Definition de fonction secretaire SAMARCANDE 2015

Définition de fonction
Secrétaire
1. Identification
Employeur : Samarcande ASBL
Cadre de travail : AMO, Aide à la Jeunesse, commission paritaire 319.02
Niveau : A1 (bachelier)
Statut : aucun
Régime de travail : mi-temps 19h/semaine
2. Intitulé de la fonction
Secrétaire.
3. Mission principale
Sous la responsabilité de la direction et en interaction permanente avec celle-ci, le -la secrétaire
assure un ensemble de responsabilités organisées en 3 pôles :
a. Assistant-e de direction
b. Assistant-e administrative de l’ASBL
c. Logistique et maintenance
En tant qu’assistant- te de direction, elle soutient administrativement la direction dans toutes ses
tâches, afin qu’elle puisse travailler dans des conditions optimales. A ce titre, elle saisit et présente
des documents à caractère confidentiel ou non. Elle traite, exploite, suit certains dossiers
(correspondance courante, affaires spécifiques). Elle trie, dépouille, classe des documents, transmet
le courrier...
En tant qu’assistant-e administrative, cette personne assure la gestion administrative des ressources
humaines, est responsable de la caisse, établit des factures, effectue des encodages dans le
programme comptable ainsi que dans des bases de données et réalise un ensemble de tâches en
soutien aux services et aux travailleurs de l’ASBL.
Le- la secrétaire organise, coordonne et met en œuvre les services logistiques nécessaires au
fonctionnement quotidien de l'association et à la bonne réalisation de ses projets.
De manière générale, le- la secrétaire contribue au bon fonctionnement et à l’image de marque de
l’ASBL. Elle exerce sa fonction sous l’autorité hiérarchique de la direction. Dans ce cadre, elle fait
preuve du respect absolu de la règle de confidentialité et du secret professionnel.
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4. Tâches principales
a. Assistant-e de direction
- Suivi administratif de dossiers :
Encodage, dactylographie, mise en page, impressions, photocopies classement, mise et à jour et
archivage de documents en dossiers thématiques liés à la gestion d’une asbl (assurances, législation
asbl, obligations sectorielles, cotisations spécifiques, maintenance logistique, …) et ce, pour le
compte de la direction. Traitement de dossiers administratifs spécifiques en fonction des demandes
de la direction
- Suivi administratif de dossiers de subsides :
Préparation de dossiers de justifications auprès des divers organismes de subvention, constitution et
envoi des rapports financiers et photocopies des pièces comptables en fonction de l’allocation des
subsides, anticipation des délais et obligations, relectures éventuelles des rapports moraux.
- Soutien dans l’organisation des réunions des CA et AG :
Planification des réunions en concordance avec les disponibilités des membres, mise à jour des
registres et de liste des membres du CA et de l’AG, constitution de l’ordre du jour conformément aux
dispositions légales, envoi des documents aux membres et constitution conformément aux
dispositions légales des documents consécutifs aux tenues de l’AG annuelle, envoi pour publications
légales.
- Gestion administrative du personnel :
Interface avec le secrétariat social dans la préparation des relevés de prestation mensuels et
décompte des vacances du personnel et la vérification des documents transmis par le secrétariat
social (fiches de paie, relevé et décompte ONSS, factures) ; envoi mensuel des fiches PEC, journaux
de paie et fiches de paie ROSETTA à la FWB ; envoi mensuel des fiches de paie des postes ACS à
ACTIRIS ; suivi des dossiers du personnel et interface avec l’administration de l’AAJ par rapport aux
mouvements du personnel, mise à jour annuelle du cadastre de l’emploi AAJ.
- Suivi comptabilité :
Classement mensuel des documents financiers (factures, pièces de caisse, documents explicatifs des
obligations liées à l’octroi des subsides), encodage des factures et des pièces de caisse dans le
tableau comptable, préparation de l’allocation des pièces par subsides pour vérification par la
direction, préparation des fardes de comptabilités pour le comptable.
- Classement des courriers :
Transmettre, classer et archiver les courriers entrants électroniques et papier en l’absence de la
direction.
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b. Assistant-e administrative de l’asbl
- Gestion des bases de données « jeunes » et « associations » :
Via l’utilisation d’un logiciel adapté, actualisation de l’encodage des jeunes, mise à jour des adresses,
encodage des partenaires par thématiques en lien avec les actions de l’asbl ; actualisation éventuelle
des logiciels utilisés en fonction des besoins de l’asbl
- Planning des présences :
Elaboration d’un système de visualisation efficace des présences de toute l’équipe, amélioration de
la communication inter-équipe à destination des usagers de l’asbl.
- Soutien à l’équipe :
Rédaction courriers type d’information des activités régulières et à l’arrivée des vacances scolaires,
photocopie et aide à l’envoi.
- Procès-verbal des réunions :
Rédaction des comptes - rendus lors des séminaires pédagogiques ; lors de certaines réunions
d’équipe ou de projets en fonction des besoins.
- Aide à la rédaction :
Relecture et correction des documents nécessaires à l’élaboration des rapports d’activités ou autres
documents nécessitant une implication rédactionnelle conséquente de la part de l’équipe et/ou de la
direction.
c. Logistique et maintenance
- Gestion du patrimoine roulant :
Renouveler les cartes de stationnement communales des véhicules à échéance, assurer le planning
de réservation de la camionnette inter-équipe et les prêts avec les partenaires, organiser les
passages au contrôle technique et les divers entretiens et réparation.
- Gestion du matériel :
Veiller au bon fonctionnement des appareils bureautiques (copieurs, téléphones, connexion
internet..) ; effectuer les achats, suivre les commandes de fournitures et de produits d’entretien ;
suivre les commandes des chèques ALE et les distribuer de manière hebdomadaire.
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5. Tâches secondaires
- Accueil :
Accueil physique des jeunes et des familles qui font appel aux services ; recevoir, orienter et
transmettre les communications téléphoniques ; traiter les demandes reçues sur le répondeur
téléphonique, renseigner les personnes désireuses d’avoir des informations relatives aux activités de
l’asbl.
Cette définition est susceptible d’évoluer en fonction des développements de l’asbl et des nouveaux
besoins identifiés.
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