Embedded ERP - Guide d`utilisation

Transcription

Embedded ERP
Guide d’intégration et d’utilisation
Embedded ERP pour Magento
Version 2.3 & 1.5
1. Vue d’ensemble ...................................................................................................................... 3
1.1 Principales fonctionnalités ............................................................................................... 3
1.2 Fonctionnement général ................................................................................................... 4
1.3 Avantages de la solution .................................................................................................. 6
2. Installation / Configuration .................................................................................................... 7
2.1 Installation ........................................................................................................................ 7
2.1.1 Préalables .................................................................................................................. 7
2.1.2 Copie des fichiers ...................................................................................................... 7
2.1.3 Vérifier l’installation ................................................................................................. 9
2.1.4 Conflits avec les autres modules ............................................................................. 10
2.2 Configuration ................................................................................................................. 10
2.2.0 Configuration Magento ........................................................................................... 10
2.2.1 Configuration du module achat ............................................................................... 11
2.2.2 Configuration du module logistique ........................................................................ 13
2.2.3 Configuration des prévisions pour les commandes clients ..................................... 14
2.2.4 Configuration des traitements en tâche de fond ...................................................... 16
2.2.5 Configuration des délais de livraison ...................................................................... 17
2.2.6 Configuration des plages de disponibilité produit................................................... 17
3. Module Achat ....................................................................................................................... 19
3.1 Présentation générale...................................................................................................... 19
3.3 Gestion des Fournisseurs, Fabricants, Contacts ............................................................. 20
3.3.1 Fiche Fournisseur .................................................................................................... 20
3.3.2 Fiche Fabricant ........................................................................................................ 20
3.2 Fiche produit Achat ........................................................................................................ 21
3.2.1 Présentation générale............................................................................................... 21
3.2.2 Récapitulatif de l’état du stock ................................................................................ 22
3.2.3 Outil de Pricing ....................................................................................................... 23
3.2.4 Fournisseurs associés .............................................................................................. 23
3.2.5 Mouvements de stock .............................................................................................. 24
3.2.6 Commandes client en attente................................................................................... 25
3.3 Liste des besoins d’approvisionnement.......................................................................... 25
3.4 Gestion des commandes fournisseur .............................................................................. 27
3.4.1 Création d’une commande ...................................................................................... 27
3.4.2 Statuts d’une commande ......................................................................................... 27
3.4.2 Ajout de produits ..................................................................................................... 28
3.4.3 Gestion des taux de Taxes ....................................................................................... 29
3.4.4 Réception des produits ............................................................................................ 29
3.4.4 Clôture ..................................................................................................................... 30
3.4.5 Transmettre la commande au fournisseur ............................................................... 31
4. Module Logistique ............................................................................................................... 31
4.2 Notes importantes sur la gestion des produits ................................................................ 31
4.4 Processus général ........................................................................................................... 32
4.5 Présentation de l’interface principale ............................................................................. 32
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Embedded ERP
4.6 Gérer les commandes sélectionnées ............................................................................... 33
4.6.1 Création en masse des factures et expéditions ........................................................ 33
4.6.2 Impression des documents ...................................................................................... 34
4.6.3 Saisie des informations de transport ........................................................................ 34
4.6.4 Export vers les logiciels de transport ...................................................................... 35
4.6.5 Import des numéros de tracking .............................................................................. 36
4.6.6 Notification clients .................................................................................................. 37
4.6.7 Fin de journée .......................................................................................................... 37
5 Planning d’une commande (loi Chatel) ................................................................................. 37
6 Affichage des disponibilités produit ..................................................................................... 39
6.1 Présentation .................................................................................................................... 39
6.2 Produits configurables .................................................................................................... 39
7 Exporter les données ............................................................................................................. 40
Embedded ERP
1. Vue d’ensemble
1.1 Principales fonctionnalités
-
-
-
-
-
Commandes client
Affichage dynamique de la disponibilité des produits, valable également pour les
produits configurable (disponibilité affichée en fonction des sélections)
Affichage des dates prévisionnelles de livraison (loi Chatel) en fonction des
stocks, approvisionnements en cours et délais moyen d’approvisionnement
Suivi en temps réel de l’avancement de votre commande et estimation des dates de
livraison
Réservation automatique des produits pour une commande si le stock le permet
Besoins d’approvisionnement
La liste des besoins d’approvisionnement est tenue en temps réel suivant vos
stock, les commandes client en attente, les quantités mini par produit et les
commandes fournisseur en attente
Les besoins d’approvisionnement liés à des commandes fournisseur sont
agrémentés d’une « dead line » vous permettant d’organiser vos achats
Affichage des fournisseurs les plus intéressants
Créer rapidement un bon de commande pour un fournisseur
Validation des besoins dès qu’une commande fournisseur est passée
Gestion de vos stocks
Nouvelle fiche produit dédiée aux achats et au stock
Affichage du stock, des qtes commandés, réservées, état du stock
Consulter l’historique des entrées sorties de vos produits (commandes clients,
fournisseur, retour matériel..)
Consultation des commandes clients en attente pour ce produit
Consultation des commandes fournisseurs en attente
Assistant pour la définition des prix (calcul en fonction des prix d’achats,
marges…
Gérer les fournisseurs associés, consultez les différents prix par fournisseur
Gestion des délais d’approvisionnement par défaut, prochaine date
d’approvisionnement
Commandes Fournisseur
Création de commandes fournisseurs à partir des besoins d’approvisionnement
Saisie automatique des prix des produits en fonction de l’historique
Possibilité d’envoyer directement le PDF de la commande fournisseur par email
Gestion des dates prévisionnelles d’approvisionnement, mise à jour des besoins
d’approvisionnement et dates prévisionnelles d’expédition des commandes
Calcul des frais d’approche en prenant en compte le frais d’expédition & autres
taxes (consolidation du prix réel du produit)
Gestion de plusieurs taux de taxes
Suivi de l’avancement des commandes par statut
Embedded ERP
-
-
-
Gestion des livraisons, mises à jour directe du stock, réservations des produits
pour les commandes en attente, création de mouvements de stock.
Préparation de commande
Consultez en temps réel les commandes expédiables et celles en attente
Sélectionnez les commandes à traiter dans la journée, préparation partielle
possible
Création en masse des factures, expéditions, impression en masse, notification des
clients en masse
Impression d’un document récapitulant les produits nécessaires à la préparation
des commandes (picking list)
Export des commandes vers vos logiciels transporteur (TNT, Colissimo) pour
impression des étiquettes
Import des numéros de tracking à partir des logiciels transporteur
Calcul automatique du poids réel des commandes (plusieurs méthodes de calcul
disponibles)
Divers
Affichage des marges par commande client / produit
Support du multi langue, multi site
Compatible avec la surcharge des impressions factures, expéditions et email
Gestion de la base des fabricants
Gestion d’une base de contacts (pour les fournisseurs ou fabricants)
1.2 Fonctionnement général
Dans cette section, nous allons vous montrer le fonctionnement global des extensions et leur
philosophie.
Embedded ERP
A
B
Passage d’une
commande
Client
Besoins
d’approvisionne
ment
E
C
Expédition des
commandes
client
Passage d’une
commande
fournisseur
D
Réception d’une
commande
fournisseur
-
A : Passage d’une commande client
o Les produits de la commande qui sont en stock sont automatiquement réservés
pour la commande
o Si des produits sont manquants, ils sont automatiquement ajoutés à la liste des
besoins d’approvisionnement
-
B : Besoins d’approvisionnement
o Cette liste est remplie à partir des produits manquant pour les commandes
client en attente et par les stocks mini définis par produit
o Cette liste est tenue à jour en temps réel
o Chaque besoin (donc produit) est assorti d’une « dead line » défini en fonction
des dates prévisionnelles de livraison des commandes afin d’effectuer vos
achats au plus juste et de gérer les priorités
-
C : Passage d’une commande fournisseur
Embedded ERP
o Vous pouvez passer une commande fournisseur à partir des besoins
d’approvisionnement (en faisant un filtre sur le fournisseur par exemple) ou
simplement en sélectionnant les produits voulus)
o Saisissez (ou non) les prix d’achat et transmettez directement votre commande
par mail (avec le PDF en pièce jointe) à votre fournisseur
o Lorsqu’une commande est en attente de livraisons, les besoins
d’approvisionnement correspondants sont validés (en vert) et les dates
prévisionnelles d’expédition des commandes sont mises à jour (le client peut
également suivre en temps réel ces dates si vous l’activez)
-
D : Réception d’une commande fournisseur
o Les livraisons vous permettent d’incrémenter automatiquement les stocks
o Les commandes clients en attente de produit se voient affecter les produits
disponibles automatiquement (ce qui les rends expédiables ou non)
o Les besoins d’approvisionnement sont automatiquement mis à jour
o Les prix d’achat réel des produits sont calculés (incluant les frais d’approche),
le produit et le fournisseur sont liés contenant la dernière date d’achat et le prix
pour ce fournisseur (brut et incluant frais d’approche)
-
E : Expédition des commandes
o Consultez la liste des commandes expédiables et celles pour lesquelles il
manque des produits
o Sélectionnez les commandes à traiter ce jour (commandes complètes ou
partielles) en fonction de leur état d’approvisionnement, paiement etc.…
o Imprimez votre « picking list » (liste des produits nécessaire pour la
préparation des commandes
o Créez en masse les factures et livraisons d’un simple clic
o Le système calcul automatiquement le poids « réel » des paquets (plusieurs
méthodes de calcul avec paramétrage disponibles)
o Exportez la liste de vos commandes dans votre logiciel transporteur, imprimez
vos étiquettes
o Importez dans Magento les numéros de tracking issus de votre logiciel
transporteur
o Notifiez en masse vos clients pour les avertir de l’expédition de leur colis et de
la possibilité de suivre leur colis en direct sur votre site
1.3 Avantages de la solution
Les modules achats, stock et logistique ont pour vocation de vous offrir les même
fonctionnalités qu’un ERP tout en profitant d’une parfaite intégration dans Magento.
Nos extensions s’adressent aux propriétaires de sites e-Commerce avec Magento et qui
souhaite une solution de gestion de leurs stock, achat et logistique intégré dans Magento sans
devoir mettre en place un ERP couteux en temps et démesuré par rapport à leurs volumétrie.
Nos extensions sont prévues pour support une volumétrie jusqu’à 20 000 produits et 500
commandes par jour. Cela reste bien entendu une moyenne.
Vous profitez ainsi des avantages suivants :
Embedded ERP
-
-
-
-
Intégration parfaite dans le back office de Magento : vous avez accès à toutes les
fonctionnalités d’administration de votre site web au sein d’une même interface
Pas de problème de mise à jour ou de flux entre votre ERP et votre site e-Commerce :
Magento et nos modules utilisent la même base de données et donc les même
données : vous êtes ainsi certains d’avoir des données toujours à jour.
Economisez en terme de déploiement : une solution internet sans problématique de
déploiement sur des postes utilisateurs. L’ensemble de vos données et fonctionnalités
sont accessibles ou que vous soyez
Frais de formation réduits, vos collaborateurs n’ont pas à s’approprier un nouveau
système avec de nouvelles interfaces
Personnalisation : la diversité de nos clients nous a permis de mettre en place des
paramétrages poussés afin de coller au plus près de vos processus d’entreprise. Nos
modules supportent également la « surcharge Magento » ce qui vous permet de
réaliser vos propres plugins qui pourront étendre ou modifier les fonctionnalités de nos
extensions.
Evolutivité : nos extensions font l’objet d’évolutions fréquentes, que ce soit en termes
de mise à jour par rapport aux versions de Magento, de résolution de bugs ou encore
de nouvelles fonctionnalités.
2. Installation / Configuration
2.1 Installation
2.1.1 Préalables
Il est impératif d’effectuer des tests sur un serveur d’intégration AVANT d’installer les
modules en production. Maison du Logiciel ne saurait être tenu responsable de
quelconque perte de données.
Avant l’installation du module, il est conseillé de désactiver le CRON.
Prenez également le temps de bien configurer les différents éléments présents dans system >
configuration.
2.1.2 Copie des fichiers
La copie des fichiers se fait de l’archive que vous avez téléchargé sur le site de Maison du
Logiciel vers votre serveur.
2.1.2.1 Fichiers de code
-
Créer le dossier MDN sur votre serveur dans le répertoire app/code/local/
Copie les dossiers se trouvant dans app/code/local/MDN dans le répertoire
app/code/local/ de votre serveur
Embedded ERP
2.1.2.2 Fichier template pour le back office
Ces fichiers permettent de modifier ou ajouter des nouveaux éléments à l’interface de votre
back office.
Ces derniers doivent être copiés dans le dossier thème utilisé par magento.
Si vous avez créé un thème particulier, ils doivent être copiés dans ce dernier.
Sinon, veuillez suivre la procédure de création d’un thème magento pour le back office
2.1.2.3 Création d’un thème pour le back office
Cette procédure est à effectuer uniquement si vous n’avez aucun thème spécifique pour
votre back office.
Le thème que nous allons créer est nommé mdn_theme.
-
Créer le dossier app/design/adminhtml/default/mdn_theme
Ouvrez le fichier app/code/core/mage/adminhtml/etc/config.xml et éditer le nœud
suivant (vous devez remplacer default par mdn_theme)
Avant :
-
Après :
Enregistrer vos modifications et rafraichissez le cache de Magento (menu système >
gestion du cache)
2.1.2.4 Copie du thème pour le back office
-
Copier les fichier app/design/adminhtml/default/mdn/layout/* dans le répertoire
app/design/adminhtml/default/[votre_theme]/layout/*
Copier les fichier app/design/adminhtml/default/mdn/template/* dans le répertoire
app/design/adminhtml/default/[votre_theme]/ template /*
2.1.2.5 Copie des fichiers javascript
Ces derniers sont utilisés principalement pour le front.
-
Copier le dossier js/MDN dans le répertoire /js sur votre serveur
Embedded ERP
2.1.2.6 Copie des images
-
Copier le contenu du dossier skin/images/* dans skin/admin/images/ de votre serveur
2.1.2.7 Copie des fichiers de traduction
-
Copier les dossiers app/locale/dans le répertoire app/locale de votre serveur
2.1.2.8 Fichiers de déclaration de modules
Ces fichiers permettent à Magento de prendre en compte les extensions.
-
Copier les fichiers du dossier app/etc/modules/* dans le répertoire app/etc/modules/ de
votre serveur.
2.1.3 Vérifier l’installation
Si vous utilisez une version avec le « Flat catalog » d’activé, il est nécessaire de mettre a jour
le flat catalog via les menu system > gestion du cache.
Une fois tous ces fichiers copiés, vous suivez les étapes suivantes pour vous assurer de la
bonne installation :
- Rafraichir le cache (menu system > gestion du cache) : si vous rencontrez des
messages d’erreur à cette étape, cela signifie que l’installation a rencontré des
problèmes.
Notez
le
message
d’erreur
et
utilisez
notre
forum
(http://www.maisondulogiciel.com/forum) afin d’obtenir de l’assistance.
- Déconnectez vous et reconnectez vous du back office de Magento.
- Vérifier la prise en compte des modules dans Magento : pour cela, allez dans system >
configuration > advanced > disable module output. Vous devez voir apparaitre les
éléments suivants (si ces informations n’apparaissent pas, assurez vous d’avoir copié
les fichiers app/etc/modules/* et de bien avoir rafraichit le cache):
o MDN_BackgroundTask
o MDN_OrderPreparation
o MDN_Purchase
- Rendez vous ensuite successivement dans les menu « Commandes > Préparation de
commande » et « Achats > produits » pour vous assurer qu’ils s’affichent bien. Si ce
n’est pas le cas, cela signifie que votre thème adminhtml n’a pas été correctement
affiché.
Une fois toutes ces étapes validés, les modules ont bien été installés.
Avant de poursuivre l’installation et surtout de réactiver le cron, il est conseillé de configurer
les modules, voir section 2.2 de ce document.
Embedded ERP
Il est ensuite conseiller d’exécuter manuellement le cron afin de s’assurer de la bonne marche
des opérations. Pour cela, interrogez directement dans votre navigateur l’url du cron :
http://www.maboutique.com/cron.php
Rafraichissez cette page autant de fois qu’il le faut pour ne plus avoir de message spécifiant
des traitements exécutés.
Vous pouvez ensuite réactivez le cron de manière normale.
Exécutez ensuite ces 2 étapes :
- Menu ventes > préparation de commande : cliquez sur le bouton « Forcer la mise à
jour »
- Menu Achat > besoins d’approvisionnement : cliquez sur le bouton « Forcer la mise à
jour »
2.1.4 Conflits avec les autres modules
L’architecture de Magento est prévue afin de permettre aux modules de modifier le
comportement des classes de base : la surcharge. Cependant cette fonctionnalité a une
limitation : 2 modules ne peuvent pas surcharger la mm classe.
Pour consulter la liste des classes surchargées par ces modules, reportez vous au fichier
config.xml, sections rewrite
Si vous avez d’autres modules surchargeant les même classes, vous n’avez qu’une solution :
regrouper les traitements surchargés dans le mm fichier, il faudra dans ce cas modifier les
modules ce qui coupera cours a toutes mise a jour ou assistance sur les dits modules.
2.2 Configuration
Cette section décrit les différents éléments de configuration des modules.
Il est important de remplir les différents éléments de configuration avant d’utiliser les
modules.
Note : si vous obtenez le message « Access Denied » lors du premier accès, vous devez vous
déconnecter et vous reconnecter de l’interface d’administration afin de réinitialiser les
permissions
2.2.0 Configuration Magento
Attention, cette étape est primordiale.
De base, Magento décrémente automatiquement le stock d’un produit quand un shipment est
créé.
Embedded ERP
Cette décrémentation pose problème par rapport au module achat car ce dernier gère les
stocks via des mouvements : il faut donc désactiver cette option ainsi que celle restockant un
produit lors d’une annulation de commande:
System > Configuration > catalog > inventory > Stock option
2.2.1 Configuration du module achat
2.2.1.1 Options d’impression PDF
Entête PDF : texte affiché dans les entêtes des impressions PDF. Ce dernier contient
habituellement l’adresse de votre société
Pied de page PDF : Texte affiché dans les pieds de page PDF. Ce dernier contient
habituellement les informations légales de votre société
Commentaires : Cette zone contient des commentaires libres qui seront affichés en bas des
impressions PDF. Vous pouvez y mettre des informations sur la prise en compte de la
commande par le fournisseur par exemple
2.2.1.2 Configuration
Transporteurs : Liste des transporteurs qui seront utilisables dans une commande
fournisseur. Chaque élément doit être séparé par une virgule.
Méthodes de paiement: Méthodes de paiement disponibles dans une commande fournisseur.
Chaque méthode doit être séparée par une virgule
Paiement validés automatiquement : Si coché, le champ « paiement validé pour une
commande client » sera automatiquement changé à « oui » lorsque la facture est créée.
Vérifier les qté lors de la création d’une expédition : si activé, lorsque vous créez
manuellement une expédition à partir de magento, si les qté nécessaires ne sont pas
disponible, un message bloquant sera affiché
Embedded ERP
2.2.1.3 Besoins d’approvisionnement
Cette section vous permet de définir quelles sont les commandes client prises en compte lors
du calcul des besoins d’approvisionnement. C’est par exemple via cette section que vous
pourrez ne pas prendre en compte les commandes clients non payées.
Statut de commande : spécifie le statut des commandes qui seront prises en compte pour le
calcul des besoins d’approvisionnement.
Appliquer aux commandes payées : Si coché, les commandes dont « paiement validé » n’est
pas à « oui » ne seront pas prises en compte.
Appliquer aux commandes dont le montant dû = 0 : Si coché, les commandes dont le
montant dû est supérieur à 0 ne seront pas prises en compte
2.2.1.4 Envoyer la commande fournisseur par email
Cette section vous permet de configurer l’envoi des commandes fournisseurs par email
Expéditeur: identité à utiliser pour envoyer l’email au fournisseur
Email template: gabarit d’email utilisé pour envoyer la commande fournisseur.
Mettre en copie: les emails envoyés aux fournisseurs seront également envoyées à cette
adresse
Nom de la société: Utilisé dans le sujet du mail envoyé (commande pour XXX)
2.2.1.5 Commande fournisseur
Stocker le cout du produit : Si activé, lorsqu’une commande fournisseur est terminée, son
prix d’achat avec les frais d’approche est stocké dans le champ « cout » de la fiche produit
Utiliser le cout du produit : si activé, lorsque vous ajoutez un produit dans une commande
fournisseur, le prix d’achat sera automatiquement renseigné à partir de la valeur cout
renseignée dans la fiche produit
Remplir automatiquement le prix d’achat des produits : si coché, lors de l’ajout d’un
produit à une commande fournisseur, le prix d’achat du produit sera automatiquement
renseigné avec le dernier prix d’achat de ce produit chez ce fournisseur. Ces informations sont
également consultables dans la fiche produit achat
Vérifier les qtés saisies : Si coché, il ne sera pas possible de saisir des qtes reçues supérieure
aux qtés commandées.
Méthode de répartition des frais d’approche : lorsqu’une commande fournisseur est
terminée, le module achat calcul le prix réel des produits en répartissant les frais d’approche
(frais de transport et de douane) sur chaque produit. Ce menu déroulant vous permet de
sélectionner la méthode de répartition de ces couts.
Taux de taxe par défaut : taux de taxe à utiliser par défaut pour les produits dans une
commande fournisseur
Embedded ERP
Taux de taxe par défaut pour le transport : taux de taxe à appliquer par défaut aux frais de
transport d’une commande fournisseur.
Devise par défaut : devise par défaut lors de la création d’une commande fournisseur.
2.2.1.6 Fiche produit achat
Taux de taxe pour le pricer : c’est le taux de taxe utilisé par le pricer disponible dans la
fiche produit achat pour calculer le montant TTC à partir du prix HT du produit.
2.2.2 Configuration du module logistique
La configuration du module achat se fait via le backoffice, menu system > configuration >
Onglet sales > Order Preparation
Note : si vous obtenez le message « Access Denied » lors du premier accès, vous devez vous
déconnecter et vous reconnecter de l’interface d’administration afin de réinitialiser les
permissions
2.2.2.1 General
Les éléments suivants sont paramétrables :
Order management delay : délai de gestion d’une commande à partir du moment où tous les
produits sont réservés (et donc en stock).
Carrier class : classe de gestion des logiciels transporteur
Vous pouvez également configurer la prise en compte des logiciels des transporteurs.
Un élément important à comprendre est que le module de préparation de commande a besoin
d’associer a chaque transporteur géré dans votre site (Méthode d’expédition en langage
magento) aux logiciels de transport afin d’exporter les bonnes commandes.
Chaque méthode d’expédition comporte son propre code.
Afin d’associer ces méthodes d’expéditions aux logiciels transporteurs gérés, vous devez
configurer les codes correspondants : cela se fait toujours dans la section configuration du
module de préparation de commande.
2.2.2.2 Calcul du poids des commandes
Lorsqu’à partir de l’écran de préparation de commande, vous ajoutez une commande aux
commandes sélectionnez, vous avez la possibilité de laisser le moduler calculer
automatiquement le poids final du colis à expédier.
Pour activer cette fonction, vous devez sélectionner « oui » dans le menu « activer »
Embedded ERP
Le poids du colis sera calculé d’une part à partir de la somme des produits le composant (à
partir des poids des produits définis dans la fiche produit magento.
Il est également possible de définir un poids supplémentaire correspondant aux éléments
d’emballage (cartons, bulles de protection etc…).
Si vous souhaitez activer cette fonction, vous devez sélectionner une méthode de calcul : 3
méthodes sont disponibles pour calculer le poids supplémentaire :
• Ajouter un poids fixe : le poids saisi dans la zone « valeur pour la méthode » sera
automatiquement ajouté au poids du colis.
• Ajouter un poids fixe par produit : pour chaque produit de la commande, le poids
saisi dans la zone « valeur pour la méthode » sera ajouté
• Ajouter un pourcentage : le pourcentage défini dans la zone « valeur pour la
méthode » sera ajouté au poids total.
2.2.2.3 Options d’impression
Imprimer les factures 2x si pas de taxe : Si activé, les factures clients seront imprimées 2x
si la commande ne contient pas de taxe.
Imprimer la facture 2x: cette section vous permet d’imprimer les factures clients 2x en
fonction du mode de paiement.
2.2.3 Configuration des prévisions pour les commandes clients
Ces éléments de configuration vous permettent de définir la façon dont est calculé le planning
client. Pour plus d’information sur le planning client, rendez vous dans la section 5.1 de ce
document.
2.2.3.1 Date de prise en compte
Considérer une commande lorsqu’elle est passée :
qu’elle est placée, quelque soit l’état de son paiement.
La commande est considérée dès
Considérer une commande lorsqu’elle est facturée : La commande est considérée
lorsqu’elle est entièrement facturée.
Considérer une commande lorsque le paiement est validé :
Inclure les jours fériés : si défini à non, la commande sera considérée le jour non férié après
si le jour de considération est férié.
Considérer la commande le lendemain si passée après : cette option permet de prendre en
compte une commande au lendemain si elle est passée après une certaine heure. Si vous
souhaitez prendre en compte toutes les commandes au lendemain, saisissez une valeur de 0.
Embedded ERP
2.2.3.2 Date de préparation
Eviter les jours fériés : si activé, si la date de préparation tombe un jour férié, elle sera
reportée au prochain jour non férié.
Mode de calcul de la date max : méthode de calcul de la date max, en valeur (jour) ou
pourcentage.
Valeur pour le calcul de la date max : nombre de jour ou pourcentage à appliquer pour le
calcul de la date max.
2.2.3.3 Date d’expédition
Durée de la préparation de commande : défini le nombre de jour nécessaire à la préparation
d’une commande une fois que tous ses produits sont en stock et réservés. Si vous expédiez les
produits le jour même de leur réception, laissez 0 dans ce champs.
pourcentage.
Eviter les jours fériés : si activé, si la date d’expédition tombe un jour férié, elle sera reportée
au prochain jour non férié.
2.2.3.4 Date de livraison
Délai par défaut pour la livraison client : défini le délai par défaut que met un transporteur
pour livrer votre client. Vous avez cependant la possibilité de définir des réglages plus fins
par transporteur et par pays (voir section 2.2.5).
pourcentage.
Eviter les jours fériés : si activé, si la date de livraison tombe un jour férié, elle sera reportée
au prochain jour non férié.
2.2.3.4 Paramétrage pour le passage de commande
Embedded ERP
Cette section vous permet de définir les paramètres utilisés pour afficher dans le panier (et la
dernière étape de passage de commande) la façon dont est calculé la date prévisionnelle de
livraison.
Afin d’évaluer la date de livraison d’une commande, il est important de savoir si cette
dernière va être prise en compte directement ou pas (exemple des paiements par CB qui seront
validés immédiatement et des chèques pour lesquels vous attendrez la réception).
Afin de gérer cette problématique, nos modules considèrent 2 modes de paiement :
- Paiement immédiat (pour lesquels la commande sera prise en compte directement si le
retour est favorable (retour de la banque par exemple)
- Paiement différés : paiement pour lequel vous devez recevoir une preuve (chèque,
virement etc…)
Mode de paiement immédiat : Défini quels sont les modes de paiement immédiat
Délai pour les paiements différés : Défini le délai moyen de prise en compte pour un
paiement différé.
Afficher le planning dans le panier : si activé, les informations prévisionnelle de livraison
pour la commande sont affichées dans le panier (Loi Chatel).
Afficher les informations de debuggage : si activé, les explications sur le calcul des dates
prévisionnelles sera affiché dans le panier.
2.2.4 Configuration des traitements en tâche de fond
Cette rubrique s’adresse au technicien.
Une mise à jour permanente des stocks, achats, besoins d’approvisionnement et autres impose
des traitements assez lourds. Afin de ne pas surcharger les interfaces clients & administrateur,
plusieurs traitements sont effectués en tache de fond : c’est le role du module
BackgroundTask.
La liste des taches exécutées ou planifiées est accessible via les menu System >
BackgroundTask
Vous pouvez le configurer via les menu System > Configuration > Admin > Background Task
Temps d’exécution max : défini le temps maximum d’exécution en une fois. Correspond
généralement au php_max_execution_time. SI vous préférez ne pas surcharger votre serveur,
vous pouvez diminuer ce nombre.
Effacer les taches en erreur : si à non, les tâches en erreur resteront dans l’historique
Historique : nombre de jour pendant lesquels l’historique est conservé.
Embedded ERP
Email du développeur : lorsqu’une erreur se produit, un email sera envoyé à cette adresse.
2.2.5 Configuration des délais de livraison
Ces paramétrages sont accessibles via les menu Achats > Délais de livraison.
Cette section vous permet de définir les délais de livraison en fonction du transporteur mais
également de définir des exceptions au niveau des pays. Ces informations seront utilisées pour
définir le planning d’une commande :
- Affichage des dates prévisionnelles de livraison lorsque le client passe commande
(dans le panier ou dans la page de confirmation de commande)
- Calcul des dates prévisionnelles de livraison une fois que la commande est passée
Lors de l’affichage de l’écran, la liste des transporteurs est affichée.
Si un transporteur ne figure pas dans la liste ou après ajout d’un nouveau transporteur dans
magento, cliquez sur le bouton « mettre à jour ».
Pour chaque transporteur, vous pouvez définir les éléments suivants :
- Délai par défaut : c’est le délai par défaut que met se transporteur pour livrer le client
une fois que la commande est expédiée. Ce délai sera appliqué si aucune exception
pour le pays de la commande n’est définie. Notez que si vous ne définissez pas de
délai par défaut, c’est celui défini dans « System > Configuration > Planning >
Livraison > Délai par défaut » qui sera appliqué
- Exceptions : les exceptions vous permettent de définir un délai de livraison différent
de celui par défaut pour un pays donné. Les exceptions doivent suivre le formatage
suivant :
o code_pays :delai
o Les exceptions doivent être séparées par des points virgule
Exemple de configuration :
L’exemple suivant définit un délai de livraison par défaut pour le transporteur « flatrate » de 2
jours. Ceci sera appliqué pour tous les pays ne figurant pas dans les exceptions. Des
exceptions sont cependant définies pour les pays Allemagne (DE), Italie (IT) et France (FR)
avec respectivement des délais de 7, 5 et 3 jours.
2.2.6 Configuration des plages de disponibilité produit
Ces paramétrages sont accessibles via les menu Achats > Plage dispo produit
Embedded ERP
Par défaut, concernant la disponibilité d’un produit, magento affiche uniquement « en stock »
ou « épuisé ».
Le module achat permet de préciser ces disponibilités de manière plus précise lorsque le
produit n’est pas disponible :
- Affichage de la date prévisionnelle d’approvionnement si une commande fournisseur
est en attente de livraison
- Affichage du délai de livraison sinon
Le délai de livraison est celui saisi dans la fiche du produit, champs « Délai moyen
d’approvisionnement ». Ce délai est à saisir en jours.
Afin d’afficher un message moins précis sur la fiche produit, vous avez la possiblité de définir
des plages de disponibilité en fonction du délai moyen d’approvisionnement d’un produit.
Ainsi, un produit ayant un délai d’approvisionnement de 5 jours pourra avoir une disponibilité
de « 1 semaine »
Pour définir les plages de disponibilité, utilisez le formulaire accessible via « Achat > Plage
de dispo des produits ».
Pour chaque plage, vous pouvez définir :
- Début : début de la plage en jours
- Fin : fin de la plage en jours
- Libellé par défaut : c’est le libellé par défaut qui sera affiché
- Store XX : pour chaque store, vous avez la possibilité de définir un texte différent :
ceci permet entre autre de gérer le multi langue. Notez que si vous ne définissez aucun
libellé pour un magasin, c’est le libellé par défaut qui sera appliqué.
SI vous souhaitez supprimer une plage, cochez la case « Supprimer » et cliquez sur
« Enregistrer »
Pour ajouter une plage, cliquez sur le bouton « Ajouter une plage ».
Exemple de plages :
2.2.7 Gérer les logiciels transporteur
Le module Logistique (Orderpreparation) permet (entre autre) d’exporter les commandes vers
les logiciels de transport afin de générer les étiquettes d’expéditions et ensuite d’importer dans
magento les numéros de tracking pour les différentes commandes.
Embedded ERP
Afin de réaliser ces traitements, le module achat a besoin d’associer les transporteurs définis
dans magento (menu system > configuration > shipping method) aux logiciels de transport
gérés par le module Logistique.
Ainsi, lorsque vous ferez un export des commandes à traiter (vers Expinet par exemple), le
module achat va sélectionner toutes les commandes dont le mode de transport est celui lié à
Expinet.
Chaque mode de transport dans magento est identifié par un code. Ce dernier est défini dans
la classe transporteur. Par exemple, pour le transporteur « Flatrate », celui-ci est définir dans
le fichier app/code/core/mage/shipping/model/carrier/flatrate.php :
class Mage_Shipping_Model_Carrier_Flatrate
extends Mage_Shipping_Model_Carrier_Abstract
implements Mage_Shipping_Model_Carrier_Interface
{
protected $_code = 'flatrate';
Si vous souhaitez par exemple que toutes les commandes dont la méthode de transport choisie
est flatrate soient exportées dans le logiciel Expinet, vous allez devoir associer au logiciel
Expinet le code correspondant a la méthode de transport « Flatrate ».
Pour cela, il vous suffit de vous rendre dans system > config > Order preparation > Colissimo
et saisir le code flatrate dans le champ « Carrier code ».
Ajouter un nouveau logiciel
Pour gérer un nouveau logiciel de transport, vous devez :
- Créer la classe correspondant dans Orderpreparation\Model\Carrier en la faisant
hériter de MDN_Orderpreparation_Model_Carrier_Abstract et implémenter les
méthodes nécessaires
- Déclarer la nouvelle classe dans system > configuration > sales > order preparation
Ainsi, le nouveau transporteur sera pris en compte dans les exports, les imports et les types de
services ainsi que les évaluations de dates de livraison client.
3. Module Achat
3.1 Présentation générale
L’ensemble des écrans du module achat sont accessibles via le menu « Achats » situé a coté
du menu « System » dans le backoffice de Magento.
Embedded ERP
3.3 Gestion des Fournisseurs, Fabricants, Contacts
La gestion des fournisseurs, fabricants et contacts se faire via le menu Purchase.
Le fonctionnement des formulaires étant standard, nous ne nous attarderons que sur les points
importants :
3.3.1 Fiche Fournisseur
Dans la fiche fournisseur, vous avez la possibilité d’associer des fabricants à ce fournisseur.
Cette association permet de définir des indicateurs pour l’acheteur concernant les différentes
gammes traitées par le fournisseur pour ce fabricant ainsi que son placement en termes de
tarifs.
A noter que ces associations ne vous empêchent pas de passer commande chez un fournisseur
de produit dont le fabricant ne serait pas préalablement associé au fournisseur.
Au bas de la page figurent la liste des commandes passées chez ce fournisseur. Vous pouvez
accéder à la commande en cliquant sur son numéro.
3.3.2 Fiche Fabricant
Il est important de comprendre que la gestion des fabricants dans le module Purchase est
indépendant des manufacturer associable aux produits dans la fiche produit standard de
Magento.
Il est cependant possible de les associer en utilisant le formulaire d’édition d’un fabricant via
le champ « Magento manufacturer ».
Embedded ERP
Notez également qu’en cochant la case « Create » située a droite de ce champs, vous pouvez
automatiquement créer le fabricant dans Magento et l’associé au fabricant en cours d’édition.
3.2 Fiche produit Achat
3.2.1 Présentation générale
La fiche produit achats permet de consulter l’état du stock pour un produit, de définir le prix,
de consulter les fabricants et fournisseurs associés, de consulter les différentes commandes
fournisseur pour ce produit et enfin, de consulter les mouvements de stock.
Par défaut, Magento ne possède qu’un seul champ pour la gestion de stock. Le module achat
gère en plus des mouvements de stock qui permettront de calcul cette valeur suivant un
historique de mouvements.
La fiche produit « Achat » est liée aux produits de Magento, il n’est naturellement pas
nécessaire de les recréer.
-
La date prévisionnelle d’approvisionnement : elle est automatiquement renseignée
a partir des commandes fournisseur en attente de livraison (qui ont été envoyée). Cette
Embedded ERP
-
-
-
date servira également pour les estimations de date de livraison pour les commandes
client
Le délai moyen d’approvisionnement : correspond au nb de jours moyens pour
s’approvisionner pour ce produit lorsqu’il n’est plus en stock. Cette valeur permettra
également de déduire la date de livraison prévue lorsqu’une commande contient ce
produit et qu’il n’est pas en stock. Notez également que ce sont des jours ouvrés.
Exclure des besoins d’approvisionnement : si coché, le produit ne sera jamais
remonté dans les besoins d’approvisionnement (utile par exemple pour les fins de
série)
Taux de taxes par défaut : c’est le taux de taxe par défaut qui sera utilisé lors de
l’ajout du produit dans une commande fournisseur. Il est cependant possible de le
modifier au sein d’une commande fournisseur.
3.2.2 Récapitulatif de l’état du stock
Cette zone vous permet de consulter les différents indicateurs de votre stock :
- Stock : c’est le stock réel de produit
- Stock mini : c’est la qté en stock minimale voulue pour ce produit. Si jamais le stock
descend en dessous de cette limite, un besoin d’approvisionnement sera
automatiquement généré
- Qte commandée : c’est la qté de ce produit qui est dans des commandes client en
attente
- Qte nécessaire : c’est la qté nécessaire pour les stocks mini et les commandes client.
Cette valeur ne tient pas compte des qté de produits en attente de livraison par vos
fournisseurs.
- Qte en attente de livraison : c’est la qté de produit commandée chez votre
fournisseur et pas encore livrée. Les produits sont considérés comme « en attente de
livraison a partir du moment ou ils sont présents dans une commande fournisseur dont
le status est à « en attente de livraison ».
- Qte réservée : c’est la qte du stock qui est réservée pour les commandes client en
attente. Les commandes client en attente sont consultables dans l’onglet « Commandes
client en attente »
- Statut : statut global de l’approvisionnement de ce produit.
Quelques exemples de valeurs pour ce tableau
Stock
Stock
mini
Customer
qty
Qty
needed
Waiting
for
Delta
Status
Embedded ERP
ordered
delivery
1
0
1
0
2
1
0
0
2
0
2
2
0
0
0
0
2
2
3
4
1
2
1
1
OK
Stock mini
Appro
commande
Appro
command
SI vous avez un doute sur les informations présentes dans ce tableau, vous pouvez utiliser le
bouton « Update stocks » qui permet de recalculer toutes ces valeurs.
3.2.3 Outil de Pricing
Ce tableau vous aide à définir votre prix de vente en fonction de plusieurs indicateurs.
La colonne « buy price » contient le prix d’achat du produit incluant les frais d’approche (voir
section commandes fournisseur). Cette colonne est équivalente a la zone « Cost » de l’onglet
« Prices » des fiches produit Magento. Elle est cependant renseignée automatiquement via le
module de gestion des commandes fournisseur.
Enfin, vous pouvez actualiser cette valeur en utilisant le bouton « Compute buy price » situé
en haut de l’écran ».Pour plus d’informations, consultez la section » Gestion des
commandes » de ce document.
Pour modifier le prix de votre produit, vous pouvez agir soit sur le prix HT de vente, le prix
TTC de vente ou la marge voulue.
Saisissez la valeur voulue dans un des champs et cliquez sur le logo « actualiser » pour mettre
a jour les autres zones. Une fois le prix voulu saisi, cliquez sur le bouton « Save ».
Note : si le produit n’a jamais été acheté chez un fournisseur, vous n’aurez pas de buy price.
3.2.4 Fournisseurs associés
Cette section vous permet d’associer des fournisseurs à votre produit et de consulter les
derniers prix d’achats chez les différents fournisseurs.
Deux prix sont affichés :
- Le dernier prix d’achat (c’est celui qui sera automatiquement renseigné lors de la
création d’une commande fournisseur après ajout de ce produit)
Embedded ERP
-
Le prix d’achat avec des frais d’approche.
3.2.5 Mouvements de stock
Comme spécifié plus haut, le module achat comporte une gestion de stock plus évolué que
Magento. C’est à partir de mouvements de stock (positif ou négatif) que le stock réel est
calculé.
Plusieurs types de mouvement de stock existent :
- Supply : mouvement positif concernant la livraison d’une commande
- Order : mouvement négatif concernant la livraison d’une commande client
- Rma : mouvement positif correspondant à la remise en stock d’un produit ayant fait
l’objet d’un retour client (ou d’une rétractation)
- Donation : mouvement négatif correspondant a un don, cadeau
- Loan : mouvement négatif correspondant à un prêt
Pour chaque mouvement de stock, il est possible de définir un commentaire.
Vous pouvez saisir manuellement des mouvements de stocks mais sachez que certains
mouvements de stock sont automatiquement générés par le module achat lors d’évènements. :
- Lors de la création d’une expédition pour une commande client, un mouvement de
stock négatif est généré correspondant à la qté de produit expédiée.
- Lors de la création d’une livraison dans le module de gestion de commande, un
mouvement positif est créé
Embedded ERP
Attention, il important de savoir qu’aucun mouvement n’est réalisé pour les avoirs de
Magento (credit memo) puisque ces avoir peuvent être générés par une simple rétractation
client (ou le restockage pourrait être correct) mais aussi par des retours produits défectueux ou
la rétraction serait beaucoup plus discutable). Il est dans ce cas obligatoire de passer par des
mouvements de stock « manuels »
3.2.6 Commandes client en attente
Ce tableau récapitule les commandes clients contenant ce produit et n’ayant pas été expédiées.
Pour chaque commande fournisseur, vous pouvez consulter la qte commandée, la qte
expédiée, la qte réservée.
Pour chacune des commandes clients, vous pouvez consulter la quantité réservée du produit
pour cette commande. La notion de réservation de produits pour une commande est très
important car c’est elle qui permettra de définir si une commande est expédiable ou non dans
le module « Logistique » : une commande est expédiable à partir du moment où tous ses
produits sont réservés.
La réservation des produits se fait dans l’ordre chronologique de passage de commande :
premier commandé, premier servi. Il se peut cependant que vous souhaitiez affecter des
produits à une autre commande. Pour affecter un produit réservé à une autre commande, vous
devez d’abord « libérer » le produit d’une commande avant de le réserver pour une autre : ceci
est possible grâce aux liens présents sur la droite des commandes.
Notez que si la quantité de produit en stock n’est pas suffisante, la réservation ne sera pas
appliquée : vous ne pouvez pas réserver plus de produits que ce que vous avez en stock.
3.3 Liste des besoins d’approvisionnement
La liste des besoins d’approvisionnement est accessible via le menu Purchase > Supply needs.
La liste des besoins d’approvisionnement est alimentée par les produits qui :
- Ont un stock inférieur à la qté mini
- Ont une qté commandée par les clients supérieure au stock
- La combinaison de ces 2 critères.
Cet écran comporte un système de cache afin d’optimiser les traitements. Pour mettre a jour le
cache (afin par exemple de prendre en compte une nouvelle commande ou autre), il vous
suffit de cliquer sur le bouton « Rafraichir » situé en haut de l’écran.
Embedded ERP
Pour plus d’information sur l’état d’approvisionnement d’un produit, consulter la section de la
fiche produit ci-dessus.
Cette liste comporte plusieurs colonnes :
- Manufacturer : fabricant (Magento) associé au produit
- Description : description du produit et lien vers la fiche produit
- Statut : raison du besoin d’approvisionnement (qte mini ou commande client)
- Détails : affiche une info bulle récapitulant les principales informations de ce besoin
d’approvisionnement :
o Stock : Stock actuel du produit
o Stock mini : qté minimum en stock pour ce produit
o Qté cmd client en attente : qté nécessaire pour traiter les commandes client en
attente
o Qté en attente de livraison : qté en attente de livraison par le fournisseur
o Qté nécessaire : quantité à commander pour satisfaire ce besoin
- Qté nécessaire : quantité à commander chez le fournisseur pour satisfaire le besoin
d’approvisionnement.
- Fournisseurs : fournisseurs proposant ce produit (c'est-à-dire ceux étant associés au
produit)
- Dead line Livraison : c’est la date limite à laquelle vous devez recevoir le produit afin
de tenir les engagements annoncés au client. Cette date correspond à la date de
préparation la plus récente pour les commandes en attente de ce produit. Notez que
vous pouvez modifier cette date au niveau de la commande dans l’onglet planning.
- Dead line Achat : c’est la date max à laquelle vous devez passer commande auprès de
votre fournisseur. Cette date correspond à la « Dead line de livraison » moins le délai
moyen d’approvisionnement pour ce produit.
Vous pouvez trier votre liste de produits en utilisant les liens présents dans les entêtes de
colonne ou filtrer les résultats grâce aux menus déroulants présents en haut de la liste.
Lorsqu’un besoin d’approvisionnement a été traité (c’est à dire que la commande fournisseur
a été créée) ce dernier se retrouve dans l’état « OK ».
Embedded ERP
Lorsque la commande fournisseur pour le besoin d’approvisionnement est livrée, le besoin
d’approvisionnement disparait.
Note : la liste des besoins d’approvisionnement est automatiquement rafraichie lorsque le
statut d’approvisionnement d’un produit change. Vous pouvez cependant rafraichir
manuellement cette liste en cliquant sur le bouton « Forcer le rafraichissement »
3.4 Gestion des commandes fournisseur
3.4.1 Création d’une commande
Vous pouvez créer une commande de 2 façons :
- Soit directement en cliquant sur le bouton « New » à partir de la liste des Commandes.
Il vous sera alors demandé de sélectionner le fournisseur et de valider pour créer un
nouveau bon de commande vide.
- Soit à partir de la liste des besoins d’approvisionnement : sélectionnez les produits
pour lesquelles vous souhaitez créer une commande en cochant les cases à cocher
situées à gauche de la liste. Utilisez ensuite le menu déroulant « action de masse »
situé en haut de la liste, sélectionnez « Créer une commande fournisseur »,
choisissez le fournisseur associé et cliquez sur le bouton « Submit »: une nouvelle
commande sera alors créée et les produits sélectionnés seront automatiquement
ajoutés.
3.4.2 Statuts d’une commande
Le statut d’une commande fournisseur est important car il définit la façon dont la commande
sera prise en compte dans le système :
- Nouvelle : C’est le statut de départ d’une commande fournisseur. Cette dernière n’est
pas prise en compte par le système pour le calcul des besoins d’approvisionnement.
- Demande de prix : identique au statut nouveau. La seule différence concerne
l’impression de la commande : dans ce cas, les prix ne sont pas affichés sur le PDF.
- En attente de livraison : avec ce statut, la commande est prise en compte dans les
besoins d’approvisionnement. Les produits ayant une qté à livrer restante seront pris
en compte dans les besoins d’approvisionnement.
- Terminée : La commande est terminée. Lorsque la commande possède ce statut,
plusieurs opérations sont réalisées :
o Le produit et le fournisseur sont automatiquement associés. Cela signifie par
exemple que si vous créez un filtre sur ce fournisseur dans la liste des besoins
d’approvisionnement, ce produit sera affiché.
o Le cout du produit est automatiquement renseigné dans la fiche produit (avec
les frais d’approche)
o Le dernier prix d’achat entre le fournisseur et le produit sont stockés
o Les qté de produit non livrées ne sont pas prises en compte dans les besoins
Embedded ERP
3.4.2 Ajout de produits
Pour ajouter des produits à votre commande, 2 solutions :
- Manuellement : cliquez sur le bouton « Add Product », une nouvelle zone de saisie va
apparaître, sélectionnez le produit voulu, renseignez les autres informations et cliquez
sur « save » :
-
A partir des besoins d’approvisionnement : cliquez sur le bouton « Import from
Supply Needs » en haut de votre commande : à ce moment, une nouvelle fenêtre
s’ouvre avec la liste des besoins d’approvisionnement. Sélectionnez les produits
voulus dans cette nouvelle fenêtre et cliquez sur le bouton « Import ». La fenêtre va se
fermer, et les produits vont être ajoutés à votre commande.
Pour chaque produit de commande, vous avez la possibilité de forcer le libellé du produit et
de définir la référence fournisseur.
Vous pouvez également définir la qté, le prix HT d’achat et le montant de l’eco taxe.
A titre d’information, la colonne « Dernier prix» contient le dernier prix d’achat du produit.
Pour supprimer un produit, cochez la case « supprimer » correspondant et cliquez sur « save »
Embedded ERP
3.4.3 Gestion des taux de Taxes
Plusieurs taux de taxe peuvent être gérés dans une commande fournisseur :
- Un taux de taxe applicable aux frais d’expédition et de douane : c’est le taux spécifié
dans la partie haute de la commande fournisseur
- Un taux de taxe applicable a chaque produit : chaque produit peut avoir son propre
taux de taxe. Le taux de taxe par défaut appliqué aux produits est définie dans la
section configuration du module achat (system > configuration > module achat >
Général). Ce taux peut cependant être personnalisé par produit en se rendant dans la
fiche produit achat. Lors de l’ajout d’un produit à la commande, c’est le taux par
défaut ou le taux associé au produit qui est enregistré. Il est cependant possible de le
modifier directement dans la page d’édition de la commande fournisseur.
Pour gérer les classes de taxe disponibles pour les commandes fournisseur, utilisez le
formulaire accessible par le menu « Taxes » sous le menu « Achats »
3.4.4 Réception des produits
Lors de la réception de produits relatifs à une commande, vous devez déclarer ces livraisons
dans la fiche commande. Ceci permettra de :
- Mettre à jour les stocks des produits reçus en créant des mouvements de stock
- Mettre à jour les besoins d’approvisionnement (voire les supprimer)
- Réserver les produits pour les commandes clients en attente (et les rendre
éventuellement expédiables si elles sont complètes)
- Mettre à jour le pourcentage de réception de la commande (consultable dans la liste
des commandes fournisseur)
Embedded ERP
Pour déclarer une réception, rendez vous dans la fiche commande, saisissez les qté de chaque
produit reçu et cliquez sur « Save ».
Si vous avez reçu la totalité de la commande, vous pouvez utiliser le bouton « Commande
complète » qui permet de saisir automatiquement les quantités reçues égales aux quantités
commandées. Cliquez ensuite sur le bouton « Enregistrer » pour créer vos livraisons.
Lorsqu’une commande fournisseur est entièrement reçu, sont statut bascule automatiquement
en « Terminée ».
Notez que vous avez la possibilité de modifier l’interface de saisie des quantités reçues en
remplaçant les zones de texte par des menus déroulant. En plus d’une saisie plus facile, ceci
empêche de saisir des quantités reçues supérieure aux quantités commandées. Pour modifier
ce paramétrage, rendez vous dans les menus System > Configuration > Achats > Commande
fournisseur > Vérifier les qté reçues
3.4.4 Clôture
La clôture d’une commande fournisseur se fait en mettant sont statut à « terminée » et en
cliquant sur le bouton « Enregistrer » ce qui va :
- Exclure des « produits en attente de livraison » les qté non reçue
- Stocker les associations entre fournisseur et produit. Ceci permettra d’une part
d’afficher le produit dans les besoins d’approvisionnement lorsque vous effectuez un
filtre par fournisseur, de consulter les prix par fournisseur dans la fiche produit (prix
brut et avec frais d’approche)
- Répartir les frais d’approche par produit et stocker le « cost ».
Remarques concernant le prix d’achat d’un produit : de dernier est calculé a partir du prix
unitaire du produit + la répartition des frais d’approche (frais de livraison et frais de douane).
La répartition des frais d’approche peut se faire soit à la qté, soit au prorata de la valeur des
produits. Pour définir la règle à utiliser, rendez vous dans system > configuration et
sélectionner l’onglet « Purchase »
Il est ensuite possible de consulter les marges réalisées sur une commande en se rendant dans
la fiche commande client. Attention, si le prix d’achat d’un produit n’est pas connu lors du
Embedded ERP
passage de la commande, il ne sera pas possible de connaitre la marge même si son cout est
calculé par la suite.
3.4.5 Transmettre la commande au fournisseur
Pour transmettre la commande au fournisseur, vous pouvez soit imprimer le PDF
correspondant et lui envoyer par vos propres moyens, soit utiliser le formulaire d’envoi par
email en sélectionnant l’onglet correspondant dans la fiche commande fournisseur.
Note : il n’est pas possible d’envoyer une commande fournisseur par mail lorsque celle-ci se
trouve dans le statut « terminée ».
Pour transmettre par email, votre commande, saisissez votre message et cliquez sur le bouton
« Envoyer ».
Pour configurer l’envoi par email, reportez vous à la section configuration de ce document.
4. Module Logistique
4.2 Notes importantes sur la gestion des produits
Pour gérer les produits configurables (ou bundle products), il est important que le produit
parent (configurable ou bundle) aient une gestion de stock désactivée. Ainsi, seuls les produits
contenus se verront attribuer une gestion de stock et c’est leur disponibilité qui permettra ou
non d’expédier une commande.
De plus, si vous souhaitez expédié partiellement le contenu d’une commande comportant des
produits de type « bundle », vous devez spécifiez que les produits sont expédiés séparément
dans la fiche produit bundle.
Embedded ERP
4.4 Processus général
-
-
Le préparateur de commande consulte les commandes qu’il souhaite traiter dans la
journée à partir d’une liste représentant visuellement les commandes complètes et les
commandes pour lesquelles il manque des produits
Il sélectionne les commandes qu’il souhaite faire partir (les commandes complètes ou
une partie des commandes incomplètes
Le système génère en masse les factures et expéditions correspondant aux commandes
sélectionnées
Le préparateur de commande saisi les poids des différents colis ainsi que les options
pour les modes de transport
Un export est fait vers les logiciels transporteur afin de créer les étiquettes d’envois
Un import est fait de ces logiciels vers Magento pour mettre a jour les numéros de
tracking
Notification en masse aux clients du départ de leur colis
Fin de journée
4.5 Présentation de l’interface principale
Une fois le module installé, un nouveau menu « Order Preparation » apparait dans la
backoffice sous la section « sales »
En cliquant dessus, vous faites apparaitre le module de logistique :
Ce dernier est composé de 3 onglets :
- Onglet « Fullstock Orders » : dans cet onglet apparaissent les commandes pouvant
etre expédiée, c'est-à-dire celle dont tous les produits sont en stock.
- Onglet « Stockless Orders » : dans cet onglet apparaissent les commandes dont au
moins un produit n’est pas en stock
Embedded ERP
-
Onglet « Selected orders » : dans cet onglet apparaissent les commandes
sélectionnées par le préparateur de commandes pour sa journée.
Ces 3 listes ne sont pas mises a jour automatiquement pour des raisons de performances. Pour
les mettre a jour, utilisez le bouton « Refresh » situé en haut : par exemple, si un client passe
une nouvelle commande, il faudra rafraichir la liste pour la voir apparaitre.
Sur les listes des commandes en fullstock et en stockless, plusieurs colonnes sont visibles :
- Content to ship : cette colonne récapitule les produits des différentes commandes en
utilisant les codes suivants :
o Produit en rouge : le produit n’est pas en stock (ou a été réservé pour d’autres
commandes)
o Produit en noir : produit disponible
o Produit barré : produit déjà expédié
o Produit en vert : le produit a été réservé pour cette commande
o Produit en italique : produits ne possédant pas de gestion de stock (produits
configurables, bundles ….)
- Summary : récapitule les informations importantes de la commande (prix, mode de
paiement ….)
- Action : celle colonne permet de réaliser différentes actions sur les commandes :
o Add : ajouter la commande au commande à préparer (Selected orders)
o View : Permet de visualiser la fiche de la commande
o Edit : Permet d’éditer les informations de la commande en terme de logistique
(placer des commentaires, réserver des produits). Voir pus bas concernant cette
section
o Remove : permet d’enlever une commande de la liste des commande à
préparer (selected orders)
4.6 Gérer les commandes sélectionnées
Une fois les commandes sélectionnées, elles apparaissent dans l’onglet « Selected orders)
A partir de la, plusieurs étapes se succèdent :
4.6.1 Création en masse des factures et expéditions
Le bouton « Create shipments and invoices » and invoices permet de créer en masse les
factures et les expéditions dans magento.
Embedded ERP
Les factures ne sont générées que si la totalité de la commande a été expédiée.
Ce traitement étant relativement lourd, vous verrez s’afficher à l’écran le numéro de la
commande traitée ainsi que le % d’avancement total. A noter que cette opération peut etre
interrompue à tout moment et reprise sans incidence.
Si une facture (ou expédition) sont déjà créées pour une des commandes, ils ne seront pas
créés une nouvelle fois.
4.6.2 Impression des documents
Ce bouton permet d’imprimer en masse les factures et bons de livraison pour touts les
commandes sélectionnées et surtout de les générer dans un seul PDF.
En tout début de document figure l’« Order Preparation Summary » : ce document récapitule
la liste des produits nécessaire à la préparation de toutes les commandes.
C’est à cette étape que le préparateur de commandes peut aller emballer les marchandises et
préparer les cartons.
4.6.3 Saisie des informations de transport
Une fois les cartons préparés, le préparateur de commande doit revenir sur l’onglet « selected
orders » afin de saisir les informations nécessaires à l’envoi des commandes dans l’outil de
gestion transport qui préparera les étiquettes nécessaires aux expéditions.
Ceci se passe dans la colonne « Datas » de l’onglet « selected orders ». Les informations
suivantes doivent etre renseignées :
- Date : permet de forcer la date de la facture générée.
- Weight : poids du (ou des) colis pour la commande
- Package : nombre de colis pour la commande
- Ship mode : en fonction du transporteur sélectionné lors du passage de commande par
le client, il est possible d’associer différents services selon le transporteur (TNT
propose par exemple des services 24 heures et 48 heures). Sélectionner le service
voulu dans le menu déroulant.
Embedded ERP
Une fois ces informations renseignées, cliquez sur le bouton « save » pour enregistrer ces
modifications.
4.6.4 Export vers les logiciels de transport
La prochaine étape consiste à générer les fichiers de commandes afin de les exporter vers les
logiciels transporteur.
Actuellement, 2 transporteurs sont gérés : TNT et Colissimo.
Pour plus d’informations concernant l’ajout de transporteur, consultez la section « Installation
intégration »
Pour générer les fichiers, il vous suffit de cliquer sur le bouton correspondant au transporteur
voulu (Export to XXX) et d’enregistrer le fichier sur votre bureau (sans modifier son nom).
4.6.4.1 Procédure pour Expinet
Avant toutes choses, vous devez spécifier dans Expinet le format du fichier qu’il devra traiter.
Pour cela, un fichier .fmt est disponible à la base du plugin.
-
Lancer le logiciel
Rubrique colis
Rubrique « importer »
Zone 2 : sélectionner le fichier de format fmt
Zone 1 : Sélectionner le fichier exporté du module achat
Embedded ERP
4.6.4.2 Procédure pour Micro Jet
Micro Jet doit préalablement être configuré (contactez votre conseillez technique pour cela).
Il vous suffit ensuite de copier le fichier généré par Magento dans le répertoire prévu et
ensuite et lancer Microjet.
4.6.5 Import des numéros de tracking
Une fois les étiquettes générées par le logiciel transporteur, vous devez importer dans
magento les numéros de commande générés afin de permettre à vos clients de les consulter
sur leur site web.
Embedded ERP
Pour cela, il vous suffit d’utiliser la zone en bas de la page de Préparation de commandes :
« Import Tracking Number ». Sélectionner le fichier généré par le logiciel du transporteur et
cliquez sur le bouton « Import » en ayant préalablement sélectionné le type de transporteur.
4.6.4.1 Procédure pour Expinet
Lorsque dans expinet, vous créez le bordereau de remise, le logiciel génère automatiquement
un fichier contenant la liste des trackings. Ce fichier est situé à l’endroit ou sont exportés les
fichiers csv (menu gestion > exporter)
4.6.4.2 Procédure pour Micro Jet
Lorsque vous faite la fin de journée, un fichier (généralement nommé maval.txt) est
automatiquement généré avec les numéros de tracking.
4.6.6 Notification clients
Une fois les numéros de tracking importés, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Notify
Customer » afin d’envoyer en masse les mails de création de facture et de création
d’expéditions.
Si une commande n’a pas de facture associée (cas d’une livraison partielle), aucun mail de
facture ne sera envoyé.
A noter que les mais envoyés sont ceux de magento paramétrés via les menus Configuration
et Transactional Email de Magento.
4.6.7 Fin de journée
Une fois toutes ces opérations effectuées, il vous suffit de cliquez sur le bouton « Finish » afin
d’enlever les commandes traitées du module. (à noter naturellement que ceci ne supprime pas
les commandes).
5 Planning d’une commande (loi Chatel)
Notre extension vous permet de calculer les dates prévisionnelles pour une commande client :
c’est la notion de planning. Cette fonction permet en temps réel d’évaluer la date à laquelle le
client recevra sa commande en fonction de différents paramètres comme la disponibilité des
produits, les approvisionnements prévus, le transporteur etc..
Embedded ERP
Le planning d’une commande est défini à partir de 5 dates :
- Date de passage de la commande
- Date de prise en compte : c’est la date à partir de laquelle la commande est prise en
compte entre autre dans les achats. Généralement, cette date correspond à la date de
paiement de la commande
- Date de préparation : c’est la date à partir de laquelle tous les produits de la
commande sont disponibles et réservées et à laquelle vous pouvez assembler ou
simplement préparer la commande. Cette date est calculée à partir des disponibilités
par défaut des produits de la commande mais aussi des prévisions
- Date d’expédition : date prévisionnelle d’expédition de la commande. Cette date
correspond à la date de préparation plus le délai de préparation des commandes
(paramétré dans la partie configuration)
- Date de livraison : correspond à la date de livraison chez le client du produit. Cette
date est calculée grâce aux paramètres de configuration mais également avec les délais
de livraisons des différents transporteurs (voir chapitre 2.2.5).
Pour configurer la façon dont sont calculées ces différentes dates, consultez la section
« Configuration » de ce document.
Vous pouvez consulter le planning d’une commande en vous rendant dans la fiche
commande, onglet « Planning ».
En face de chaque étapes, la dernière colonne contient des informations précisant le calcul
réalisé. Notez que ces instructions ne sont disponibles qu’en anglais.
Chaque étape possède également une « date max ». Cette date est calculée en fonction des
paramétrages et permet d’annoncer au client une date maximum de livraison (loi chatel)..
Vous pouvez dans la partie configuration définir un risque pour chacune de ses étapes (ex : au
pire, le transporteur pour livrer le client aura 2 jour de retard).
Sachez également que vous avez la possibilité de forcer ces dates manuellement.
Parmi toutes ces dates, la date de « préparation » est très importante car c’est elle qui définira
la « dead line » pour une commande en termes d’approvisionnement. C’est cette date que
vous verrez affichée dans l’écran de besoins d’approvisionnement.
Embedded ERP
6 Affichage des disponibilités produit
6.1 Présentation
Par défaut, sur les fiche produits, Magento, affiche « en stock » ou « épuisé » en fonction de
l’état du stock.
Nos extensions vous permettent d’aller plus loin en donnant des informations plus précises sur
aux clients :
La disponibilité d’un produit est définie selon les paramètres suivants :
- Si le produit est en stock (si la qté en stock est supérieur à la qté présente dans des
commandes client en attente), le message « en stock sera affiché pour le client.
- Si le produit n’est pas en stock :
o Si une commande fournisseur est en attente de livraison, c’est la date
prévisionnelle de la commande fournisseur qui sera affichée :
« réapprovisionnement prévu pour le XX/XX/XXXX) »
o Si aucune commande fournisseur n’est en attente de livraison, c’est la
disponibilité par défaut qui est affichée (le nombre de jours moyen de
réapprovisionnement, défini dans la fiche « achat » des produits : « Délai
moyen d’approvisionnement : X jours ». Sachez que vous avez la possibilité
d’afficher un message personnalisé en utilisant les plages de disponibilité (voir
section 2.2.6 de ce document). Cette fonction vous permet d’afficher des
messages du genre : « Disponible sous 2/3 semaines » et bien sur, de gérer le
multi-langue.
6.2 Produits configurables
Dans le cas des produits configurables, une disponibilité dynamique est affichée en fonction
de la sélection de l’utilisateur : par défaut, aucune disponibilité n’est affichée. Dès que
l’utilisateur configure son produit, la disponibilité du produit sélectionnée est
automatiquement affichée.
Embedded ERP
7 Exporter les données
Lors de l’installation des modules, des profiles d’export sont créés afin de vous permettre
d’exporter les données du module achat. Tous les exports se font au format CSV.
Vous pouvez accéder à ces exports à partir du menu System > Import/Export > Profiles
avancés.
Les exports suivants sont disponibles :
- Export Purchase Order : exporte la liste des commandes fournisseur
- Export Purchase Order Products : exporte la liste des produits pour les commandes
fournisseur
- Export Suppliers : exporte les fournisseurs
- Export Contact : exporte les contacts
- Export Supply Needs : exporte les besoins d’approvisionnement (à l’instant T)
- Export Product : exporte les produit (en vue achat)
- Export Stock Movement : export les mouvements de stock pour tous les produits
- Export Order To Prepare Pending : exporte les commandes clients en attente
d’expédition (commandes complètes et en attente d’approvisionnement)
- Export Order To Prepare : exporte les commandes client sélectionnées pour la
préparation de commande
- Export Order To Prepare Items : exporte les produits des commandes sélectionnées
pour la préparation de commande
Pour exécuter un export, il vous suffit de le sélectionner dans la liste des exports, de
sélectionner l’onglet « Exécuter le profile » et de cliquer sur le bouton « Exécuter le profile
dans un popup ». Le profil s’exécute et une fois terminé, indique le chemin du ficher généré.
Note : tous les exports se font dans le dossier /var/export de Magento. (Attention, ce répertoire
doit exister sinon l’export affichera une erreur).

Embedded ERP - Guide d`utilisation

Transcription

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