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CIRCULAIRE : 96/2004
Date : 02/08/2004
Objet : Signature d'un avenant n 1 à la convention nationale fixant les modalités de
transmission des feuilles de soins électroniques des pharmaciens d'officine.
Affaire suivie par :
DDRR MSV
Marie-France GERVAIS
Aspects juridiques et rapports PS
DDRI DM2
Sandrine FRANGEUL
Aspects juridiques et rapports PS
DFC
Emmanuelle Lidie
Blandine LE TEXIERJAULT
DMOP
Armand CAREL
01 72 60 16 13
01.72.60.15.71
01 72 60 20 36
01.72.60.19.46
01.72.60.12.78
L’avenant n° 1 à la convention nationale fixant les modalités de transmission des
feuilles de soins électroniques entre les caisses nationales d’assurance maladie et les
syndicats nationaux représentant les pharmaciens d'officine a été signé le 26 mai 2004.
Par extension, cet avenant s’applique aux pharmacies mutualistes.
Ce texte proroge la convention SESAM-Vitale signée le 28 juillet 1999 (arrêté
d'approbation du 12 août 1999) par tacite reconduction par période de même durée soit
5 ans et il définit les modalités de l’option conventionnelle de mise à jour des cartes
d’assurance maladie « Vitale ».
Cet avenant est en cours d'agrément par le Ministère. Il fera l'objet prochainement d'une
publication au Journal Officiel par voie d'arrêté.
Les parties signataires ont subordonné la mise en œuvre du dispositif à une phase
d'expérimentation en réel dans le cadre d'un prêt à titre gracieux des matériels consenti à
un échantillon test de pharmaciens par le ou les industriel(s). L’expérimentation a été
réalisée par la CPAM de Reims et celle d'Amiens et au moins un industriel répond aux
conditions techniques et financières décrites dans l'avenant.
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Les parties signataires entendent donc mettre en œuvre, le déploiement du
matériel de télémise à jour des cartes d’assurance maladie (Vitale).
Les caisses trouveront en annexe un exemplaire de l’avenant (annexe 1), un modèle type
d’adhésion à l’option (annexe 2), la notification, le versement de l’avance de trésorerie
et les conditions de restitution de cette avance (annexe 3), notification du versement des
aides (annexe 4), une plaquette de communication (annexe 5).
1.
Définition de l’option conventionnelle de télémise à jour
Une option conventionnelle est créée afin de permettre aux pharmaciens d’officine
adhérents à la convention nationale, de proposer le service de la télémise à jour des
cartes Vitale.
Cette option figurera au titre XIV ajouté à la convention nationale du 28 juillet 1999.
Dès publication au journal officiel, un exemplaire de cet avenant devra être transmis aux
pharmaciens d’officine adhérents à la convention nationale dans un délai de 30 jours.
Le pharmacien peut adhérer à tout moment dès lors qu’il déclare son adhésion auprès de
la caisse primaire dont dépend son officine. Un formulaire type est annexé à l’avenant
(annexe 2).
Seuls les pharmaciens d’officine bénéficient d’une option conventionnelle mais toutes
les professions de santé peuvent proposer le service de la télémise à jour.
2.
Equipements
Le service de la télémise à jour est réalisé grâce à un matériel homologué conformément
au référentiel du GIE SESAM VITALE.
Ce matériel permet la consultation et la mise à jour des informations figurant dans la
carte Vitale. Trois matériels sont aujourd’hui homologués : Point Xiring de la société
Xiring, Telfix100 de la société Telfix, et Vitellio de la société Sephira.
Ce matériel doit être implanté exclusivement dans l’officine et en libre accès à tout
assuré social.
3. Dispositif financier
Les caisses prennent en charge le service de la télémise à jour pour ce qui concerne : la
location du matériel (le coût du service, les communications téléphoniques et la
maintenance sont indivisibles), et des équipements accessoires tels l'abonnement de la
ligne téléphonique et le support sur pied. Tous les prix s’entendent TTC.
Une seule participation par officine est versée par an, elle est de 382,72 euros pour le
matériel à laquelle il est ajouté 156 euros pour la ligne téléphonique supplémentaire
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(soit 13 euros par mois), sous réserve de la transmission des pièces justificatives (cf
infra 6).
Le montant de 47,84 euros pour le support sur pied est pris en charge une seule fois
pendant la durée de l’utilisation du matériel de télémise à jour, sous réserve de la
transmission des pièces justificatives (cf infra 6).
Lors de l’adhésion à l’option, une avance de trésorerie d'un montant de 191,36 euros est
versée par la caisse primaire au moment de l'adhésion du pharmacien, sur la
présentation de la facture du contrat de location de télé mise à jour (cf infra 6).
3.1 La participation financière à la location
La participation annuelle de 382,72 euros est versée en deux échéances d'un montant
maximum de 191,36 euros chacune, au mois de janvier et juillet de chaque année, sous
la condition de transmission des pièces justificatives (cf infra 6).
Lors du premier paiement, la participation semestrielle de 191,36 euros est versée au
prorata du nombre de mois utilisés, la période prise en compte pour le paiement
commence au premier jour du mois qui suit la date de mise à disposition du matériel de
télé mise à jour dans l’officine.
Elle ne peut pas excéder le montant réel acquitté par le pharmacien. Si les frais réels
supportés par le pharmacien sont inférieurs à la participation, celle-ci sera égale au
montant des frais réels acquittés par le pharmacien.
3.2 Les équipements accessoires
A la demande du pharmacien, la caisse primaire prend en charge l'abonnement d'une
ligne téléphonique supplémentaire dédiée uniquement au service de la télémise à jour
sur présentation de la facture de l'installation de la ligne supplémentaire (mais cette
installation reste à la charge du pharmacien) et de la facture d’abonnement
téléphonique.
Lors du premier paiement, la participation semestrielle de 78 euros (soit 13 euros par
mois pendant 6 mois) est versée en totalité ou proratisée au nombre de mois utilisés. La
période prise en compte pour le paiement commence au premier jour du mois qui suit la
date de mise à disposition du matériel de télé mise à jour dans l’officine.
La caisse prend en charge l'achat d'un seul support sur pied du matériel sur présentation
de la facture du support sur pied du matériel ou par assimilation du support sur pied,
inclinable ou fixe ou tout support dédié à cet effet. Le support sur pied du matériel est
pris en charge une seule fois pour un seul matériel pour toute la durée de l’option.
Ces deux aides accessoires peuvent être demandées à tout moment pendant la durée de
la convention.
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3.3 Dispositif financier applicable aux DOM
Le matériel de télé mise à jour n’est pas finalisé dans le DOM, une circulaire spécifique
définira son dispositif dès qu’il sera disponible.
4.
Gestion du dispositif
Les caisses peuvent démarcher les pharmaciens, centraliser les demandes d’adhésion à
l’option de mise à jour et recueillir les pièces justificatives nécessaires.
Les caisses pourront prendre en charge, le service de la mise à jour des cartes à
compter de la date d’homologation du premier matériel soit le 19 mars 2004. Le
premier paiement aura lieu dans les 30 jours suivant la publication de l’arrêté au
journal officiel pour le premier terme échu (qui aurait dû être payé en juillet
2004). Les paiements suivants auront lieu au mois de janvier et juillet.
Lors du paiement de l'avance, la caisse doit notifier le versement de l’avance de
trésorerie et les conditions de restitution de cette avance par le courrier type joint en
annexe de la circulaire (annexe 3).
Lors des paiement des aides, la caisse doit notifier leur versement par le courrier type
joint en annexe de la circulaire (annexe 4)
5. Résiliation et manquement
Le pharmacien peut résilier son adhésion à l’option de télémise à jour à tout moment.
Dans ce cas, il doit informer la caisse primaire de son lieu d’exercice, par lettre
recommandée avec avis de réception. La date de réception de cette dernière est la date
de résiliation de l’option.
En cas de résiliation ou de non renouvellement de l’option, le montant de 191,36 euros
versé au titre d’avance lors de l'adhésion à l'option conventionnelle devra être restitué
par le pharmacien à la caisse primaire le mois qui suit la date de fin de l'option de télé
mise à jour.
Le décompte effectuant le prorata du nombre de mois d’utilisation du service de la
télémise à jour est réalisé au plus tard au mois de janvier ou de juillet suivant la
notification de résiliation du pharmacien à la caisse primaire.
A défaut de restitution de l'avance par le pharmacien, la caisse primaire, sous réserve de
l’autorisation du pharmacien lors de l’adhésion à l’option, après notification par lettre
recommandée avec avis de réception, récupère l'avance de 191,36 euros sur le montant
des prestations facturées au titre du régime général. L’attention des caisses est attirée sur
la nécessité impérative que l’adhésion à l’option contienne l’autorisation de
récupération, et qu’elle ne supporte ni ajout, ni rature.
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En cas de manquement aux obligations de l’option de télé mise à jour non réparé dans
un délai de trente (30) jours à compter de la lettre recommandée avec accusé de
réception notifiant les manquements adressés à l’autre partie, la partie défaillante justifie
de son manquement devant la commission paritaire locale.
La commission technique paritaire nationale créée par l’article 10-1 de la convention
nationale, est saisie de tout manquement aux dispositions du présent avenant et examine
les réponses appropriées dans les meilleurs délais afin de garantir la continuité du
service de télé mise à jour.
La caisse primaire pour son compte et celui des autres caisses, après avis de la
commission paritaire locale, peut acter la résiliation.
6. Pièces justificatives
6.1 Au moment de l’adhésion à l’option
Le pharmacien doit envoyer le formulaire d'adhésion (annexe 2) et joindre un
exemplaire du contrat de location.
S’il souhaite bénéficier des équipements accessoires, il doit en outre fournir la facture
de l'installation de la ligne supplémentaire et la dernière facture d’abonnement
téléphonique et/ou la facture du support sur pied.
A réception de ces documents, la caisse verse immédiatement l'avance de 191,36 €. Les
équipements accessoires (abonnement de la ligne téléphonique et support sur pied) sont
réglés lors des échéances de juillet ou de janvier.
6.2 Paiements en janvier et juillet
Le pharmacien reçoit de l’industriel fournisseur, une facture en double exemplaire,
l’une pour sa comptabilité l’autre pour la caisse primaire. Les pièces justificatives
envoyées obligatoirement par le professionnel de santé à la caisse servent à initier le
premier paiement (avance de trésorerie de 191,36 €). Pour les paiements suivants
(janvier et juillet) , elles ne seront pas réclamées systématiquement. Néanmoins, en cas
de contrôle opéré par la caisse, elles devront être fournies. Toutes les officines feront
l'objet d'un contrôle dans un délai de 5 ans.
Il est recommandé aux caisses de constituer un fichier des officines bénéficiant de ces
aides, en différenciant les équipements, afin de réaliser les paiements successifs (janvier
et juillet).
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7. Paiement et imputations comptables
7.1 Paiement de l'avance
L’ avance consentie lors de l’adhésion à l’option devra être saisie dans COPERNIC au
compte spécifiquement créé à cet effet au PCN du 1er juin 2004: gestion TM compte
409571513-Avance pour la TMJ.
Un code nature spécifique TMJ sera créé dans DETTES avant la fin de l'année, lors du
paiement une saisie devra donc également être effectuée dans DETTES.
7.2 Paiement des aides
Le paiement des aides ne se fait qu'au mois de janvier et juillet.
Le premier paiement est fait au prorata du nombre de mois utilisés (voir 3.2)
L'aide aux outils de télé mise à jour sera payée sous le code acte OMJ
L'aide pour la location de la ligne dédiée sera payée sous le code acte LTD
L'aide pour le financement du support sur pied du matériel sera payée sous le code
PSM.
Ces aides seront payées par les CPAM pour le compte de l'ensemble des régimes et des
SLM.
La répartition entre les régimes et les SLM sera effectuée en automatique via la table
358 de QUALIFLUX selon la clé de la MSV à savoir 71.88% pour le régime général et
28.12% pour les autres régimes et SLM.
La ventilation du montant de toutes les aides s'effectuera en automatique, en gestion 85
pour les caisses et 94 pour les CGSS, dans les comptes suivants:
´Régime Général en maladie:
6264-aide outil de télé mise à jour
gestion 85 ou 94, FNGA
´Autres régimes et SLM
45112661-CNAMTS-télémise à jour
gestion TM
Ces comptes ont été créés au Plan Comptable National au 1er janvier 2004, ils sont
également intégrés au plan comptable MIRCOSS.
8. Statistiques et évaluation du dispositif
Les données statistiques de ce dispositif seront mises à disposition des correspondants
SESAM-Vitale sur le site internet du GIE SESAM VITALE au cours du mois de juillet
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2004. L’ensemble des données seront regroupées sous un fichier mensuel mis à
disposition par téléchargement sous le format CSV.
Ce fichier permettra de contrôler l'usage de chaque outil de mise à jour (nombre
mensuel de mises à jour tous régime).
9. Modalités de liquidation des forfaits d’aides dans PPN
Il conviendra de liquider les forfaits OMJ, LTD et PSM dans PROGRES PN à l’aide
d’un matricule fictif.
Le numéro d'immatriculation devant être utilisé est:
1.55.55.55.CCC.060.XX
CCC= N° de la caisse primaire sur 3 caractères
XX= clé calculée en fonction du modulo 97.
Identification Assuré
Nom : SESAM-VITALE
Prénom : Aides
Régime : 888
date de début : 01/01/2004
Il est demandé aux caisses de procéder à la création de ce NIR fictif en BDO.
10. Retour d’information vers les pharmaciens
L'information au professionnel de santé concernant le paiement de ces forfaits sera
intégrée sur la norme NOEMIE ou le retour papier.
- retour papier :
S'il bénéficie du retour papier, il recevra un bordereau papier avec création d'un lot
spécifique. Il convient en effet de regrouper les forfaits dans le lot technique prévu à cet
effet (T.00) au même titre que les aides pérennes.
- retour NOEMIE
Si un retour NOEMIE est mémorisé en tables option tiers, il recevra le retour NOEMIE
sous un numéro de lot spécifique (T.00) au même titre que les aides pérennes.
Un courrier type figurant en annexe 4 devra être expédié aux pharmacies de la
circonscription de chaque caisse lors de chaque versement.
Ce courrier expliquant le contenu des retours a été élaboré afin de permettre aux
professionnels de santé bénéficiant de l’aide de justifier ces versements auprès des
services fiscaux.
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11. Communication
Des supports ont été réalisés en coordination entre tous les régimes pour que les patients
se rendant dans les officines équipées identifient facilement le service de télémise à jour
proposé.
Ce kit de communication comprend :
¾ une affiche A3,
¾ 2 exemplaires du même autocollant,
¾ 2 exemplaires de la même vitrophanie
Les kits (un peu plus d'un kit par pharmacien en SESAMVitale rattaché à la circonscription de caisse primaire)
ont été envoyés par le GIE SESAM-Vitale, en mai, aux
services communication des caisses primaires.
Ils ont vocation à être distribués en priorité à chaque pharmacien qui s'équipe d'un outil
de télémise à jour. Les exemplaires restant peuvent être mis à disposition de tout autre
professionnel de santé, établissement ou organisme qui s'équipe.
Par ailleurs, d'une fiche A4 intitulée "Mettez à jour votre carte Vitale" à destination des
patients est également à disposition.
Elle rappelle dans quels cas il est nécessaire de mettre à jour sa carte et donne la
signification de quelques messages (si 100% voir votre caisse, carte invalide …);
Cette fiche est proposée en noir et blanc pour faciliter son impression ou photocopie.
Elle n'a pas été imprimée au plan national; sa diffusion aux pharmaciens est à prévoir
par chaque caisse primaire en fonction des besoins des officines rattachées. Elle est
jointe en annexe à la présente circulaire et est téléchargeable sur le site du GIE SESAMVitale réservé aux correspondants SESAM-Vitale.