellement être
réalisée en interne. Dans sa définition stricte, l’externalisation se distingue de
la sous-traitance, qui concerne les opérations contractuelles par lesquelles un
entrepreneur confie tout ou partie d’un travail destiné à ses propres clients.
Dans la sous-traitance, le prestataire exécute certaines tâches pour le compte
de l’entrepreneur principal et sous sa responsabilité. L’externalisation
concerne plus spécifiquement des tâches liées au fonctionnement de l’organisation, intervenant donc beaucoup plus indirectement que les activités
opérationnelles sur la production finale de l’entreprise. Les définitions de l’externalisation mettent également en avant un partenariat en général de longue
durée entre le donneur d’ordre et le prestataire, ainsi que l’obligation de
résultat pour le prestataire.
L’externalisation s’est développée surtout depuis le début des années
soixante-dix. Elle concerne aujourd’hui la majorité des entreprises, puisque
plus des deux tiers d’entre elles ont recours à cette pratique. L’objectif est
principalement de concentrer l’énergie interne sur le cœur de métier, et donc
de confier à des prestataires, professionnels dans leur domaine, des fonctions
peu stratégiques car représentant une moindre contribution à la création de
valeur ajoutée. Il s’agit le plus souvent d’activités fonctionnelles ou connexes
(restauration collective, gestion des salaires, maintenance informatique, etc.).
Mais d’autres fonctions plus stratégiques sont aujourd’hui concernées,
comme la sous-traitance de forces de vente, la communication ou encore la
gestion des systèmes d’information (plus connue sous le nom d’infogérance).
La question de l’externalisation peut se poser dans les mêmes termes pour les
services Documentation. Elle est pratiquée d’ailleurs depuis déjà longtemps,
même si on ne lui donnait pas encore ce nom, en particulier avec la gestion
des abonnements, qui a donné naissance aux groupeurs.
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Introduction
C’est cependant une question mal connue et très peu d’études spécifiques
ont été réalisées à ce jour. Le sujet intéresse pourtant. Témoin en est le
nombre d’étudiants en sciences de l’information et de la documentation qui
travaillent sur ce sujet ou encore les questions récurrentes que l’on voit apparaître sur les listes de diffusion comme adbs-info.
C’est avec la volonté d’une meilleure visibilité sur les pratiques actuelles d’externalisation dans les services Documentation qu’un groupe de travail régional
de l’ADBS s’est lancé, fin 2002, dans l’aventure d’une enquête nationale
auprès des adhérents de l’association. Les premiers résultats de ce travail ont
été publiés en décembre 2003 dans la revue Documentaliste - Sciences de
l’information (vol.40, n°6, p.370-375). La conduite de l’enquête a également
permis de rencontrer des services Documentation, donneurs d’ordre ou non,
ainsi que des prestataires pratiquant l’externalisation pour le compte de ces
services.
L’objectif de cet ouvrage est de rendre compte de l’ensemble de ces investigations. Nous considérerons ici l’externalisation dans un sens large, sans tenir
compte des spécificités juridiques de cette pratique par rapport à la sous-traitance.
L’ouvrage présente d’abord dans leur intégralité les résultats de l’enquête.
Précisons qu’il s’agit, à notre connaissance, de la première enquête réalisée
en France sur le sujet. Il est donc nécessaire d’insister ici sur son caractère
exploratoire. Cette enquête vise surtout à dresser un premier état des lieux
des pratiques d’externalisation par les services Documentation. Elle permet
aussi d’identifier des pistes de réflexion qui pourraient faire l’objet d’investigations futures.
Dans une deuxième partie, la parole est donnée aux acteurs du terrain, avec
des témoignages à la fois de services Documentation et de prestataires. Bien
sûr, d’autres professionnels auraient pu trouver leur place dans cet ouvrage.
Les témoignages présentés ici ne doivent pas être considérés comme représentatifs de l’ensemble des pratiques et des points de vue sur l’externalisation.
Ils reflètent cependant certains axes d’analyse clés sur le sujet.
Une troisième partie se veut plus pragmatique et donne des indications juridiques et pratiques sur la contractualisation avec un prestataire.
Enfin, il nous a semblé intéressant dans une dernière partie de donner
quelques éclairages sur les pratiques d’externalisation dans d’autres pays ou
d’autres types de structures documentaires.
Au cours de tout ce travail d’enquête et de contact avec les professionnels,
mais aussi au travers des quelques lectures que nous avons pu conduire, il
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nous est apparu que l’externalisation est une notion encore floue, peu développée et, surtout, donnant lieu à des prises de position assez marquées. À
l’évidence, le sujet n’est pas neutre, puisqu’il concerne directement les
modalités de gestion et de fonctionnement des services d’information. Nous
espérons que cette publication pourra, d’une part, contribuer à une meilleure
connaissance de la réalité de l’externalisation dans nos secteurs d’activité, et,
d’autre part, favoriser les réflexions des professionnels de l’information-documentation et des prestataires sur les enjeux et les évolutions à venir de cette
pratique.
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