ANNEXE 8 : Le Mailing

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ANNEXE 8 : Le Mailing
Lancer un mailing
Présentation de l’écran du mailing
Aller dans Communication puis sélectionner « Mailing »
Cet écran apparaît
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ANNEXE 8 : Le Mailing
Définition des zones
Choix du type de Mailing
1 Mailing Courrier (dans le menu
déroulant vous pouvez sélectionner le
modèle de votre mailing)
2 Mailing e-Mail (si les contacts ont
une adresse mail de saisie)
3 Etiquette (Seules les planches à
étiquette à 2 colonnes fonctionnent)
4 Export Excel (permet d’exporter des
informations choisies pour les utiliser
dans un publipostage par exemple)
Choix du filtre
Par responsable du contact
Cocher le responsable à condition que les initiales du responsable soient bien renseignées dans les
fiches personnes
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ANNEXE 8 : Le Mailing
Par rubrique
Sélectionner votre liste de
mailing en cochant la case
souhaitée (par défaut le mailing
« Cartes de Vœux » est déjà
présent)
Par nature et/ou par matière
Vous pouvez filtrer votre mailing
par les natures et/ou matières
des dossiers. Seuls les clients
des dossiers en fonction de
la nature ou la matière
apparaîtront
Validation des choix
Cliquer sur « Valider » pour
afficher la liste des destinataires
Cliquer sur « Effacer » pour
effacer les choix effectués et
redémarrer
une
nouvelle
sélection
Sélection des destinataires
Il est possible de
décocher ceux à qui on
ne veut pas adresser le
mailing
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ANNEXE 8 : Le Mailing
Finalisation du Mailing
Cliquer sur « Générer le
mailing »
ASTUCE: Si vous réalisez un
mailing courrier cochez la case
« Impression immédiate », ce
qui permet d'éviter de cliquer
sur le bouton impression pour
chaque lettre.
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ANNEXE 8 : Le Mailing
Créer sa liste selon les critères de choix
Par responsable de contact
Dans la fiche d'une personne, onglet Adresse
Mettre les initiales
du responsable du
contact,
par exemple
l'avocat qui est en
relation privilégiée
avec ce contact
Par rubrique
Dans la fiche d'une personne, onglet Facturation
Cocher la ou les
rubriques
correspondantes
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ANNEXE 8 : Le Mailing
Editeur de rubriques
Il est possible de se créer de nouvelle rubrique et de compléter les listes des destinataires en
fonction des rubriques.
Soit sur l’écran du mailing ou dans l'onglet Facturation d'une personne, cliquer sur « Editeur de
rubriques »
Cet écran apparaît
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ANNEXE 8 : Le Mailing
Modification des rubriques
Cocher le mailing souhaité
Les options
Cette option vous permet de créer une nouvelle liste de rubrique
Saisir le nom souhaité et cliquer
sur « OK »
Le nouveau type de mailing apparaît dans le listing des rubriques
Cette option vous permet de renommer une rubrique
Sélectionner la rubrique à
renommer et cliquer sur l’icone
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ANNEXE 8 : Le Mailing
Saisir le nouveau nom
souhaiter et cliquer sur « OK »
La modification apparaît dans le listing des rubriques
Cette option vous permet de supprimer une rubrique
Sélectionner la rubrique à
supprimer, cliquer sur l’icône, et
valider la suppression
Cette fonction vous permet de copier une rubrique et son contenu dans une nouvelle
rubrique
Cette option vous permet de fusionner tout le contenu de plusieurs mailings (en supprimant
les doublons) dans une nouvelle rubrique
Cette option ne fusionne que les contacts présents dans toutes les rubriques sélectionnées
Cette option ne fusionne que les contacts qui ne sont présents que dans une seule des
rubriques sélectionnées
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ANNEXE 8 : Le Mailing
Visualisation des contacts sélectionnés dans la rubrique
Cette zone permet de visualiser
le contenu de la rubrique
sélectionnée
Le champ « Rechercher »,
permet de rechercher un
contact particulier dans la liste
Sélection de vos contacts dans des rubriques
Ce menu déroulant vous
permet de filtrer les contacts
par :
9 Collaborateur
9 Département
9 Etat de dossier
9 Matières de dossier
9 Natures de dossier
9 Responsable des
contacts
9 Responsables de
dossiers
9 Pays
9 Provenance de dossier
9 Stockage de dossier
9 Type de dossier
Cette zone
permet de
filtrer vos
contacts en
fonction du
lien dans le
dossier.
Sélection des contacts,
Un clic sur le contact suffit
Les sélections continues avec « Shift »
Ou discontinues avec « Ctrl » fonctionnent
Cliquer sur la flèche pour rattacher les contacts
sélectionnés à la rubrique
Cliquer sur ce bouton pour
retirer le contact de votre
mailing
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ANNEXE 8 : Le Mailing
Personnaliser les modèles de mailing
Les modèles de courrier
Sur votre poste de travail Windows, aller sur le lecteur SECIB (en général c’est le lecteur P), puis
dans le répertoire « Matrices » > « Mailing » > « Courrier »
L’adresse du Répertoire dans
cet exemple est :
P:\Matrices\Mailing\Courrier
Pour modifier le modèle par
défaut, clic droit sur le fichier
MailingC.dot, puis « Ouvrir »
Pour créer un nouveau
modèle de courrier, faire
simplement un copier/coller
du document MailingC.dot en
lui donnant le nom souhaité
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ANNEXE 8 : Le Mailing
Ouvrir le modèle souhaité (utiliser le clic droit sur le fichier puis « Ouvrir »)
Il suffit de saisir le texte et la mise en page souhaitée.
Attention à ne pas supprimer les zones grisées, elles vont contenir les informations de chaque
contact après la fusion du mailing
Une fois les modifications réalisées, enregistrer le document (utiliser l’option « Fichier » « Enregistrer Sous » dans la barre d’outils de Word et choisissez le dossier d’origine, c'est-à-dire
P:\Matrices\Mailing\Courrier pour les courriers).
Les modèles d’email
1 - Ouvrir Outlook => Nouveau message
2 - Saisir l’objet et le contenu du message
3 – Cliquer sur Fichier => Enregistrer-sous
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NB : Il ne faut pas que votre Outlook utilise Word comme modèle de messagerie
Dans type de fichier
choisir « Modèle Outlook
(*.oft) »
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ANNEXE 8 : Le Mailing
4 – Enregistrer dans P:/Matrices/Mailing/Mail
5 – Enregistrer
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ANNEXE 8 : Le Mailing
Les modèles d’étiquette
Sur votre poste de travail Windows, aller sur le lecteur SECIB (en général c’est le lecteur P), puis
dans le répertoire « Matrices » > « Mailing » > « Etiquette »
L’adresse du Répertoire dans
cet exemple est :
P:\Matrices\Mailing\Etiquette
Pour modifier le modèle par
défaut, clic droit sur le fichier
MailingE.dot, puis « Ouvrir »
Pour créer un nouveau
modèle de courrier, faire
simplement un copier/coller
du document MailingE.dot en
lui donnant le nom souhaité
Ouvrir le modèle souhaité (utiliser le clic droit sur le fichier puis « Ouvrir »)
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ANNEXE 8 : Le Mailing
Il suffit de faire la mise en page souhaitée
ATTENTION : A faire une planche d'étiquette à 2 colonnes.
Attention à ne pas supprimer les zones grisées, elles vont contenir les informations de chaque
contact après la fusion du mailing
Une fois les modifications réalisées, enregistrer le document (utiliser l’option « Fichier » « Enregistrer Sous » dans la barre d’outils de Word et choisissez le dossier d’origine, c'est-à-dire
P:\Matrices\Mailing\Etiquette pour les étiquettes).
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