Sous la supervision du Gestionnaire de Contrats

APPEL A PROPOSITIONS # AC-DP-KIN-001/12/2014
Recrutement du Consultant pour le suivi du processus de réhabilitation de laboratoires
en appui à
ELIZABETH Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF)
63, Colonel Ebeya Avenue, Q./Basoko, C./Ngaliema, Kinshasa, DR Congo.
Date limite ferme : (le 09 Janvier 2015 à 08h00’)
La Fondation Elizabeth Glaser pour la lutte contre le SIDA Pédiatrique, une organisation à but
non lucratif, est le leader mondial dans la lutte pour éliminer le SIDA pédiatrique. Notre mission
est de prévenir l'infection à VIH pédiatrique et d'éliminer le SIDA pédiatrique à travers des
programmes de recherche, de sensibilisation, de prévention et de traitement. Pour plus
d'informations, veuillez visiter http://www.pedaids.org.
CONTEXTE
A Kinshasa, EGPAF-RDC met en œuvre deux grands projets sous-financement CDC dans la lutte
contre le sida pédiatrique dans plusieurs établissements de soins de santé / sites partenaires. Au
cours de l'évaluation de la nécessité de la mise en œuvre de ces projets le besoin a été souligné de
travailler à la réhabilitation du laboratoire de l'hôpital de la SNCC à Likasi, dans la province du
Katanga, en RD Congo. Depuis son fonctionnement en RDC, EGPAF a travaillé avec plusieurs
sites partenaires / établissements de soins de santé et fournit un appui important dans la lutte
contre le VIH dans le pays. Ce soutien, pour être efficace passe par des installations adéquates et
appropriées pour les travaux de laboratoire, y compris dans la province du Katanga.
OBJET / PORTÉE DE TRAVAIL
Le Consultant sera nécessaire pour mener à bien la mission de mener les études pour la
réhabilitation ou la reconstruction des infrastructures sur les sites identifiés et approuvés par la
Fondation Elizabeth Glaser en stricte conformité avec les règles de l'art de bâtir.
La mission assignée au consultant individuel se focalise sur le laboratoire de l'hôpital de la
SNCC à Likasi dans la province du Katanga.
Sous la supervision du Gestionnaire de Contrats et de Conformité d’ EGPAF, et en étroite
collaboration avec le Conseiller de Laboratoire, le consultant devra :

Superviser tous les travaux de réhabilitation et d’installation au laboratoire à Likasi;

Effectuer des visites de supervision sur le site (au moins une fois par semaine) ;

Fournir soutien et supervision à la société la mise en œuvre des travaux de
réhabilitation ;

Fournir une expertise en ingénierie au cours des différentes phases de mise en
œuvre du projet et sans limitation depuis l'ouverture des offres et des propositions
(le cas échéant), la sélection, la préparation des cartes et les montants du rapport
d'évaluation;

Superviser pour le compte d’EGPAF l'entrepreneur afin de se assurer qu'il respecte
les délais ;

Surveiller le coût de la structure et la mise en œuvre de la réhabilitation et s’assurer
que les coûts ne dépassent pas le budget prévu.
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





Partager avec le personnel EGPAF toutes les questions liées aux retards, à
l’appropriation ou la mauvaise utilisation des fonds, la faible qualité du travail, etc.
Examiner toutes les factures liées à l'installation ou la réhabilitation et s’assurer
qu'ils soient payés en fonction de la fin des travaux;
Représenter les intérêts d’EGPAF dans les questions relatives à l'installation ou la
rehabilitation avec un membre d’EGPAF et les partenaires (par exemple SDSMAS
et DPS) et les signaler en cas de besoin.
Coordonner avec le Gestionnaire de Contrats et de Conformité ou le Directeur
Associé des Opérations pour se assurer que le projet d’installation ou de
réhabilitation est en conformité avec les règles du Bailleur, des Finances et du
propriétaire de l'ouvrage.
Préparer les correspondances en rapport avec le contrat avec le Conseiller de
Laboratoire, le Gestionnaire de Contrats et de Conformité ou le Directeur Associé
des Opérations;
Préparer l’horaire de travail avec le Directeur des Opérations ou le Gestionnaire de
Contrats et de Conformité pour les approbations appropriées.
LIVRABLES DU CONTRACTANT
L'entrepreneur devra fournir les prestations suivantes:
- Une spécification avec les spécifications techniques précises pour la réhabilitation;
- Calendrier de mise en œuvre;
- Profil de l'entreprise ou de l'entrepreneur qui effectuera les travaux de réhabilitation.
CONDITIONS MINIMUM
The consultant must meet the following profile:
 Avoir un diplôme en génie civil, bâtiments d'ingénierie ou d'architecture ou un diplôme
d'une formation similaire reconnu reconnue en RDC ou à l'extérieur ;
 Avoir une expérience de 10 ans dans la conduite d'études et / ou une expérience de 10 ans
dans le suivi, le contrôle et la supervision des travaux des bâtiments publics ;
 Avoir réalisé au moins deux (2) missions similaires au présent marché à travers le pays;
 Bonne connaissance dans la direction, la gestion ou l'administration des sites;
 Avoir la maîtrise de l'élaboration des documents relatifs au processus
d'approvisionnement, des marchés publics (Termes de référence, spécifications
techniques, plan de travail)
 Avoir une bonne maîtrise de calcul et de conception de logiciels de base, liés à
l'utilisation de l'ordinateur (Excel, Word, etc.) ;
 Après avoir mené ou participé à la réalisation de projets de taille similaire aux postes de
responsabilité ;
 Capacité à travailler de façon autonome ;
 Aptitude à rédiger des rapports d'activités.
RESPONSABILITÉS DE LA FONDATION:
La Fondation sera responsable de décaisser les paiements en temps opportun afin de ne pas
provoquer des retards dans la réalisation des travaux
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LOGISTIQUE:
Le travail sera effectué sur place au laboratoire de l'hôpital de la SNCC, à Likasi, Province du
Katanga, en RD Congo.
TERMES CLÉS DU CONTRAT:
Le type de contrat prévu est un contrat à prix fixe. Sauf indication contraire dans la déclaration
des travaux, l'entrepreneur est responsable de la fourniture d'équipements et / ou les fournitures
nécessaires pour exécuter les services.
Tous les produits fournis à la Fondation doivent être fournis pour l'utilisation de la Fondation sans
redevance ou frais supplémentaires.
Tous les matériaux seront la propriété exclusive de la Fondation. Entrepreneur n’utilisera pas ou
ne permettra pas l'utilisation du matériel à des fins autres que la réalisation de l’ouvrage par le
contractant sans le consentement écrit préalable de la Fondation.
Si la livraison ou la fin d'exécution ne sont pas remplies aux dates convenues par la faute de
l'entrepreneur la Fondation est en droit d'exiger le paiement de pénalités de retard s’élevant à
0,5% de la valeur totale des livrables / services par semaine de retard entamée, jusqu'à
concurrence d’un montant maximum de 5% de la valeur totale du contrat.
EVALUATION CRITERIA AND SUBMISSION REQUIREMENTS:
La Fondation accepte la proposition qui présente la meilleure valeur. Toutes les propositions
seront évaluées en fonction des critères d'évaluation suivants. Chaque proposition doit contenir
les éléments énumérés dans la colonne des exigences de soumission dans le tableau suivant.
Veuillez soumettre vos conditions dans votre proposition de soumission dans l'ordre où ils
apparaissent ci-dessous.
Critères d’Evaluation
Conditions de Soumission
Pondération
1. Réalisations antérieures de
travaux similaires
3 trois références professionnelles de projets antérieurs
similaires avec informations de contact téléphonique et
électroniques et un ou plusieurs exemples de travaux
similaires
20%
2. Délai de Livraison
2. Nombre d’heures estimées, calendrier avec livrables,
date finale de livraison
25%
3. Exigences
techniques/Approche
technique
3. Une proposition de Maximum 5 pages écrite expliquant
le processus et le calendrier de mise en oeuvre
20%
4. Budget/Coût total
4. Prix total pour toutes les activités, y compris un prix
fixe pour chacun des trois livrables
15%
5. Parcours
Académique/Biographie
5. CV/Resume
20%
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Total
100%
Tous les candidats sont tenus d'être enregistrés et autorisés à exercer dans le champ de travail
dans le lieu d'exécution. Une copie de tous les documents d'enregistrement valides disponibles
(Identification Nationale, du CNRC, Numéro d'Impôt) doit être présentée avec chaque
proposition.
CALENDRIER PROPOSÉ:
DATE: 23/12/2014 – Publication de l’Appel à Proposition
DATE: 27/12/2014 – Soumission de demandes contractuelles et techniques: Philippe
LUANGHY, Awards & Compliance Manager
Pas d’appel téléphonique svp.
DATE: 29/12/2014 - Questions à envoyer à: [email protected] avec copie à
[email protected].
DATE: 09/01/2015 - Les propositions complètes doivent être envoyées par voie électronique
dans le délai mentionné à la première page à : Philippe Luanghy, Gestionnaire de Contrats
et de Conformité, [email protected] avec en copie Dr Blanchard Malenga, Conseiller
de laboratoire, Bmalenga@ pedaids.org.
DATE: 16/01/2015: - Décision finale annoncée et soumissionnaires informés
DATE: 19/01/2015: - Contrat signé et début des prestations.
Veuillez noter qu'il est de notre meilleure intention de se conformer à l'échéancier ci-dessus
mais des retards inévitables peuvent se produire.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Toutes les propositions et communications doivent être identifiés avec le N° d’Appel à
Proposition indiqué sur la première page de ce document. Le non-respect de cette exigence
peut entraîner la non-considération de votre proposition.
Toute proposition n’abordant pas chacun des éléments qui précèdent pourrait être considérée non
recevable. Les exceptions aux exigences et conditions de l’Appel à Proposition doivent être notés
dans la proposition. La Fondation se réserve le droit de considérer tout manquement à l’Appel à
Proposition comme non recevable. Les propositions soumises en retard seront rejetées et ne
seront pas prises en considération.
Cet Appel à propositions n’est pas une offre de conclure un accord avec une partie, mais plutôt
une demande de recevoir des propositions de personnes intéressées à fournir les services décrits
April 2014 Version
ci-dessous. Ces propositions doivent être considérés et traitées par la Fondation comme des offres
en vue de conclure une entente. La Fondation se réserve le droit de rejeter toutes les propositions,
en tout ou en partie, à des négociations avec toute partie, et / ou l'attribution de contrat multiples.
La Fondation n’est tenue au paiement d’aucune somme à quelque destinataire que ce soit du
présent Appel à proposition à moins et jusqu’à ce qu’un contrat écrit entre les parties soit signé.
Avis d’Egalité des chances. La Fondation Elizabeth Glaser Pediatric AIDS est un employeur qui
promeut l’Egalité des Chances et qui veut que tous les soumissionnaires qualifiés reçoivent la
même considération sans distinctionde race, de couleur, de religion, de sexe ou d'origine
nationale.
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REQUEST FOR PROPOSALS #AC-RFP-KIN-001/12/2014
Recruiting of Consultant for following up of the process of rehabilitation of laboratories
in support of
ELIZABETH GLASER PEDIATRIC AIDS FOUNDATION (EGPAF)
63, Colonel Ebeya Avenue, Q./Basoko, C./Ngaliema, Kinshasa, DR Congo.
Firm Deadline: (January 09th 2015 at 08.00 am)
The Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation, a non-profit organization, is the world leader in
the fight to eliminate pediatric AIDS. Our mission is to prevent pediatric HIV infection and to
eliminate pediatric AIDS through research, advocacy, and prevention and treatment programs.
For more information, please visit http://www.pedaids.org.
BACKGROUND
In Kinshasa, EGPAF-DRC is implementing two major projects under CDC funding in the fight
against pediatric aids in several health care facilities / partner sites. Throughout the need
assessment for implementation of those projects a need has been pointed out to work on the
rehabilitation of the laboratory of the SNCC Hospital in Likasi, Katanga province, DR Congo.
Since its functioning in DRC, EGPAF has been working with several partner sites/health care
facilities and is providing an important support in the fight against HIV within the Country. This
support, to be efficient passes through proper and appropriate facilities for laboratory work,
including in the Katanga province.
PURPOSE/SCOPE OF WORK
The Consultant will be required to carry out the mission on the rehabilitation or reconstruction
of infrastructure studies at sites identified and accepted by the Elizabeth Glaser Foundation in
strict compliance with the rules of the art of building.
The mission assigned to the individual consultant is focused on the laboratory of the SNCC
Hospital in LIKASI in the Katanga Province.
Under the supervision of the Awards & Compliance Manager of EGPAF, and in close
collaboration with the Lab Advisor, the Consultant will:

Supervise all the rehabilitation and installation works in the laboratory in Likasi ;

Perform supervisory visits to the site (at least once a week);

Provide full support and supervision to the implementing society of the
rehabilitation works;

Provide engineering expertise during the various phases of implementation of the
project and without limitation since the opening of the tenders and proposals (if
applicable), selection, preparation of maps and amounts of the evaluation report;

Supervise on behalf of EGPAF the contractor to ensure that it meets all deadlines;

Monitor the cost of the structure and implementation of pre - made and
rehabilitation activities as the budget presented and ensure that planned budget does
not exceed the planned.
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





Share with personnel EGPAF all matters related delays, appropriation or bad
utilization of funds and low quality of work, etc.
Review all bills relating to the installation or rehabilitation of pre - made and ensure
whether they are paid according to the completion of the work;
Representing the interests of EGPAF in matters pertaining to the installation or
rehabilitation of pre - made with a member of EGPAF and partners (eg SDSMAS
and DPS) and report to them if the need.
Coordinate with the Awards & Compliance Manager or Associate Director of
Operations to ensure that the installation of pre - made or rehabilitation project is in
accordance with the rules of the donor, financier and the owner of the Work.
Prepare correspondence for the contract and share with Lab Advisor, Awards &
Compliance Manager or Associate Director of Operations;
Prepare work schedule and share with Operations Director or Manager of contracts
for proper approval
CONTRACTOR DELIVERABLES
The contractor will have to provide the following deliverables:
- A specification with precise technical specifications for rehabilitation;
- Implementation Schedule;
- Company Profile or the contractor who will carry out the rehabilitation works.
MINIMUM REQUIREMENTS:
The consultant must meet the following profile:
 Have a degree in civil engineering, engineering buildings or architecture or a degree
from a recognized similar training recognized in DRC or outside;
 Have experience of 10 years in the conduct of public buildings studies and / or
experience of 10 years in the monitoring, control and supervision of the work;
 Have completed at least two (2) missions similar to the present market across the country;
 Good knowledge in the leading, management or administration of the sites;
 Have proficiency in the development of documents related to the public market
procurement process (Terms of reference, technical specifications, workplan);
 Have a good command of basic calculation and conception softwares, related to the use
of computer (Excel, Word, etc.);
 Having conducted or participated in the realization of similar size projects in positions of
responsibility;
 Ability to work autonomously;
 Ability to write reports of activities.
FOUNDATION RESPONSIBILITIES:
The Foundation will be responsible to disburse payment in a timely manner in order not to
provoke delays in the realization of works.
LOGISTICS:
The work will be done on site at the laboratory of the SNCC hospital, in Likasi, Katanga
Province, DR Congo.
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KEY CONTRACT TERMS:
The anticipated contract type is a fixed price contract. Unless stated otherwise in the statement of
the work, the Contractor is responsible for providing equipment and/or supplies required to
perform the services.
All deliverables provided to the Foundation must be furnished for the use of the Foundation
without royalty or any additional fees.
All Materials will be owned exclusively by the Foundation. Contractor will not use or allow the
use of the Materials for any purpose other than Contractor’s performance of the Contract without
the prior written consent of the Foundation.
Should the agreed delivery or completion dates not be met in the case of fault of the Contractor
the Foundation shall be entitled to demand payment of late delivery penalties amounting to 0.5 %
of the value of the late deliverables/services per started week of delay up to a maximum amount
of 5% of the entire value of the contract.
EVALUATION CRITERIA AND SUBMISSION REQUIREMENTS:
The Foundation will accept the proposal that presents the best value. All proposals will be
evaluated against the following Evaluation Criteria. Each proposal must contain the items listed
in the Submission Requirements column in the following chart. Please submit your Submission
Requirements in the order that they appear below.
Evaluation Criteria
Submission Requirements
Weight
1. Past performance of similar
work
3 professional references from similar past projects with
phone and email contact information and one or more
examples of prior similar work
20%
2. Timeframe of
implementation
2. Estimated hours, timeframe with deliverables, final
delivery date
25%
3. Technical
requirements/Technical
approach
3. A maximum 5-page written proposal explaining the
process and timeline for implementation
20%
4. Total budget/Costs
4. Total fixed price for all activities including a fixed price
per each of the 3 deliverables
15%
5. Academic
Background/Biography
5. CV/Resume
20%
Total
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100%
All applicants are required to be registered and authorized to perform the scope of work in the
place of performance. A copy of all valid registration documents available (Identification
Nationale, NRC, Numéro d’Impôt) must be submitted with each proposal.
PROPOSED TIMELINE:
DATE: 12/23/2014 – Release of RFP
DATE: 12/27/2014 – Submission of Contractual and Technical Inquiries: (INSERT NAME OF
APPROPRIATE A&C STAFF MEMBER, TITLE, E-MAIL ADDRESS)
No phone calls please.
DATE: 12/29/2014 – Questions to be sent to : [email protected] with a copy to
[email protected] .
DATE: 01/09/2015 - Completed proposals must be delivered electronically by the deadline
mentioned on page one to: Philippe LUANGHY, Awards & Compliance Manager,
[email protected] with a “cc” to Dr Blanchard MALENGA, Lab Officer,
[email protected].
DATE: 01/16/2015 : – Final decision announced and Offerors notified
DATE: 19/01/2015: – Contract executed and Services begin.
Please note it is our best intent to comply with the above timeline but unavoidable delays
may occur.
ADDITIONAL INFORMATION
All proposals and communications must be identified by the unique RFP# reflected on the
first page of this document. Failure to comply with this requirement may result in nonconsideration of your proposal.
Any proposal not addressing each of the foregoing items could be considered non-responsive.
Any exceptions to the requirements or terms of the RFP must be noted in the proposal. The
Foundation reserves the right to consider any exceptions to the RFP to be non-responsive.
Late proposals will be rejected without being considered.
This RFP is not an offer to enter into agreement with any party, but rather a request to receive
proposals from persons interested in providing the services outlined below. Such proposals shall
be considered and treated by the Foundation as offers to enter into an agreement. The Foundation
reserves the right to reject all proposals, in whole or in part, enter into negotiations with any
party, and/or award multiple contracts.
The Foundation shall not be obligated for the payment of any sums whatsoever to any recipient of
this RFP until and unless a written contract between the parties is executed.
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Equal Opportunity Notice. The Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation is an Equal
Employment Opportunity employer and represents that all qualified bidders will receive
consideration without regard to race, color, religion, sex, or national origin.
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