cahier des charges n° 09/2016 - Provence Alpes Côte d`Azur Tourisme

 CONSULTATION COMMERCIALE N° 09/2016 CAHIER DES CHARGES Objet : Décoration et agencement de l’espace de séminaire de la Provence Travel Convention Provence‐Alpes‐Côte d’Azur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le Comité Régional de Tourisme Provence‐Alpes‐Côte d’Azur organise le jeudi 03 novembre 2016, une rencontre entre professionnels du tourisme de la région « Provence‐
Alpes‐Côte d’Azur » et voyagistes français et étrangers. Ce sont 80 tour‐opérateurs (français et étrangers) qui rencontreront à leur table sous la forme de RDV préprogrammés environ 105/110 entreprises ou organismes de tourisme de la région, soit 130/140 personnes. Cette manifestation se déroulera de 09h00 à 18h00 à l’adresse suivante : HÔTEL DE PARIS SAINT‐TROPEZ Salle Matisse ǀ 1 Traverse de la Gendarmerie ǀ 83990 SAINT TROPEZ http://www.hoteldeparis‐sainttropez.com/ Contact : Agnès FAVIER DU NOYER, Coordinatrice Commerciale sales@hoteldeparis‐sainttropez.com Téléphone direct : 04 83 09 60 18 Lieux du séminaire : Niveau RDC (plans en annexes)  Le hall d’entrée ‐ ATRIUM  La salle du restaurant le PATIONATA qui sera transformée en salle de workshop Pause déjeuner de 12h30 à 14h00 dans la salle MATISSE ‐ Niveau ‐ 1 (plans en annexes) Deux points de pauses permanentes de 09h00 à 18h00 : 1 installée au bar dans l’ATRIUM et 1 à l’entrée du PATIONATA. Dans le cadre de ce séminaire, la présente consultation commerciale porte sur l’agencement de l’espace de travail, la décoration et la signalétique générale. Comité Régional de Tourisme Provence‐Alpes‐Côte d’Azur Consultation Commerciale n° 09/2016 1/8 Nos besoins en décoration et signalétique générale :  Prévoir une décoration florale et une décoration d’ambiance générale en cohérence avec le style de l’hôtel de Paris  Prévoir des signalétiques avec le logo du CRT PACA mentionnant la Provence Travel Convention (logo fourni par le CRT PACA) dont le support (Totem/Kakémono…) et les quantités sont laissés au libre choix du décorateur et à placer : ‐ A l’extérieur de l’hôtel devant l’entrée principale de l’hôtel Nombre à proposer par le décorateur ‐ A l’intérieur de l’hôtel :  Dans le hall ‐ ATRIUM devant l’espace dédié au workshop,  Devant la salle de restaurant le PATIONATA  Devant la porte d’accès conduisant au corridor, côté port qui conduit à la salle MATISSE  Devant l’escalier qui conduit à la salle MATISSE Nos besoins pour la partie workshop installée dans l’ATRIUM et le PATIONATA : Les espaces de travail des tour‐opérateurs seront tous identiques, ils se composeront d’1 table et de 3 chaises. Les tour‐opérateurs sont répartis en 3 ou 4 zones distinctes qui correspondent à leur continent de provenance EUROPE/AMERIQUES/ASIE/RECEPTIFS FRANÇAIS. A ce jour, le CRT n’est pas en mesure de communiquer les nombres de zones et leur noms associés. Il faudra que ces zones puissent se distinguer visuellement soit par des couleurs soit par des séparations ou soit par un autre moyen. Le décorateur devra faire des propositions.  Pour l’ATRIUM : ‐ Prévoir des panneaux signalétiques pour différentier la zone d’accueil qui devra être réparties en 2 points pour les publics suivants :  Emargement des professionnels du tourisme de la région (remise des listes des RDV/badges, explications des différents espaces) avec 3 points d’émargement pour les personnes dont le nom commencent par la lettre A à G, de H à N, de P à Z  Invités/élus/journalistes ‐ Louer 50 tables format carré dimension 60 x 60 pour l’espace de workshop (suggestions de sociétés de location en annexes), ‐ Installer 150 chaises fournies par l’hôtel (3 chaises/tables), ‐ Prévoir 50 chevalets à poser sur les tables avec un numéro de table et le nom des voyagistes, la couleur des chevalets devra correspondre aux 4 espaces en fonction du pays de provenance (le fichier des voyagistes sera fourni par le CRT PACA), ‐ Prévoir un plan autoporté qui présentera l’ensemble des tables pour permettre aux participants de repérer les espaces distincts et le numéro de table & le nom de chaque voyagiste. Ce plan devra être facilement visibles et lisibles par tous les participants. Comité Régional de Tourisme Provence‐Alpes‐Côte d’Azur Consultation Commerciale n° 09/2016 2/8  Pour la salle de restaurant PATIONATA : ‐ Utiliser les 17 tables carrées et les 51 chaises du PATIONATA ainsi que 13 tables carrées et 39 chaises du PATIO extérieur, ‐ Prévoir 30 chevalets à poser sur les tables avec un numéro de table et le nom des voyagistes, la couleur des chevalets devra correspondre aux 4 espaces en fonction du pays de provenance (le fichier des voyagistes sera fourni par le CRT PACA), ‐ Prévoir un plan auto porté qui présentera l’ensemble des tables pour permettre aux participants de repérer les espaces distincts et le numéro de table & le nom de chaque voyagiste. Ce plan devra être facilement visibles et lisibles par tous les participants. Pour l’ATRIUM et le PATIONATA : Mise en place à partir de 11h30 le mercredi 02 novembre 2016 Nos besoins pour l’aménagement et décoration de la salle MATISSE : Cette salle est située en sous‐sol, elle sera aménagée pour le déjeuner qui aura lieu de 12h30 à 14h00 avec en préambule des discours officiels à 12h00 : ‐ Location d’un pupitre pour discours des personnalités officielles à installer avant 12h00 le 3 novembre dans la salle MATISSE ‐ Possibilité d’emprunter ce pupitre à la Mairie (à confirmer), ‐ Décorer la salle aux couleurs du CRT (par exemple : aplats de photos pour habillage des cloisons, signalétiques …), le CRT peut fournir des visuels en HD. A noter que l’hôtel installera des tables rondes de 12 couverts. Les tables et les chaises seront fournies par l’hôtel. Environ 20 tables. Mise en place de la salle MATISSE à partir de 11h30 le mercredi 02 novembre 2016 Réponse à la consultation La proposition devra comporter en outre, les éléments suivants : En 3 exemplaires : ‐ Un plan d’aménagement et de répartition des espaces avec des propositions de visuels correspondant ainsi que les versions 3D des propositions de signalétiques et des plans, ‐ Le prix détaillé € TTC poste par poste. En 1 seul exemplaire original : ‐ Présentation de la société et de ses références, ‐ Fournir la Déclaration DC4 si appel à la sous‐traitance, ‐ N° SIRET, ‐ TVA interne, intracommunautaire, ‐ Extrait Kbis de moins de 3 mois, ‐ Certificats de régularité sociale et fiscale, année n‐1, ‐ Le présent cahier des charges paraphé, daté et signé par la société avec la mention « lu et approuvé ». Comité Régional de Tourisme Provence‐Alpes‐Côte d’Azur Consultation Commerciale n° 09/2016 3/8 Calendrier : Mise en ligne de l’offre sur www.tourismepaca.fr : le mercredi 21 septembre 2016 Retour des offres au CRT PACA, au plus tard : le mardi 04 octobre 2016 à 12 heures 1. Par remise sur place au CRT PACA (contre récépissé) 2. Par courrier sous pli fermé à l’adresse ci‐après : COMITE REGIONAL DE TOURISME PACA CONSULTATION COMMERCIALE N° 09/2016 IMMEUBLE LE NOAILLES 62/64 LA CANEBIERE CS 10009 13231 MARSEILLE CEDEX 01 Critères retenus pour le choix du prestataire : 1. Le prix (50 %), 2. La qualité de l’aménagement et de la décoration proposés (40 %), 3. Les références de la société dans ce type de prestation (10 %),
Choix du prestataire : par la Commission des marchés début octobre 2016 Notification de la mission : Avant la mi‐octobre 2016. Renseignements administratifs : Bernard PERIN | Secrétaire Général 04 91 56 47 00 ǀ b.perin@crt‐paca.fr Renseignements techniques : Valérie VUILLERME ǀ Direction Marketing 04 91 56 47 18 ou 04 91 56 47 00 ǀ v.vuillerme@crt‐paca.fr Comité Régional de Tourisme Provence‐Alpes‐Côte d’Azur Consultation Commerciale n° 09/2016 4/8 CONSULTATION COMMERCIALE N° 09/2016 ANNEXE 1 Suggestions de prestataires locaux Pour location des tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
AKTUEL CANNES 61 ROUTE DE MARIGARDE BP 85271 06131 GRASSE Tél : 04 92 60 60 80 ‐ Fax : 04 92 60 03 30 Email : [email protected] OPTIONS NICE 1ERE AVENUE ‐ 15EME RUE 06510 CARROS Tél : 04 92 08 83 00 ‐ Fax : 04 92 08 83 08 Email : [email protected] Comité Régional de Tourisme Provence‐Alpes‐Côte d’Azur Consultation Commerciale n° 09/2016 5/8 CONSULTATION COMMERCIALE N° 09/2016 ANNEXE 2 Surfaces des différents espaces Hôtel de Paris ‐ Saint Tropez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
ESPACES SURFACES Zone bar de l'hôtel 150,75 m² Entrée/Réception 118,70 m² Hall/Atrium 80,75 m² Restaurant 164,75 m² Comité Régional de Tourisme Provence‐Alpes‐Côte d’Azur Consultation Commerciale n° 09/2016 6/8 CONSULTATION COMMERCIALE N° 09/2016 ANNEXE 3 Plan de la salle Matisse ‐ Niveau ‐1 Hôtel de Paris ‐ Saint Tropez
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Comité Régional de Tourisme Provence‐Alpes‐Côte d’Azur Consultation Commerciale n° 09/2016 7/8 CONSULTATION COMMERCIALE N° 09/2016 ANNEXE 4 Plan du rez‐de‐chaussée Hôtel de Paris ‐ Saint Tropez
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Comité Régional de Tourisme Provence‐Alpes‐Côte d’Azur Consultation Commerciale n° 09/2016 8/8