Organisation des documents électroniques
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Organisation des documents électroniques
L’ORGANISATION DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES Cadre législatif et réglementaire Service archives Fiche pratique Modèle conceptuel : OAIS (Système ouvert d'archivage de l'information), Modèle conceptuel destiné à la gestion, à l'archivage et à la préservation à long terme de documents numériques (Version internationale : ISO 14721 : 2012). Norme technique : Afnor NF Z42-013 de 2009, Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes (Version internationale : ISO 14641-1 : 2012). Moreq 2010 (Modular Requirements for Records Systems), Exigences-types pour la maîtrise de l'archivage électronique. Norme fonctionnelle : ISO 15489-1 : 2001 Records management. Loi n°2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique. L’intensification de la production de documents électroniques et le développement des procédures administratives rendent nécessaire la mise en place d’une organisation adaptée sur le serveur informatique de la collectivité pour structurer l’information. Organiser l’information présente plusieurs avantages : Assurer la cohérence et la fiabilité de l’information : plan de classement et politique de nommage Gérer les flux pour éviter l’augmentation exponentielle des fichiers : repérage et élimination des doublons Assurer un accès aisé à l’information. Organiser l’information correspond à : Mettre en place des outils d’organisation visant à bien identifier les données : Plan de classement pour organiser la production numérique. Règles de nommage pour identifier les fichiers numériques. Repérage et éliminations des doublons pour accéder à une information unique. Gestion électronique des documents, système informatique collaboration pour créer, modifier, organiser, gérer et partager des documents. Mettre en place des outils d’utilisation : charte informatique qui définit les droits et les devoirs des utilisateurs. Service Archives 01 39 49 63 24 / [email protected] L’organisation des documents électroniques Octobre 2014 Page 1 sur 2 L’ORGANISATION DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES Etapes Objectifs Faire - Nommer création. Règles de nommage - Faciliter la gestion de l’information et son intégration dans un plan de classement. - Harmoniser des fichiers. le nommage un document Service archives Fiche pratique Ne pas faire dès sa - Définir des règles simples en matière de nommage : utiliser les 26 lettres de l’alphabet latin pour le nom (court et simple) Utiliser les 10 chiffres arabes pour la date et la version Utiliser le séparateur underscore (_) - Utiliser des abréviations, des accents, des espaces. - Définir des règles longues et contraignantes. trop trop - Ne pas toujours utiliser les mêmes règles. - Vérifier l’extension au moment de l’enregistrement (utiliser les formats ouverts plutôt que les formats propriétaires). Plan de classement - Utiliser le serveur comme lieu unique - Suivre l’organigramme. de stockage. - Mettre un même fichier à - Retrouver et consulter - Normaliser l’arborescence inforplusieurs endroits dans facilement et rapidement vos matique. l’arborescence. documents électroniques. - Structurer le plan en fonction des - Multiplier les niveaux de activités principales, en 4 à 5 niveaux classement. maximum. Gestion électronique des documents - Se lancer dans des projets - Sélectionner les documents à prendre de GED et/ou dématériaen compte. lisation sans avoir : - Structurer l’information. Elaboré un plan de - Gérer le cycle de vie des - Evaluer leur valeur. classement, documents. - Inventorier les applications métier et Pris en compte la question de l’archi- Dématérialiser le support les formats utilisés. vage électronique, d’information. - Suivre le plan de classement établi au Défini des règles préalable. d’accès. - Fixer les règles d’utilisation - Prendre en compte l’environnement des moyens informatiques juridique existant. (réseau, mes documents, - Respecter la notion de vie privée. internet, messagerie). Charte informatique - Sensibiliser et responsa- - L’annexer au règlement intérieur. biliser les utilisateurs. - Informer les utilisateurs. - Définir un d’application. périmètre - Travailler à partir contenu imprécis. d’un - Négliger la communication. - Sécuriser les données. Le service Archives du CIG vous accompagne dans vos démarches d’archivage électronique. Service Archives 01 39 49 63 24 / [email protected] L’organisation des documents électroniques Octobre 2014 Page 2 sur 2