Gestion des Notes de frais présentation du logiciel
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Gestion des Notes de frais présentation du logiciel
Gestion des Notes de frais présentation du logiciel La note de frais s’enregistre avec ventilation des dépenses par nature (déplacement, transport, hébergement, parking, frais de restauration...). La demande de validation au manager avec notification email est automatique. Les principales fonctionnalités sont l'analyse des dépenses par client et projet, ainsi que l'export vers votre comptabilité. Essai gratuit : +33 (0)5 62 20 03 69 http://www.eurecia.com/logiciel-notes-de-frais Gestion des Notes de frais fiche logiciel En bref Ventilation des dépenses par nature (avion, train, hôtel, restaurant, ...) Saisie multidevises avec application automatique des taux de change Imputation des frais par comptes projets, clients ou activités Notification par email de la demande de validation au manager Calcul immédiat des frais à rembourser en fonction de leur nature Gestion des frais réels, plafonds, forfaits, frais kilométriques Déclenchement automatique du processus de remboursement Synthèses, tableaux de bords (frais par nature et période, TVA récupérable...) Export des données vers la comptabilité en 1 clic. Essai gratuit : +33 (0)5 62 20 03 69 http://www.eurecia.com/logiciel-notes-de-frais Gestion des Notes de frais détail des fonctionnalités (1/2) Pour le salarié Saisie et enregistrement des notes de frais avec ventilation des dépenses effectuées par nature (transport, hébergement, repas…) Rajout de justificatif par dépense ou global à la note de frais Import des dépenses via un relevé bancaire Imputation des frais par comptes : régime, motif, projet, objet… Calcul automatique des frais à rembourser Demande de validation au manager avec notification automatique par email Consultation de l’historique des notes de frais et suivi du circuit de validation en temps réel suivi à tout moment de l'état de traitement de sa note de frais. Pour le Manager Notification automatique par email de la réponse au salarié Validation ou refus de la note de frais (commentaires justificatifs optionnels) Délégation ponctuelle ou permanente de validation des notes de frais en cas d'absence Consultation de l'historique des notes de frais par salarié Analyse et consultation des frais : - par période de traitement - par catégorie des dépenses - par collaborateur - par axe d’analyse (client, projet...) Contrôles automatiques des dépenses saisies sur la base de règles prédéfinies (interdiction de saisie de deux restaurants midi le même jour, déplacement...) Gestion des budgets de dépenses (journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle) Consultation de synthèses, états et tableaux de bords. Essai gratuit : +33 (0)5 62 20 03 69 http://www.eurecia.com/logiciel-notes-de-frais Gestion des Notes de frais détail des fonctionnalités (2/2) Pour le Responsable Administratif et la Direction Accélération et simplification de la gestion des remboursements des frais Responsabilisation des salariés dans la saisie de leurs dépenses Traçabilité de toutes vos données en cas de contentieux Définition des modalités de remboursement des dépenses selon leur nature : - barème kilométrique (auto-calculés via Google Maps et Mappy) - frais réels - frais réels plafonnés - forfaits Limitation des abus et des erreurs : - gestion des alertes en cas de dépassements de plafonds - gestion de plafonds communs - gestion des règles de contrôles de cohérences de saisies (deux saisies de dépenses restaurant midi le même jour...) Calcul automatique de la TVA récupérable avec application directe du bon taux Saisies multidevises avec application automatique des taux de change entre les devises (mise à jour quotidienne) Gestion des invités internes et externes pour les repas Gestion de plusieurs types de notes de frais (mission Union Européenne, hors Union Européenne...) Gestion de la loi Bertrand (loi sur la transparence santé) Calcul automatique du nombre de titres restaurant à commander Gestion de barèmes de remboursement des frais kilométriques paramétrables par société Refacturation clients ou sociétés tierces Gestion des avances sur frais Suivi de l’évolution des dépenses par sociétés, services, période, nature, salariés ou équipes. Pré-facturation et export des données vers la comptabilité (formats Sage, Cegid, CCMX, ADP GSI, SAP, PeopleSoft, Ibiza Software, Excel, CSV, XML...) Génération des ordres de virements au format Sepa Interface avec tous logiciels ou systèmes d’informations externes (fonctions d’export aux formats Excel, csv, PDF et XML) - suppression des étapes de ressaisies éventuelles et des risques d’erreurs associés Interface multilingue (français, anglais, espagnol, italien, allemand), multisociétés et multidevises. Essai gratuit : +33 (0)5 62 20 03 69 http://www.eurecia.com/logiciel-notes-de-frais