Gestion des Notes de frais présentation du logiciel

Gestion des Notes de frais
présentation du logiciel
La note de frais s’enregistre avec ventilation des dépenses par nature
(déplacement, transport, hébergement, parking, frais de restauration...).
La demande de validation au manager avec notification email est automatique.
Les principales fonctionnalités sont l'analyse des dépenses par client et projet,
ainsi que l'export vers votre comptabilité.
Plus d'informations : 05 61 26 71 61
[email protected]
Gestion des Notes de frais
fiche logiciel
En bref
Ventilation des dépenses par nature (avion, train, hôtel, restaurant, ...)
Saisie multidevises avec application automatique des taux de change
Imputation des frais par comptes projets, clients ou activités
Notification par email de la demande de validation au manager
Calcul immédiat des frais à rembourser en fonction de leur nature
Gestion des frais réels, plafonds, forfaits, frais kilométriques
Déclenchement automatique du processus de remboursement
Synthèses, tableaux de bords (frais par nature et période, TVA récupérable...)
Export des données vers la comptabilité en 1 clic
Mise en œuvre
Enregistrement de votre société et de vos salariés (nom, prénom, email…)
Définition optionnelle des différentes structures de comptes d’imputation
Définition des responsables pour la validation des notes de frais, des profils et
des droits d'accès
Test et livraison du logiciel.
Plus d'informations : 05 61 26 71 61
[email protected]
Gestion des Notes de frais
détail des fonctionnalités (1/2)
Pour le salarié
Saisie et enregistrement des notes de frais avec ventilation des dépenses effectuées par nature (transport, hébergement, repas…)
Rajout de justificatif par dépense ou global à la note de frais
Import des dépenses via un relevé bancaire
Imputation des frais par comptes : régime, motif, projet, objet…
Calcul automatique des frais à rembourser
Demande de validation au manager avec notification automatique par email
Parmi nos 400 clients
(40 000 utilisateurs)
Consultation de l’historique des notes de frais et suivi du circuit de validation en
temps réel suivi à tout moment de l'état de traitement de sa note de frais.
20 Minutes
Berger Levrault
Bic
BNP Paribas
Pour le Manager
Notification automatique par email de la réponse au salarié
Cer France
Validation ou refus de la note de frais (commentaires justificatifs optionnels)
Cned
Délégation ponctuelle ou permanente de validation des notes de frais en cas
d'absence
FullSave
Gan
Garmin
Consultation de l'historique des notes de frais par salarié
Analyse et consultation des frais :
Gras Savoye
- par période de traitement
Honeywell
- par catégorie des dépenses
Humanis
- par collaborateur
Kaspersky
- par axe d’analyse (client, projet...)
Locatel
My Little Paris
NetBooster
Newrest
Oodrive
SAP
Contrôles automatiques des dépenses saisies sur la base de règles prédéfinies
(interdiction de saisie de deux restaurants midi le même jour, déplacement...)
Gestion des budgets de dépenses (journalière, hebdomadaire, mensuelle,
annuelle)
Consultation de synthèses, états et tableaux de bords.
SFR
Plus d'informations : 05 61 26 71 61
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Gestion des Notes de frais
détail des fonctionnalités (2/2)
Pour le Responsable Administratif et la Direction
Accélération et simplification de la gestion des remboursements des frais
Responsabilisation des salariés dans la saisie de leurs dépenses
Traçabilité de toutes vos données en cas de contentieux
Définition des modalités de remboursement des dépenses selon leur nature :
- barème kilométrique (auto-calculés via Google Maps et Mappy)
- frais réels
- frais réels plafonnés
- forfaits
Limitation des abus et des erreurs :
- gestion des alertes en cas de dépassements de plafonds
- gestion de plafonds communs
- gestion des règles de contrôles de cohérences de saisies (deux saisies
de dépenses restaurant midi le même jour...)
Calcul automatique de la TVA récupérable avec application directe du bon taux
Saisies multidevises avec application automatique des taux de change entre les
devises (mise à jour quotidienne)
Gestion des invités internes et externes pour les repas
Gestion de plusieurs types de notes de frais (mission Union Européenne, hors
Union Européenne...)
Gestion de la loi Bertrand (loi sur la transparence santé)
Calcul automatique du nombre de titres restaurant à commander
Gestion de barèmes de remboursement des frais kilométriques paramétrables
par société
Refacturation clients ou sociétés tierces
Gestion des avances sur frais
Suivi de l’évolution des dépenses par sociétés, services, période, nature, salariés ou équipes.
Pré-facturation et export des données vers la comptabilité (formats Sage, Cegid,
CCMX, ADP GSI, SAP, PeopleSoft, Ibiza Software, Excel, CSV, XML...)
Génération des ordres de virements au format Sepa
Interface avec tous logiciels ou systèmes d’informations externes (fonctions
d’export aux formats Excel, csv, PDF et XML) - suppression des étapes de
ressaisies éventuelles et des risques d’erreurs associés
Interface multilingue (français, anglais, espagnol, italien, allemand), multisociétés et multidevises.
Plus d'informations : 05 61 26 71 61
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