Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique

Transcription

(06/09/2013)
Directives et tarifs pour
les bourses couvrant un
séjour en Belgique
(validité à partir de 01/09/2013)
Table des matières
Introduction
3
Bourses de courte durée
5
Montants de référence
5
Paiements au boursier
5
Paiements à l'unité d’accueil
5
Directives et annotations
6
Définition et durée
6
7
8
Bourses d'études
11
11
11
11
12
12
12
15
Bourses de doctorat
17
17
17
17
18
18
18
20
2/22
Introduction
Les contributions financières présentées ci-dessous sont un résumé de la note « Harmonisation de la
1
typologie et des contributions pour les bourses financées par la DGD » .
Le groupe cible est formé par les boursiers ressortissants et résidents d'un pays figurant sur la liste
des pays partenaires de la coopération directe et indirecte du VLIR-UOS. (liste pays)
Les tarifs et directives s'appliquent à partir du 01/09/2013 pour tous les programmes VLIR-UOS qui
2
comportent des bourses couvrant un séjour d'étude ou de recherche en Belgique. Les directives sont
sujettes à des changements périodiques en fonction des décisions de mise en œuvre prises par l’unité
3
des bourses de la DGD. Les montants sujets à indexation sont signalés . Tous les montants sont
exprimés en euros.
Les bourses sont de trois types :

Bourses de courte durée pour les séjours de formation de stage ou de recherche universitaire
4
d'une durée de sept jours à six mois , qui ne sont pas couverts par une bourse d’étude ou de doctorat.

5
Bourses d'étude dans le cadre d'un programme de cours ou de formations universitaires d'une
durée d’au moins six mois et d’au plus deux années académiques (en principe 60 ECTS minimum).

Bourses de doctorat dans le cadre d'un programme de recherche universitaire en Belgique d'une
durée maximale de quatre années académiques.
Les directives mentionnent deux types de bénéficiaires, le boursier et l'unité d’accueil. Dans tous les
cas, le VLIR-UOS transfère les fonds à l'université d'accueil belge qui paie le boursier ou l'unité
d’accueil. Autrement dit, aucun paiement n'est effectué directement par le VLIR-UOS au boursier.
Il existe deux catégories d'allocation :

Versement forfaitaire : allocation pour laquelle aucune justification financière ne doit être soumise au VLIR-UOS. Toutefois, dans le cadre du contrôle financier, l'université doit être en mesure
de présenter à tout moment les factures, reçus ou relevés de transaction bancaire.

Frais à justifier : montants qui doivent être justifiés au moyen de reçus, factures, relevés de
transaction bancaire et autres pièces justificatives (par ex. billets d'avion, police d'assurance).
1
Ce texte constitue un guide d'application du tableau d'harmonisation officiellement approuvé par la
DGD (décembre 2012, reconfirmé par la DGD en mai 2013). La DGD, Direction générale de la Coopération au développement et aide humanitaire du Gouvernement belge, finance toutes les activités du
VLIR-UOS.
2
Ces programmes sont, outre d'éventuels nouveaux programmes : ICP-PhD, EI, TEAM, CUI, PRDC,
ZI (finalisation doctorat uniquement), ITP, KOI et ICP.
3
Montants indexés tous les trois ans au mois de septembre sur la base de l'index de janvier. La
er
première indexation aura lieu le 1 septembre 2013, sur la base de l'indice santé de janvier 2013.
4
Aucune bourse n'est accordée pour les « visites », soit tout séjour de formation ou de recherche
universitaire d'une durée comprise entre 1 et 6 jours, ou tout séjour d'une durée maximale de 3 semaine n'entrant pas dans le cadre d'une formation ou recherche universitaire. Dans ce cas, un per
diem et des frais d'hôtel sont versés.
5
Une bourse accordée dans le cadre d’une recherche de doctorat pour laquelle on séjourne en Belgique pendant moins de 6 mois (par ex. pour participer à une réunion ou à un congrès) sera néanmoins considérée comme une bourse de doctorat et budgétée en conséquence.
3/22
PA
Programme d'activité
IPL
Institution partenaire locale
CTB
Coopération technique belge
DGD
Direction générale de la Coopération au Développement et aide humanitaire (anciennement
DGCD)
IES
Institution d’enseignement supérieur (université ou haute école)
ICP
Programme de cours internationaux (PCI)
ICP-PhD
Bourses de doctorat pour diplômés ICP
ITP
Programme de stages internationaux (PSI)
CUI
Coopération universitaire institutionnelle
KOI
Stage intensif de courte durée
PRDC
Projets Congo
EI
Initiative propre
RIP
Research Initiative Programme ou Programme d’initiatives de Recherche
ZI
Initiatives Sud
TEAM
Coopération inter-équipes, similaire aux Initiatives propres (EI)
VLIR-UOS
Conseil interuniversitaire flamand – Coopération universitaire au développement
BTP
Programme d’allocation de bourses
4/22
Bourses de courte durée
Base (en €)
Montant de référence
Versement
Remarques
forfaitaire
Par jour
(a) Allocation de subsistance
32
X
Formation dans une IES
43
X
Formation hors IES
150
X
100
X
Par séjour en Belgique
(b) Frais de voyage indirects
Paiement unique
(c) Frais didactiques
Maximum, à déterminer par le promoteur
du programme
100
(d) Frais d'expédition
X
Maximum, à déterminer par le promoteur
du programme
(e) Frais de déplacement
Tarifs
éco-
dans le cadre du programme
nomiques
Uniquement pour programmes interuniversitaires reconnus par le VLIR-UOS.
Remboursement sur présentation de
pièces justificatives
Base (en €)
Versement
Remarques
forfaitaire
Par jour
(f) Logement
50
Montant maximum indicatif, dans le cadre
d'une saine gestion financière visant à
éviter les dépenses superflues.
(g) Frais de fonctionne-
 66
X
KOI
ment
 49
X
ITP
 16
X
Autres
(e) Assurance
2
Montant maximum indicatif. Voir la rubrique Assurance
5/22
(i) Billet d'avion
Tarifs
écono-
1 billet aller-retour, classe économique
miques
Paiement unique
(j) Frais d'inscription
Variable
Le barème le plus bas
(k) Participation à des
300
Maximum, uniquement si exigé ou ap-
conférences
prouvé par le promoteur du programme
Ces bourses sont attribuées pour tous séjours de formation, de stage ou de recherche universitaire
d'une durée de 7 jours à 6 mois.
Ce financement est destiné à l'actualisation des connaissances, à l'acquisition de compétences ou à
des activités de recherche. Le boursier doit rentrer dans son pays d'origine le plus tôt possible après
l'achèvement de son stage de formation ou d'étude. En principe, la durée de la bourse est limitée à
une semaine maximum avant le début du programme et à une semaine maximum après la fin du
programme. Toutefois, cette durée est déterminée par le promoteur du programme et est normalement identique pour tous les boursiers suivant le même programme de courte durée, la disponibilité
des vols pouvant justifier de légères différences.
Les bourses sont habituellement dénommées en anglais « allowances » pour les durées inférieures à
trois mois. Le boursier peut être inscrit sous le statut de « visiting scholar ». Les bourses accordées
pour une durée supérieure à 3 mois sont dénommées « grants » et le boursier ne peut pas être inscrit
sous le statut de « visiting scholar » dans ce cas. Les deux types de bourses suivent les mêmes
dispositions financières, stipulées ci-dessous.
Ces bourses de courte durée ne s’appliquent pas aux séjours en Belgique effectués dans le cadre
d’un travail de doctorat « sandwich », même si la durée du séjour ne dépasse pas 6 mois. C’est le
dispositif des bourses de doctorat qui est d’application pour les doctorants.
De multiples séjours de courte durée en Belgique dans le cadre d’un même programme (par ex.
programme de formation scindé en deux modules répartis sur deux périodes différentes de l’année de
référence) doivent être considérés comme un seul séjour de courte durée en ce qui concerne les
« paiements uniques » (c) – (d) – (e), mais peuvent justifier plusieurs billets d’avion. Les séjours de
courte durée répétés au cours d’une année civile sont cependant à éviter afin de réduire au minimum
les frais de voyage et l’empreinte carbone.
6/22
Par jour
Ce forfait journalier est destiné à couvrir les dépenses quotidiennes de subsistance. Il est payé à
compter du jour d’arrivée jusqu’au jour de départ du boursier.
En principe, la durée de la bourse est limitée à une semaine maximum avant le début du programme
et à une semaine maximum après la fin du programme. Toutefois, cette durée est déterminée par le
promoteur du programme et est normalement identique pour tous les boursiers suivant le même
programme de courte durée, la disponibilité des vols pouvant justifier de légères différences.
Ce forfait couvre :

Frais médicaux pour l'obtention d'une attestation médicale (y compris vaccinations obligatoires et
médicaments nécessaires) ;

Frais de légalisation de documents (photographies, etc.) ;

Déplacement aller-retour à l'ambassade et/ou à l'aéroport dans le pays d'origine et en Belgique
(remarque : les vols intérieurs faisant partie d'un itinéraire au départ ou à destination de la Belgique sont financés selon les modalités de la rubrique « (i) Billet d'avion »).
6
Concernant l'obtention du visa ou la légalisation de documents, des frais supplémentaires peuvent
être remboursés si la résidence du boursier est très éloignée de l'ambassade. Dans ce cas, le trajet
national ou international le plus économique (avion ou car, 1 billet classe économique) doit être choisi
par le boursier, et un per diem de 20 € par jour plus des frais d’hébergement d’un montant maximal de
50 € par nuit peuvent également être payés pour une période de 10 jours maximum si un séjour est
requis par l'ambassade. Ces frais peuvent être remboursés à l'université d'accueil en Belgique sur
présentation des originaux des pièces justificatives. Le VLIR-UOS peut accepter d’autres modalités
pour le remboursement des frais de voyage indirects du boursier à la double condition que ce soit :

justifié par la situation spécifique du pays et

approuvé par le VLIR-UOS

pour les programmes Sud : par une mention explicite dans les documents de gestion du
programme (par ex. « manuel de gestion » CUI) et une communication en temps opportun
aux parties concernées ;

pour les autres programmes VLIR-UOS : le remboursement de frais exceptionnels est
soumis à l’approbation du VLIR-UOS préalablement à la dépense.
6
La procédure définie par la DGD concernant les visas doit être respectée de manière à éviter toutes
dépenses superflues : Procédure visa (FR)
7/22
Paiement unique
Ces frais sont liés au programme et non à d’éventuels séjours multiples dans le cadre d’un même
programme consistant en plusieurs modules séparés dans le temps. (Ce type de programme avec
séjours multiples doit être évité pour les boursiers d’un programme Sud afin de réduire au minimum
les frais de voyage et l’empreinte carbone.)
(c) Frais didactiques
Ce montant forfaitaire est payé au début du programme. Il est destiné à couvrir les dépenses de
matériel didactique et les frais personnels relatifs aux études exposés par le boursier (papier, stylos,
manuels, cours, ordinateur, supports de stockage, etc.).
Les programmes Sud (tels que CUI) peuvent décider de ne pas payer (une partie de) ce montant au
boursier pour l’investir dans le programme, à la condition que cette disposition soit mentionnée dans le
manuel de gestion du programme, dûment approuvée par le VLIR-UOS et communiquée aux parties
concernées.
Ce montant forfaitaire est payé à la fin du programme. Il est destiné à couvrir les frais de courrier/expédition du matériel didactique (manuels, cours, ordinateur, etc.) vers le pays d'origine et comprend les frais d'impression.
concernées.
(e) Frais de déplacement dans le cadre du programme
Ces frais (déplacements entre des campus belges situés dans des villes différentes) ne seront remboursés que s'ils concernent un programme ou une section de programme de formation interuniversitaire officiel, reconnu par le VLIR-UOS (modules ICP, ITP, KOI). Cela ne s’applique pas aux programmes CUI qui sont souvent par définition des coopérations interuniversitaires ; le programme de
formation lui-même doit être interuniversitaire. La formule de transport la plus économique doit être
utilisée (par ex. abonnement, train ou bus).
Par jour
(f) Frais de logement
L'université (haute école) d'accueil belge se charge d'organiser un hébergement adéquat, compte
tenu du montant maximum indicatif figurant dans le tableau, Ces frais de logement seront donc remboursés à l'université d'accueil. L’institution appliquera les règles d'une saine gestion financière visant
à éviter les dépenses superflues. En ce sens, la priorité sera donnée aux résidences universitaires,
particulièrement pour les programmes d'une durée supérieure à deux semaines. Les frais de logement
tendent à être inversement proportionnels à la durée du programme.
Si un logement adéquat est introuvable en centre-ville, le remboursement du coût du mode de transport le moins cher (transports en commun) à partir et à destination d'un lieu de résidence excentré est
8/22
admissible à condition de constituer une solution moins onéreuse, le total versé au titre du logement et
du transport ne pouvant dépasser le montant de l'allocation de logement.
Le boursier qui refuse le logement prévu par l’organisateur du programme ou qui choisit de loger chez
des amis ou de la famille renonce automatiquement et volontairement à l’allocation de logement.
(g) Frais de fonctionnement de l'unité d’accueil
Il s’agit d’un montant forfaitaire par boursier participant au programme. Il est octroyé à l'institution
d'accueil flamande pour couvrir les frais de recherche, d’enseignement et d'encadrement.

Si le boursier suit un programme KOI ou ITP financé par le VLIR-UOS et est sélectionné hors du
champ d’un programme ou projet VLIR-UOS dans le Sud, ces frais de fonctionnement sont payés
dans le cadre de l’accord KOI ou ITP et le boursier bénéficie de la bourse dans le cadre de
l’accord BTP géré par l’institution d’accueil.

Toutefois, si le boursier suit un programmé financé par le VLIR-UOS (KOI ou ITP), mais est sélectionné dans le cadre d’un programme ou projet VLIR-UOS dans le Sud, tant la bourse que les
frais de fonctionnement sont payés par le budget du projet ou programme Sud (Initiative propre
TEAM, Projet Congo, CUI, ZI).
Les frais de fonctionnement sont calculés en multipliant le montant de référence par le nombre effectif
de jours de présence du boursier au cours de ce mois.
(e) Assurance
7
Les polices d'assurance doivent au moins couvrir : responsabilité civile, maladie, accident et rapatriement. L'institution d'accueil flamande est censée souscrire une assurance pour le boursier au tarif
maximum indicatif figurant dans le tableau.
(i) Billet d'avion
Le boursier a droit à un billet aller-retour en classe économique par séjour en Belgique, y compris vols
intérieurs nécessaires. Dans le cadre des projets Sud, il est conseillé de n’envisager des bourses que
pour des programmes comportant un seul aller-retour afin de réduire au minimum les frais de voyage
et l’empreinte carbone. Toute taxe d'aéroport additionnelle est remboursée séparément sur
89
présentation de pièces justificatives en bonne et due forme . Dans le cas (exceptionnel) d'une nuitée
d'hôtel entrant dans le cadre du voyage, son coût est remboursable à concurrence de 50 € par nuitée
et un per diem est versé (20 €/jour). Le surpoids de bagages n'est en aucun cas pris en charge au titre
du billet d'avion.
Paiement unique
(j) Frais d'inscription
Montant variable en fonction de l'institution. Le barème le plus bas doit être accordé par l'université qui
gère le programme auquel participe le boursier. Les frais de cours de langue ne sont pas couverts.
7
L'assurance accident couvre l'étudiant boursier contre les dommages corporels liés à un accident
survenu sur le campus ou entre le campus et son lieu de résidence.
8
La taxe d'aéroport pour le dernier vol retour sera remboursée sur la base de la facture de taxe d'aéroport précédente.
9
Les frais de voyage des membres de la famille du boursier ne sont pas remboursés.
9/22
(k) Participation à des conférences
Les frais de participation à des conférences en Europe sont payés à condition que la conférence soit
une partie du programme, exigée ou approuvée par le promoteur du programme.
10/22
Bourses d'études
Base (en €)
Versement
Remarques
forfaitaire
Par mois
860
X
Indexation tous les trois ans
(b) Allocation familiale
62
X
Par personne à charge
(c) Allocation de logement
375
X
Indexation tous les trois ans
150
X
(d) Frais de voyage indirects
Paiement unique
(e) Frais de déplacement
Tarifs
dans le cadre du pro-
miques
écono-
Uniquement pour programmes interuniversitaires reconnus par le VLIR-UOS.
Remboursement sur présentation de
gramme
pièces justificatives
(f) Frais d'installation
550
X
La première année
(g1) Frais didactiques 1
500
X
La première année
(g2) Frais didactiques 2
200
X
La deuxième année (le cas échéant)
(h) Frais d'expédition
250
X
L'année de la thèse
Base (en €)
Versement
Remarques
forfaitaire
Par mois
(i) Assurance
30
Montant maximum indicatif Voir la rubrique
Assurance
11/22
Par année académique
(j) Billet d'avion
Tarifs
écono-
1 billet aller-retour, classe économique
miques
(k) Frais d'inscription
Le
barème
le
plus bas
Paiement unique
(l) Frais de fonctionne-

0
ment

2.000
X

Boursiers ICP

Boursiers CUI ou EI/TEAM, année de
la thèse
Les bourses d'étude sont accordées dans le cadre d'un programme de cours ou de formation universitaires d'une durée supérieure à six mois, ne pouvant dépasser deux années académiques et débouchant sur l'obtention d'un diplôme officiel, soit en principe 60 ECTS minimum (European Credit Transfer and Accumulation System, système européen de transfert et d'accumulation de crédits d'enseignement).
La durée de la bourse d'étude est limitée à 15 jours maximum avant le début du programme et se
termine à la fin du mois d'août pour les étudiants qui réussissent la première session. Cela en vue de
stimuler le boursier à finir ses études dès la première session.
La bourse vient à échéance le 15 septembre au plus tard pour les étudiants qui ont une deuxième
session.
Une prolongation de bourse n'est possible que si la proclamation a lieu à une date ultérieure ou pour
des raisons médicales urgentes, justifiées par une attestation médicale délivrée par un service
médical ou un médecin agréé par l'université. La demande doit être soumise pour approbation au
VLIR-UOS par le biais du promoteur du programme.
Pour les masters d’une durée de deux ans, les étudiants peuvent prendre des vacances d’été, sur
approbation du programme organisateur (par ex. avoir obtenu un nombre de crédits suffisants). Le
programme organisateur est chargé des dispositions pratiques concernant les vacances d'été. La
bourse n'est pas suspendue durant les vacances d'été.
Par mois
L'allocation de subsistance (couvrant repas, transport et dépenses personnelles) ne comprend pas
l'allocation de logement. Cette allocation est calculée sur base mensuelle.
12/22
Si le séjour ne commence pas le premier jour du mois et/ou ne se termine pas le dernier jour du mois,
l’allocation de subsistance pour cette partie du séjour (« mois incomplets ») est calculée comme suit :
montant mensuel de l’allocation de subsistance divisé par le nombre total de jours du mois concerné,
multiplié par le nombre effectif de journées de présence du boursier pour ce mois.
Si certains cours, dans le cadre officiel du programme, sont suivis dans un autre pays européen, le
montant est calculé de la manière suivante : allocation de subsistance plus allocation de logement,
multiplié par le per diem international du pays concerné, divisé par le per diem en vigueur en
Belgique.
10
(b) Allocation familiale
Allocation pour conjoint (un par boursier) et par enfant à charge, qu'ils résident en Belgique ou non.
Pour obtenir l'allocation familiale, le boursier doit produire un contrat de mariage (à légaliser par
l'ambassade belge) ou démontrer qu'il cohabite depuis au moins six mois (attestation de cohabitation,
légalisée par l'ambassade belge).
11
Les enfants à charge sont déterminés sur la base de certificats de naissance ou d'adoption (légalisés
par l'ambassade belge et le Ministère des Affaires étrangères du pays concerné). L'allocation est
accordée à compter du jour d'inscription de l'enfant. L'âge maximum des enfants à charge est fixé à
18 ans. Le nombre maximum d'enfants à charge pour lesquels l'allocation familiale est octroyée est
fixé à 5. Aucune adoption supplémentaire ne sera prise en compte après le dépôt de la demande de
bourse et pendant la durée de la bourse.
Cette allocation est calculée sur base mensuelle. Si le séjour ne commence pas le premier jour du
mois et/ou ne se termine pas le dernier jour du mois, l’allocation familiale pour cette partie du séjour («
mois incomplets ») est calculée comme suit : montant mensuel de l’allocation familiale divisé par le
nombre total de jours du mois concerné, multiplié par le nombre effectif de journées de présence du
boursier pour ce mois.
(c) Allocation de logement
L'allocation est le montant de référence, y compris factures d'eau et d'électricité.
12
Le lieu de résidence est pris en compte (il peut dans de rares cas être différent du lieu d'études). Cette
allocation correspond à la durée du contrat de location. Si certains cours, dans le cadre officiel du
programme, sont suivis dans un autre pays européen, le montant est calculé comme susmentionné à
la rubrique (a) Allocation de subsistance.
L'université d'accueil belge se charge d'organiser un hébergement adéquat et recevra le montant
forfaitaire figurant dans le tableau, Priorité sera donnée aux résidences universitaires.
10
http://www.vliruos.be/media/2230132/up_to_date_list_of_accommodation_and_per_diem_allowances
_2013_05_14.doc
11
Lorsque les deux membres du couple bénéficient d'une bourse, l'allocation au conjoint ne sera pas
accordée à chacun. Seul l’un des deux recevra l'allocation familiale pour les enfants à charge.
12
Les boursiers devront présenter un contrat de location pour montrer qu'ils sont logés conformément
aux normes définies par le service logement de l'université et que l'allocation est utilisée pour payer le
loyer.
13/22
Le boursier qui refuse le logement prévu par l’organisateur du programme ou qui choisit de loger chez
des amis ou de la famille renonce automatiquement et volontairement à l’allocation de logement.
(d) Frais de voyage indirects13
Ce forfait couvre :



Concernant l'obtention du visa
14
ou la légalisation de documents, des frais supplémentaires peuvent
50 € par nuit peuvent également être payés pour une période de 10 jours maximum, si requis par
l'ambassade. Ces frais peuvent être remboursés à l'université d'accueil en Belgique sur présentation
des originaux des pièces justificatives.
Le VLIR-UOS peut accepter d’autres modalités pour le remboursement des frais de voyage indirects
du boursier à la double condition que ce soit :




Paiement unique
(e) Frais de déplacement dans le cadre du programme
Ces frais (déplacements entre des campus belges situés dans des villes différentes) ne seront remboursés que s'ils concernent un programme ou une section de programme de formation interuniversitaire officiel, reconnu par le VLIR-UOS (c.-à-d. les ICP officiellement labellisés « interuniversitaires »,
ce qui n’est pas le cas de tous les ICP). Cela ne s’applique pas aux programmes CUI qui sont souvent
par définition des coopérations interuniversitaires ; le programme de formation lui-même doit être
13
Durant un master de deux ans, les vacances d'été donnent aussi lieu à des frais de voyage indirects.
14
dépenses superflues :
Procédure visa (FR)
14/22
interuniversitaire. La formule de transport la plus économique doit être utilisée (par ex. abonnement,
train ou bus).
(f) Frais d'installation
15
Ce montant forfaitaire est payé au début du premier séjour en Belgique . Il sert à couvrir divers frais
généraux de l'étudiant boursier au démarrage de la bourse (par ex. ustensiles de cuisine et de ménage, etc.).
(g1 et g2) Frais didactiques
Ce forfait est différent pour la première année et les années suivantes. Il est destiné à couvrir les
dépenses de matériel didactique et les frais personnels relatifs aux études exposés par le boursier
(papier, stylos, manuels, cours, ordinateur, supports de stockage, etc.).
Les programmes Sud (tels que CUI) peuvent décider de ne pas payer au boursier (une partie de) ce
montant pour l’investir dans le programme, à la condition que cette disposition soit mentionnée dans le
concernées.
(h) Frais d'expédition
Ce montant forfaitaire est payé à la fin du programme. Il est destiné à couvrir les frais de courrier/expédition du matériel didactique (manuels, cours, ordinateur, etc.) vers le pays d'origine et comprend l'impression de la thèse.
concernées.
Par mois
(i) Assurance
Les polices d'assurance doivent au moins couvrir : responsabilité civile, maladie, accident et rapatrie16
ment.
L'institution d'accueil flamande est censée souscrire une assurance pour le boursier au tarif
(j) Billet d'avion
Le boursier a droit à un billet aller-retour en classe économique par année académique, y compris vols
intérieurs nécessaires. Toute taxe d'aéroport additionnelle est remboursée séparément sur
présentation de pièces justificatives en bonne et due forme
1718
. Dans le cas (exceptionnel) d'une
15
Comme les frais d'installation ne sont payés qu'une fois au boursier, les bourses subséquentes
n'incluront pas ces frais.
16
17
La taxe d'aéroport pour le dernier vol retour sera remboursée sur la base de la facture de taxe
d'aéroport précédente.
15/22
nuitée d'hôtel entrant dans le cadre du voyage, son coût est remboursable à concurrence de 50 € par
nuitée et un per diem est versé (20 €/jour). Le surpoids de bagages n'est en aucun cas pris en charge
au titre du billet d'avion.
(k) Frais d'inscription
gère le programme auquel participe le boursier. Les cours de langue ne sont pas couverts par les frais
d'inscription. Les frais d'inscription sont payés directement à l'université. Le montant n'est pas transféré sur le compte du boursier.
Paiement unique
(l) Frais de fonctionnement de l'unité d’accueil
Il s'agit d'une somme forfaitaire payée à l'unité d’accueil de l’université flamande durant l'année de la
thèse pour couvrir les frais de recherche et d'encadrement. Les frais de fonctionnement de l'unité
d’accueil ne sont pas payés si le boursier suit un master financé par le VLIR-UOS (ICP) et bénéficie
d'une bourse ICP, parce que le VLIR-UOS finance déjà les dépenses liées au fonctionnement et à
l'organisation de ces programmes. Toutefois, si le boursier suit un master financé par le VLIR-UOS
(ICP) et bénéficie d'une bourse payée par le VLIR-UOS dans le cadre budgétaire d'un projet (Initiative
propre / TEAM, Projet Congo, CUI, ZI), les frais de fonctionnement seront payés. Cela parce que, pour
ces bourses supplémentaires, le financement ICP ne prévoit pas de frais de fonctionnement ou d'organisation liés à ces programmes.
18
16/22
Bourses de doctorat
Base (en €)
Versement
Remarques
forfaitaire
Par mois
(a1) Allocation de subsis-
1600
X
ans
tance (Belgique)
(a2) Allocation de subsis-
Tous frais inclus, indexation tous les trois
Variable
X
Alignement sur les règles de l'institution
tance (pays d'origine ou
universitaire d'origine et du programme
autre pays du Sud)
VLIR-UOS, tous frais inclus, comme
stipulé dans la convention de bourse
150
X
550
X
Paiement unique
(c) Frais d'installation
La première année et une seule fois par
personne, donc pas pour d’anciens
boursiers ICP
700
X
Montant maximum, à payer la dernière
année
Base (en €)
Versement
Remarques
forfaitaire
Par mois
(e) Assurance
30
Montant maximum indicatif. Voir la rubrique Assurance
(f1) Frais d'encadrement
500
X
Tous programmes
(Belgique)
(f2) Frais d'encadrement

0
(pays d'origine)

500
(g1) Frais de recherche
500
X

Projets CUI et autres projets Sud

Boursiers ICP-PhD
Tous programmes
17/22
(Belgique)
(g2) Frais de recherche

0

Projets CUI et autres projets Sud
(pays d'origine)

500

Boursiers ICP-PhD
(h) Frais d'inscription
Le barème le
plus bas
(i) Billet d'avion pour le
Tarifs
boursier
miques
écono-
1 billet aller-retour, classe économique ;
(j) Billet d'avion pour le
Tarifs
promoteur belge ou local
miques
maximum 4 par bourse de doctorat
(k) Frais de voyage pour le
Per diem et
Maximum 10 jours
promoteur belge ou local
hôtel
maximum 4 par bourse de doctorat
écono-
1 billet aller-retour, classe économique ;
Ces bourses sont octroyées dans le cadre d’un programme de recherche de doctorat avec inscription
en Belgique d’une durée maximale de quatre années académiques (48 mois).
Un maximum de 24 mois peuvent être passés en Belgique ou dans l'Union européenne. Un minimum
de 16 mois en Belgique est recommandé, dont une part importante au début et à la fin de la bourse.
Le reste du temps, le doctorat doit se dérouler dans le pays d'origine. Cette division entre le temps
passé en Belgique et dans le pays d’origine est la raison pour laquelle nous qualifions ces bourses de
doctorat de mixtes ou « sandwich ».
Il existe trois types de bourses de doctorat financées par le VLIR-UOS :

Bourses de doctorat ICP : pour diplômés ICP ;

Bourses de doctorat EI, TEAM et MPRDC : dans le cadre d'un projet Initiative propre / TEAM et
projet Congo;

Bourses de doctorat CUI : dans le cadre d'un programme de coopération universitaire institutionnelle.
Par mois
(a1 et a2) Allocation de subsistance
L'allocation de subsistance (pour repas, transport personnel et dépenses personnelles) couvre les
frais de logement. Il n'y a pas d'allocation familiale pour ce type de bourses.
L’allocation est calculée sur base mensuelle. Si le séjour ne commence pas le premier jour du mois
et/ou ne se termine pas le dernier jour du mois, l’allocation de subsistance pour cette partie du séjour
18/22
(« mois incomplets ») est calculée comme suit : montant mensuel de l’allocation de subsistance divisé
par le nombre total de jours du mois concerné, multiplié par le nombre effectif de journées de
présence du boursier pour ce mois.
L'allocation octroyée localement (ou dans un autre pays du Sud) dépend de la convention conclue
entre l'institution partenaire locale (IPL) et le VLIR-UOS et sera alignée sur les règles du programme
19
VLIR-UOS concerné. Cela signifie que le contrat de bourse doit être négocié et signé par l'IPL .
L'octroi d'une allocation mensuelle vise à optimiser les conditions de travail et le temps disponible pour
le travail de recherche. Pour des raisons d'équité, l'IPL peut décider de ne pas financer une bourse
locale.
Ce forfait couvre :



Concernant l'obtention du visa
20
ou la légalisation de documents, des frais supplémentaires peuvent
50 € par nuit peuvent également être payés pour une période de 10 jours maximum si un séjour est
présentation des originaux des pièces justificatives.
Le VLIR-UOS peut accepter d’autres modalités pour le remboursement des frais de voyage indirects
du boursier à la double condition que ce soit :




19
Il peut être octroyé un maximum de 100 % du net (après déduction des impôts) du salaire/bourse
(au niveau de l'institution) d'un doctorant local.
20
dépenses superflues :
Procédure visa (FR)
19/22
Paiement unique
(c) Frais d'installation
Ce montant forfaitaire est payé au début du premier séjour en Belgique, sauf si le boursier a déjà
21
bénéficié antérieurement d’une allocation pour frais d’installation de la part du VLIR-UOS . Il sert à
couvrir divers frais généraux de l'étudiant boursier au démarrage de la bourse (par ex. ustensiles de
cuisine et de ménage, etc.).
Ce montant forfaitaire est payé à la fin du programme. Il est destiné à couvrir les frais de courrier/expédition du matériel didactique (manuels, cours, ordinateur, etc.) vers le pays d'origine et comprend l'impression de la thèse.
concernées.
Par mois
(e) Assurance
Les polices d'assurance doivent au moins couvrir : responsabilité civile, maladie, accident et rapatrie22
ment.
L'institution d'accueil flamande est censée souscrire une assurance pour le boursier au tarif
(f1 et f2) Frais d'encadrement
Cette allocation forfaitaire vise à couvrir les frais encourus par le boursier. Elle est versée à titre de
soutien à l'institution d'accueil. Elle suit la localisation effective du doctorant, mais est payée à l'unité/division de son promoteur.
L’allocation est calculée sur base mensuelle. Si le séjour ne commence pas le premier jour du mois
et/ou ne se termine pas le dernier jour du mois, l’allocation du frais d’encadrement pour cette
partie du séjour (« mois incomplets ») est calculée comme suit : montant mensuel de l’allocation du
frais d’encadrement divisé par le nombre total de jours du mois concerné, multiplié par le nombre
effectif de journées de présence du boursier pour ce mois.
Pour les doctorants d'un projet CUI, EI, TEAM ou PRDC, les frais d'encadrement sont payés uniquement à l'unité d’accueil belge. Localement, l'unité d’accueil bénéficie du financement du projet pour
l'encadrement du doctorant.
(g1 et g2) Frais de recherche
Cette allocation est destinée à couvrir les frais matériels liés aux besoins spécifiques de la recherche
menée par le doctorant (aide à l'université). Elle vise à aider le boursier, et est versée à l'université
21
Comme les frais d'installation ne sont payés qu'une fois au boursier, les bourses subséquentes
n'incluront pas ces frais.
22
20/22
d'accueil flamande. Il ne s'agit pas d'un forfait : les frais doivent être justifiés par des factures, reçus ou
relevés de transaction bancaire à présenter à l'université flamande en vue de leur remboursement.
La participation à des congrès est également remboursable sur ce poste budgétaire, mais ne donne
en aucun cas droit au paiement d’un per diem et des frais d’hôtel étant donné que le boursier
bénéficie d’une allocation de subsistance (a) et de frais de recherche (g1 et g2) pour les séjours en
Belgique.
L’allocation est calculée sur base mensuelle. Elle est versée par le VLIR-UOS à l'université flamande
qui est responsable du paiement à l’unité d’accueil locale. Comme elle a pour objet la mise à disposition des moyens nécessaires à la recherche du doctorant (matériels de recherche) et non le financement structurel de l’unité de recherche locale, cette allocation n’est pas un forfait. Elle se base sur la
facturation et, en conséquence, toutes les pièces justificatives (factures, reçus…) doivent être conservées par le boursier / l’unité de recherche locale, en vue d’en obtenir le remboursement. Étant donné
le coût substantiel de certains matériels de recherche, l’université flamande est autorisée à faire des
paiements anticipés à concurrence de l’équivalent d’une allocation annuelle pour frais de recherche
23
(soit un maximum de 12 x l’allocation mensuelle pour frais de recherche par année de référence ). Le
solde inutilisé (frais pour lesquels les pièces justificatives ne peuvent être produites, sont présentées
trop tard ou à une date ultérieure au 31 décembre de l’année civile) n’est pas transférable à l’année
civile suivante.
Si le séjour ne commence pas le premier jour du mois et/ou ne se termine pas le dernier jour
du mois, l’allocation du frais de recherche pour cette partie du séjour (« mois incomplets ») est
calculée comme suit : montant mensuel de l’allocation du frais de recherche divisé par le nombre
total de jours du mois concerné, multiplié par le nombre effectif de journées de présence du boursier pour ce mois.
Dans le cas d'un doctorant préparant une thèse dans le cadre d'un projet CUI, EI, TEAM ou PRDC,
les frais de recherche ne sont octroyés que pour ses périodes de présence en Belgique. Localement,
le doctorant bénéficie du financement du projet pour les frais d'équipement et de logistique nécessaires.
(h) Frais d'inscription
gère le programme auquel participe le boursier. Les cours de langue ne sont pas couverts par les frais
d'inscription. Les frais d'inscription sont payés directement à l'université et le montant n’est donc pas
transféré sur le compte du boursier.
(i) Billet d'avion
Le boursier a droit à un billet aller-retour en classe économique par année académique, y compris vols
intérieurs nécessaires. Cela implique un maximum de 4 billets sur toute la période de la bourse (durée
maximale de 48 mois). Ce principe s’applique également aux mois non consécutifs couverts par la
bourse. Toute taxe d'aéroport additionnelle est remboursée séparément sur présentation de pièces
23
er
Pour ICP-PhD, il s’agit de l’année civile (1 janvier – 31 décembre). Pour CUI et EI/TEAM, c’est
l’année PA correspondante et non l’année civile.
21/22
justificatives en bonne et due forme
24 25
. Dans le cas (exceptionnel) d'une nuitée d'hôtel entrant dans
le cadre du voyage, son coût est remboursable à concurrence de 50 € par nuitée et un per diem est
versé (20 €/jour). Le surpoids de bagages n'est en aucun cas pris en charge au titre du billet d'avion.
(j) Billet d'avion pour le promoteur belge ou local
En plus des frais d'encadrement, un billet d'avion aller-retour (classe économique) est payé pour
chaque année (4 maximum par bourse) au promoteur belge ou au promoteur local pour lui permettre
de faire le point sur l'avancement de la recherche du doctorant.
(k) Frais de voyage pour le promoteur belge ou local
26
Un per diem incluant les frais de logement peut être payé pour une période de 10 jours maximum .
27
Par ailleurs, les frais liés à l'obtention du visa , aux vaccinations nécessaires et/ou à la prévention de
la malaria sont également remboursés. Enfin, les frais de transport à destination et au départ de
l'ambassade et/ou de l'aéroport sont pris en charge.
24
La taxe d'aéroport pour le dernier vol retour sera remboursée sur la base de la facture de taxe
d'aéroport précédente.
25
26
La liste des montants effectifs des per diem internationaux et des montants maximums des frais
d'hôtel est consultable sur :
http://www.vliruos.be/media/2230132/up_to_date_list_of_accommodation_and_per_diem_allowances
_2013_05_14.doc
27
Concernant l'obtention du visa, des frais supplémentaires peuvent être remboursés si la résidence
du promoteur est très éloignée de l'ambassade. Dans ce cas, le trajet national ou international le plus
économique (avion ou car, 1 billet classe économique) doit être choisi, et une allocation per diem plus
des frais d’hébergement peuvent également être payés pour une période de 10 jours maximum, si
présentation des originaux des pièces justificatives.
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Directives et tarifs pour les bourses couvrant un séjour en Belgique

Transcription

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