Conservation des documents électroniques sans

CONSERVATION DES DOCUMENTS
ELECTRONIQUES SANS SYSTEME
D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE
Service
archives
Fiche
pratique
Code du patrimoine.
Code général des collectivités territoriales.
Norme technique : Afnor NF Z42-013 de 2009, Spécifications relatives à la
conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la
conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes (Version
internationale : ISO 14641-1 : 2012)
MoReq 2010 (Modular Requirements for Records Systems), Exigences types pour
la maîtrise de l'archivage électronique.
Loi n°2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux
technologies de l'information et relative à la signature électronique.
Décret n°79-1037 du 3 décembre 1979 modifié relatif à la compétence des services
d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la
conservation et la communication des archives publiques.
Cadre
législatif et
réglementaire
En l’absence de système d’archivage électronique implanté (cf. fiche pratique « SAE »), l’objectif de cette
fiche pratique est de vous donner quelques clefs pour assurer la pérennité de vos données.
Les étapes de la gestion des archives électroniques hors SAE
Etapes
Objectif
A faire
Ne pas faire
Repérer
- Connaître la production et la
circulation des données.
- Dresser un état des lieux des - Oublier les données issues
des applications.
- En déterminer leur valeur archives électroniques.
(engageante, informative…)
Trier
et éliminer
- Déterminer les documents - Détruire les doublons.
- Eliminer
vos
documents
pouvant être éliminés (durée
- Rédiger
un
bordereau électroniques sans
l’accord
d’utilité administrative).
d’élimination adressé
aux des Archives départementales.
- Identifier ceux à conserver.
Archives départementales.
Identifier
1
et classer
- Retrouver
données.
facilement
- Classer
rapidement
nouveaux documents.
les
- Conserver des noms sibyllins
- Nommer les documents selon
une nomenclature définie.
- Multiplier les dossiers dans
les
divers
endroits
de
- Organiser les documents.
l’arborescence.
- Permettre la pérennité et - Renseigner les propriétés du - Perdre l’identité du créateur.
Renseigner
l’exploitation
future
des document.
- Perdre
le
contexte
de
les documents données.
- Extraire les métadonnées.
création.
Choisir
un format
Choisir
un support
de stockage
1
- Garantir
données.
la
lisibilité
des - Choisir un format ouvert, - Opter
pour
standardisé (voir plus bas).
« propriétaire ».
- Pérenniser la conservation.
un
format
- Joindre au support et aux
dossiers des notices décrivant
- Perdre le contenu du support
le contenu.
faute
d’informations
le
- Prévoir des migrations sur de décrivant.
nouveaux supports tous les 5
ans.
cf. fiche pratique « Organisation des documents électroniques ».
Service Archives
Conservation des documents électroniques sans système d’archivage électronique
01 39 49 63 24 / [email protected]
Octobre 2014
Page 1 sur 3
CONSERVATION DES DOCUMENTS
ELECTRONIQUES SANS SYSTEME
D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE
Service
archives
Fiche
pratique
Recommandations techniques
Format et support connaissent des évolutions rapides, qui peuvent rendre certaines données stockées
inexploitables dans le temps. Un bon choix est donc primordial.
Formats recommandés
Le format est la manière informatique de représenter les données (.doc, .png, .pdf). Un format adapté à la
conservation est un :

Format ouvert : dont les spécifications sont publiquement accessibles ;

Format standardisé ou normalisé : faisant l'objet d'une normalisation par une institution
publique ou internationale ;

Format utilisé par une grande communauté et porteur des informations sur sa création, sa
validation ainsi que sur sa conversion ;

Format indépendant du contexte technologique.
Type de documents
Formats recommandés
Texte
PDF/A (Adobe)
XHTLM, HTLM (pages Web)
Image
TIFF, JPEG, PNG
Graphiques vectoriels
SVG
Vidéo et audio
MPEG-4 avec codage vidéo H.264
Une vigilance particulière est à apporter aux données produites dans les applications et logiciels, dont le
format est souvent fermé. Le cahier des charges doit prévoir les extractions, les exportations et les
importations des données vers un nouveau logiciel ou vers un format adapté à la conservation.
Supports
Le support est la solution technique qui permet le stockage de l’information (CD-Rom, clé USB, etc.). Pour
assurer une conservation à long terme, il est nécessaire de migrer tous les 5 ans les données sur un
nouveau support.
Type de support
Durée de vie
CD-R, DVD-R
Environ 10 ans
Blu-ray
Pas assez de recul
Mémoire flash
Pas assez de recul
Disque dur
Environ 5 ans
Service Archives
Conservation des documents électroniques sans système d’archivage électronique
01 39 49 63 24 / [email protected]
Octobre 2014
Page 2 sur 3
CONSERVATION DES DOCUMENTS
ELECTRONIQUES SANS SYSTEME
D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE
Service
archives
Fiche
pratique
Sécurisation des équipements et du réseau informatique
La sécurité informatique vise cinq principaux objectifs :

L'intégrité (la garantie que les données sont bien celles que l'on croit être)

La confidentialité (l’assurance que l’accès soit réservé aux personnes autorisées)

La disponibilité (le maintien du bon fonctionnement du système d'information)

L'authentification (l’assurance de l’identité du créateur de la donnée)
Etapes
Objectif
Faire
- Identifier les besoins et les risques (audit).
- Elaborer des règles et des procédures à mettre en
œuvre.
I – Etablissement
d’une politique
de sécurité
Permettre une utilisation pratique - Surveiller et détecter les vulnérabilités du système
et en toute confiance.
d'information
- Définir les actions à entreprendre et les personnes à
contacter en cas de détection d'une menace.
- Sensibiliser les utilisateurs aux problèmes de sécurité
- Dupliquer les supports de conservation
II – Sécurisation
physique
du matériel
Eviter la perte d’information par - Doubler les sites de sauvegarde.
destruction ou endommagement - Protéger la salle serveur contre les dommages extérieurs
des supports de conservation.
et les intrusions
.- Veiller aux conditions de conservation des supports
- Surveiller le réseau (activité, analyse des journaux
d’activité, audit).
III – Sécurisation
des connexions
et du réseau
interne
Détecter les tentatives d’intrusion - Effectuer une sauvegarde régulière.
et d’attaque du réseau et les
- Protéger l’accès à internet.
bloquer.
- Mettre en place des points de filtrage.
- Mettre en place des pare-feu et des anti-virus.
IV – Sécurisation
logique
(au niveau
des données)
Contrôler les accès des ayants - Mettre en place des droits d’accès (applications).
droits.
- Tenir à jour les systèmes et les langages.
Le service Archives du CIG vous accompagne dans vos démarches
d’archivage électronique.
Service Archives
Conservation des documents électroniques sans système d’archivage électronique
01 39 49 63 24 / [email protected]
Octobre 2014
Page 3 sur 3