Fiche de Poste – Tatid - Secrétaire AE - 2007

Fiche de Poste – Tatid - Secrétaire AE - 2007
Introduction
En tant que bon secrétaire, j'ai repris l'entête que j'ai utilisé pour faire mes
Comptes-Rendus AE. Dans cette fiche de poste, je vais un peu détailler le travail de
secrétaire, ce qu'il faut faire tout ça tout ça. C'est pas bien compliqué mais faut savoir
quelques trucs.
Tatid, Secrétaire AE
La boîte mail de l'AE
Comme tout le monde le sait, l'AE a sa propre adresse email qui n'est autre que [email protected].
Cependant, depuis ce mandat là, nous n'utilisons plus l'affreux webmail UTBM pour gérer nos emails,
nous utilisons Gmail. Bien évidemment, Gmail est configuré de manière à ce que l'adresse Gmail
([email protected]) soit invisible et que seule l'adresse [email protected] soit visible.
L'AE reçoit beaucoup d'emails par jour, c'est pourquoi la vérification de la boîte est
impérative tous les jours (voire plusieurs fois par jour). Dans cette boîte que recevons-nous :
-
-
Du SPAM ou PUB => Direction poubelle ou boite à spam directement
Des emails d'étudiants pour demander des infos => Les renseigner si possible, et sinon
transférer l'email à la personne compétente du bureau AE qui pourra répondre correctement
à la question de l'étudiant
Des emails provenant des partenaires => transférer au Président et au Vice-Président
Des emails adressés à d'autres asso ou d'autres activités ou d'autres personnes => transférer
au bon destinataire
Des emails adressés aux mailing-listes [email protected] ou [email protected]. Dans ce
cas là, le secrétaire doit laisser passer ou non l'email en question.
Les emails qu'il faut laisser passer :
o Les emails concernant la pédagogie provenant des professeurs/du personnel
(normalement ils ne sont pas modérés, mais cela arrive que si)
o Les emails concernant la communication interne aux départements (Repas IMaP,
Commande de Polos GESC…)
o Les emails importants provenant des grandes activités (com' sur le Gala…)
o Les emails "joker" (1/semestre) des activités. Sinon toutes les activités doivent
communiquer via le weekmail impérativement
o Les emails des promos
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Fiche de poste – Tatid – Secrétaire – 2007
Les emails qu'il ne faut pas laisser passer :
o
o
o
o
Les SPAM évidemment
Les emails concernant des demandes
demandes perso ("J'ai perdu ma clé USB…")
USB
Les sondages concernant des UVs (les étudiants doivent se démerder avec le
responsable de l'UV en ce qui concerne l'envoi des sondages)
Tous autres types d'email qui ne rentrent pas dans la catégorie "laisser-passer"
"laisser
Chaque fois qu'un email est refusé, il faut prévenir son correspondant et lui expliquer
pourquoi on ne l'a pas laissé passé. Ill faut aussi lui indiquer selon les cas, une solution
solu
alternative (utiliser le forum pour poster son message de "clé
clé usb perdue").
perdue
Pour laisser passer un email, il faut se connecter sur la boite AE AVEC LE WEBMAIL UTBM,
cliquer sur "Nouveau
ouveau message",
message Destinataire [email protected], et comme sujet le message qui
est donné dans l'email à modérer, c'est indiqué en haut, c'est du genre
ge
"DISTRIBUTE
etudiants aef3ad4bbc67ef6520abc43bccef8bd".
aef3ad4bbc67ef
Pour refuser un email, il ne faut rien faire, pas besoin d'envoyer d'email à [email protected] en
disant que l'email est refusé, il s'effacera tout seul.
En ce qui concerne le weekmail, les activités envoient leur email
mail à l'AE avec weekmail dans le
sujet. Le mail va directement dans le libellé de Gmail "weekmail". L'adjoint Com n'a donc qu'à
regarder les emails qui ont ce label pour
pou faire son weekmailil en fin de semaine. Une fois qu'il a fini
son weekmail, il peut sélectionner tous les emails qu'il a traités et les supprimer du label "weekmail".
"weekmail"
En parlant des labels, c'est vachement important d'en faire et de trier les
le emails de cette
façon. Par exemple pour les candidatures, je les mets tous dans le labell candidatures et comme ça je
peux retrouver facilement les emails dont
don j'ai besoin.
Une fois qu'un email a été traité dans la boîte
b îte de réception, il ne faut pas le supprimer, mais
l'archiver pour pouvoir le retrouver plus tard au cas où.
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Fiche de poste – Tatid – Secrétaire – 2007
Les Comptes-Rendus
Un
n autre boulot important du Secrétaire est la rédaction des CR. Les CR doivent être faits
pour tous types de réunions (réunions hebdomadaires, CA, Commissions de Pôles,
P
AG…). Selon la
nature de la réunion, le CR peut être plus ou moins formel. Un CR de CA va être très formel alors
qu'un CR de réunion hebdomadaire va être + fun (vaut mieux qu'il soit fun pour que les gens le
lisent).
Dans le CR, il doit y paraitre
parai
en gros tout ce qui a été dit dans la réunion en version
condensée et synthétique. Il ne faut pas embêter
emb
les gens avec un CR trop long ou des phrases trop
pompeuses. Ill faut aller à l'essentiel pour fournir l'information de manière assez pertinente.
Les CR destinés
és à tous les cotisants doivent être épurés dans le sens où tout ne peut pas être
dit. Par exemple, tout ce qui concerne des problèmes entre les
l assoc… Vaut mieux éviter afin
afi de ne
pas lancer de polémiques...
Autre chose, le délai du CR : c'est vachement agréable pour l'équipe d'avoir le CR rapidement
après la réunion, mais ce n'est pas forcément évident à faire, car généralement on a d'autres trucs à
gérer à côté.
Une fois que le CR est fait, il est conseillé de l'envoyer à l'équipe AE pour
po une relecture
(informations, tournures de phrases, fautes d'orthographes…). Le jour suivant, si il n'y a pas de
modifications à apporter, il faut le poster sur le forum dans la partie Fichiers/AE/Comptes-Rendus…
Fichiers/AE/Compte
Pour prévenir les gens que le CR est dispo, il faut aussi mettre un lien sur le forum dans la partie
AE/Réunions AG/Fonctionnement
Fonctionnement de l'AE/Le
Le compte rendu nouveau est arrivé.
arrivé Je mettais aussi le
lien dans ma signature du forum ainsi que sur le wiki de l'équipe AE (ça permettait d'avoir une page
où étaient référencés tous les CR).
Les cartes AE
Le secrétaire a aussi la lourde tâche
tâche d'imprimer/plastifier les cartes AE. C'est pas très
compliqué mais faut le faire pour que nos chers cotisants puissent bénéficier de leur carte AE en
temps et en heure.
Pour réaliser cette tâche
âche correctement, il faut régulièrement :
-
-
Aller sur le site AE > Administration > Cartes AE. Dans l'onglet Impression il faut cliquer sur
Imprimer, ça génère un PDF qu'il faut imprimer à la repro sur papier 160g, recto verso
ve
et en
couleur.
Une fois imprimé, les 3 tas qu'il ne faut pas mélanger (Belfort, Sévenans, Montbéliard)
doivent être découpés avec le massicot.
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Fiche de poste – Tatid – Secrétaire – 2007
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-
-
nsuite, il faut prendre les petites pochettes plastiques et les plastifier une à une avec la
Ensuite,
plastifieuse de l'AE.
Enfin,
nfin, en dernière étape, il faut les bipper
bi
pour dire qu'elles
'elles sont bien disponibles. Pour les
bipper, il faut rester dans la partie Carte AE sur le site AE, onglet "Test
Test après impression".
impression Là,
il faut TOUTES les bipper (avec la douchette), même
ême celles de Sévenans/Montbé.
Lorsqu'elles sont bippées,
ées, il faut passer les cartes de Sévenans et Montbé aux VPI. Une fois
réceptionnées dans leur bureau, vous 3, (les 2 VPIs et toi-même)
toi ême) devront les rebipper
rebip
un
dernier coup dans l'onglet "Réception Bureau AE" pour finaliser la validation de réception.
A partir de ce moment là, les gens n'ont plus qu'à venir chercher leur carte AE. Ne pas oublier
de les bipper quand
uand vous les donnez,
donne dans l'onglet "Retrait Carte AE".
Les démarches administratives
De temps à autre, il faut porter des papiers à la mairie (statuts…),
(statuts ), ou encore réunir des
papierss pour constituer un dossier de demande de sponsors…etc.
sponsors
Ceci
eci dit, ce genre de tâches n'arrive
pas très fréquemment,, c'est vraiment occasionnel.
Conclusion
Voilà, je crois que c'est à peu près tout ce que j'ai à dire sur mon taff en tant que Secrétaire
AE. C'est un travail assez sympathique, qui doit être fait très régulièrement. De plus, gérer la boite AE
permet d'être
être au courant de tout ce qui se passe, et ça c'est cool.
Pour
our les questions/remarques, mon email : [email protected].
Bonne
onne chance pour votre nouveau mandat !
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