canadian association of university business officers (caubo)

CANADIAN ASSOCIATION OF UNIVERSITY BUSINESS OFFICERS (CAUBO)
ASSOCIATION CANADIENNE DU PERSONNEL ADMINISTRATIF UNIVERSITAIRE
(ACPAU)
RÈGLEMENT ADMINISTRATIF
Règlement ayant pour objet de régir, d’une façon générale, l’exercice des pouvoirs de l’Association
de même que la convocation et le déroulement de ses réunions.
IL EST, PAR LES PRÉSENTES, DÉCRÉTÉ que les dispositions énoncées ci-après constituent le
Règlement administratif de
l’Association canadienne du personnel administratif universitaire
Article 1 – Membres
L’organisation se compose des catégories de membres suivantes :
1.1
Membres réguliers
L’adhésion à titre de membre régulier est réservée aux établissements. Les membres
réguliers sont les universités et collèges recommandés par le conseil d’administration
pourvu que chacun desdits établissements, y compris ceux qui sont rattachés à une
université par voie de fédération ou d’affiliation, réponde aux critères requis pour être
membre de l’Association des universités et collèges du Canada (AUCC). D’autres membres
réguliers peuvent être admis, à la discrétion du conseil d’administration.
1.2
Membres affiliés
Les membres affiliés sont des collèges communautaires, des cégeps, des instituts et d’autres
organismes d’enseignement, dont l’adhésion à titre de membre affilié est acceptée à
l’occasion par le conseil d’administration. Les membres affiliés n’ont pas droit de vote.
1.3
Membres associés
Les membres associés sont des organismes gouvernementaux ainsi que des organismes à but
non lucratif qui s’intéressent à l’enseignement supérieur au Canada, dont l’adhésion à titre
de membre associé est acceptée à l’occasion par le conseil d’administration. Les membres
affiliés n’ont pas droit de vote.
1.4
Membres corporatifs
Les membres corporatifs sont des entreprises qui offrent des produits et services pouvant
soutenir les membres de l’organisation dans l’atteinte de leurs buts en matière
d’enseignement. Les membres corporatifs n’ont pas droit de vote.
Juin 2013
1.5
Membres honoraires
Les membres honoraires sont d’anciens représentants des établissements membres qui ont
rendu des services insignes à l’organisation, dont la recommandation par le conseil
d’administration a été acceptée par la majorité des membres réguliers. Les membres
honoraires n’ont pas droit de vote.
Article 2 – Révocation ou retrait volontaire
2.1
Révocation
Au moyen d’une résolution approuvée par au moins les deux tiers des membres présents et
votants lors d’une assemblée, l’organisation peut révoquer l’appartenance d’un membre
régulier pour faire suite à une résolution du conseil d’administration mentionnant que, de
l’avis du conseil d’administration, le membre régulier a cessé de satisfaire à une ou à
plusieurs des conditions définies à l’article 1.
2.2
Retrait volontaire
Un membre peut se retirer volontairement à condition d’avoir communiqué au directeur
général par écrit son intention de se retirer.
Article 3 – Cotisations
Le montant des cotisations est déterminé de temps à autre par le conseil d’administration. Les
membres honoraires sont exemptés de payer la cotisation.
Article 4 – Siège de l’organisation
4. 1
Le siège de l’organisation est situé dans la Ville d’Ottawa, dans la municipalité régionale
d’Ottawa-Carleton et dans la province de l’Ontario, Canada, à un endroit où, de temps à
autre, l’organisation peut exercer ses activités.
4.2
L’organisation peut établir ailleurs au Canada d’autres bureaux et organismes si le conseil
d’administration juge à propos de le faire par voie de résolution.
Article 5 – Conseil d’administration
5. 1
Juin 2013
La propriété et les affaires de l’organisation sont gérées par un conseil composé de onze à
treize administrateurs, normalement douze. Habituellement, on trouve deux administrateurs
de chacune des quatre régions suivantes : l’Ouest, l’Ontario, le Québec et l’Atlantique. Les
autres administrateurs sont élus d’après des critères tels que l’expérience, le champ de
compétences, le bagage en gestion, la taille et le profil de leur établissement.
5.2
Le conseil d’administration se compose comme suit :
a) le président et le vice-président de l’organisation, qui sont le président et le viceprésident du conseil;
b) le président sortant de l’organisation;
c) le secrétaire-trésorier de l’organisation;
d) de sept à neuf administrateurs, normalement huit, élus chaque année pour un mandat de
quatre ans; les mandats sont décalés de manière à ne pas se terminer en même temps.
5.3
Le directeur général est nommé par le conseil d’administration et demeure en fonction
jusqu’à décision contraire du Conseil. Le directeur général est l’employé principal de
l’organisation. Il relève du conseil d’administration dans son ensemble; il n’en fait pas
partie. Le traitement du directeur général est fixé par le Conseil.
5.4
Si un administrateur ne peut terminer son mandat, le conseil d’administration peut nommer
une personne admissible pour pourvoir ce poste vacant jusqu’à l’expiration du mandat, à
condition qu’un quorum du conseil d’administration demeure en poste et que la composition
de l’ensemble du Conseil décrite à l’article 5.1 soit respectée.
5.5
Les membres du conseil d’administration remplissent leur charge d’administrateur sans
rémunération.
5.6
Les membres du conseil d’administration élisent parmi eux les dirigeants de l’organisation
pour un mandat d’un an.
5.7
Seuls les représentants des membres réguliers de l’organisation sont éligibles à siéger au
conseil d’administration.
5.8
Les membres peuvent démettre un dirigeant de ses fonctions par résolution ordinaire
adoptée lors d’une réunion extraordinaire.
5.9
Les candidatures aux postes du conseil d’administration doivent être soumises par un
Comité de mise en candidature, à la réunion de l’organisation au cours de laquelle se
tiennent les élections. Le président sortant agit comme président du Comité de mise en
candidature; il est secondé par d’autres membres que peut éventuellement nommer le
conseil d’administration. Le processus de mise en candidature se déroule comme suit :
• Le Comité de mise en candidature a la responsabilité de définir les critères associés aux
postes au conseil d’administration, tel qu’il est décrit à l’article 5.1.
• Le conseil d’administration approuve ces critères.
• Un appel de candidatures (avis transmis à tous les membres éligibles) est diffusé par le
Comité de mise en candidature au moins 90 jours avant l’assemblée générale annuelle
(AGA).
• Dans l’optique de combler les besoins (c.-à-d. représentation régionale et éventail de
champs de compétences), le Comité de mise en candidature recommande au conseil
d’administration une liste de candidats pour pourvoir les postes vacants.
• Le conseil d’administration étudie la liste de candidats avant l’AGA.
• Les administrateurs sont élus par les membres à l’AGA.
Juin 2013
Article 6 – Comités
6.1
Le comité exécutif du conseil d’administration est formé du président, du vice-président, du
président sortant, du secrétaire-trésorier et du directeur général. Le comité exécutif exerce
les pouvoirs que le conseil d’administration peut lui déléguer de temps à autre.
6.2
Le conseil d’administration est autorisé à établir par voie de résolution tout comité
permanent jugé nécessaire pour servir les fins de l’organisation. Les membres des comités,
y compris le Comité de mise en candidature et le comité exécutif, occupent leur poste durant
un an, sans rémunération et leur mandat est renouvelable. Tout membre d’un tel comité peut
être relevé de ses fonctions par un vote d’au moins les deux tiers des administrateurs
présents et votants lors d’une réunion spéciale convoquée à cette fin ou lors de toute réunion
ordinaire du conseil d’administration.
Article 7 – Réunions du conseil d’administration
7. 1
Les réunions du conseil d’administration peuvent être tenues n’importe quand et n’importe
où au Canada, selon la volonté des administrateurs, pourvu qu’un avis de convocation soit
adressé par écrit à chacun des administrateurs cinq jours à l’avance. Une réunion peut avoir
lieu sans avis formel si tous les administrateurs sont présents ou renoncent par écrit à l’avis
de convocation de ladite réunion.
7.2
Une simple majorité des membres présents lors des réunions du Conseil constitue un
quorum.
7.3
Sous réserve des dispositions de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif,
les questions soulevées au cours de toute réunion du conseil d’administration doivent être
tranchées à la majorité des voix. L’égalité des voix constitue une décision négative.
7.4
Sur consentement de la majorité des membres du conseil d’administration, ces derniers
peuvent participer à une réunion du Conseil ou du comité exécutif par téléphone, par voie
électronique ou par un autre moyen de communication permettant à tous les participants de
communiquer adéquatement les uns avec les autres pendant cette réunion. Un administrateur
qui participe à une réunion par un tel moyen est considéré comme présent à cette réunion.
Article 8 – Dirigeants de l’organisation
8.1
Les dirigeants de l’organisation sont le président, le vice-président, le président sortant, le
secrétaire-trésorier, le directeur général ainsi que d’autres dirigeants que le conseil
d’administration peut désigner de temps à autre.
8.2
Le président, le vice-président et le secrétaire-trésorier sont élus parmi les administrateurs et
demeurent en fonction pendant un an.
8.3
Tout dirigeant élu peut être démis de ses fonctions par un vote d’au moins les deux tiers des
administrateurs présents et votants, lors d’une réunion spéciale convoquée à cette fin ou à
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toute réunion ordinaire du conseil d’administration. Tout dirigeant ainsi démis de ses
fonctions ne cesse pas automatiquement de faire partie du conseil d’administration. Il reste
membre du Conseil jusqu’à ce que les membres de l’organisation le démettent de ses
fonctions par résolution ordinaire adoptée lors d’une assemblée extraordinaire. Les postes
devenus vacants au cours de l’année sont pourvus par le conseil d’administration.
Article 9 - Responsabilités des dirigeants
9.1
Il incombe au président de présider toutes les réunions des dirigeants de l’organisation et de
son conseil d’administration. Il lui incombe aussi, de manière générale, de surveiller les
affaires de l’organisation et de remplir toute autre fonction que peuvent lui assigner le
conseil d’administration ou l’organisation.
9.2
Il incombe au vice-président de seconder le président dans l’accomplissement de ses
fonctions ainsi que de remplir toute autre fonction que peuvent lui assigner le président, le
conseil d’administration ou l’organisation.
9.3
Le secrétaire-trésorier relève du président. Il assiste à toutes les réunions du conseil
d’administration ainsi qu’aux assemblées générales et doit ensuite en fournir un compte
rendu ou superviser la préparation d’un tel compte rendu.
Article 10 – Assemblées de l’organisation
10.1
L’assemblée annuelle de l’organisation a lieu chaque année à un endroit désigné, tel que
déterminé par le conseil d’administration.
10.2
Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée sur demande écrite d’au moins
cinq pour cent (5 %) des membres réguliers; la convocation doit préciser le sujet à débattre
lors de cette réunion.
10.3
Le président ou, en son absence, le vice-président présidera les réunions de l’organisation.
En l’absence du président et du vice-président, les délégués des membres réguliers présents
à la réunion élisent un président intérimaire.
10.4
Chaque membre régulier représenté à une réunion a droit à un vote.
10.5
Les scrutins électroniques et autres mécanismes de votes d’absents ne sont pas permis.
10.6
Les membres ne peuvent participer aux assemblées qu’en personne.
10.7
À toute assemblée des membres, toute question est tranchée à la majorité des voix, à moins
d’indication contraire dans la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif.
L’égalité des voix constitue une décision négative.
10.8
Un avis indiquant la date et le lieu d’une assemblée des membres doit être transmis à chaque
membre par la poste, par messagerie, en personne, par téléphone, par voie électronique ou
Juin 2013
par un autre moyen de communications de 21 à 35 jours avant la tenue d’une telle
assemblée.
10.9
Pour toute réunion, il y a quorum lorsque vingt pour cent des membres votants sont
présents.
Article 11 – Vérificateurs
À chaque assemblée annuelle, les membres doivent nommer un vérificateur de l’organisation, qui
demeure en fonction jusqu’à l’assemblée annuelle suivante, à condition que les administrateurs
puissent combler toute vacance occasionnelle au poste de vérificateur. La rémunération du
vérificateur est fixée par le conseil d’administration.
Article 12 – Année financière
L’organisation fixe par voie de résolution la date de fin de son année financière et elle peut à
l’occasion changer cette date par voie de résolution.
Article 13 – Responsabilité des dirigeants
Tout dirigeant ou administrateur de l’organisation sera protégé et indemnisé par l’organisation
jusqu’aux limites permises par la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif.
Article 14 – Modifications
Sous réserve des statuts, le conseil d’administration peut, par résolution, prendre, modifier ou
abroger tout règlement administratif qui régit les activités ou les affaires de l’organisation. Un tel
règlement administratif, sa modification ou son abrogation, entre en vigueur à la date de la
résolution des administrateurs jusqu’à la prochaine assemblée des membres où il y aura
confirmation, rejet ou modification de celui-ci par les membres par résolution ordinaire. Si le
règlement administratif, sa modification ou son abrogation est confirmé ou confirmé tel que
modifié par les membres, il demeure en vigueur sous la forme dans laquelle il a été confirmé. Le
règlement administratif, sa modification ou son abrogation cesse d’être en vigueur s’il n’est pas
soumis aux membres à la prochaine assemblée des membres ou s’il est rejeté par les membres lors
de l’assemblée.
Article 15 – Omissions et erreurs
La non-signification accidentelle d’un avis à toute personne, ou la présence, dans un avis, d’une
erreur quelconque qui ne modifie pas la substance de l’avis, n’a pas pour effet d’invalider une
décision prise lors d’une assemblée tenue à la suite d’un tel avis, ni d’invalider un acte fondé sur
une telle décision.
Reçu par Corporations Canada accompagné des Statuts de prorogation, qui ont été approuvés le
(indiquer la date).
Juin 2013