Présentation de la consultation

Transcription

AGEFOS PME Ile-de-France
11 rue Hélène
75 849 PARIS Cedex 17
http://www.agefos-pme-iledefrance.com
Appel à propositions 2016
« Appui conseil RH »
Programme d’appui conseil RH dans les PME de moins de 300 salariés
Département Projets & Cofinancements
Contact : Patrice ENGUIX
[email protected]
Consultation du 05/09/2016 – Programme soutenu par :
AGEFOS PME Ile de France
Département Projets et Cofinancements
11 Rue Hélène – 75 849 Paris cedex 17
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Sommaire
1.
Objet de la consultation .......................................................................... 3
2.
Présentation de l’AGEFOS PME Ile-de-France .......................................... 3
3.
Missions assignées au prestataire ........................................................... 5
4.
Contenu des offres .................................................................................. 7
5.
Le pilotage .............................................................................................. 9
6.
Le suivi administratif............................................................................... 9
7.
Déroulement du projet ..........................................................................10
8.
Contractualisation .................................................................................11
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1. Objet de la consultation
La présente consultation s'inscrit dans le cadre du projet « Appui conseil RH» (appui conseil RH dans
les très petites et moyennes entreprises de moins de 300 salariés) cofinancé par l’Etat dans le cadre
d’un EDEC 2016/2017
Le contexte de mutation et de crise économique impose aux entreprises une structuration de la
fonction ressources humaines afin de s'adapter à l'environnement. Force est de constater que bon
nombre de PME possèdent des carences dans la gestion des ressources humaines faisant ainsi courir
à l'entreprise un risque économique et social.
C’est dans ce contexte, qu’AGEFOS PME Ile-de-France a développé une offre de services « Appui
conseil RH » pour répondre aux besoins des entreprises de moins de 300 salariés en leur proposant
un service de proximité, personnalisé visant à les accompagner dans :

La structuration de la fonction RH et la sécurisation des pratiques au regard de la
législation sociale et de ses évolutions.
L’anticipation des mutations et la gestion des ressources humaines.
Ce projet global se donne pour objectifs :
•
d’aider l’entreprise à repérer les axes d’amélioration de sa gestion des ressources humaines
et ses atouts en lien avec sa stratégie et son développement économique.
•
de co-construire des outils et un plan d’action partagé par les acteurs de l’entreprise
(direction – salariés – partenaires sociaux) sur des thématiques spécifiques identifiées avec
l’entreprise.
•
d’accompagner la mise en œuvre des actions en rendant l’entreprise autonome et en
favorisant l’appropriation des outils mis à sa disposition.
Pour déployer cette action, AGEFOS PME Ile-de-France souhaite sélectionner un ou des
prestataires dans le cadre de son projet « Appui conseil RH ».
Les actions se dérouleront entre octobre 2016 et le 30 juin 2017.
La réponse à cet appel à propositions devra parvenir au plus tard le 19 septembre 2016.
Le présent appel à propositions précise le cahier des charges qui définit les spécifications techniques,
juridiques et administratives indispensables pour répondre avec justesse à la présente consultation.
2. Présentation de l’AGEFOS PME Ile-de-France
AGEFOS PME, OPCA interprofessionnel et multi-branches
Créé et géré par les partenaires sociaux (CGPME, CFDT, CFE-CGC, CFTC, CGT-FO), AGEFOS PME est le
premier gestionnaire privé des fonds de la formation professionnelle interprofessionnel et multibranches.
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AGEFOS PME bénéficie d’un agrément des pouvoirs publics en tant qu’organisme paritaire collecteur
agréé (OPCA) pour :
collecter les fonds de la formation professionnelle des entreprises et notamment des TPE/PME ;
gérer et financer les actions de formation et les contrats de professionnalisation


Un positionnement sectoriel structuré depuis plus de 10 ans
Une cinquantaine de branches professionnelles adhérentes soit 74% des entreprises
 26% des entreprises adhérentes relèvent de l’interprofessionnel
Un principe d'intervention interprofessionnel

AGEFOS PME apporte un service de proximité organisé autour :
d'antennes de proximité qui permettent de rendre un service au plus près du terrain
d'une gouvernance paritaire territoriale
Ce principe d'intervention est la clé des partenariats avec les acteurs publics dans les territoires.


Au global, AGEFOS PME est un réseau constitué de :
24 sections régionales, y compris les Départements d'Outre-mer, et d'un Siège national.
84 implantations locales.
près de 1 200 collaborateurs.



AGEFOS PME Ile-de-France est une association régionale agissant pour le compte du Fonds
d’Assurance Formation des Salariés des Petites et Moyennes entreprises AGEFOS PME :
Repères 2014




AGEFOS PME Ile-de-France, premier OPCA des TPE et PME franciliennes avec 56 971 entreprises
adhérentes dont 88% sont des TPE.
Le nombre de salariés couverts est de 645 000.
74% des entreprises relèvent d'une branche professionnelle adhérente, 26% de
l'interprofessionnel.
AGEFOS PME Ile-de-France a financé la formation de 172 849 stagiaires dans le cadre du plan de
formation
L’activité d’AGEFOS PME Ile-de-France est organisée en 5 délégations territoriales:







Délégation Territoriale Paris (75)
Délégation Territoriale Sud Est Francilien (91, 77)
Délégation Territoriale Nord Est Francilien (93, 94, 95)
Délégation Territoriale Territoire Ouest Francilien (78, 92)
Délégation Régionale TPE
un Centre Régional de Gestion, installé à Lisses (Essonne)
un Département Projets et Cofinancements
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un Département Emploi et Mutations Economiques centrés sur les dispositifs emploi (CSP, POE,
…)
 un département administratif et financier
AGEFOS PME Ile-de-France assure trois missions principales pour le compte de ses entreprises
adhérentes :




collecte et gestion des fonds de formation
accompagnement de projets d’entreprises
mission de financement des actions de formation.
Ces missions sont déclinées dans l'offre de services d’AGEFOS PME Ile-de-France.
Une offre avec 3 niveaux de service apportés à l'entreprise dans ses projets Emploi Formation :

Solution: gérer les demandes standards
AGEFOS PME Ile-de-France intervient auprès de l'entreprise pour :



Evolution: faire évoluer les compétences


L’informer sur la réglementation et les dispositifs existants,
Lui proposer des démarches simplifiées pour financer les projets de l'entreprise (traitement
des dossiers, application des critères de financement).
AGEFOS PME Ile-de-France intervient auprès de l'entreprise pour:
La conseiller sur les financements et les mesures emploi-formation pour faire évoluer les
compétences des salariés
- Analyse des besoins et articulation avec les dispositifs existants
- Appui dans l'élaboration du plan de formation
- Mise à disposition d'outils RH
- Optimisation financière
Anticipation: préparer l'évolution de l'entreprise
AGEFOS PME Ile-de-France intervient auprès de l'entreprise pour :
- Mettre en œuvre des plans de formation pluriannuels
- Sécuriser les parcours par la mobilisation de financement pour les publics prioritaires
- Proposer des accompagnements GPEC internes ou externes
- Réaliser des diagnostics approfondis
3. Missions assignées au prestataire
3.1 Contexte général
Les entreprises franciliennes adhérentes AGEFOS PME Ile-de-France, et plus particulièrement les
TPE/PME, dans un contexte de crise économique et de mutations économiques, technologiques et
environnementales sont confrontées à des situations complexes de gestion prévisionnelle des
emplois et des compétences.
AGEFOS PME Ile-de-France, intervient sur le champ de la formation et de l’emploi.
Dans le cadre de sa mission « formation » auprès de ses entreprises adhérentes, AGEFOS PME Ile-deFrance accompagne et soutient ces entreprises dans la définition et la mise en œuvre d’une
politique de formation concrète, réaliste, cohérente et efficace.
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Les évolutions de la législation portant sur la formation, associée à la difficulté pour de nombreuses
entreprises de disposer de compétences RH dédiées, rendent particulièrement cruciales et
complexes, la mise en œuvre d’actions adaptées à la spécificité de ces entreprises TPE/PME
franciliennes. Ces actions doivent s’inscrire dans une démarche de professionnalisation de la fonction
RH au sein de ces structures.
3.2 Présentation des missions
L’intervention consiste en un ensemble d’actions d’accompagnement et de conseil visant à améliorer
la qualité des emplois et la politique RH.
La durée de l’appui conseil RH portera sur une moyenne prévisionnelle de 3 jours.
La durée précise de cette prestation d’appui conseil RH sera fixée par AGEFOS PME Ile-de-France, en
lien avec l’entreprise, sur proposition du consultant externe, en fonction de la taille de l’entreprise,
de la complexité de son organisation, des métiers et de ses enjeux spécifiques.
Cette prestation se déroulera sur la base moyenne d’une demi-journée consacrée à un court
diagnostic individuel et personnalisé de l’entreprise pour recueillir ses besoins (diagnostic-action).
Le prestataire externe s’attachera à identifier la problématique RH à travers les problèmes évoqués
par l’entreprise (organisation de l’entreprise, management, montée en compétences des
collaborateurs, recrutement…) et les leviers d’action en vue de la préparation du plan d’action ou de
la co-construction de solutions.
L’objectif est de proposer à l’entreprise un plan d’actions opérationnel et immédiatement
mobilisable, en lien avec tous les acteurs de l’entreprise (direction-salariés), répondant aux
problématiques RH identifiées comme prioritaires et spécifiées dans le cahier des charges de la
prestation.
Sur la base du diagnostic réalisé, le consultant externe accompagnera l’entreprise sur une ou
plusieurs des thématiques d’intervention ci-dessous :
Intégration des ressources humaines dans la stratégie globale de l’entreprise
- Compréhension des coûts liés aux perturbations et régulations RH non maîtrisées (absentéisme..) ;
- Conditions d’intégration des nouveaux arrivants ;
- Elaboration d’un plan de développement des compétences des salariés et construction de parcours
professionnels pour les salariés (évolution, fidélisation, attractivité) ;
- Gestion des âges et transmission des compétences ;
- Identification et levée des freins à la décision d’embauche/ évaluation des « risques » RH ;
Professionnalisation de la fonction RH
- Sensibilisation aux relations sociales, notamment lors de passage des seuils sociaux
- Repérage des appuis disponibles sur le territoire pour l’entreprise.
3.3 Entreprises cible
Toutes les entreprises interbranches/interprofessionnel franciliennes de moins de 300 salariés.
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Une attention particulière sera portée aux PME (de moins de 50 salariés) et aux TPE (moins de 10
salariés) où les questions relatives au recrutement et à la gestion des ressources humaines posent le
plus de difficultés.
La prestation d’appui conseil RH vise :
- les salariés occupant une fonction de direction
- les salariés occupant une fonction dans les champs couverts par les différents volets du dispositif :
organisation et management, gestion des ressources humaines, analyse et anticipation des besoins
en emplois et en compétences…
- les chefs d’entreprise
Il est demandé au prestataire de s’adapter aux contraintes de l’entreprise.
Dans le cadre de cet appel à propositions, nous attendons du ou de(s) prestataire(s) retenu(s) une
participation active à la promotion du dispositif « Appui conseil RH » auprès de leur réseau
d’entreprises et au repérage des entreprises ciblées.
3.4 Calendrier de réalisation
Pour faire l'objet d'une prise en charge au titre du présent appel à propositions, les actions précitées
doivent impérativement être réalisées entre octobre 2016 et le 30 juin 2017.
4. Contenu des offres
L'offre du candidat sera restituée en TROIS NOTES DISTINCTES :
1.
Offre technique présentant la proposition d'intervention du prestataire pour chaque phase
du projet, composée des différents chapitres ci-dessous,
2.
Synthèse de l'offre technique,
3.
Offre financière détaillée de chaque phase du projet.
4.1. L'offre technique
Le prestataire explicite, de manière très précise, la prestation préconisée pour répondre aux
exigences et atteindre les objectifs définis dans le cahier des charges.
L'offre technique doit comporter impérativement les chapitres suivants :
Chapitre 1 : profil général du cabinet et des sous-traitants (si sous-traitance)
L'annexe 1 est à renseigner dans sa totalité.
Chapitre 2 : contexte et objectifs généraux de la prestation
Le prestataire reformule sa propre vision du problème et de son contexte. Il doit être en mesure de
clarifier certains points et d'en suggérer des compléments sur demande d'AGEFOS PME Ile-deFrance.
Chapitre 3 : déroulement de la prestation
Le prestataire peut proposer à AGEFOS PME Ile-de-France des actions innovantes et
complémentaires aux domaines proposés.
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L'organisme décrira par prestation :






Le programme détaillé proposé
Les prérequis exigés et méthodes d'évaluation préalables de ceux-ci
La méthodologie et les méthodes spécifiques
Les lieux de réalisation des prestations proposés sur l'Ile de France
Les modalités d'évaluation en cours et de suivi post-formation
Le coût des actions
Chapitre 4 : moyens humains et matériels
Le prestataire présentera également dans son offre les moyens humains mis à disposition pour la
réalisation du projet et du suivi (un contact interne pour la logistique et la facturation, un
responsable de projet unique clairement identifié) :
• Nom et rôle de chaque intervenant et/ou formateur
• Responsabilités de chaque intervenant et/ou formateur
• CV de chaque intervenant et/ou formateur pressenti comportant notamment :
Le profil et l'expérience
Les références de missions comparables
L'ancienneté dans la structure
Chapitre 5: références du cabinet sur des projets similaires
Le prestataire présentera quelques références de travaux similaires, menés récemment.
4.2. Synthèse de l'offre technique
Cette synthèse a pour objet d’offrir une lecture transversale de la proposition commerciale. Elle
pourra être remise sous forme de présentation PowerPoint.
Le prestataire
Localisation
Profil
Effectif
Equipe projet
Les références
Sur des projets similaires
Sur le secteur ou la filière
Objet
Méthode
Nombre de jours / consultant
Livrables
Planning
Adresse, tél, mail.
Domaine d’intervention
Nombre de salariés
Nombre de personnes impliquées et profil (domaine
d’intervention)
Titre étude, objet et commanditaire
Titre étude, objet et commanditaire
Cf. point 3
Synthèse de l’approche proposée
Nombre consultant, mission et nombre de jours
Liste des livrables et format
Date de début, date de fin
4.3. L'offre financière
Le prestataire indique de manière très précise le prix en euros HT de la prestation en tenant compte
des propositions préconisées dans son offre technique et de l'estimation des charges qu'il a
déterminée ou que son expérience lui dicte.
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5. Le pilotage
Le suivi de ce projet sera assuré par un responsable projets AGEFOS PME Ile-de-France Département
Projets & Cofinancements : Patrice ENGUIX.
Il informera les conseillers AGEFOS PME Ile-de-France du suivi et du déroulement de l'opération afin
d'optimiser l'accompagnement des entreprises participantes.
Le prestataire désignera un chef de projet et interlocuteur unique.
Il s'assurera en permanence du bon déroulement du contrat, du respect de ses engagements, de
l'atteinte des objectifs et des échéances.
A chaque étape identifiée ci-dessus (réunions, accompagnements/formations), il est demandé au
prestataire de faire apparaître dans le rapport d'avancement, qu’il transmettra au responsable
projets AGEFOS PME Ile-de-France, les éléments suivants :

Le bilan à chaque étape.

Les écarts par rapport aux prévisions et les points critiques.

Le planning mis à jour avec mise en évidence des modifications.

Les décisions et les préconisations émises pendant le période considérée.

La liste des actions à mener pour résoudre les problèmes rencontrés.

Les indicateurs qualité.
Le prestataire s'engage à respecter le fonctionnement défini ci-dessus (rôle des participants,
objectifs, documents supports en entrée et sortie…). Il doit également désigner une personne en
charge d'effectuer le relais d'information.
6. Le suivi administratif
AGEFOS PME Ile-de-France souhaite s'assurer de la qualité et de la fiabilité du suivi administratif.
Pour cela, elle souhaite particulièrement contrôler :



Les obligations de publicité dans le cadre de son partenaire financeur.
La satisfaction des acteurs et des entreprises.
L'évaluation de la prestation.
5.1. Communication et intervention de l’Etat (EDEC)
L’Etat intervient dans le financement des différentes actions décrites dans cet appel d'offres. Ce
financement relève d’un EDEC portée par AGEFOS PME Ile-de-France au titre de l’année 2016/2017.
Le prestataire sélectionné est tenu de respecter les exigences ci-après, conditionnant l'intervention
financière de l’EDEC :
- mentionner lors de la réponse au présent appel d'offres et de la réalisation des actions que
celles‐ci relèvent d'un cofinancement EDEC et par conséquent reporter sur tous les
documents afférents les logos et visuels y afférents.
- assurer la publicité de la participation de l’Etat auprès des participants bénéficiaires de
l'action.
- durant la période de réalisation des actions, donner librement accès aux locaux dédiés aux
prestations, à tout agent missionné par le service gestionnaire de l'Etat au titre des visites sur
place.
- assurer un suivi des participants bénéficiaires permettant le renseignement des indicateurs
de résultats et de réalisation au terme de l'action.
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7. Déroulement du projet
7.1.
Démarche et calendrier
Délai
Description
05/09/2016
Lancement de l’appel à propositions
19/09/2016
Date limite de réception des dossiers.
Instruction des réponses à l'appel à propositions par le comité de
sélection
Audition des prestataires / organismes de formation par le comité de
sélection
Semaine 38/39
Semaine 39-40
Semaine 40
Envoi du courrier de notification de sélection
Semaine 40
Lancement et déploiement du programme d'actions par le(s)
prestataire(s) retenu(s)
La réponse à cet appel à propositions devra parvenir à AGEFOS PME Ile-de-France au plus tard le 19
septembre 2016 à 16H30.
Toute réponse parvenant au-delà de cette date ne sera pas considérée.
La réponse sera adressée au format électronique et par courrier sous pli portant la mention
" Appui conseil RH" et libellé au nom de :
AGEFOS PME Ile-de-France
Département Projets & Cofinancements
A l'attention de Patrice ENGUIX
11 rue Hélène – 75 849 Paris cedex 17
Courriel : [email protected]
7.2.
Coût de préparation de l'offre de services
Tous les coûts de préparation des offres de service sont à la charge exclusive des prestataires.
7.3.
Critères de sélection et traitement des offres parvenues
Toute proposition recevable sera examinée et présentée à la commission de sélection AGEFOS PME
Ile-de- France, chargée de sélectionner les offres les plus pertinentes.
L'analyse de la réponse sera faite à partir des éléments objectifs, concrets, vérifiables, fournis dans le
dossier.
AGEFOS PME Ile-de-France se réserve le droit d’inviter le prestataire à faire une présentation de son
offre de service ou à fournir des informations complémentaires.
Les critères de sélection retenus sont :
Critères
Compréhension du contexte et de la problématique
Cohérence de la proposition au regard des cahiers des charges
Capacité à travailler avec le public cible
Pertinence et diversité de la méthodologie et des méthodes proposées
Qualifications et expériences / Compétences du/ des intervenant(s)
Capacité d'intervention sur le territoire donné
Capacité de l'organisme à intervenir en intra-entreprise
Modalités de suivi de l’acquisition des compétences en cours de prestation
Notation
Sur 5
Sur 5
Sur 5
Sur 5
Sur 5
Sur 5
Sur 5
Sur 5
Coefficient
3
3
2
3
1
2
1
2
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Capacité à mobiliser les entreprises du territoire
Réactivité - Délais entre la commande et le démarrage de la formation
Prise en compte des exigences d’AGEFOS PME en faveur de l’égalité
professionnelle
Proposition financière
Sur 5
Sur 5
Sur 5
1
1
1
Sur 5
3
AGEFOS PME Ile-de-France se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues pour
tout ou partie de l’offre de service et s’engage à garder confidentielles les offres reçues.
AGEFOS PME Ile-de-France se réserve le droit de demander des précisions complémentaires en tant
que de besoin.
Le prestataire non retenu ne peut prétendre à aucune indemnité ni contester pour quelque motif
que ce soit le bien-fondé de la décision d’’AGEFOS PME Ile-de-France.
AGEFOS PME Ile-de-France n’est engagée qu’après notification écrite adressée au prestataire et
acceptation formelle des conditions proposées.
8. Contractualisation
A l’issue de la désignation du prestataire en charge du projet par AGEFOS PME Ile-de-France, une
convention sera signée entre le prestataire et AGEFOS PME Ile-de-France.
Cette convention précisera notamment les modalités de la collaboration ainsi que celles de
règlement des factures, sous réserve que les productions aient fait l’objet d’une validation par
AGEFOS PME Ile-de-France.
Cette convention signée peut être reconductible par voie d’avenant au terme d’un bilan annuel.
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