Les cinq étapes d`une mise en place efficace de la gestion

Les cinq étapes d‘une mise en place
efficace de la gestion documentaire
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Feuille de route
de la GED
Grâce à DocuWare, vous pouvez numériser vos documents
rapidement et en toute sécurité.
Nous vous assistons au cours de chaque étape, de l‘établissement de l‘inventaire à la mise
en œuvre, en passant par la planification. Nous assurons un accompagnement complet par le
biais de la formation, de l‘assistance et du perfectionnement de vos collaborateurs.
Étape 1 :
orientation
Étape 2 : présentation
par les fournisseurs
Dans un premier temps, vous devez
La phase d‘orientation vous a permis
identifier le principal objectif visé par
d‘identifier globalement les domaines
votre entreprise en introduisant un système de gestion
de mise en œuvre et l‘objectif visé. Communiquez-les
documentaire, ou SGD. S‘agit-il d‘optimiser les processus
au fournisseur de solutions SGD. Ayez une attitude
internes à l‘entreprise, de faciliter le respect des
ouverte et confiante, un bon fournisseur sera soucieux
obligations légales, de réduire les coûts en diminuant
de se préparer correctement. Sa présentation devra
l‘espace consacré aux tâches administratives ? Les
vous renseigner sur les points suivants : l‘organisation
aspects de votre activité appelés à tirer les plus grands
générale de la solution dans votre cas particulier, la
bénéfices d‘un SGD sont ceux dont les processus
manière dont votre archivage et vos processus seront
documentaires fonctionnent mal, qui souffrent d‘un
représentés, la façon dont la solution s‘intègrera dans
excès de bureaucratie ou dans lesquels les réponses
votre environnement informatique, comment l‘objectif visé
aux demandes sont lentes à venir. Ce peut être le
sera atteint et enfin, comment la solution se présentera
cas par exemple du service des achats, du service
à l‘usage pour les utilisateurs, les organisateurs et les
commercial ou comptable, ou encore des ressources
administrateurs informatiques. La présentation devra
humaines. Notez les services, les documents et les
également prévoir une démonstration en direct de l‘un de
processus concernés. Aidez-vous pour cela de notre
vos scénarios d‘utilisation. Faites honneur à l‘effort fourni,
Solution Finder. Pour une première approche, nous vous
généralement gratuitement, par le fournisseur en conviant
recommandons de visionner la vidéo « Qu‘est-ce que la
à la présentation les personnes concernées : futurs
gestion documentaire ». Contactez ensuite le fournisseur
utilisateurs, responsables informatiques et décideurs
de solutions de SGD de votre choix. Un conseiller
financiers. Après la présentation, décidez en concertation
commercial qualifié élaborera une solution adaptée à vos
avec ces personnes si vous souhaitez passer à l‘étape
besoins et vous la présentera.
suivante avec le fournisseur.
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Étape 3 : atelier
d‘élaboration de solution
Étape 4 :
offre et achat
Bien souvent, l‘établissement d‘une offre
Si elle a été soigneusement préparée,
ferme n‘est pas encore possible après la
l‘offre doit inclure des propositions de prix
présentation du prestataire : soit parce que l‘intégralité
fermes pour le logiciel, le matériel et les services fournis.
des besoins n‘a pas encore été prise en compte, soit
Elle doit être exhaustive, compréhensible pour des tierces
parce que plusieurs processus doivent être représentés,
personnes et mentionner le bénéfice attendu et les
ou encore parce qu‘il faut assurer la compatibilité de
objectifs visés.
la solution avec différents programmes. Dans ce cas,
prenez rendez-vous pour un atelier d‘élaboration de
solution avec le fournisseur qui a votre préférence.
Au cours de cet atelier, vous pouvez préciser votre
cahier des charges, élaborer une solution détaillée et
rédiger la documentation correspondante. Définissez
notamment si vous souhaitez bénéficier d‘une prestation
de numérisation ou d‘importation de vos documents
existants, afin de tirer un avantage immédiat de la
solution pour l‘accès aux documents.
Si le contenu et le prix de son offre vous conviennent,
optez pour le fournisseur qui vous a globalement
fait la meilleure impression, à savoir pour le tandem
revendeur-éditeur ou pour l‘éditeur de logiciels seul dont
vous pensez qu‘il vous sera un partenaire fiable sur le
long terme. Le logiciel doit également répondre à vos
attentes : est-il basé sur une technologie dernier cri ou
faudra-t-il très bientôt le mettre à jour ? Est-il possible
de l‘intégrer de façon souple dans vos applications
existantes ? En cas de besoin, pourrez-vous adapter
Les fournisseurs sérieux facturent normalement le prix de
la solution à vos besoins sans devoir faire appel à des
l‘atelier, dont la durée est comprise entre 2 et 4 jours. Ne
experts ?
rechignez pas à la dépense car cet investissement est
payant : l‘atelier vous permet de savoir exactement à quoi
votre future solution ressemblera et comment la mise en
place se déroulera. À l‘issue de l‘atelier, le fournisseur est
enfin en mesure de vous soumettre une offre ferme. Vous
disposez ainsi d‘un document concret sur lequel baser
Et même si vous ne l‘envisagez pas dans l‘immédiat :
sera-t-il possible de migrer facilement vers une solution
dans le Cloud ? Dans l‘idéal, demandez à votre
fournisseur de vous soumettre une offre alternative
prévoyant cette option dès maintenant.
votre décision, tout en restant libre de vous adresser à un
autre fournisseur.
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Étape 5 : mise en
place et formation
Perspective :
gestion de la réussite
Vous attendez d‘une mise en place
Pour beaucoup de solutions informatiques
installées, on sait globalement qu‘elles
fonctionnent et que les utilisateurs savent à
peu près les utiliser, mais guère plus. Dans le
cas de votre SGD, vous souhaitez en revanche
rentabiliser au maximum votre investissement,
tirer le meilleur profit de la gestion électronique
des documents et voir vos utilisateurs prendre
plaisir à l‘utiliser. C‘est pourquoi nous vous
recommandons d‘organiser un atelier de suivi
avec votre fournisseur après 6 à 12 mois. À cette
occasion, un conseiller expérimenté se rend dans
vos locaux pour observer les utilisateurs au travail
et leur prodiguer des conseils. Il organise ensuite
une réunion avec les utilisateurs et l‘organisateur
pour répondre à leurs questions et débattre de
leurs suggestions. En outre, un bon conseiller
se doit d‘analyser si les objectifs visés ont bien
été atteints. Enfin, il examine avec vous s‘il
convient d‘intégrer d‘autres types de documents
et processus dans le SGD et d‘étendre le système
à d‘autres services. Dès la fin du premier atelier
de suivi, vous constaterez une augmentation
sensible de la productivité et de la satisfaction des
utilisateurs. C‘est la raison pour laquelle nous vous
recommandons de le renouveler tous les ans.
réussie de SGD qu‘elle se déroule
sans interruption notable des opérations de votre
entreprise et que les utilisateurs en reconnaissent très
rapidement l‘utilité dans leur travail quotidien. Selon le
travail préliminaire effectué par exemple lors de l‘atelier
d‘élaboration de solution, il est quelquefois possible de
débuter immédiatement l‘installation et la configuration.
Lors de la formation, consacrez une attention particulière
à votre « organisateur ». Fréquemment surchargé,
l‘administrateur ou service informatique n‘est pas toujours
en mesure de répondre instantanément aux demandes
de changement de configuration. C‘est pourquoi il arrive
de plus en plus souvent qu‘un collaborateur s‘intéressant
à l‘informatique, mais non spécialiste, soit désigné «
organisateur » au sein d‘un service donné et qu‘il soit
chargé d‘effectuer les modifications pour ses collègues.
Une bonne solution informatique doit être suffisamment
conviviale pour que la formation d‘un organisateur ne
nécessite pas plus de 1 à 3 jours. Par conséquent, la
mise en place d‘un SGD dans une PME doit être achevée
en une semaine environ.
À propos de DocuWare
DocuWare compte parmi les leaders sur le marché des logiciels de GED.
Ses produits sont disponibles dans 70 pays et 16 langues, et compte plus de
125 000 utilisateurs et plus de 14 000 clients.
Fondée en 1988, la société est basée à Germering, près de Munich en
Allemagne, et à New Windsor dans l‘État de New York, et à Wallingford/
Connecticut. Elle s’appuie également sur ses filiales au Royaume-Uni, en
Espagne et en France.
Pour plus d‘informations sur DocuWare, rendez-vous sur le site
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