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Records management
recueil sur CD-ROM
Référence : 3217821
ISBN : 978-2-12-217821-8
Année d’édition : 2008
Analyse
Lorsque le terme « records management » et de métier de « records manager » sont apparus dans
certains contextes professionnels en Australie, puis dans l’ensemble des pays anglo-saxons dans les
années 1990, les archivistes français ont immédiatement associé la fonction à la « gestion des archives
courantes et intermédiaires » et ont très bien compris en quoi consistait l’activité et la fonction
correspondante. Mais comment le dire en français et le faire comprendre aux dirigeants
d’entreprises ? En attendant qu’un terme officiel soit enregistré, les experts français de la
normalisation n’ont pas tranché et utilise le terme aujourd’hui considéré comme anglo-saxon.
Comment dire au directeur d’une société ou d’une organisation qu’une fois mis en place, le « records
management », lui permettra de disposer à tout instant des documents et des données dont il a besoin
pour conduire ses activités, d’assurer leur traçabilité, de réduire les risques et de faciliter le PCL (plan
de continuité d’activité) en cas de sinistre, de défendre ses intérêts en cas de litige et de répondre
aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation de documents, et pour terminer
faciliter l’archivage – uniquement – des documents et données qu’il est nécessaire de conserver ?
La norme NF ISO 15489-1 définit le contexte et les principes de base du records management. Le
fascicule de documentation FD ISO 15489-2 présente les éléments fondamentaux, pour sa mise en
place dans une entreprise ou une organisation.
Le « Records management » propose un ensemble de méthodes et de techniques visant à organiser une
gestion efficace des documents au sein même de l'organisme où ils sont produits, et ce depuis leur
création jusqu'à leur versement dans un dépôt d'archives ou leur destruction.
Il offre une approche globale et transversale pour l'organisation, la gestion, l’accès, la communication
et la maîtrise de l'archivage (sur support électronique ou non). Permettant une gestion optimale des
documents, il facilite la gestion de l’information et des connaissances.
Mettre en place le records management permettra de répondre aux besoins de la sécurité de
l’information, la gestion du risque, la continuité de l’activité en cas de sinistre, le management de la
qualité,… et donc de la bonne gouvernance, dans les organismes et entreprises.
Table des matières
NF ISO 15489-1 (avril 2002) Information et documentation « Records management » Partie 1 : principes
directeurs (indice de classement : X50166-1)
FD ISO/TR 15489-2 (mars 2002) Information et documentation « Records management » Partie 2 : guide
pratique (indice de classement : X50166-2).
FD X50-185 (mars 2004) Outils de management Management de l'information (indice de classement :
X50185)
NF Z42-013 (décembre 2001) Archivage électronique Spécifications relatives à la conception et à
l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents
stockés dans ces systèmes (indice de classement : Z42013).
NF Z43-053 (juin 1981) Micrographie des publications périodiques sur film de 35 mm destiné à l'archivage
(Indice de classement : Z43053).
NF Z43-400 (septembre 2005) Archivage de données électroniques COM/COLD (indice de classement :
Z43400).
PR FD ISO 22938 (Projet de norme) Gestion de documents Format d'échange de données pour la gestion de
documents/contenu électroniques (en anglais uniquement) (indice de classement : Z42016PR).
Ce projet de norme reprend le projet de norme internationale ISO/DIS 22938.
NF ISO/CEI 27001 (décembre 2007) Technologies de l'information Techniques de sécurité Systèmes de
gestion de la sécurité de linformation Exigences (indice de classement : Z74221).
BP Z74-500 (août 2002) Sécurité des informations stratégiques Qualité de la confiance
préserver la confidentialité des informations (indice de classement : Z74500).
Comment
BP Z74-700 (février 2007) Plan de Continuité d'Activité (PCA) (indice de classement : Z74700).
NF EN ISO 11442 (mai 2006) Documentation technique de produits
classement : E04802).
Gestion de documents (indice de
NF ISO 15226 (juin 1999) Documentation technique de produits Modèles de cycle de vie et affectation de
documents (indice de classement : E04810).
XP PR EN 9130 (avril 2001) Série aérospatiale
classement : L00094).
Système qualité
Archivage de documents (indice de
NF EN 13290-6 (janvier 2002) Management des projets spatiaux Exigences générales Partie 6 : gestion de
l'information et de la documentation (indice de classement : L90001-6).
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