ARCHIVES NATIONALES

ARCHIVES NATIONALES
MISSION POUR LA DIFFUSION SCIENTIFIQUE
PRÊTS AUX EXPOSITIONS
Fiche de renseignements
Facilities report
Organisation de l’exposition/
Organisation of the exhibition
Titre de l’exposition/Exhibition title: …………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Nombre total de pièces présentées :
Number of items exhibited:
Nombre de pièces des Archives nationales :
Number of documents of the National Archives:
Catalogue :
Catalogue
Demande de reproductions :
Do you need photographies?:
oui/yes
non/no
oui/yes
non/no
Lieu d’exposition/Exhibition venue : ………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………
Adresse/Address : ……………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Téléphone/Telephone : ……………………………………Fax/Fax number :…………………………...………………
……………………………………………….
Nature des locaux accueillant l’exposition/Description of rooms used for the exhibition :
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Dates de l’exposition/Exhibition Dates :
Inauguration/Opens : …………………………………………Clôture/Closes : …………………………………………
Date prévue de départ des pièces1/
Required departure date of the documents2: ……………………………………………………………………………
Date prévue de retour des pièces3/
Intended return date of the documents4 …………………………………………………………………..........………
Horaires quotidiens d’ouverture/Daily opening hours :
De/from ………… à/to ………… et/and de/from …………… à/to ………………
Jour de fermeture/Days closed during exhibition run :
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
1 Au plus tôt, 15 jours avant l’inauguration de l’exposition (cf. article 8 du cahier des charges).
2 At the earliest, a fortnight before the inauguration of the exhibition (cf. specifications article 8).
3 Au plus tard, 15 jours après la clôture de l'exposition (cf. article 8 du cahier des charges).
4 At the latest, a fortnight after the closure of the exhibition (cf. specifications article 8).
1
Organisateur de l’exposition/Exhibition organiser : …………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Statut/Status of organiser5 : ………………………………………………………………………………………………………
Adresse/Address : …………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………............…………………
Téléphone/Telephone : ………………………………………………… Fax/Fax : …………………………………………
Courriel/Email : ………………………………………………………………………………………………………………………….
Personne responsable de la demande de prêt/Main contact for the loan request :
Nom/Name, prénom/First name : …………………………………………………………………………………………………
Fonction/Job title : …………………………………………………………………………………………………………………………
Adresse de fonction/Address : …………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Téléphone/Telephone : ………………………………………………… Fax/Fax : ………………………………………………
Courriel/Email :……………………………………………………………………………………………………………………………
Commissaire de l’exposition (s’il est différent du responsable)/Curator of exhibition (if different) :
Nom/Name, prénom/First name : ……………………………………………………………………………………………….
Fonction/Job title : ……………………………………………………………………………………………………………………
Adresse de fonction/Address : ………………………………………………………………………………………….....…….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Téléphone/Telephone : …………………………………………………… Fax/Fax :……………………………………………
Courriel/Email : …………………………………………………………………………………………………………………………
Organisme au nom duquel doivent être établies les factures (nom et adresse)/
Invoice name and address :
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………........................................................................……
Assurance/
Insurance
Assureur prévu/Preferred insurer6 :
Nom/Name : ………………………………………………………………………………………………………………………………
Adresse/Address…………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Téléphone/Telephone : …………………………………………….... Fax/Fax : ……………………………………..........…
Numéro du dossier/File number : ……………………………………………………………………………………………………
5
Service de l'État (State Service), Collectivité territoriale (territorial Service), Établissement public (public Institution),
Établissement privé (private Institution), Association régie par la loi de 1901 (Association), Autre (à préciser)/ Other (to specify).
6 Cf. article 7 du cahier des charges/Specifications article 7.
2
Conditionnement et transport7
Packing and transport
Transporteur spécialisé/Specialist transport agent :
Nom/Name : ……………………………………………………………………………………………………………………..……
Adresse/Address : ………………………………………………………………………………………………………………...…
…………………………………………………………………………………………………………………………….............…...…
Téléphone/Telephone : ……………………………………………………… Fax/Fax : ………………………………………
Transport par l’emprunteur/Transport escort borrower :
Convoiement par/Courier : M …………………………………………..........................................................…....…
Fonction/Job title : …………………...........................................................................................................……
Accompagnateur/with : M…………………………………………………............................................................……
Fonction/Job title : …………………………........................................................................................................
Type de véhicule/vehicle mark : ……………………………………………………………………………………………………
Assurance du véhicule/vehicle insurance : ………………………………………………………………………………………
Convoyeur/Courier
Montant de l’indemnité servant à couvrir les frais de repas et de déplacement au niveau local, versée au
convoyeur des Archives nationales, selon le taux applicable aux frais de mission en France/
Per diem Indemnity for expenses of meals and local travel to be paid to the courier of the National
Archives : ……………………euros
Conservation et sécurité des pièces
Conservation and security
1. Local d’exposition / the Exhibition space gallery:
Quel dispositif de sécurité est mis en place dans le local d'exposition (télésurveillance, gardiennage, alarme,
etc.) ?/Describe security precautions taken in the exhibition spaces (guards, closed circuit CCTV system,
alarm system, etc.) :…………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Quelles sont les modalités de surveillance de jour ?/Describe the security supervision during opening
hours : ………………………………………………………………………………………………………………………………………...
Quelles sont les modalités de surveillance de nuit ?/Describe the security supervision system outside
opening hours and during the night :
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Le système d’alarme est-il relié/The alarm system is connected with to :
□ au poste de police le plus
proche ?/the police?
□ à un poste central sur place ?/a
security center in the building?
□ à une entreprise spécialisée
dans la sécurité ?/a specialized
security company?
7 Cf. article 8 du cahier des charges/Specifications article 8.
3
Les dispositions générales contre l’incendie respectent-elles les conditions impératives suivantes ?/Does
the gallery’s fire protection include the following ? :
– interdiction de fumer/no smoking
– ignifugeage des tentures/fire-proofed hangings
– usage comme premier secours d’extincteurs inoffensifs pour les
pièces exposées (à CO2 par exemple)/fire extinguishers specific
suited to for documents (carbon dioxide for example)
– système de détection de fumée/smoke detection system
– système de détection incendie/fire detection system
– système d'alarme incendie/fire alarm system
– système d’extinction incendie/fire suppression system (as
sprinklers)
oui/yes
oui/yes
oui/yes
non/no
non/no
non/no
oui/yes
oui/yes
oui/yes
oui/yes
non/no
non/no
non/no
non/no
2. Local de réserve /The Storage area :
Quel est le dispositif de sécurité mis en place dans le local de réserve (télésurveillance, gardiennage, alarme,
etc.) ?/Describe the security precautions taken in the storage area (closed circuit CCTV system, guards,
alarm system, etc.) : ………………………………………………………………………………………………………...……………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Les dispositions générales contre l’incendie respectent-elles les conditions impératives suivantes ?/Does
the storage areas include the following? :
– interdiction de fumer/no smoking
– usage comme premier secours d’extincteurs inoffensifs pour les
pièces exposées (à CO2 par exemple)/fire extinguishers suited to
specific for documents ( carbondioxide for example)
– système de détection de fumée/smoke detection system
– système de détection incendie/fire detection system
– système d’alarme incendie/fire alarm system
oui/yes
oui/yes
non/no
non/no
oui/yes
oui/yes
oui/yes
non/no
non/no
non/no
L’emprunteur s’engage à maintenir dans le local de réserve/Please confirm the storage area conditions
meet the following parameters :
– 50 à 60 % d’humidité relative/relative humidity between 50 and 60% : …………………………………………
– 16° à 20° C de température (optimum à 17° ou 18° C)/Ambient temperature between 16° C (61° F) and
20° C (68° F) [ideal 17° and 18° C/63° and 64° F] :...................................................................................
– un éclairement des documents limité à 50 lux / lighting restricted to 50 lux : ………………………………...
3.Conditions de présentation/Conditions of the presentation :
Les documents prêtés sont-ils présentés dans des vitrines fermant à clé ?/Will the documents be exhibited
in locked showcases? :…………………………………………………………………………………………………………………………
Les glaces de protection ont-elles subi un traitement contre les chocs ou les balles ?/Is the showcase glass
shocks or bulletproof? :……………………………………………………………………………………………………................
Existe-t-il un système de sécurité par vitrine ? Si oui, de quel type ?/Is there a security system in every
showcase? If yes, what is it?
…………………………………………………………………………………………………………...........................................…
Quel est le mode d’accrochage pour les documents encadrés ?/What is the hanging method for the framed
documents? :…………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
4
L’emprunteur s’engage à maintenir dans le local d’exposition/Please confirm gallery conditions meets the
following parameters :
– 50 à 60 % d’humidité relative/relative humidity between 50 and 60% : ………………………………………….….
– 16° à 20° C de température (optimum à 17° ou 18° C)/ambient temperature between 16° C (61° F) and
20° C (68° F) [ideal 17° C and 18° C/[63 and 64° F] :..................................................................................
– un éclairement des documents limité à 50 lux/lighting restricted to 50 lux : ………………………………………
Disposez-vous d'un luxmètre ?/Do you have a light meter? : …………………………………………………………………
L’emprunteur s’engage, en outre, à ne pas photocopier, photographier ni laisser photographier les pièces
exposées/Please confirm you will not photocopy, photograph or let a third party photograph the
exhibited items :…………………………………………………………………………………………………………………………………
L'organisateur doit, dans la mesure du possible, joindre à ce questionnaire un plan de montage de
l'exposition/Please attach a plan of the exhibition gallery if possible.
Fait à/In ………………………………………………………, le the …………………………………………………………
Signature du responsable de l’exposition/Signature of the person responsible for the exhibition
Ce document doit être retourné dûment complété à l'adresse suivante/
Please return this document completed and signed to :
Archives nationales
Mission pour la diffusion scientifique - Prêts aux expositions
59 rue Guynemer
93383 Pierrefitte-sur-Seine cedex
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