Pièces jointes de bon de travail

Pièces jointes de bon de travail
Il y a trois façons de téléverser des bons de travail signés ou d’autres
document sur le site Web http://www.servicechannel.com : en utilisant le
lien Attachments (Pièces jointes) sur le site Web, en saisissant une facture à
l’aide du lien Create Invoice (Créer une facture) sur le site Web, ou par
courriel.
Chaque pièce jointe doit être < 4 Mo. Voici des exemples de types de
documents pouvant être téléversés :
*Work Orders (Bons de commande) *Proposals (Offres)
*Invoices (Factures) *Photos (Photos) *Other (Autres)
Ils peuvent être téléversés d’une de trois façons :
1. Cliquez sur Attachments (Pièce-jointes) dans le Work Order
(bon de travail) (le bon de travail peut être récupéré en utilisant
le lien Track WO/PO (Suivi BT/BC) dans le menu principal ou en
exécutant un rapport à l’aide de l’option Report
A. Une nouvelle fenêtre apparaît : cliquez sur
Upload File (Téléverser le fichier)
B. Lorsque le nouvel écran apparaît, cliquez sur Browse (Naviguer), pour
sélectionner le fichier
C. Saisissez une brève description du document (par ex. bon de commande)
D. Cliquez sur Upload File (Téléverser le fichier ) et Close (Fermer)
E. Cliquez sur Refresh (Actualiser) dans votre navigateur pour afficher la
pièce jointe avec le bon de commande
Le rapport actualisé affichera la nouvelle pièce jointe
2. Attachez le bon de travail (ou un autre document) lorsque vous soumettez
une facture en cliquant sur le lien Create Invoice (Créer une facture) (le bon
de travail peut être récupéré en utilisant le lien Track WO/PO [Suivi BT/BC]
dans le menu principal ou par Running a Report [Exécution d’un rapport])
F. Cliquez sur Create Invoice (Créer une facture) : consultez les
« ServiceChannel web Invoicing Directions » (Directives de facturation de
ServiceChannel) pour obtenir des instructions supplémentaires sur la
manière de saisir une facture
G. Cliquez Attach Your Document (Joindre votre document). Lorsque la
nouvelle fenêtre apparaît, suivez les étapes B à E
Pièces jointes de bon de travail
3. Envoyez par courriel le bon de travail numérisé (ou un autre
document); cette option vous permet d’envoyer par courriel la pièce
jointe pour la faire téléverser automatiquement au bon de travail.
A. Analysez le ou les documents; plusieurs pièces jointes peuvent être soumises
dans le même courriel, mais elles doivent toutes comporter le même numéro de
suivi; autrement dit, il doit y avoir un seul courriel par numéro de suivi; créez un
nouveau message de courriel et insérez la ou les pièces jointes
B. Dans le champ « To » (À) saisissez : [email protected]
C. Dans la ligne « Subject » (Objet) du courriel tapez seulement le numéro de suivi,
par exemple Subject: 12334455); si la ligne d’objet comporte une erreur, le
document ne sera pas affiché; aucune confirmation n’est envoyée
D. Confirmez l’affichage de la pièce jointe
E. Ne tapez rien dans le corps du courriel
F. Cliquez sur Send (Envoyer)
REMARQUES :
• Aucun message d’erreur ne sera renvoyé si le document n’est pas affiché.
• Les types de documents suggérés sont : .jpg, .gif, .doc, .xls et .pdf
4. La pièce jointe devrait être téléversée après quelques minutes. Les résultats
peuvent être vérifiés sur www.servicechannel.com (le bon de travail peut être
récupéré en utilisant les liens Track WO/PO (Suivi BT/BC) dans le menu principal ou
en exécutant un rapport).
5. Pour vérifier s’il ya plusieurs pièces jointes, vous pouvez exécuter un rapport en
vous basant sur plusieurs paramètres; voici un exemple d’illustration d’un rapport
de facture avec pièces jointes. Commencez par ouvrir une session sur
www.servicechannel.com :
G. Cliquez sur Invoices (Factures), puis sur Review invoices (Passer en revue les
factures). L’écran de recherche apparaît
H. Assurez-vous de sélectionner All (Tout) avec Category (Catégorie) et Priority
(Priorité)
I. Sélectionnez Date Range (Plage de dates) pour les factures à examiner
J. Cochez la case Report with Attachments Only (Rapport avec pièces jointes
seulement)
K. Sélectionnez Report Type (Type de rapport) pour afficher le rapport dans le
format choisi
L. Sélectionnez Trade (Métier) pour passer en revue ou laissez « All Trades »
(Tous les métiers)
M. Sélectionnez Retrieve Report (Récupérer le rapport)
N. Les résultats incluront seulement les factures avec pièces jointes
REMARQUES :
• Vous pouvez également cocher la case « Report with Attachments Only »
(Rapport avec pièces jointes seulement) lors de l’exécution des rapports de
bon de travail
• Le rapport peut également être exécuté pour afficher des bons de
travail et/ou des factures SANS pièce jointe si vous préférez rechercher des
bons de travail ou des factures auxquelles il manque une pièce jointe