La soutenance d`un mémoire

1
LA SOUTENANCE D’UN MEMOIRE
D’UNE ETUDE OU D’UN PROJET
L’outil
Formation et coaching
10 Pages.
La plupart des formations diplômantes nécessitent
la rédaction d’un mémoire professionnel et d’une
soutenance. L’outil rappelle les critères de réussite
d’une soutenance et propose une grille d’autoanalyse de ses pratiques.
La formation est proposée en groupe ou en
coaching individuel. En présentiel ou à distance.
Les outils associés
Sont associés à cet outil :
•
•
•
Les fondamentaux de la rédaction
professionnelle.
La présentation des écrits professionnels.
Rédiger un mémoire professionnel.
Le public
L’auteure et la coach :
Françoise ADAM
F. ADAM est expert en management et
communication et ingénieur formation. Elle
travaille avec les entreprises nationales et
internationales, les collectivités, la fonction
publique, les organismes de formation et
accompagne des managers et des techniciens dans
des parcours personnalisés.
Aujourd’hui, elle propose avec « Les outils des
managers » la synthèse de plus de 30 ans de
pratique de la formation.
L’outil s’adresse aux managers, aux étudiants ou
personnes en formation d’un niveau BAC + 2 à BAC
+ 5.
Tags : Rédaction professionnelle. Mémoire professionnel. Ecrits professionnels. Soutenance.
AKENE FORMATION CONSEIL. SIREN 35219930100081 APE 8559A
Contact : [email protected] Site : http://www.akene-formation-management.com
2
LA SOUTENANCE D’UN MEMOIRE
D’UNE ETUDE OU D’UN PROJET
SOMMAIRE
POURQUOI UNE SOUTENANCE ?
LES REGLES PROPRES A CHAQUE EXAMEN
LES OBJECTIFS DE LA SOUTENANCE
Le fonds. La forme.
LES MODALITES DE LA SOUTENANCE
La gestion du temps. Le matériel
LE PLAN DE SOUTENANCE
L’objet de la soutenance. Les différentes parties.
LES SUPPORTS ET RENFORTS VISUELS
Le PowerPoint. Les renforts visuels. Les photos. Les vidéos. Les autres logiciels.
LES QUALITES RELATIONNELLES
S’ENTRAINER
La grille d’auto évaluation des pratiques.
Les critères relatifs à la structure de la soutenance, à l’organisation, à la gestion du temps, à
l’argumentation, aux démonstrations, à la synthèse. La présentation personnelle.
AKENE FORMATION CONSEIL. SIREN 35219930100081 APE 8559A
Contact : [email protected] Site : http://www.akene-formation-management.com
3
POURQUOI UNE SOUTENANCE ?
Certaines personnes peuvent être pertinentes à l’écrit, très efficaces dans l’action et peu à
l’aise à l’oral.
Or, on attend des managers qui sont en relation avec toutes sortes d’interlocuteurs, la
maîtrise de leur image, de leur communication interpersonnelle. On veut qu’ils soient clairs,
organisés, capables d’argumenter, de démontrer, de convaincre.
Ce sont précisément ces compétences que la soutenance d’un mémoire va permettre
d’évaluer.
LES REGLES PROPRES A CHAQUE EXAMEN
Chaque diplôme, chaque système de qualification comporte ses règles propres : elles sont
définies dans le cahier des charges remis à chaque candidat. Pourtant, on retrouve dans tous
les examens un ensemble de règles et de pratiques communes qui sont présentées dans les
lignes qui suivent.
LES OBJECTIFS DE LA SOUTENANCE
Les objectifs de la soutenance sont de valider des compétences à la fois au fonds et sur la
forme.
Au fonds : Il s’agit de vérifier votre compréhension de l’expérience que vous relatez :
Connaissez-vous bien l’entreprise dans laquelle vous travaillez, ? Comprennez-vous les
problématiques générales du secteur d’activité de l’entreprise qui vous emploie ?
Comprenez-vous le système QHSE ? Connaissez-vous votre métier ? Votre poste ? De quelle
manière êtes-vous impliqué(e) dans votre mission ? Etes-vous autonome ? Maîtrisez-vous
d’autres aspects ? Ces questions vous seront ou non posées directement, mais le jury
cherchera à vérifier que vous maîtrisez bien le sujet.
Sur la forme : Quelle attitude adoptez-vous ? Etes-vous à l’aise ? Vous êtes-vous
suffisamment entraîné ? Comment présentez-vous votre travail ? Utilisez-vous des supports
et renforts visuels agréables ? Comment répondez-vous aux questions du jury ? C’est votre
aisance relationnelle qui sera testée : on n’attend pas de vous un exercice parfait tel que les
prestations des animateurs professionnels, mais une attitude naturelle et directe qui montre
que vous maîtrisez votre sujet.
DISPOSER D’UN SYSTEME D’AUTO-EVALUATION
Pour vous aider à progresser, une grille d’auto évaluation de vos pratiques vous est
proposée à la fin du document. Elle vous aidera à mettre des mots sur vos forces et vos
difficultés et ainsi, à vous améliorer.
AKENE FORMATION CONSEIL. SIREN 35219930100081 APE 8559A
Contact : [email protected] Site : http://www.akene-formation-management.com
4
LES MODALITES DE LA SOUTENANCE
Les modalités de la soutenance sont précisées dans le cahier des charges de l’examen que
vous préparez. En général, la soutenance se déroule dans une salle préalablement réservée
par l’établissement, équipée de tableaux de papier et d’un rétroprojecteur, mais là s’arrête le
rôle des organisateurs.
Le matériel
Même s’ils sont souvent fournis par le centre d’examen, c’est au candidat qu’il appartient de
prévoir les outils nécessaires à sa soutenance : un ordinateur et un vidéoprojecteur,
notamment.
Attention ! Des pannes de vidéoprojecteurs se produisent de temps à autre, quand il ne
s’agit pas d’incompatibilités entre l’ordinateur du candidat et le vidéoprojecteur de
l’établissement, ou d’une incapacité à faire fonctionner l’outil, faute de s’être entraîné
suffisamment auparavant.
En cas d’impossibilité de réaliser la soutenance pour des raisons techniques, c’est le
candidat qui est responsable. Prévoyez donc un ordinateur de remplacement, une seconde
clé USB sur laquelle se trouve votre exposé, etc. Et surtout, maîtrisez le matériel que vous
prévoyer d’utiliser.
LE PLAN DE SOUTENANCE
La durée de la soutenance est en général de 40 mn : 20 mn de présentation par le candidat et
20 mn de questionnement par le jury.
La soutenance va être l’occasion de présenter une expérience, une mission, un sujet d’étude,
la mise en œuvre d’une démarche… que vous avez déjà décrites en détail dans votre
mémoire. Il n’est pas question de présenter en 20 mn ce que vous avez mis 3 mois à rédiger
et qui relate 6 mois d’expérience. Il va donc falloir choisir, « zoomer » comme on dit parfois.
L’objet de la soutenance est de développer ce qui ne figure pas dans votre mémoire :
l’expérience la plus significative. C’est l’occasion de montrer quelle a été votre action, votre
vécu.
Comme pour le mémoire et avec la même méthode, (Voir l’outil : REDIGER UN MEMOIRE), il
vous faut établir le plan de votre soutenance.
AKENE FORMATION CONSEIL. SIREN 35219930100081 APE 8559A
Contact : [email protected] Site : http://www.akene-formation-management.com
5
En général, le plan s’articule approximativement ainsi : (Pour 20 mn)
2 mn
1 mn
2 mn
Présentation de l’entreprise,
Présentation de vous-même, de votre poste et de votre mission antérieurs,
Rappel de la mission faisant l’objet du projet, de l’étude ou du mémoire, des
fondements, du contexte dans lequel tout a commencé, des problématiques et des
enjeux pour l’entreprise et pour vous-même,
1 mn Annonce du sujet principal de la soutenance. Présentation de votre travail dans son
ensemble : les objectifs de départ, la méthode utilisée pour les atteindre, les
résultats obtenus.
10 mn Développement de chacune des parties,
3 mn Conclusion.
La conclusion synthétise les principaux résultats et/ou les idées forces. Elle montre le lien
entre les problématiques de départ et les résultats atteints et « ouvre » sur la suite : une
autre hypothèse à poser, une autre action à mener.
Elle peut répondre à des questions telles que : quels enseignements ? Quelle suite à donner ?
Quelle(s) conclusion(s) ? Quel(s) apport(s) ? Pour l’entreprise ? Pour vous ? Elle peut aussi
tout simplement rappeler les objectifs de départ et montrer de quelle façon la mission a été
totalement ou partiellement accomplie.
Il est possible, en toute dernière fin de l’exposé, d’exprimer ses sentiments : positifs s’ils
l’étaient, ou les difficultés éprouvées s’il y en eut.
LES SUPPORTS ET LES RENFORTS VISUELS
Le rôle des supports et des renforts visuels est, comme le nom l’indique, de contenir
l’information ou d’en renforcer l’impact visuel.
Les principaux renforts visuels
Tous les moyens sont autorisés mais les principaux supports et renforts visuels utilisés lors
des soutenances sont les transparents, remplacés de plus en plus par le powerpoint, les
tableaux de papier, les photocopies, les photos, les diapositives, les films, les objets à
manipuler ou à déguster, les maquettes, chacun d’eux pouvant contenir du texte, des
dessins, graphiques, tableaux et autres schémas.
La lisibilité des renforts et supports visuels doit être vérifiée, faute de quoi, on obtient l’effet
inverse de celui recherché ! Ils doivent être sobres et très clairs, lisibles du fonds de la salle.
Là encore, entraînez-vous, montrez vos documents à des personnes non impliquées dans
votre travail.
Les outils de communication ne doivent en aucun cas se substituer à la prestation de
l’orateur, qui ne doit pas lire le PPT. Chaque vue doit comporter au maximum 5 lignes et peu
de mots. Jamais de phrases : il s’agit de compléter le discours oral, de l’illustrer. L’orateur ne
doit ni s’appuyer ni encore moins disparaître derrière le PPT.
AKENE FORMATION CONSEIL. SIREN 35219930100081 APE 8559A
Contact : [email protected] Site : http://www.akene-formation-management.com
6
De ce fait, l’usage de l’outil « powerpoint » doit être limité à moins de 10 vues. Il n’est
nullement question de réaliser la totalité de l’exposé par ce moyen : même si l’outil est
moderne, agréable, etc… c’est la prestation orale qu’on évalue, pas la maîtrise de
powerpoint.
On considère en général qu’une soutenance présentant moins de 5 à 6 transparents est un
peu pauvre sur ce plan, tandis que plus de 9 à 10 est un peu excessif : mais c’est la qualité
des supports qui compte, plus que leur nombre.
L’utilisation de plusieurs supports différents donne de la dynamique à l’exposé, en favorisant
notamment le déplacement de l’orateur face au jury lors de la manipulation des différents
supports.
LES QUALITES RELATIONNELLES
L’essentiel est de montrer vos qualités relationnelles et surtout, votre désir d’être en
relation, votre ouverture aux autres. Les entreprises recherchent des personnes accessibles,
ouvertes, ayant le goût du travail en équipe, et non des stars. Inutile de vous inquiéter à
l’avance sur ce point ; les membres des jurys ont été candidats en leur temps et sont remplis
de bienveillance pour vos petites maladresses. En revanche, si vous n’aimez pas
communiquer, si vous manquez de pratique ou si vous n’avez pas assez préparé, cela se verra
et vous serez évalué(e) sur ce critère.
S’ENTRAINER
Une fois ces quelques conseils théoriques bien compris, sachez que gérer le temps, le trac,
l’émotion, cela se travaille ! Une seule méthode : s’entraîner, s’entraîner, s’entraîner.
A vous de jouer !
L’EVALUATION DES COMPETENCES
ATTENDUES LORS D’UNE SOUTENANCE
Redisons-le on attend de vous une bonne maîtrise de la communication orale et écrite. Ces
compétences sont un facteur de réussite et constituent de plus en plus souvent un critère de
sélection et de recrutement.
Pour vous aider à identifier vos points forts et ceux sur lesquels vous devez progresser, nous
avons élaboré la grille d’auto évaluation ci-après. Elle reprend dans le détail, et précise, tous
les savoir-faire et les comportements à maîtriser lors de la rédaction du mémoire et de la
soutenance. Elle reprend les éléments essentiels exigés par les jurys et d’une manière plus
générale lors de tout exposé oral professionnel.
AKENE FORMATION CONSEIL. SIREN 35219930100081 APE 8559A
Contact : [email protected] Site : http://www.akene-formation-management.com
7
Le contenu du document écrit. Le fonds.
Critères relatifs à la structure du texte et du document
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
Il existe un plan identifiable. (Du général au particulier, chronologique, par rubriques,
MARP ou autre).
Ce plan est clairement annoncé dans l’introduction.
Je présente l’entreprise : son statut, son activité, (son métier), son historique, son
effectif, son marché (clients et fournisseurs) son chiffre d’affaires.
Je connais le secteur économique, la branche professionnelle de mon entreprise.
Je présente le contexte dans lequel évolue l’entreprise : historique, économique,
structurel, politique, réglementaire ou autre.
Je présente la (les) problématique(s) générale ou particulières de l’entreprise en lien
avec le contexte dans lequel elle évolue.
Je différencie les enjeux pour l’entreprise (ce qu’elle a à gagner ou à perdre) de ses
objectifs (les buts qu’elle poursuit).
Je montre en quoi le système QSE de l’entreprise est une réponse à sa problématique
et à la poursuite de ses objectifs généraux.
Je présente le système QSE de l’entreprise.
Je présente les objectifs généraux du système QSE.
Je montre en quoi ma mission est une déclinaison du système QSE de l’entreprise et
présente les raisons de mon embauche.
Je présente ma mission, mes objectifs personnels.
Je présente l’état des lieux ou le diagnostic de départ.
Je présente mon action en adoptant une méthode.
Je propose un plan d’action et une planification.
Critères relatifs à l’analyse, la réflexion, l’argumentation, la démonstration et la synthèse
Je sais décrire une situation.
Je mets en évidence le lien entre les causes et les effets, la pertinence des solutions
proposées.
Je prouve ce que j’avance par les faits, (mesures, évaluations, observations).
J’illustre par des exemples, des schémas, graphiques, photos ou tout autre moyen.
J’ai une connaissance et une compréhension suffisantes des situations et des
problématiques dont je parle pour me permettre de répondre à d’éventuelles
questions
Je maîtrise le vocabulaire et la culture technique en usage dans mon entreprise et dans
mon métier.
L’analyse critique et la réflexion sont correctes et suffisantes.
Je présente les résultats obtenus ou non obtenus, les raisons, la suite à donner à ces
résultats.
Il existe une conclusion qui dégage l’essentiel et ouvre le débat sur des perspectives
nouvelles.
Le style est clair, simple et direct. (Phrases courtes, 1 idée par phrase).
L’orthographe, la grammaire et la syntaxe sont vérifiées.
Le vocabulaire est précis (élimination de « on » « faire » « Etre »
Tout ce que j’écris est incontestable et compréhensible par un non initié.
La présentation des textes et des annexes est agréable et conforme à la norme en
usage.
AKENE FORMATION CONSEIL. SIREN 35219930100081 APE 8559A
Contact : [email protected] Site : http://www.akene-formation-management.com
8
Présentation de l’exposé ou de la soutenance et discussion avec le jury. La forme.
Critères de présentation personnelle
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
Ma posture est correcte, je regarde l’auditoire. Je suis ouvert(e), aimable,
souriant(e). Je suis mobile, à l’aise.
Mon discours est clair : niveau de voix, débit, niveau sonore audible,
articulation.
Je prend le temps de formuler mes idées.
Je m’exprime en langage soutenu, le vocabulaire est précis, la syntaxe, la
grammaire sont correctes.
J’écoute, ne coupe pas la parole, ne suis pas sur la défensive,
laisse l’interlocuteur s’exprimer jusqu’au bout et reformule éventuellement
son objection.
J’investigue avant de répondre, vérifie que j’ai bien compris la question
(reformulation), sais me mettre en relation.
J’effectue des réponses pertinentes.
Critères d’organisation, de méthode, de gestion du temps
Je présente l’objectif, les limites, le plan de l’exposé ou de la soutenance.
Je décris la démarche, la méthode, présente des résultats.
Je clarifie les situations, démontre, illustre ce que je présente.
Je respecte les temps impartis.
Les supports et renforts visuels
Il existe des supports et des renforts visuels en nombre suffisant
Les supports et renforts visuels sont variés
Les supports et renforts visuels sont pertinents.
Les supports et renforts visuels sont clairs et bien réalisés, conformes aux
règles de l’art
L’utilisation de Power Point est agréable et maîtrisée : il s’agit d’un renfort
visuel et non du support de la soutenance.
AKENE FORMATION CONSEIL. SIREN 35219930100081 APE 8559A
Contact : [email protected] Site : http://www.akene-formation-management.com
9
Pour aller plus loin, Lire aussi : Rédiger un mémoire
professionnel. Les fondamentaux de la rédaction professionnelle. La
présentation des écrits professionnels.
Souhaitez-vous être accompagné(e) ?
Contactez-nous : [email protected] ou 06 59 48 63 08
Tarif NET du coaching : 75 € les 30 mn.
AKENE FORMATION CONSEIL. SIREN 35219930100081 APE 8559A
Contact : [email protected] Site : http://www.akene-formation-management.com