summary responsibilities - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
VALIDATION DATE
:
11 June 2015
VALIDATED BY
:
M. J. Lyden
ORGANIZATION
:
CENTRAL EUROPE PIPELINE SYSTEM PROGRAMME OFFICE, Business Department
POSITION No
:
CE-4
TITLE
:
Head of Business Department
GRADE
:
A-5
JOB CODE
:
A31
DUTY STATION
:
Versailles, FRA
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Programme Manager for managing and supervising the Business
Department of the Central Europe Pipeline System (CEPS) Programme Office (PO). More precisely, he/she is
responsible for performing the following functions:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Managing, both from a technical and administrative point of view, the personnel assigned to the
Department.

Devising and formulating policy and managing the development of CEPS military and non-military
commercial activities and their corresponding revenues.

Chairing the Integrated Commercial Cell, a sub-committee of the CEPS Programme Board (PB).

Ensuring the transparency of commercial and tariff procedures.

Developing medium-term business objectives, taking into account the priority given to military
requirements.

Coordinating CEPS operational activities with the National Organizations.

Ensuring that current contracts with military and non-military clients are correctly fulfilled.

Ensuring that network operation is optimized in terms of safety and efficiency and recommending
improvements thereto, particularly in the framework of the Five-Year Rolling Plan preparation.

Participating in the preparation and monitoring the follow-up of operational parts of the budget.

Participating in the analysis of CEPS investment projects.

Managing the accounting of quantities of product transported and/or stocked within the CEPS to include
the production of corresponding invoices.

Overseeing the operation of the information system used for tracking the CEPS network's activities and
costs.

Co-ordinating the activities of the Department with those of other Departments and Services of the PO.

Developing standing procedures that guarantee the quality of the CEPS products from their entrance,
transport and storage to their final distribution to users.
CE-4
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015

Providing the monthly Key Performance Indicators (KPI's) of the Business Department.

Contributing to the CEPS reports, the CEPS Five-Year Plan and other policy documents.

Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions
assigned in times of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.

The incumbent is further responsible for the correctness of management information concerning assigned
responsibilities.
Specific Responsibilities

Maintaining awareness of market trends, carrying out systematic analyses of customer requirements and
satisfaction and seeking out relevant information on market forces.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General qualifications

University degree in Engineering or Business Management, equivalent to Masters.

Minimum of ten years of senior staff level management experience.

Good knowledge of the oil sector in its logistic, commercial, economic and technical aspects.

Good knowledge of competition regulations.

Maturity and diplomacy to work both in a military and civil (business and industry) international
environment.

Demonstrated leadership experience.

Ability to facilitate/present persuasively to gain buy-in and effective negotiations skills to achieve desired
outcomes including business growth.

Ability to multi-task, manage time and work effectively under pressure while producing high-quality
products under short-notice deadlines.

Ability to develop resourceful and effective solutions to complex problems (including HR), ability to set
and implement performance goals and expectations, to develop policy and metrics, to measure
performance and to engage problems early to mitigate risk and redirect performance.

Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and
software packages.
Specific qualifications

Knowledge of refining, petrochemical processes and oil markets.
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in
English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

CE-4
Working experience in a multinational environment would be an asset.
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
PERSONAL CHARACTERISTICS

Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to develop and lead
diverse teams working together toward established objectives.

Possessing passion and motivation together with strong communication skills, to create a spirit of
cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external
customers and stakeholders.

Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict; ability to
embrace and lead change while remaining flexible/adaptable to emerging requirements.

Availability for emergencies and requests related to his/her functions outside working hours.

All the NSPA staff members are expected to behave in accordance with the current text of the NATO Code
of Conduct adopted by the North Atlantic Council and, as a result, the staff members represent the
fundamental values of integrity, impartiality, loyalty, sense of accountability and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

CE-4
N/A
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
11 juin 2015
VALIDÉ PAR
:
M. J. Lyden
ORGANISATION
:
BUREAU DE PROGRAMME DU RÉSEAU D'OLÉODUCS EN CENTRE-EUROPE, Département
Business
POSTE N°
:
CE-4
TITRE
:
Chef du Département Business
GRADE
:
A-5
CODE POSTE
:
A31
LIEU D'AFFECTATION
:
Versailles, FRA
RÉSUMÉ
Responsable envers le gestionnaire de programme, le (la) titulaire est responsable de la gestion et de la
supervision du Département Business du Bureau de programme du réseau d'oléoducs en Centre-Europe
(CEPS). Il (elle) exerce plus précisément les fonctions suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales

diriger, des points de vue technique et administratif, le personnel affecté au département ;

définir et formuler la politique générale et gérer le développement des activités commerciales militaires
et non militaires du CEPS ainsi que les recettes qui en découlent ;

présider la Cellule commerciale intégrée (CCI), un sous-comité du Comité de programme CEPS ;

veiller à la transparence des procédures commerciales et tarifaires ;

élaborer des objectifs d'activités à moyen terme, en tenant compte de la priorité donnée aux besoins
militaires ;

coordonner les activités opérationnelles du CEPS avec les Organisations nationales ;

veiller à ce que les contrats en cours avec les clients militaires et non militaires soient correctement
exécutés ;

veiller à ce que l'exploitation du réseau soit optimisée sur les plans de la sécurité et de l'efficience et
recommander des améliorations dans ces domaines, particulièrement dans le cadre de l'élaboration du
plan à cinq ans ;

participer à l'élaboration et assurer le suivi des aspects opérationnels du budget ;

participer à l'analyse des projets d'investissement du CEPS ;

gérer la comptabilité des volumes de produits transportés et/ou stockés au sein du CEPS, ce qui inclut la
réalisation de la facturation correspondante ;

superviser le fonctionnement du système d'information servant à suivre les activités du réseau du CEPS et
les coûts correspondants ;

coordonner les activités du département avec celles des autres départements et services du bureau de
programme ;

élaborer des procédures permanentes qui garantissent la qualité des produits fournis par le CEPS depuis
leur entrée jusqu'à leur distribution finale aux utilisateurs, en passant par le transport et le stockage ;
CE-4
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015
111_13#1xx.doc

fournir les indicateurs clés de performance (KPI) mensuels du Département Business ;

contribuer aux rapports du CEPS, au plan à cinq ans du CEPS et à d'autres documents de politique
générale ;

exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions
appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.

En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.

Le (la) titulaire est par ailleurs responsable de l'exactitude des informations de gestion relatives à ses
responsabilités.
Responsabilités particulières

se tenir au courant des tendances du marché, effectuer des analyses systématiques des besoins des
clients et de leur niveau de satisfaction et rechercher des informations pertinentes sur les forces du
marché.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Diplôme universitaire d’ingénieur ou dans le domaine de la gestion des affaires, équivalent à un master.

Expérience de la gestion d'au moins dix années acquise au niveau supérieur de l'encadrement.

Bonne connaissance du secteur pétrolier dans ses dimensions logistique, commerciale, économique et
technique.

Bonne connaissance des règles concernant la concurrence.

Maturité et diplomatie permettant de travailler dans un environnement international à la fois militaire et
civil (commercial et industriel).

Expérience approfondie de la planification organisationnelle.

Aptitude à animer/exposer avec conviction afin d'emporter l'adhésion de ses interlocuteurs et capacité à
négocier efficacement pour atteindre les résultats souhaités, et notamment une croissance de l'activité.

Aptitude à mener plusieurs tâches de front, à gérer le temps et à travailler efficacement sous pression
tout en fournissant des prestations de grande qualité dans de brefs délais.

Aptitude à mettre au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes complexes (y compris en
ce qui concerne les ressources humaines), à déterminer et mettre en œuvre les résultats visés et
attendus, à élaborer la politique générale et les indicateurs, à mesurer les prestations, et à traiter tôt les
problèmes afin d'atténuer les risques et de réorienter l'exécution du travail.

Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en
matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels.
Qualifications particulières

Connaissance du secteur du raffinage, des processus pétrochimiques et des marchés pétroliers.
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
pratique du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

CE-4
Une expérience acquise dans un environnement multinational serait un atout.
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015
QUALITÉS PERSONNELLES

Honnêteté, attitude positive et volontaire, et esprit de coopération ; capacité à constituer et à diriger des
équipes hétérogènes travaillant en coopération à la réalisation des objectifs fixés.

Passion et motivation alliées à une solide aptitude à communiquer, afin de créer un esprit de coopération
pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients internes et
externes ainsi qu'avec les parties prenantes.

Intelligence émotionnelle/maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans
des situations conflictuelles ; aptitude à adhérer au changement et à le diriger tout en restant souple et
capable de s'adapter à de nouveaux besoins.

Disponibilité pour répondre aux urgences et aux demandes liées à ses fonctions en dehors de l'horaire de
travail normal.

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

CE-4
S. O.
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015