Organisation Africaine de la Propriété Intellectuelle (O.A.P.I.)

Organisation Africaine de la Propriété Intellectuelle
(O.A.P.I.)
7e Salon Africain de l’Invention et de l’Innovation Technologique (SAIIT)
Du 23 au 27Octobre 2013 – NDJAMENA (Tchad)
TERMES DE REFERENCE
PLAN DE COMMUNICATION EVENEMENTIELLE
I – Contexte
Le Salon africain de l’invention et de l’innovation technologique (SAIIT) est une
manifestation qu’organise l’OAPI tous les deux ans dans l’un de ses Etats
membres. Cette manifestation vise à promouvoir la créativité et à offrir un
cadre d’échanges de technologies entre inventeurs, opérateurs économiques et
institutions de financement.
Six éditions se sont tenues depuis que le Conseil d’Administration de l’OAPI a
pris la décision d’institutionnaliser cet évènement. La première à Dakar (Sénégal)
en 1997, la seconde à Lomé (Togo) en 2000, la troisième à Libreville (Gabon) en
2002, la quatrième à Bata (Guinée Equatoriale) en 2005, la cinquième à Bissau
(Guinée Bissau) en 2007 et la sixième à Bamako en 2009.
La septième édition du SAIIT se tiendra à Ndjamena (Tchad) du XXX au XXX
octobre 2013.
Le SAIIT se veut un moyen de promotion de l’esprit inventif. A cet effet, des
prix sont attribués aux meilleurs inventeurs en guise de reconnaissance de leur
mérite et d’encouragement pour la poursuite de leurs efforts de recherche. Audelà de cette volonté de promouvoir l’invention, le SAIIT doit offrir des
opportunités de valorisation des œuvres qui sont présentées au public et
contribuer ainsi au progrès technologique, et donc au développement des Etats
membres de l’OAPI.
À travers l’organisation de la 7e édition du SAIIT à Ndjamena (Tchad), créer un
véritable forum d’échanges entre inventeurs et opérateurs économiques est un
défi que veut relever la direction générale de l’OAPI. Pour ce faire, l’organisation
recrute une agence conseil en communication qui devra s’atteler à assurer la
promotion et la médiatisation de l’évènement au plan international et dans le pays
hôte.
II - Objectif général
L’objectif majeur
assigné à la communication est la médiatisation, tant à
l’intérieur du territoire OAPI, plus spécifiquement au Tchad, qu’à l’extérieur,
afin de faire connaître largement l’événement auprès des publics cibles et
susciter une participation massive des publics nationaux.
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III - Objectifs spécifiques
La campagne de communication en vue de la promotion du salon doit permettre
de :
 Développer la notoriété de l’événement au plan national et international ;
 Valoriser
l’image de l’OAPI à travers des supports diversifiés et une
distribution efficace desdits supports ;
 Susciter la participation massive du public de Ndjamena à l’événement.
La cible est constituée de :
 les inventeurs et innovateurs ;
 les institutions de recherche et les universités ;
 les opérateurs économiques ;
 les médias ;
 le grand public.
IV - Profil du prestataire
Les critères sur lesquels le prestataire sera retenu sont les suivants :
 La présentation technique et la fluidité du dossier de soumission ;
 La notoriété et l’expérience de l’agence dans la conception et la mise en
œuvre de campagnes événementielles ;
 La disponibilité du prestataire.
Pour la conclusion des différents partenariats notamment avec les supports
médiatiques et les agences de régies publicitaires (s’il y a lieu), le prestataire
travaillera en tandem avec l’OAPI.
V- Travail attendu du prestataire
5.1.
Production des supports imprimés et sérigraphie
 Suivi de la production et de la distribution (de concert avec l’agence régie)
des supports de promotion (affichage routière et dynamique, de même que
des banderoles, avec pose et dépose) ;
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 Suivi de la production des supports imprimés et sérigraphiques auprès des
prestataires.
DESIGNATION
Affiches
Affiches
routières
CARACTERISTIQUES
TECHNIQUES
Format : 40 x 60 cm
Papier : couché
moderne brillant
135g/m2
Impression : R°
quadri
Quantité : 1500
Format : 4m x 3m
Support : En vinyle
autocollant
Impression : Recto
quadri
DESIGNATION
Flyers
Dossiers de
presse
+
5 à 10 fiches
intérieures
Quantité : 50
Quantité : 20
Catalogue officiel
du salon
Badges
accréditation
sécuritaire
Format : A4 / 40
pages
Papier : couché
moderne brillant
couverture 200g/m2
/ intérieur 130 g/m2
Impression : R° / V°
quadri couv. Intérieur
quadri
Quantité : 1500
Format : 7,5 x 10 cm
Support : en PVC avec
chaînette
Impression : R°
quadri
Quantité : 200
Autocollants
circulaires
Quantité : 500
Typons presse
pour insertion
(05), prise en
main sur CDs
CARACTERISTIQUES
TECHNIQUES
Format : 1020 cm –
Impression : quadri
r/v
Papier : couché
brillant 135g
Quantité : 15.000
Format : chemise
navane à un rabat /
45,8 x 38,5cm
Papier : couverture
sur couché moderne
brillant 300g/m2 +
finition : pelliculage +
collage d’une patte –
fiches intérieures sur
offset 80g/m2
Impression : R°/V°
bichro couverture / R°
en bichro fiches
intérieures
Format : diamètre 30
cm
Papier : vinyl blanc
90g/ m2
Impression : R°
quadri
N/B et quadri
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Chèque géant
Format : A4 / deux
volets
Papier : couché
moderne brillant
170g/m2
Impression : R°/V°
quadri
Quantité : 2000
Format A4 : 3 volets
Quantité : 1000
Format : 80x40 cm
Support : PVC
perforé avec 3
accroches
Impression : quadri
R°,
Quantité : 50
Quantité : 5
Diplôme lauréat
Quantité : 10
Plaquette
évènementielle
Dépliants
institutionnels
Panneaux
indicatifs
Banderoles
Format : 8 x 0,65 m
Support : tyvek
Impression : R°/V°
(Modèle))
+
Supports
Quantité : R°/V°
10, R° 10
Supports indoor
(kakemonos)
Quantité : 04
Format : 2x0, 65 m
Support : tyvek
Impression : quadri
R°
Carton
d’invitation
Attestation
participation
Quantité : 500
Quantité : 100
5.2. Productions audio-visuelles et multimédia
 Réalisation d’un spot publicitaire TV en français et en arabe;
 Réalisation des bandes annonce Radio en français et en arabe;
Les pré-tests devront être réalisés.
5.3. Contact medias et diffusion
Le prestataire devra :
 Proposer des plans support pour l’ensemble de médias retenus ;
 Vérifier la disponibilité des emplacements auprès des supports ;
 Négocier
l’achat
d’espaces
auprès
des
supports
à
des
coûts
avantageux ;
 Assurer la pige presse et en faire un rapport ;
 Réaliser un press-book événementiel ;
 Faire toute autre proposition pertinente en terme de choix de
supports, au regard des objectifs définis.
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Les média retenus sont les suivants :
MEDIAS
Radio
SUPPORTS
Télévision
France 24
Africa 24
TV5 Afrique
Chaîne nationale
RFI
Africa N°1
Chaînes nationales
Chaînes privées
Presse
Jeune Afrique
Quotidien national
Presse privée nationale
Presse cybernétique
(à déterminer)
Chaînes privées
NB. Cette liste n’est qu’indicative. En fonction des critères d’audience et
d’impact entre autres, l’agence devra proposer tout autre support
Un chronogramme d’exécution de toutes les activités retenues devra être établi
et remis à l’OAPI ainsi que des rapports d’activités sur une période définie de
commun accord, sur les activités effectuées et les programmes des activités à
effectuer sur la base desquels l’OAPI exercera un contrôle sur l’Agence.
5.4
Campagne de mailing et SMS
Le prestataire devra proposer une stratégie visant à mener une campagne d’envoi
massif de mails et de SMS au public pouvant être intéressé par le Salon. Cette
campagne s’adresse aussi bien au public résident au Tchad qu’à celui de la
diaspora.
5.5
Caravane mobile
Au cours de la période d’organisation du Salon, une caravane de sensibilisation
sur la propriété intellectuelle sillonnera les artères de grand trafic de la ville de
Ndjamena.
Cette activité de promotion de la propriété intellectuelle et de
l’OAPI se veut également un intermède festif et culturel devant permettre à
l’Organisation de créer un lien de proximité avec le public cible de Ndjamena et
la jeunesse scolaire et estudiantine en particulier.
Le prestataire est chargé de proposée un schéma d’organisation détaillé pour la
mise en œuvre de cette activité (matériel roulant, articles promotionnels,
itinéraires, programme, etc).
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5.6
Reportage photo et vidéo
Le prestataire assurera la couverture des points forts des manifestations (cérémonies
d’ouverture et de clôture, exposition, séminaires et ateliers, caravane mobile, etc) et
produira :
-
des albums photos et des CD
-
des CD d’images
-
Un publi-reportage de 26 mn maximum sur l’ensemble de l’évènement
5.7
Production d’articles publicitaires
Le prestataire présentera ses meilleures offres pour la fourniture des articles
publicitaires : T-Shirt, Casquettes, Cartable, Stylo, etc
5.8
Hôtesses
Au besoin le prestataire pourra être sollicité pour la mise à disposition des hôtesses
suivant l’opportunité. Le nombre et les détails supplémentaires seront indiqués en temps
opportun.
5.9
Décoration
Suivant la nature des locaux, le prestataire pourrait être sollicité pour procéder à la
décoration.
5.10
Régie publicitaire
L’agence pourrait être sollicitée pour prospecter les annonceurs intéressés par les
supports publicitaires du salon. Dans cette opération, l’agence retenue sera rémunérée
sur la base d’un pourcentage des ventes, dont l’offre devra indiquée les prétentions
VI- Evaluation post-événementielle
L’agence devra présenter une méthodologie d’évaluation post-événementielle, à travers :
 des instruments de mesure ;
 la procédure d’analyse et de traitement des données ;
 un rapport de synthèse ;
 des recommandations.
VII-Rémunération
Rémunéré sur la base des honoraires, le prestataire devra indiquer ses prétentions et
les motiver.
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