secretaire - receptionniste

Description de fonction
SECRETAIRE - RECEPTIONNISTE
(2.02, Collaborateur administratif 2)
Service :
Classification :
Service des Infrastructures Statut hiérarchique :
Publiques et de
l'Environnement (SIPE)
8 - 10
Taux d'activité :
Employé
100 %
Mise à jour : sept. 2012
1.
POSITION STRUCTURELLE (hiérarchie)
1.1
Fonction du responsable de service et fonction du supérieur direct
Chef de la section Voirie
1.2
Nombre et fonction(s) des subordonné-e-s direct-e-s
Aucun
1.3
Suppléances
Remplace :
collaborateur administratif du service
Est remplacé par :
collaborateur administratif du service
2.
RELATIONS FONCTIONNELLES
Les usagers et personnes bénéficiaires des prestations de voirie / entretien du domaine
public communal ;
Les collègues, ouvriers et personnel des ateliers techniques spécialisés
Les fournisseurs
3.
MISSIONS
3.1
Tenir la réception physique et téléphonique du secteur « voirie »
3.2
Assurer le support administratif du secteur « voirie »
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Description de fonction
4.
ACTIVITES
4.1
Réception
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





4.2
Accueillir et renseigner les usagers.
Réceptionner et traiter les appels téléphoniques.
Assurer l'accueil à la réception et au standard téléphonique.
Faire préciser la demande, y répondre ou orienter le demandeur.
Annoncer les visiteurs ou transmettre les appels/guider vers les collaborateurs
concernés.
Ouvrir et fermer le bâtiment en fonction des horaires définis.
Gérer les mails et les fax reçus, en assurer le suivi.
Tenir à jour le planning du personnel en fonction des manifestations / événements
/ travaux à réaliser.
Etablir divers formulaires pour l’information des usagers.
Assurer le contact avec les organisateurs des manifestations.
Travaux administratifs

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4.4
Mettre à jour les listes des inventaires, du matériel et des machines.
Tenir à jour le cahier des prêts et location du fourgon des écoles et associations.
Gérer les locations de matériel de fête, assurer leur facturation.
Commander le matériel (ateliers, mobilier urbain), établissement des bons de
commande de la section.
Contrôler et imputer les factures.
Etablir diverses statistiques.
Etablir l'avis d'absence hebdomadaire.
Tenir un petit économat et assurer les commandes internes de petites fournitures.
Etablir divers courriers relatifs aux travaux et services délivrés par le centre de
voirie.
Tâches particulières

Accomplir toutes tâches nécessitées par les besoins du service.
5.
COMPETENCES (décisions)
5.1
Financières
Aucune
6.
VALEURS-CLE
 15-20 collaborateurs dans le secteur
 5 ateliers professionnels
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Description de fonction
7.
PROFIL
7.1
Formation
 CFC d'employé de commerce ou formation au moins équivalente,
7.2
Expérience professionnelle

7.3
Spécificités


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8.
Expérience dans un poste similaire (1 à 3 ans)
Esprit d'initiative et autonomie dans le travail.
Sens des responsabilités, de l’organisation.
Souplesse d'horaire selon nécessités.
Entregent, sens de l’accueil (orientation clients)
Bonne capacité rédactionnelle
Aisance dans l’utilisation des outils bureautiques (traitement de texte, tableurs,
messagerie électronique).
SIGNATURES
Titulaire (prénom, nom) :
Signature :
Chef de service (prénom, nom) :
Signature :
Pour l'Office du personnel (prénom, nom) :
Signature :
Nb : Dans un souci de lisibilité, le texte est rédigé au masculin. Le vocabulaire utilisé fait toutefois référence
tant aux femmes qu'aux hommes.
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