Secretaire de la direction

Bn mô t công vic
THỨ KÍ BAN GIÁM ðỐC SIÊU THỊ
BLE FORMATION REGIONAL
Mô tả công việc
Bao gồm các nhiệm vụ chính sau :
1. Quản lý:
Cùng với sự trợ giúp của nhân viên tổng ñài, xếp lịch trực tháng cho các trưởng quầy, phó quầy
Tập hợp lịch làm việc tuần tiếp theo của các bộ phận, chuyển Ban Giám ñốc
Tập hợp các công văn giấy tờ, thông tin… từ các bộ phận chuyển Ban Giám ñốc
Tham gia tổ chức kiểm kê ñịnh kỳ: lập lịch, lên danh sách, bố trí bộ phận tăng cường, thông báo ñến các nhân viên có
liên quan trong siêu thị
Tham gia tổ chức các khoá ñào tạo ngoại ngữ: liên lạc với giáo viên, xếp lịch học, lập hợp ñồng, làm thủ tục thanh
toán
Quản lý việc chuyển giao nước uống của nhân viên tổng ñài
Quản lý việc chuyển giao văn phòng phẩm của nhân viên tổng ñài cho các bộ phận
Quản lý các hợp ñồng của Ban Giám ñốc, thu thập hoá ñơn chuyển sang bộ phận kế toán
Quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu (công văn, giấy tờ, báo cáo của ñội bảo vệ, ca-ta-lô mẫu của các ñợt khuyến mại…)
2. Các nhiệm vụ hành chính thư ký khác:
Lập các báo cáo hàng tháng theo yêu cầu của Ban Giám ñốc
Hàng ngày gửi doanh số của siêu thị cho bộ phận kiểm soát nội bộ
ðặt vé máy bay, khách sạn cho các cán bộ của siêu thị và của tập ñoàn
Kết hợp với các bộ phận có liên quan chuẩn bị các cuộc họp, hội thảo, liên hoan của siêu thị
Cập nhật hàng tháng niên giám và cơ cấu tổ chức của siêu thị
ðặt in danh thiếp cho các bộ phận theo ñịnh kỳ
Soạn thảo công văn, giấy tờ… theo yêu cầu của BGð siêu thị
Phiên dịch và dịch khi BGð yêu cầu
Các nhiệm vụ khác do BGð yêu cầu
Yêu cầu ñối với ứng viên
-
Khả năng giao tiếp tốt
Nhanh nhẹn, ngăn nắp.
Chặt chẽ và nghiêm túc trong công việc.
Ngoại ngữ : thành thạo tiếng Pháp và tiếng Anh, kỹ năng dịch, phiên dịch tốt
Thành thạo tin học văn phòng
Ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương ñương
Ưu tiên các ứng viên ñã làm việc tại công ty nước ngoài hoặc công ty liên doanh
Description de Poste
RESPONSABLE FORMATION REG
SECRETAIRE DE DIRECTION
Description de poste
A pour principales missions :
1.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
2.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Gestion:
Avec l’assistance de la standardiste, établir la liste des permanences mensuelles pour les chefs de rayon, adjoints chefs de
rayon
Collecter les horaires de travail de la semaine suivante de tous les départements, les soumettre à la Direction du magasin
Rassembler les papiers, lettres, informations… en provenance des services, soumettre à la Direction du magasin
Participer à l’organisation des inventaires périodiques: établir le calendrier, élaborer la liste des participants, arranger la liste
des renforts, informer le personnel concerné
Participer à l’organisation des cours de langues pour le personnel du magasin: se mettre en relation avec les professeurs,
définir les horaires, établir les contrats, aider dans les formalités de règlement
Gérer le travail de la standardiste concernant le transfert de l’eau potable
Gérer le travail de la standardiste concernant le transfert les fournitures de bureau aux services
Gérer les contrats de la Direction, en collecter les factures pour transfert au service comptable
Gérer le système de bases de données (lettres, papiers, rapports de l’équipe sécurité, modèles de catalogues destines aux
promotions…)
Autres tâches administratives et secrétaires:
Etablir les rapports mensuels en fonction des demandes de la Direction
Envoyer tous les jours le CA du magasin au service de contrôle de gestion
Faire la réservation des billets d’avion, des hôtels pour l’encadrement du magasin et du groupe
En coordination avec d’autres services pour préparer les réunions, conférences, repas du magasin
Remettre à jour mensuellement les annuaires et organigrammes du magasin
Passer la commande concernant l’impression des cartes de visite pour les services du magasin
Rédiger les lettres, papiers… à la demande de la Direction du magasin
Assurer l’interprétation et la traduction à la demande de la Direction
Réaliser d’autres tâches si la Direction en demande
Compétences spécifiques requises
•
•
•
•
•
•
•
Bon relationnel
Dynamique, bien ordonné, ayant le sens de l’organisation
Rigoureux et sérieux dans le travail
Langues étrangères : bonne maîtrise du français et de l’anglais, bonne technique d’interprétation et de traduction
Bonne utilisation des outils informatiques bureautiques
Minimum 3 ans d’expérience sur un poste équivalent
Priorité aux candidates ayant travaillé pour les sociétés étrangères ou sociétés joint-ventures
Job Description
BLE
PERSONAL ASSISTANT
Job summary
The personal assistant performs mainly in the fillowing :
1-Management
•
•
•
•
•
•
•
•
To create monthly duty schedule for section supervisors and associate section supervisors, with the support of the Switchboard
Officer’s,
To collect the weekly schedules from the departments and transfer them to the board of directors
To collect all official paperwork, dispatch and correspondence from the departments to transfer to the Board.
To participate in the organization of periodic inventory, such as creating schedules, listing jobs, deploying staffs for inventory
events.
To participate to the organization of foreign language training courses, such as contacting the instructors, make schedules,
create the contracts, and implement the payments
To manage the distribution of drinking water, and stationeries.
To manage all the Board’ papers, manage invoices, receipts and transfer all in information to the accounting department.
To manage the database system (correspondence, dispatch, reports, catalog from promotions events).
2. Administration
•
To create monthly report at the Board’s requirement.
•
To send on a daily basis the store turnover to the Internal Audit department.
•
To book air tickets, and hotels for staffs if needed
•
To cooperate with the related departments to prepare meeting, conference, and parties
•
To update the staffs’ contact information and store’s organization structure, on a monthly basis.
•
To order visit cards for staffs.
•
To edit correspondence, dispatch, and letters at the Board’s request.
•
To interpret and translate at the Board request
•
Other possible tasks at the request of the Board
Job Requirements
-
Sound communication skills
Active, mature and strict
Fluent in English or French
Computer Skills (Microsoft Office)
At least 3 years experience in an equivalent position
First priority to candidate who worked for foreign or join venture companies