ADEPA/WADAF Règles et procédures ADEPA BP 958 Dakar RP

Transcription

ADEPA/WADAF
ADEPA
BP 958 Dakar RP
REGLES ET PROCEDURES DE DIRECTION ET DE GESTION DE L’ADEPA
Août 2010
Règles et procédures
ADEPA/WADAF
SOMMAIRE
1.
2.
La structure
2.1. L’association ADEPA
Les caractéristiques de l’association
L’Assemblée générale
Le Conseil d’administration
Le/La Président(e)
2.2. Le Secrétariat exécutif
Les missions du Secrétariat exécutif
Les fonctions du Secrétariat exécutif
Le/La Secrétaire exécutif/ve
3.
Gestion des ressources humaines
3.1. Administration du personnel
Les nominations
Règles de nomination au secrétariat exécutif
Le mandat et l’évaluation du/de la Secrétaire exécutif/ve
Les recrutements
Les avancements dans la classification
Les sanctions
3.2. Les statuts du personnel
La définition
Les règles d’élaboration et de promulgation
Les principes devant être respectés par les statuts du personnel
3.3. La politique de gestion des ressources humaines
Les principes généraux
Le plan prévisionnel de la gestion des ressources humaines
Le processus de recrutement
L’appréciation du personnel
La séparation
3.4. La formation permanente
Les buts et les objectifs de la formation permanente
L’organisation de la formation collective
Les critères de choix et les règles générales de la formation individuelle
Les règles concernant les stages de formation
Les stages de langues
La formation sur place
L’autoformation permanente
L’intégration
4.
Les finances
Les principes généraux de la gestion financière
4.1. La stratégie de financement
Les ressources de l’ADEPA
La présentation des projets de financement
La recherche de subventions
Les recettes propres
Les principes à observer dans la recherche des recettes propres
La facturation des prestations de l’ADEPA
100-103
210-213
210
211
212
213
220-222
220
221
222
310-316
310
312
313
314
315
316
320-322
320
321
322
330-334
330
331
332
333
334
340-347
340
341
342
343
344
345
346
347
400
410-415
410
411
412
413
414
415
ADEPA/WADAF
4.2. L’élaboration et l’approbation du budget
4.3. L’exécution et la modification du budget
Les règles générales sur l’exécution et la modification du budget
La compensation entre les postes budgétaires
La diminution des ressources
L’augmentation des ressources
Le dépassement du budget
Le budget d’équipement non utilisé
La gestion de la trésorerie
4.4. Les règles générales de la gestion des dépenses
Les généralités
Les dépenses d’équipement en général
L’entretien des équipements
L’utilisation des équipements
4.5. Les dépenses liées aux activités d’appui aux organisations professionnelles
Les dépenses effectuées par un agent de l’ADEPA
Les subventions accordées aux organisations professionnelles
Les transferts de fonds aux organisations professionnelles
4.6. Les frais de mission
L’engagement des dépenses
L’ordre de mission
Les avances sur frais de mission
La transaction avec un partenaire de l’ADEPA sur place
La provision par transfert bancaire
Le port en mains
Les frais de mission admis au remboursement
L’accident avec un véhicule de service
Les pertes et vols en mission
4.7. La déclaration des frais de mission
La déclaration des frais de mission (note de frais)
Le contrôle des frais de mission
Les règles de contrôle
48 Les frais du personnel, les acomptes et les prêts
Les règles générales pour les acomptes et les prêts au personnel
Les acomptes sur le salaire du mois
Les règles générales d’octroi des prêts
Les motifs d’octroi des prêts
Les pouvoirs de décision d’octroi des prêts
La clause de remboursement
4.9. Le contrôle financier
Les procédures d’acquisition des biens et des services
Les modes de paiement
L’enregistrement des dépenses et des recettes
Le calendrier de clôture des comptes annuels
Le contrôle comptable
Le contrôle et l’audit de gestion
Le pouvoir bancaire
5.
La disposition finale
6.
Annexes (par ordre alphabétique)
Attestation de paiement pour taxi
420
430-436
430
431
432
433
434
435
436
440-444
440
441
442
443
450-544
450
451
452
453
460-468
460
461
462
463
4631
4632
4633
464
465
466
470-472
470
471
472
480-486
480
481
482
483
484
485
490-497
490
491
492
493
494
495
496
500
600
610
ADEPA/WADAF
Bon de commande
Bordereau de livraison
Fiche d’avance sur frais de mission
Fiche d’encaissement
Fiche d’engagement des dépenses
Fiche d’immobilisation
Fiche de déclaration des dépenses
Fiche de paiement
Ordre de mission
Routing de mission
611
612
613
614
615
616
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619
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ADEPA/WADAF
Sigles et abréviations.
ADEPA/WADAF : Association Ouest Africaine pour le Développement de la Pêche Artisanale /
West African Association for the Development of Artisanal Fisheries.
AFD
: Agence Française de Développement
Art.
: Article
BC
: Bon de Commande
BL
: Bond de Livraison
CA
: Conseil d’Administration
CCFD
: Comité Catholique contre la Faim et pour le Développement
CSRP
: Commission Sous Régionale des Pêches
CTA
: Centre Technique de Coopération Agricole et Rurale
FAO
: Fonds des Nations Unies pour l’Agriculture et l’Alimentation
FCFA
: Franc CFA - Unité Monétaire de l’Union Economique et Monétaire Ouest
Africain (UEMOA)
FIBA
: Fondation Internationale pour le Banc d’Arguin
FP
: Formation Permanente
FPH
: Fondation Charles Léopold Mayer pour le Développement de l’Homme
FRP
: Forum Régional Permanent
GRH
: Gestion des Ressources Humaines
ILD
: Initiative Locale de Développement
OM
: Ordre de Mission
ONG
: Organisation Non Gouvernementale
OP
: Organisation Professionnelle
POA
: Plan d’Orientation et d’Action
PPAO
: Programme Régional de Valorisation des Produits de la Pêche après capture
PRCM
: Programme de Conservation de la Zone Côtière et Marine en Afrique de l’Ouest
RAF
: Responsable Administratif et Financier
Régl. Int.
: Règlement Intérieur
SAARI
: Logiciel de comptabilité
SE
: Secrétariat Exécutif – Secrétaire Exécutif
UE
: Union Européenne
PREAMBULE
**************
L’Association ouest africaine pour le Développement de la Pêche Artisanale (ADEPA) est une
association de droit sénégalais à caractère international. Elle poursuit, de manière autonome, les
objectifs qu’elle s’est fixés. Elle se choisit ses partenaires qui partageant sa philosophie et ses
convictions et recherche elle-même les moyens pour accomplir sa mission.
L’évolution des activités de l’ADEPA exige une évolution concomitante de ses méthodes de gestion.
Les règles et procédures de gestion doivent s’adapter à la réalité du fonctionnement de la structure
mais aussi anticiper sur les changements qui se profilent, analyse faite des tendances.
Les présentes règles et procédures de gestion sont conçues pour faciliter et encadrer la gestion de
l’ADEPA. Sauf exception convenue avec le Conseil d’administration, elles s’appliquent à la gestion de
toutes les activités menées par l’association. En cela, elles constituent une référence, des balises pour
un bon parcours mais ne peuvent supplanter le bon sens et la bonne foi pour suppléer à leurs lacunes
et pour les améliorer. D’aucuns trouveront que la formule « dans la limite du raisonnable » n’est pas
assez précise. C’est justement aux gestionnaires raisonnables que les limites sont suggérées !
ADEPA/WADAF
1.
LES REGLES ET PROCEDURES
100.
Les présentes Règles et Procédures organisent le fonctionnement de l’Association Ouest
Africaine pour le Développement de la Pêche Artisanale (ADEPA).
101.
Elles reprennent et précisent les dispositions des textes qui régissent l’ADEPA
 Les Statuts
 Le Règlement Intérieur
 Les résolutions des Assemblées générales.
102.
L’Assemblée générale de l’ADEPA peut, par ses résolutions, modifier les présentes Règles et
Procédures.
103.
Le Conseil d’Administration de l’ADEPA peut procéder à la révision des présentes Règles et
Procédures.
2.
LA STRUCTURE
2.1. L’ASSOCIATION ADEPA
210.
LES CARACTERISTIQUES DE L’ASSOCIATION
L’Association a pour membres (Statuts : art.1 à 7 ; Régl. Int. art. 1 à 4) :
211.

des personnes morales : OP de la pêche artisanale et ONG d’appui ;

des personnes physiques.
L’ASSEMBLEE GENERALE (Statuts : art. 8-10 ; Régl. Int : art. 5-8)
L’Assemblée générale,




212.
Examine et approuve les rapports de gestion du Conseil d’administration, les comptes et
rapports financiers de l’Association
Détermine les orientations générales de l’activité de l’Association et les objectifs prioritaires à
poursuivre
Elit le (la) Président(e) et les membres du Conseil d’administration
Modifie, au besoin, les Statuts et le Règlement Intérieur.
LE CONSEIL D’ADMINISTRATION (Statuts : art. 11-12 ; Règl. Int. : art. 9-10)
Le Conseil d’administration est composé de sept (7) membres, élus par l’Assemblée générale pour un
mandat de trois (3) ans renouvelable.
Il se réunit au moins une fois par an.
Le Conseil est l’organe dirigeant de l’Association.
ADEPA/WADAF
Ses responsabilités les plus importantes sont:

l’approbation en dernier ressort du budget de l’association

la nomination du / de la Secrétaire exécutif(ve), sur proposition du/ de la Président(e),

l’admission et l’exclusion des membres de l’Association, sauf le droit d’appel à l’Assemblée
générale,
213.
LE (LA) PRESIDENT(E)
Il (Elle) convoque et préside les délibérations du Conseil d’administration.
Il (Elle) représente l’Association et signe les conventions et accords à caractère institutionnel approuvés
par le Conseil d’administration.
Il (Elle) délègue les pouvoirs nécessaires au / à la Secrétaire Exécutif/ve.
Cependant, il/elle se réserve le pouvoir de nommer des responsables aux postes de direction (autres
que celui de Secrétaire Exécutif/ve (secrétaire exécutif adjoint, responsable administratif et financier,…).
Il (Elle) promulgue les statuts du personnel du Secrétariat exécutif.
2.2. LE SECRETARIAT EXECUTIF
220.
LES MISSIONS DU SECRETARIAT EXECUTIF
Les missions du Secrétariat exécutif sont définies par l’Assemblée générale et le Conseil
d’administration.
Il est l’organe exécutif du Conseil d’administration dont il dépend. Il est animé par un / une Secrétaire
Exécutif/ve.
221.
LES FONCTIONS DU SECRETARIAT EXECUTIF
Le Secrétariat exécutif a pour fonction de :
 Préparer ou faire préparer les documents qui serviront à la prise de décisions par les
instances de l’Association. Une fois ces décisions prises, il veille à leur mise en œuvre en
les exécutant lui-même ou en suivant leur exécution aux différents niveaux de l’association;


Stimuler, organiser la communication à l’intérieur de l’association, c’est-à-dire :
*
mettre un soin particulier à la communication avec les membres du Conseil
d’administration et entre les membres de l’Association ;
*
prendre des initiatives qui favorisent la recherche et l’innovation.
Représenter l’Association et assurer les relations extérieures ordinaires, en particulier
développer les relations de partenariat avec d’autres acteurs de développement. Les
pouvoirs de représentation sont délégués par le/la président(e) de l’association.
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222.
LE/LA SECRETAIRE EXECUTIF/VE
Il/Elle est nommé(e) par le Conseil d’administration qui peut le révoquer à n’importe laquelle de ses
sessions, s’il le juge nécessaire.
En cas de remplacement du (de la) Secrétaire exécutif/ve, le Conseil d’administration désignera en son
sein, une commission chargée de présenter au (à la) Président(e) une liste de candidats parmi lesquels
le choix sera fait.
A sa nomination, les pouvoirs suivants lui sont délégués par le (la) Président(e) :.
 Il/Elle a le pouvoir d’ordonnancer les dépenses dans le cadre du budget voté par le Conseil
d’administration.
 Il/Elle a le pouvoir d’embaucher, de licencier le personnel salarié du Secrétariat exécutif à
l’exception des cadres nommés par le (la) Président (e), de fixer les rémunérations, primes et
avancements, en conformité avec le statut du personnel.
 Il/Elle a délégation de pouvoir pour faire toutes déclarations et démarches auprès des
administrations publiques et des partenaires techniques et financiers.
 Il/Elle est responsable devant le Conseil d’administration de la gestion administrative et
financière suivant les règles et procédures en vigueur.
 Il/Elle représente l’association dans les actes ordinaires nécessaires à son fonctionnement.
La rémunération du (de la) Secrétaire exécutif/ve est fixée par le Conseil d’administration.
3.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
3.1. ADMINISTRATION DU PERSONNEL
Il s’agit de déterminer qui décide les recrutements, nominations, avancements, sanctions pour les
différentes postes et / ou personnels en fonction.
310.
LES NOMINATIONS
La décision de nomination est prise par l’autorité directement supérieure au chef hiérarchique immédiat
de la personne à nommer, après proposition ou consultation de celui-ci.
La décision de nomination est écrite et signée par l’autorité qui décide.
Les règles de nomination sont indiquées dans les tableaux, ci-dessous.
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311.
REGLES DE NOMINATION AU SECRETARIAT EXECUTIF DE L’ADEPA
PERSONNE A NOMMER
PROPOSE
SONT CONSULTES
Secrétaire exécutif (ve)
Président(e)
Chefs de service
Secrétaire exécutif/ve Tous les membres du CA
Autres agents
Responsable
hiérarchique
312.
Tous les membres du CA
Conseil de direction
Responsable hiérarchique
DECIDE
Président (e) de
l’ADEPA
Président(e) de
l’ADEPA
Secrétaire
exécutif/ve
DECISION D’EVALUATION DES CADRES
L'évaluation des cadres assumant des responsabilités tels que les chefs de service, les coordinateurs
de projets/programmes est décidée par l'autorité qui les nomme.
313.
LE MANDAT ET L’EVALUATION DU (DE LA) SECRETAIRE EXECUTIF (VE)
Le/la Secrétaire exécutif(ve) est évalué(e) à l’initiative du Conseil d’administration. Au cours du 1er
mandat, le/la Secrétaire exécutif/ve est évalué au terme de la 1ère année.
314.
LES RECRUTEMENTS
Les postes à pourvoir sont déterminés au regard du budget approuvé.
La décision de recrutement d’une personne pour un poste vacant suit les mêmes règles que les
décisions de nomination. Cependant, le contrat de travail est signé au nom de l’ADEPA par le/la
Secrétaire exécutif(ve). Cette décision doit être signifiée par écrit à la personne recrutée.
La classification à l’embauche est fixée par l’autorité qui prend la décision, conformément aux statuts du
personnel.
315.
LES AVANCEMENTS DANS LA CLASSIFICATION
Les avancements sont déterminés selon la procédure prévue par le Statut du personnel et doivent
respecter les dispositions de l’article 480 des présentes règles et procédures.
316.
LES SANCTIONS
Le/la Secrétaire exécutif(ve) a le pouvoir de prendre à l’encontre de tout membre du personnel les
sanctions autorisées par la loi et les statuts du personnel.
Cependant, en ce qui concerne les licenciements, ces pouvoirs s’exercent de la façon suivante : le/la
Secrétaire exécutif(ve) peut décider lui-même du licenciement en cas de faute lourde nécessitant un
licenciement immédiat, sauf pour les membres du personnel nommés par le(la) Président(e). Dans ce
cas, il peut procéder seulement à une suspension et en référer immédiatement au (à la) Président(e).
Pour tout autre motif que la faute lourde, la décision de licenciement est soumise à l’autorité qui a
nommé l’intéressé.
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3.2. LES STATUTS DU PERSONNEL
320.
DEFINITION
Les statuts du personnel contiennent les règles d’embauche, de classement, de promotion, de
licenciement ou de démission, les règles en matière de salaires, y compris la grille salariale, les règles
en matière de congé, d’absence, etc.
Il s’agit de donner au personnel, une référence écrite et objective, en accord avec le droit du travail du
pays où est implanté le siège de l’association.
Les règles de modification des statuts sont les mêmes que les règles d’élaboration.
321.
LES REGLES D’ELABORATION ET DE PROMULGATION
Les statuts sont élaborés par le Secrétariat exécutif, après consultation du personnel. Ils sont
promulgués par le/la Président(e) de l’ADEPA, après consultation du Conseil d’administration.
322.
LES PRINCIPES DEVANT ETRE RESPECTES PAR LES STATUTS DU PERSONNEL
Les dispositions des statuts doivent respecter les présentes Règles et Procédures et la législation
sociale en vigueur dans le pays où est implanté le siège de l’association.
Tout recrutement fait l’objet d’un contrat de travail.
A l’engagement des cadres, on établit un contrat à durée déterminée d’un an. Ce contrat peut être, soit
renouvelé tel quel, soit remplacé par un contrat à durée indéterminée, suivant ce que permet la
législation du pays où est implanté le siège de l’association.
La classification du personnel doit être prévue sur une grille ou échelle objective et claire.
Le système de rémunération à l’ADEPA doit être transparent et tenir compte des exigences de sobriété
d’une organisation à but non lucratif et ne sera donc pas habituellement comparable à celui donné par
les grandes sociétés à but lucratif ou les organisations internationales publiques.
Il doit être décent et permettre à l’employé de se consacrer entièrement à son travail.
3.3. LA POLITIQUE DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
330. PRINCIPES
La politique de Gestion des Ressources Humaines (GRH) vise à développer les potentialités de tous les
collaborateurs, afin qu'ils puissent poursuivre le mieux possible les buts fixés par les Statuts, travailler
de façon motivée et avec satisfaction pour le bien-être des communautés de la pêche artisanale.
La politique de gestion des ressources humaines à l’ADEPA doit promouvoir un management
participatif favorisant la contribution de tout son personnel au processus de changement et à l’atteinte
des objectifs de l’institution. Ce management participatif se caractérise, entre autres, par :



la formalisation et la transparence des procédures de recrutement et de séparation ;
la mise en place d’outils de gestion du personnel en vue d’améliorer la qualité du travail ;
l’élaboration de plans de renforcement des compétences ;
ADEPA/WADAF




331.
l’instauration d’un climat de travail favorable, par l’amélioration de la communication au sein de
l’équipe du secrétariat exécutif comprenant le personnel cadre et le personnel de soutien ;
la responsabilisation accrue, la stimulation de l’innovation et de la créativité ;
l’instauration systématique des entretiens individuels annuels et de réunions périodiques avec
le personnel ;
la prise en compte de la motivation du personnel par l’instauration de lettres de félicitations, de
primes au mérite, d’avancements au mérite, de promotions internes.
LE PLAN PREVISIONNEL DE LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
Le Secrétariat exécutif doit concevoir et élaborer un plan prévisionnel de GRH en lien avec le plan
d’orientations et d’action de l’ADEPA, qui traduise les évolutions possibles des effectifs, détermine les
profils de poste à pourvoir ou à supprimer et aide à l’appréciation de l’évolution de la masse salariale au
regard des activités de l’association. Ce plan doit être mis à jour chaque année et tenir compte de la
problématique du genre.
332.
LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT
Si pour un poste vacant, il n’existe pas de compétences internes, il est procédé à un recrutement
externe.
Les recrutements externes font l’objet d’un appel à candidature public.
Les candidats externes doivent passer par un processus de recrutement permettant de mettre en
valeur, pour chaque candidat, ses compétences professionnelles, les traits de sa personnalité, sa
motivation par rapport au poste, sa sensibilité au genre, sa moralité et son engagement pour la cause
de la pêche artisanale.
Le processus de recrutement comporte les étapes suivantes : la première sélection par analyse des
dossiers de candidature, le test écrit et l’entretien de recrutement.
Pour chaque recrutement, une commission ad hoc est mise en place afin que le processus soit
transparent et le choix pertinent. Cette commission ne décide pas de la nomination, elle joue un rôle
consultatif. La nomination est décidée par l’autorité qui en a le pouvoir sur la base du procès-verbal de
la commission ad hoc.
333. L’APPRECIATION DU PERSONNEL
L’appréciation du personnel permet de constater les performances réalisées par l’employé(e) au cours
d’un exercice pour le (la) motiver davantage et fixer de nouveaux objectifs avec lui (elle).
L’appréciation du personnel se fait dans le premier trimestre qui suit la fin de l’exercice. Les domaines
et les critères d’appréciation doivent être connus de tous(tes) les employés(es). Au recrutement et
après chaque évaluation, un cahier de charges bien précis sera donné à l’agent. L’exécution des
tâches définies dans ce cahier de charges sera un des éléments constitutifs de l’évaluation du
personnel.
ADEPA/WADAF
334.
LA SEPARATION
Le contrat de travail qui lie l’ADEPA avec son personnel peut être résilié pour quatre motifs :




Le départ à la retraite,
La démission,
Le licenciement,
Le décès
Toute séparation, quel que soit le motif, doit être traité selon le statut du personnel en vigueur au
Secrétariat exécutif et dans le respect des lois et règlements du pays où est implanté le siège de
l’association..
Toute séparation à l’amiable doit être sanctionnée par un contrat de transaction.
3.4. LA FORMATION PERMANENTE
340.
LES BUTS ET LES OBJECTIFS DE LA FORMATION PERMANENTE
La formation permanente vise deux buts généraux.
 Le développement de l'ADEPA, l’orientation de ses activités, sa philosophie et ses méthodes
d’intervention implique un changement permanent et harmonisé des aptitudes, des
connaissances, de l'esprit de ses collaborateurs : personnel et associés. Cette préoccupation
se traduit dans le volet "institutionnel" de la formation permanente : la formation collective.
 Cette formation collective est complétée par un volet plutôt individualisé, moins formalisé, lié
mais moins étroitement que le précédent, à la politique générale de l'ADEPA : la formation
individuelle. Cette formation vise à stimuler l'efficacité des membres du personnel à leurs
postes actuels, à leur permettre de s'adapter aux exigences changeantes de leurs postes, à
les aider à développer pleinement toutes les potentialités et à devenir capables d'occuper
éventuellement d'autres postes.
341.
L’ORGANISATION DE LA FORMATION COLLECTIVE
C'est à travers la formation collective que l’ADEPA peut réaliser des innovations souhaitées, des
changements d'orientation voulus. Cette formation s'organise sous forme de séminaires, ateliers, cours,
modules de formation, destinés à des groupes distincts ou mixtes (associés, personnels, partenaires,..).
La programmation des différentes activités de formation proposées par le Secrétariat exécutif se fera de
préférence à l’occasion de l’élaboration du budget.
342.
LES CRITERES DE CHOIX ET LES REGLES GENERALES DE LA FORMATION
INDIVIDUELLE
Comme la formation collective, la formation individuelle ne se justifie pas par elle-même. Elle s'inscrit
dans un plan de formation cohérent, défini en partant des choix prioritaires du plan d'action de l’ADEPA.
Le principal critère de choix d'un stage de formation individuelle est l'intérêt que présente ce stage pour
ADEPA et son travail au service de la pêche artisanale. Il faut, de plus, s'assurer que le stage ne
perturbe pas de façon significative l'exécution des programmes ordinaires de travail.
ADEPA/WADAF
En ce qui concerne la sélection des bénéficiaires, la priorité doit être accordée à ceux/celles qui n'ont
pas encore bénéficié des programmes de formation selon les besoins du service. On évitera
l'accumulation de formation individuelle pour la même personne.
Les qualifications et l'expérience, le dévouement professionnel, le poste actuel et les responsabilités qui
s'y rattachent, ainsi que les perspectives d'un développement futur du(de la) candidat(e), seront pris en
compte dans la sélection du personnel en vue d'une formation. Une maîtrise suffisante de la langue
d'enseignement sera exigée pour la sélection. Cette sélection doit être transparente.
En règle générale, l’ADEPA ne cautionnera pas une formation individuelle ou des cours ayant pour but
principal d'acquérir des qualifications purement académiques, quelle qu'en soit la durée.
Les bénéficiaires d'une formation individuelle s'engagent à rédiger un rapport de stage de formation, qui
sera remis aux supérieurs hiérarchiques et au (à la) Secrétariat exécutif(ve), et qui fera l'objet d'une
présentation auprès de l'équipe, dont le bénéficiaire fait partie. Dans ce rapport, les aspects ayant trait à
l’amélioration des activités de l’ADEPA découlant de cette formation seront mis en exergue.
Pendant son absence, le/la bénéficiaire est considéré(e) comme étant effectivement en service.
La programmation de la formation individuelle se fait en même temps que la programmation des
activités pour l'exercice suivant. Des programmes de formation individuelle ne peuvent être admis qu'en
respectant le budget.
343.
LES REGLES CONCERNANT LES STAGES DE FORMATION
Toute formation individuelle impliquant des charges pour l’ADEPA doit obligatoirement faire l’objet d’un
contrat de formation définissant clairement les obligations des parties prenantes ;
On observera les règles suivantes de décision et de financement :
* Pour des périodes de formation brève :
Le temps total passé en dehors du service normal ne dépasse pas cinq (5) semaines.
La décision est prise par le Secrétariat exécutif, suivant les règles définies en 342. Le salaire du
stagiaire est maintenu intégralement.
Les frais de formation, de déplacement et de séjour sont remboursés par l’ADEPA suivant les
mêmes règles que pour les frais de mission, déduction faite évidemment des bourses obtenues.
* Pour des formations de courte durée :
Le temps total passé en dehors du service normal dépasse cinq (5) semaines, mais représente une
durée globale de moins de trois (3) mois.
La décision et le financement suivent les mêmes règles que pour la formation brève. Les formations
de plus d'un (1) mois ne donnent droit à des allocations d’argent de poche que pour la durée du
premier mois.
* Pour des formations de durée moyenne :
Le temps total passé en stage se situe entre trois (3) et six (6) mois.
ADEPA/WADAF
La décision est prise en accord avec le (la) Président(e) de l’ADEPA. Le salaire est maintenu
intégralement pendant les 3 premiers mois. Il n'est versé qu'à 50 % pour la période qui excède 3
mois. L’ADEPA peut, cependant, accorder le plein salaire pour une période supérieure à 3 mois,
lorsque le stage a lieu à sa demande et non à celle de l'intéressé(e). Dans tous les cas, les
assurances maladie et décès sont maintenues intégralement pendant toute la durée du stage.
Les frais de voyage aller-retour du lieu de résidence au lieu du stage et les frais de formation et de
séjour sont remboursés intégralement, suivant les mêmes règles que pour les frais de mission
(mais sans allocation d’argent de poche) déduction faite des bourses éventuellement obtenues.
La formation de durée moyenne ne peut être accordée qu'à des collaborateurs(trices) ayant
travaillé à l’ADEPA pendant au moins deux (2) ans et qui s'engagent à travailler pou l’ADEPA
après le stage effectué, pendant au moins un (1) an.
344.
LES STAGES DE LANGUES
Les stages de langues demandés par l’institution suivent les règles énoncées en 342 et 343.
Pour les autres stages de langue on observera les règles de décision et de prise en charge énoncées
en 342 et 343, avec les restrictions suivantes :
 L’ADEPA ne prendra en charge que les frais de formation, de logement et de nourriture, sans
payer d’allocation d’argent de poche.
 L’ADEPA ne remboursera pas normalement les achats de matériel pédagogique : livres,
cassettes, disques, etc.
 L’ADEPA ne paiera pas de billet pour un stage de langue en pays lointain, mais pourra
accepter un tel stage si une mission pour le travail ou toute autre circonstance amène
l'intéressé(e) à proximité de ce pays.
 Pour bénéficier d’un stage de langue, tout agent doit d’abord manifester un intérêt évident
pour cette langue par des efforts perceptibles d’auto-formation. Après le stage, l’agent devra
poursuivre son perfectionnement pour se rendre autonome dans cette langue. Ceci implique
de la part de l’ADEPA de l’encourager dans ses initiatives notamment en lui accordant le
temps nécessaire et en lui donnant les occasions de s’exercer.
345.
LA FORMATION SUR PLACE
Toute formule de formation, qui permet au (à la) collaborateur(trice) de continuer son travail habituel,
doit être utilisée : cours du soir, cours par correspondance, séminaires périodiques, etc.
Dans la mesure où cette formation répond aux critères de choix et règles générales énoncées cidessus, l’ADEPA peut la favoriser par :
 un aménagement des horaires de travail qui peut inclure une diminution des heures de travail
de 10 % au maximum
 une prise en charge des frais de formation par l’ADEPA. Cependant, ces frais devront être
remboursés par l'intéressé(e), s'il ne suit pas la formation jusqu'au bout sans motif valable.
ADEPA/WADAF
346.
L’AUTOFORMATION PERMANENTE
Comme tel, le travail à l’ADEPA comporte déjà un aspect formateur. En effet, les lectures, les
rédactions, les discussions en équipe, etc. peuvent être des occasions de perfectionnement des
connaissances théoriques et pratiques dans le travail.
Pour mieux profiter de telles opportunités, il peut être envisagé de confier un sujet de recherche à
l'un(e) ou l'autre collaborateur(trice) de l’ADEPA. Dans ce cas, le sujet doit être en rapport avec le
travail de l’ADEPA et permettre d'approfondir l'analyse d'un problème particulier, en vue de faire
progresser le contenu et les méthodes de formation ou d'intervention propres à l'institution.
Le temps nécessaire pour ce type de formation permanente doit être prévu dans la programmation des
activités.
Pour les recherches sur place, le (la) Secrétaire exécutif(ve) prend les précautions nécessaires pour
que :
 les collaborateurs/trices impliqués(es) disposent de méthodes ad hoc pour garantir le succès
de l'étude entreprise ;
 le temps nécessaire soit dégagé selon les règles habituelles de préparation du budget. Selon
l'envergure de la recherche, il peut être envisagé de lui accorder une subvention spéciale ;
 la recherche entreprise soit supervisée par une personne avertie en la matière ;
 seulement un nombre restreint de collaborateurs/trices y soit engagé en même temps.
Toute recherche annoncée et réalisée doit faire l'objet d'un rapport écrit et diffusé de la même façon que
les rapports de stage de formation individuelle.
347.
L’INTEGRATION
Au début de son engagement, le/la candidat(e) suit un stage d'intégration-formation qui a un double
but :
 tester les aptitudes du/de la candidat(e) pour le poste qu'il/elle est appelé(e) à occuper ;
 l'informer sur son futur travail, l'introduire dans les objectifs et l'esprit de l’ADEPA et lui
apporter une formation complémentaire, nécessaire pour le travail prévu.
Le programme de ce stage sera établi par les supérieurs hiérarchiques, les tuteurs(trices) de stage et
en collaboration avec les services concernés. Après la période d'essai, un rapport sera rédigé par le/la
candidat(e) et discuté avec son responsable hiérarchique.
3.5.
LA FORMATION INDEPENDANTE
350.
L’AUTORISATION
Indépendamment des règles ci-dessus, tout membre du personnel ayant au moins cinq (5) ans
d'ancienneté, peut demander un congé sans solde pour raisons de formation, pourvu que ce membre
du personnel signe l'engagement de retourner au service de l’ADEPA immédiatement après la
formation.
ADEPA/WADAF
351.
LA DISPOSITION PRATIQUE
La durée maximale d'un tel congé sans solde est de deux (2) ans. Elle offre la possibilité aux
collaborateurs(trices) qui le souhaitent de suivre une formation sanctionnée par un diplôme. Durant ce
temps, le contrat de travail est suspendu.
En cas de non-reprise du travail à la date prévue, le contrat de travail est rompu du fait du travailleur,
pour abandon de poste.
L'approbation d'un tel congé sans solde est strictement liée à la flexibilité ou non de fonctionnement du
service ou/et à la possibilité de trouver un remplaçant temporaire.
4.
LES FINANCES
400. LES PRINCIPES GENERAUX DE LA GESTION FINANCIERE
Le caractère ONG de notre institution commande d’être sobre dans l’utilisation des moyens (en
particulier financiers) mis à la disposition de l’ADEPA pour appuyer les activités de développement des
communautés de pêcheurs artisans.
En conséquence, les choix en matière de dépenses (types et niveau d’équipement : en particulier parc
automobile ; style d’hébergement et de restauration, etc.), doivent être guidés par le seul souci de
l’efficacité du travail requis pour atteindre les objectifs de l’ADEPA.
Au regard des impératifs du contrôle interne, les fonctions d’ordonnateur, de comptable et de trésorier
ne peuvent être exercé par une même personne. Um membre du personnel ne peut exercer la fonction
de trésorier de l’ADEPA.
4.1. LA STRATEGIE DE FINANCEMENT
410. LES RESSOURCES DE L’ADEPA
Elles peuvent être classées dans les catégories suivantes :





Subventions globales ;
Subventions destinées à des projets spécifiques ;
Subventions destinées à des projets ponctuels ;
Ressources propres ;
Toutes autres ressources autorisées par les textes législatifs et réglementaires.
411. LA PRESENTATION DES PROJETS DE FINANCEMENT
Chaque partenaire technique et financier ou bailleur de fonds a ses exigences propres.
Il en résulte plusieurs formes de présentation de projet. La typologie courante se présente comme suit :

Les projets globaux : concernent l'ensemble du budget. Ces projets consistent en la prise en
charge par le bailleur de fonds d'un certain pourcentage du budget de fonctionnement après
approbation du programme annuel ou biannuel d’activités.
ADEPA/WADAF

Les projets spécifiques : concernent certaines activités visant notamment le renforcement des
capacités des OP. Ces projets sont en général limités dans le temps et dans l’espace. Un
coordinateur est toujours désigné pour un projet spécifique.

Les projets ponctuels : concernent des financements ponctuels pour des activités précises
comme une visite d’étude, l’organisation d’un forum.
412.
LA RECHERCHE DES SUBVENTIONS
Etant donné les délais de réponse de la plupart des partenaires techniques et financiers les demandes
de subventions s’effectuent entre six (6) mois et un (1) an avant le début des activités que les projets
doivent financer.
Le/La Président(e) et le Conseil d’administration appuient le Secrétariat exécutif dans ses démarches
de recherche de fonds.
413.
LES RECETTES PROPRES
On entend par recettes propres (ou autofinancement) les produits des ventes et abonnements en cas
de publication de documents, des contrats de prestations de services ainsi que les autres produits dans
le respect des textes législatifs et réglementaires.
414.
LES PRINCIPES A OBSERVER POUR LA RECHERCHE DES RECETTES PROPRES
En règle générale, il convient d'augmenter le pourcentage des recettes propres dans l'ensemble de nos
ressources. Nous devons donc faire payer nos prestations par ceux qui le peuvent.
A l’occasion de chaque activité dont ils sont bénéficiaires, les pêcheurs artisans et leurs organisations
professionnelles sont mis à contribution pour assurer une part des coûts financiers (niveau de prise en
charge par un travail bénévole, mise à disposition de moyens physiques, etc.).
La vente de prestations sera recherchée, dans la mesure où les activités rémunérées n’écartent pas le
personnel de l’association des missions premières de celle-ci.
CE QU’IL Y A LIEU DE


FAIRE
Collaborer avec d’autres intervenants, ONG de soutien à la pêche artisanale en particulier, dans
la transparence et la fidélité à nos options,
Accepter des prestations de service correspondant à nos compétences dans la mesure où des
disponibilités en ressources humaines le permettent.
CE QUE NOUS NE POUVONS PAS FAIRE


Renoncer à nos options et nos choix stratégiques en devenant un bureau d’études préoccupé
d’abord de rentabilité financière,
Entrer dans une logique de recherche à tout prix de « marchés » obtenus par des moyens
illégaux ou dépassant nos capacités.
ADEPA/WADAF
415.
LA FACTURATION DES PRESTATIONS DE L’ADEPA
Pour la facturation des prestations de service, nous devons tenir compte de la réalité des coûts : coûts
directs opérationnels plus la part affectable des charges de structure de l’association (avec la
comptabilité analytique comme clé de répartition).
Concernant :
* Les Organisations Professionnelles (OP)
Elles apportent une contribution symbolique qui manifeste leur motivation.
En ce qui concerne les sessions, une contribution des participants à leurs frais de déplacement doit
être demandée dans la mesure du possible.
* Les diverses ONG et les ILD (Initiatives Locales de Développement)
Après négociation il leur est facturé ce qu'elles peuvent apporter comme contribution. La
négociation avec ces divers partenaires est recherchée de façon systématique afin que soient
développées à chaque fois que possible les synergies d’intervention.
* Les Ministères, Sociétés d'Etat et Sociétés Semi-publiques ou Sociétés privées
Les prestations de services sont facturées au prix réel.
4.2. L’ELABORATION ET L'APPROBATION DES BUDGETS ANNUELS
420.
LA REGLES GENERALE
Le budget annuel est approuvé, avant exécution, par le Conseil d’administration, lequel se réunit au
cours du dernier trimestre de l’exercice précédent.
Le Secrétariat exécutif prépare et distribue le projet de budget de l’exercice avant la tenue du Conseil.
Ce budget est présenté en équilibre.
4.3. L’EXECUTION DES BUDGETS
430.
LES REGLES GENERALES
Le budget approuvé comprend une part de charges fixes liées au fonctionnement du siège de
l’association et aux missions du Conseil d’administration et une part de charges liées aux activités en
cours et/ou prévisionnelles. Ces dernières constituent des dépenses conditionnelles qui ne peuvent être
engagées que si les ressources nécessaires sont assurées.
Le Secrétariat exécutif produit chaque trimestre un tableau de « Suivi budgétaire » en charges et en
produits.
ADEPA/WADAF
431.
LES COMPENSATIONS ENTRE POSTES BUDGETAIRES
Le/la Secrétaire exécutif(ve) peut, en cas de nécessité et sans autorisation préalable, faire des
glissements de poste à poste selon les règles suivantes :
* Le poste « charges de personnel » ne peut servir à alimenter d’autres postes, même s’il est
excédentaire.
* Des compensations sont possibles entre les autres postes, aux conditions suivantes :
> le total des postes ne doit pas être dépassé ;
> les activités d’appui aux OP ne doivent pas être perturbées ;
> les engagements envers les partenaires techniques et financiers doivent être respectés
(affectation de certaines ressources).
Le/la Secrétaire exécutif/ve rend compte de ses décisions de compensation au Conseil d’administration.
La modification du budget d’un projet spécifique ne peut se faire qu’en concertation préalable
avec les partenaires financiers et techniques d’exécution de ce projet.
432.
EN CAS DE DIMINUTION DES RESSOURCES
Si les ressources (projets globaux, spécifiques et ponctuels) sont inférieures aux prévisions, le
Secrétariat exécutif doit :
* supprimer les dépenses conditionnelles ;
* réduire éventuellement d’autres dépenses non immédiatement indispensables ;
* procède au réajustement du « Budget prévisionnel » de l’exercice en cours.
Pour les projets spécifiques, la diminution des ressources fera l’objet d’une réadaptation du
projet en rapport avec les fonds disponibles en accord avec les partenaires financiers et
techniques d’exécution du projet.
433.
EN CAS D’AUGMENTATION DE RESSOURCES
Si des ressources imprévues se présentent (subventions, contrats), pour financer les activités et les
dépenses du budget en cours, le supplément de ressources ainsi obtenu fera l’objet d’une réflexion
d’affectation visant à renforcer notamment le poste d’appui aux organisations professionnelles. Il est
aussi envisageable que ce supplément de ressources serve à renforcer les fonds de réserve de
l’association s’il provient des prestations de l’ADEPA.
Dans ce cas, le Secrétariat exécutif procède au réajustement du « Budget prévisionnel » de l’exercice
en cours.
434.
LES CAS DE DEPASSEMENTS BUDGETAIRES
Cette situation peut se présenter pour une raison exceptionnelle :
* Soit en cas de force majeure en lien avec les charges fixes de l’association ;
* Soit en cas d’activités supplémentaires ou d’un programme nouveau, qu’il est souhaitable
d’accepter sans attendre l’exercice budgétaire suivant.
Ces situations sont soumises au Conseil d’administration pour appréciation et décision.
ADEPA/WADAF
435.
LE BUDGET D’EQUIPEMENT NON UTILISE
Les autorisations d’achat d’équipement non suivi d’effet ne sont pas automatiquement reportées sur
l’exercice suivant. Elles sont à nouveau soumises à la décision du Conseil d’administration lors de
l’instruction du budget prévisionnel de l’exercice suivant.
436.
LA GESTION DE LA TRESORERIE
Le Secrétariat exécutif produit semestriellement un tableau prévisionnel de trésorerie conformément au
plan d’action et au budget annuel global et des budgets des projets spécifiques ou ponctuels qu’il fait
approuver par le (la) Président(e) et les Trésoriers (rières) de l’association.
Au regard des projets et/ou programmes spécifiques, le Secrétariat exécutif produit, suivant les
périodicités contractuelles, les tableaux de suivi budgétaire et les tableaux prévisionnels de
trésorerie pour information/approbation des partenaires techniques et financiers concernés
dans le but d’organiser l’approvisionnement régulier des comptes et l’équilibre général de la
trésorerie requise.
44. LES REGLES GENERALES DE LA GESTION DES FONDS
440.
LES GENERALITES
Toute sortie ou entrée de fonds à la caisse comme à la banque doit être matérialisée par une pièce
justificative originale telle que relevé de banque, mémoire, note de frais, facture acquittée, bon de
paiement, bon d’encaissement, attestation, déclaration sur l’honneur, etc. dûment signée par le
bénéficiaire et contresignée par le contrôleur habilité et/ou le/la Secrétaire exécutif/ve.
Les pièces justificatives originales sont classées et conservées pour une durée minimale de dix ans à
compter de la date de l’opération.
La passation de marchés fait toujours l’objet d’un appel d’offre public.
441.
LES DEPENSES D’EQUIPEMENT EN GENERAL
Tout achat d’équipement d’un montant excédant cent mille francs (100 000 FCFA) est précédé d’une
étude comparative de prix.
Les achats d’équipements sont prévus au budget annuel : véhicules de service, matériel de bureau, etc.
En cas d’achat de véhicule, la marque et le type de véhicule sont indiqués.
442.
L’ENTRETIEN DES EQUIPEMENTS
L’entretien des équipements doit faire l’objet d’une attention particulière du/de la Secrétaire exécutif/ve.
Des responsables de cet entretien sont désignés. Chaque bien d’équipement (immobilisation) fera
l’objet d’une fiche d’immobilisation indiquant sa nature, sa date d’acquisition, de mise en service, son
prix, sa durée probable d’utilisation, les dotations annuelles d’amortissement, le numéro du contrat
d’entretien au besoin. Une feuille récapitulative des équipements est affichée dans chaque pièce du
siège de l’association. Chaque véhicule est doté d’un carnet de bord.
ADEPA/WADAF
443.
L’UTILISATION DES EQUIPEMENTS POUR MOTIFS PERSONNELS
L’usage des équipements de l’ADEPA par les employés(es) pour un motif personnel (photocopieur,
téléphone, voiture de service, etc.) doit donner lieu à récupération au prix coûtant.
Les factures de téléphone doivent être soigneusement contrôlées. On accepte, cependant, l’usage
gratuit et modéré du téléphone pour les appels de proximité.
On évite, autant que possible, l’utilisation des équipements de l’ADEPA (en particulier photocopieurs,
ordinateurs, machines à écrire, téléphone), par des tiers. En cas d’usage, on procède à une
compensation financière dont le montant est déterminé par le/la Secrétaire exécutif/ve.
Le prêt du véhicule de service à des tiers, même avec le chauffeur de l’ADEPA, est interdit sauf
situation d’urgence. Des exceptions ne peuvent être admises, très occasionnellement, que pour rendre
service à des partenaires du travail de l’ADEPA en mission auprès de l’ADEPA.
4.5. LES DEPENSES LIEES AUX ACTIVITES D’APPUI AUX ORGANISATIONS
PROFESSIONNELLES
450. Les principes généraux
Qu’il s’agisse des projets généraux, spécifiques ou ponctuels, toute dépense figure au budget
annuel et dans le plan de trésorerie semestrielle approuvé par le Conseil d’administration.
Toute dépense est justifiée et signée par le/les responsable(s) désigné(s) pour l’exécution de l’activité
correspondante. Elle est contrôlée par les responsables habilités.
Le/la Secrétaire exécutif(ve) et le Conseil d’administration sont tenus à vérifier la véracité et l’exactitude
des justifications fournies et des réalisations correspondantes sur le terrain.
451. Les dépenses effectuées par un agent de l’ADEPA
Certaines activités d’appui aux organisations professionnelles sont directement exécutées par un agent
de l’ADEPA ou effectuées sous sa supervision (sessions de formation, ateliers, forums, voyages
d’étude, etc.). Dans ce cas, c’est le responsable désigné pour cette activité qui assure la gestion des
fonds alloués. Il exécute les paiements, justifie les dépenses et remet à la caisse de l’ADEPA le reliquat
éventuel enregistré. Toute activité financée fait l’objet d’un rapport narratif et financier.
452. Les subventions accordées aux organisations professionnelles
Dans certains projets globaux, spécifiques ou ponctuels, des activités peuvent être initiées et exécutées
par les organisations professionnelles avec l’appui matériel et/ou financier de l’ADEPA. Les
subventions accordées aux OP pour ces activités font l’objet d’une convention précisant les activités
convenues, les résultats attendus, les montants accordés, les modalités et les délais de décaissement
des fonds, les responsables de l’exécution des activités, les délais d’exécution, les rapports à fournir.
Cette convention est approuvée par le partenaire financier ayant accordé les fonds et par le Conseil
d’administration de l’ADEPA.
L’OP bénéficiaire de la subvention s’engage à respecter les clauses de cette convention. La subvention
fait l’objet d’un versement échelonnée suivant l’état d’avancement des activités prévues et l’obtention
des résultats intermédiaires selon un calendrier arrêté d’un commun accord. L’ADEPA peut suspendre
la subvention en cas d’insatisfaction quant aux respects des clauses de la convention par l’OP
ADEPA/WADAF
bénéficiaire ou la non obtention des résultats intermédiaires attendus. Dans les cas extrêmes
d’appropriation illicite ou d’évidentes malversations de fonds destinés aux activités du programme,
l’ADEPA pourra exiger la restitution des fonds engagés.
L’OP bénéficiaire fournit à l’ADEPA les rapports narratifs et financiers selon le rythme défini dans les
clauses de la convention. Elle s’engage à conserver les pièces justificatives originales pendant trois (3)
ans à compter de la date de l’achèvement technique de l’activité financée, à les tenir à la disposition
permanente de l’ADEPA et à lui fournir un duplicata certifié conforme à l’original si celle-ci lui en fait la
demande.
L’ADEPA pourra demander à l’OP bénéficiaire le reversement des sommes non utilisées ou
insuffisamment justifiées ou non justifiées selon les modalités convenues dans la convention.
453. Les transferts de fonds aux OP
Trois cas de figure peuvent se présenter. On privilégiera les transferts présentant moins de risque.
4531. Le transfert bancaire
En cas où l’OP bénéficiaire dispose d’un compte en banque, les fonds lui seront transférés sur son
compte.
4532. La provision par transfert bancaire.
L’OP ne dispose pas de compte bancaire propre mais il existe tout près d’elle un établissement
bancaire où il est possible pour l’ADEPA de transférer des fonds. Dans ce cas, l’ADEPA procédera à
un transfert bancaire dans cet établissement au nom de l’OP bénéficiaire. Celle-ci, munie des
documents attestant le transfert, récupérera les fonds.
4533. Le port en mains
En cas où les deux possibilités précédentes n’existent pas, les fonds sont confiés à un agent de
l’ADEPA qui les remettra en mains propres au responsable de l’OP bénéficiaire, en présence d’autres
membres de l’OP. Celle-ci délivrera un reçu authentique. Dans ce cas, les transferts se feront par de
petites sommes pour minimiser les risques de perte ou de vol.
4.6. LES FRAIS DE MISSION
460.
LES PRINCIPES GENERAUX
L’ADEPA applique un système de forfait journalier de frais de mission défini par le Conseil
d’administration pour tout séjour dans les pays d’Afrique (hormis celui du siège de l’association) et
hors Afrique. Ce forfait couvre les frais de restauration, les frais d’hôtel et l’argent de poche1. Les frais
engagés en mission dans le pays d’implantation du siège de l’association sont remboursés sur
présentation des pièces justificatives.
461.
L’ENGAGEMENT DES DEPENSES
L’engagement de toute dépense est autorisé par le/la Secrétaire exécutif(ve). Les engagements de
dépenses du/de la Secrétaire exécutif/ve sont signés par un tiers avant leur exécution. Celui-ci peut être
1
Pour le moment, ce forfait s’élève à 60 000 FCFA en Afrique et à 100 000FCFA en dehors de l’Afrique.
ADEPA/WADAF
un/e collaborateur/trice, un/e administrateur/trice ou un/e associé/e désigné/e à cet effet par le Conseil
d’administration.
462.
L’ORDRE DE MISSION
Toute mission est précédée d’un ordre de mission (OM) écrit, mentionnant le lieu et l’objet de la
mission, les dates de départ et de retour, le moyen de transport autorisé. L’ordre de mission est signé
par l’autorité qui envoie en mission.
Pour les missions du/de la Secrétaire exécutif/ve, en particulier les missions à l’étranger, l’ordre de
mission doit être signé par le/la Président/e du Conseil d’administration ou son/sa délégué/e.
463.
LES AVANCES SUR FRAIS DE MISSION
On distingue deux sortes d’avances :
- Les frais à usage propre de la personne envoyée en mission ;
- Les frais destinés à l’exécution de la mission (location de salle, restauration et hébergement
des participants, matériel didactique, honoraires des consultants, …).
Les frais de mission à usage propre, généralement de faibles montants, sont calculés à raison de la
durée de la mission et remis au chargé de mission qui signe un document de l’avance reçue.
Pour les frais destinés à l’exécution de la mission, généralement de grosses sommes, l’on procède
suivant les cas de figure détaillés au 453. On privilégiera la formule qui présente le moins de risques.
4631. La transaction avec un partenaire de l’ADEPA sur place
Au cas où l’ADEPA dispose d’un partenaire sérieux dans le pays où se fera la mission, un virement
bancaire sera fait sur le compte de ce partenaire, lequel remettra les fonds reçus au chargé de mission
pour les dépenses prévues. La transaction devra être certifiée par une convention contresignée par le
partenaire et le/la Secrétaire exécutif/ve de l’ADEPA. A la réception des fonds, le chargé de mission
signera une décharge au partenaire comme quoi les fonds ont été bien mis à disposition.
4632. La provision par transfert bancaire
Dans les pays où les transferts bancaires sont possibles (avec la certitude de récupération rapide des
fonds transférés, généralement dans les pays où existent les banques correspondantes de celles de
l’ADEPA), on procédera à l’établissement d’une provision de fonds par transfert de banque à banque.
Le chargé de mission, muni du document de transfert libellé à son nom récupérera les fonds à son
arrivée dans le pays où se déroulera la mission et effectuera les paiements prévues. Il justifiera ensuite
l’utilisation des fonds, avec les pièces justificatives à l’appui. Avant de partir, le chargé de mission
contresignera le document de transfert de fonds en reconnaissance de l’avance établie en son nom.
4633. Le port en mains
En cas où les deux premières possibilités décrites ci-dessus n’existent pas, le chargé de mission
recevra en mains propres le montant des frais destinés à l’exécution de la mission. Il signera en
contrepartie un document d’avance reçue. Au retour, il justifiera l’utilisation des fonds alloués.
ADEPA/WADAF
464.
LES FRAIS DE MISSION ADMIS AU REMBOURSEMENT
Voici les frais de mission admis au remboursement :
 Les frais d’invitation au restaurant pour des raisons de travail.
Les noms et qualités des invités(es) doivent être indiqués sur la déclaration de dépenses.
 Les frais de poste et télécommunication pour raisons de service.
 Les frais de transport : kilomètres de voiture personnelle, frais engagés pour la voiture de
service, frais de taxi, billets de transport achetés en cours de mission.
 Petits achats de fournitures en cours de mission pour le travail.
465.
L’ACCIDENT AVEC UN VEHICULE DE SERVICE
Si le/la conducteur/trice est un chauffeur professionnel de l’ADEPA et que sa responsabilité est
engagée, il/elle devra être sanctionné/e en proportion de sa faute professionnelle.
Si le/la conducteur/trice) est un autre agent ou un(e) employé(e) et que sa responsabilité est engagée,
on procédera à un avertissement et on ne lui confiera plus de véhicule de service pendant un temps
déterminé par le chef hiérarchique.
466.
LES PERTES ET VOLS EN MISSION
Le/la chargé(e) de mission est responsable des fonds et du matériel appartenant à l’ADEPA qu’il/elle
emporte pour la mission : frais de mission, ordinateur portable, matériel audiovisuel, publications, etc.
En cas de vol ou de perte, aussitôt les faits constatés, le/la chargé(e) de mission est tenu de le déclarer
aux autorités compétentes du lieu où s’est commise l’infraction (commissariat de police) et d’avertir par
téléphone ou par mail la personne ayant ordonné la mission.
Au retour de mission une déclaration écrite, à laquelle sera joint le document délivré par l’autorité locale
ayant enregistré la déclaration de vol ou de perte faite par le/la chargé(e) de mission, est faite au/à la
Secrétaire exécutif/ve qui avise la compagnie d’assurance auprès de laquelle l’ADEPA est assurée
pour son matériel.
Il revient au (à la) Secrétaire exécutif/ve, après avis du/de la Président(e) de l’ADEPA, d’apprécier la
véracité de la déclaration et les circonstances de l’incident (précautions normales contre perte ou vol,
ou négligences coupables), Une enquête pour la vérification des faits peut être engagée par le
Secrétariat exécutif après avis du/de la Président(e). En cas où il est avéré que la perte ou le vol ont été
commis suite à la négligence du chargé de mission, celui-ci est tenu de rembourser les objets perdus
ou volés.
4.7.
LA DECLARATION ET LE CONTROLE DES FRAIS DE MISSION
470.
LA DECLARATION DE FRAIS DE MISSION (NOTE DE FRAIS)
La déclaration de frais de mission au retour de mission est faite sur un imprimé prévu à cet effet. Elle
doit comporter les mentions suivantes :
* nom des chargés(es) de mission ;
* dates et durée de la mission ;
* itinéraire ;
ADEPA/WADAF
* numéro de la voiture utilisée, s’il y a lieu ;
* nature et prix du titre de voyage ;
* avances reçues pour la mission ;
* nature et montant des dépenses ; on peut grouper les dépenses par catégories, à condition
d’en indiquer le détail dans les pièces justificatives annexées.
A la déclaration de frais sont annexés :
* un exemplaire de l’ordre de mission
* le talon des titres de transport
* les pièces justificatives des dépenses.
Les pièces justificatives sont recueillies partout où cela est possible. Dans le cas contraire, le chargé de
mission établit lui-même une pièce sur papier libre indiquant le détail des dépenses, et la signe avec la
mention «certifié sincère et véritable».
471.
LE CONTROLE DES FRAIS DE MISSION
La déclaration de frais de mission doit être adressée à la personne compétente (voir tableau, cidessous), dans les quatre (4) jours qui suivent le retour de mission et le reliquat éventuel d’avance est
rendu en même temps.
La personne chargée du contrôle doit vérifier la régularité de la déclaration de frais et signer la
déclaration. Elle peut refuser le remboursement de certaines dépenses non conformes aux Règles et
Procédures
En l’absence de justificatifs, et faute d’explications explicites, les sommes avancées seront retenues sur
le salaire de l’intéressé(e).
Des déclarations abusives doivent donner lieu à des sanctions.
472.
LES REGLES DE CONTROLE
Les règles de contrôle sont indiquées dans le tableau ci-après :
Déclarant
Secrétaire exécutif/ve
Cadres
Autres agents
Membres du CA, associés ou
autres personnes en mission
pour l’ADEPA
Visa administratif
Responsable administratif et
financier ou l’agent faisant fonction.
Contrôle
Président(e) de l’ADEPA
Secrétaire exécutif/ve ou Chef de
service.
ADEPA/WADAF
4.8.
LES CHARGES DE PERSONNEL, LES ACOMPTES ET PRETS
480.
LES REGLES GENERALES POUR LES ACOMPTES ET PRETS AU PERSONNEL
a)
Seuls les membres du personnel salarié d’ADEPA peuvent bénéficier d’acomptes sur le salaire
du mois ou de prêts remboursables sur plusieurs mois par prélèvement sur le salaire des mois
à suivre.
b)
Un acompte ou un prêt n’est jamais un droit. Une demande peut toujours être refusée.
481.
LES ACOMPTES SUR LE SALAIRE DU MOIS
Les acomptes constituent une exception. Elles ne sont accordées que pour des urgences justifiées (de
santé par exemple). Le montant de l’acompte ne doit pas dépasser la moitié du salaire mensuel net.
L’acompte est accordé par le/la Secrétaire exécutif/ve. Celui-ci/celle-ci ne peut bénéficier d’acompte
que par autorisation du/de la Président(e).
482.
LES REGLES GENERALES D’OCTROI DE PRETS
L’octroi de prêts par l’ADEPA à son personnel ne peut être qu’exceptionnel.
L’octroi de prêts est subordonné à l’existence de trésorerie disponible. S’il n’y en a pas, on ne peut
accorder de prêt.
Un prêt ne peut excéder l’équivalent de trois (3) mois de salaire net.
Les mensualités de remboursement ne peuvent excéder 1/3 du salaire après impôts et cotisations.
II n’est pas prélevé d’intérêt sur les prêts.
La durée de remboursement d’un prêt ne peut excéder trois (3) ans.
483.
LES MOTIFS D’OCTROI DE PRETS
Les motifs pour lesquels on peut envisager d’accorder des prêts sont les suivants, par ordre de priorité :
* Urgences de santé (à apprécier de manière restrictive).
* Acquisition de moyen de transport (à apprécier de manière restrictive).
* Urgences diverses (à apprécier de façon restrictive).
Le/la Secrétaire exécutif/ve, est tenu de s’assurer que les prêts sont utilisés pour l’objet pour lequel ils
ont été accordés.
484.
LES POUVOIRS DE DECISION D’OCTROI DES PRETS
Aucun prêt ne peut être accordé sans l’accord du Conseil d’Administration de l’ADEPA.
485.
LA CLAUSE DE REMBOURSEMENT
Le contrat de prêt doit contenir une clause stipulant le remboursement de la totalité du reliquat au
moment du départ de l’ADEPA, quel qu’en soit le motif.
ADEPA/WADAF
4.9. LE CONTROLE FINANCIER
490. Les procédures d’acquisition des biens et services
 Les commandes
L’achat des biens et services par le Secrétariat exécutif (équipements, fournitures de bureau, services
etc.) sera toujours subordonné à l’émission d’un bon de commande (BC), approuvé et signé par le/la
Secrétaire exécutif/ve ou tout autre agent à qui il délègue ce pouvoir.
Les carnets de bons de commande, édités en trois exemplaires et pré numérotés sont tenus par le
Responsable administratif et financier ou la personne faisant fonction. Chaque bon de commande est
établi en trois exemplaires par le demandeur.
Après approbation et signature par l’ayant droit, deux exemplaires sont envoyés au fournisseur qui
devra retourner l’original avec la facture à des fins de comparaison. Le troisième est conservé à la
souche.
Pour tout achat d’un montant unitaire supérieur à cent mille francs (100 000 FCFA), on consultera, sauf
impossibilité dûment justifiée, au moins trois fournisseurs distincts afin de retenir l’offre la mieux-disant.
On gardera les traces de cette consultation en vue du contrôle comptable et des audits.
 Le Suivi des commandes
Toutes les commandes seront enregistrées dans un registre prévu à cet effet.
Ce registre permettra de suivre la commande jusqu’à l’établissement de la facture fournisseur. Il aidera
également à relancer les commandes non levées.
On tiendra un fichier fournisseur pour consultation des prix, à renouveler à chaque début d’exercice.
 La Livraison des commandes
A la livraison des biens et services commandés, on procède aux opérations suivantes ;
-
Vérification de la conformité de la livraison avec la commande
Visa du bordereau de livraison
Classement du bon de livraison en attente de la facture
Les factures afférentes aux commandes sont reçues par le secrétariat qui vérifie l’exactitude de la
facture par rapprochement avec le bordereau de livraison (BL). On enregistre la facture et appose sur le
double le cachet « Bon à payer » et on s’assure que le bon de commande est agrafé à la facture.
L’ensemble des pièces est transmis au RAF ou à la personne faisant fonction qui procède aux dernières
vérifications avant d’établir le chèque au nom du fournisseur.
491. Les modes de paiement
 Règlement par chèque
Un échéancier strict de paiement est déterminé par le/la secrétaire. Il/elle procède à la relance
nécessaire pour les paiements. Dans la mesure du possible, toute dépense dont le montant est
ADEPA/WADAF
supérieur à 20 000 F CFA est payée par chèque ou lettre-chèque ou virement bancaire. Les chèques
sont remplis par le RAF ou la personne faisant fonction.
Tous les chèques préparés et signés doivent être photocopiés avant leur remise au bénéficiaire. Les
photocopies des chèques signées par les bénéficiaires sont archivées dans un chrono.
 Règlement par caisse
Les dépenses inférieures ou égales à 20 000 F CFA peuvent être payées en espèces. Dans ce cas, la
facture est accompagnée d’une autorisation de dépenses de caisse (fiche de paiement) dument remplie
et signée par la personne habilitée. Pour être valable pour le contrôle, ce document doit être signé par
le bénéficiaire du paiement.
492.
L’ENREGISTREMENT DES DEPENSES ET DES RECETTES / LE SUVI BUDGETAIRE
Deux outils d’enregistrement des opérations financières sont utilisés : le livre de caisse et le logiciel
SAARI compta ligne 100.
Toutes les opérations de caisse (sorties et entrées) sont matérialisées par des fiches de paiement,
des fiches d’encaissement et des attestations (modèles préétablis) auxquelles sont jointes les factures
correspondantes si elles existent. Elles sont d’abord enregistrées dans un livre de caisse pour faciliter
le contrôle par le/la Secrétaire exécutif/ve ou son/sa délégué(e), le/la Président(e) ou son/sa délégué(e),
les contrôleurs financiers et les auditeurs de gestion. Elles sont ensuite enregistrées dans le logiciel
SAARI. Les pièces de banque sont directement enregistrées dans le logiciel SAARI.
Toutes les pièces comptables sont enregistrées et classées par ordre numérique et par mois.
Chaque mois, les rapprochements bancaires sont effectués. Chaque trimestre, un suivi budgétaire est
produit sur feuille Excel et transmis au/à la Président(e) et aux Trésoriers/ères. Les rapports
financiers pour chaque activité sont produits sur feuille Excel.
493.
LE CALENDRIER DE CLOTURE DES COMPTES ANNUELS
L’exercice comptable commence le premier janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.
Après clôture, les comptes sont vérifiés par le/la Secrétaire exécutif(ve) qui procède aux
rapprochements bancaires et à un contrôle physique de la caisse.
494.
LE CONTROLE COMPTABLE
Le contrôle comptable a pour but de vérifier l’exactitude et la sincérité des documents comptables, le
respect des procédures comptables et du contrôle interne.
Le contrôle comptable est assuré par le/la Secrétaire exécutif/ve, par les auditeurs internes ou externes
désignés par le/la Secrétaire exécutif/ve ou par le/la Président(e), et en dernier ressort, par le
Commissaire aux Comptes de l’ADEPA, désigné par l’Assemblée générale, à qui il adresse son
rapport.
495.
LE CONTROLE ET L’AUDIT DE GESTION
L’audit de gestion consiste en la vérification du respect des Règles et Procédures de direction et de
gestion financière et administrative.
ADEPA/WADAF
Au mois de février de chaque année un cabinet d’audit désigné par le Conseil d’administration certifie
les comptes pour l’exercice clos au 31 décembre de l’année précédente.
497.
LES COMPTES BANCAIRES ET POUVOIRS
L’ADEPA dispose d’un compte principal et ouvre des sous comptes autant que de besoin pour des
projets spécifiques.
1. LE COMPTE PRINCIPAL

Le compte principal est un compte courant. Il reçoit les subventions globales, les subventions
ponctuelles et tous autres versements faits en faveur de l’ADEPA

Les décaissements d’ordre général sont opérés sur ce compte. Les approvisionnements
mensuels de la caisse pour couvrir les dépenses courantes de fonctionnement (petits achats de
fournitures, frais d’entretien et de nettoyage, etc.) proviennent de ce compte

-
Tout mouvement sur ce compte est soumis à une double signature :
celle du/de la Secrétaire exécutif/ve ou de son/sa remplaçant(e),
celle du/de la Président(e) du Conseil d’administration ou de son/sa délégué(e).

Les cosignataires pour ce compte courant sont désignés par le/la Président(e) du Conseil
d’administration.

Les cosignataires pour des montants inférieurs à cinq cent mille francs (500 000 FCFA) sont
désignés au sein du secrétariat exécutif à l’exception du comptable et de la caissière.

Les cosignataires pour des montants supérieurs à cinq cent mille francs (500 000 FCFA) sont
désignés en dehors du secrétariat exécutif.
2. LES SOUS COMPTES POUR LES PROJETS SPECIFIQUES
5.

Le sous compte est approvisionné par les subventions des partenaires financiers destinées à
l’exécution d’un projet spécifique régie par une convention spécifique. Les fonds de
cofinancement de ce projet sont aussi versés sur ce sous-compte.

Tout mouvement sur ce compte ne concerne que les dépenses prévues dans le cadre des
conventions spécifiques. Il est soumis à une double signature dans les conditions définies pour
le compte principal.
LA DISPOSITION FINALE
500. Les présentes Règles et Procédures entrent en vigueur dès leur approbation par le Conseil
d’administration de l’ADEPA.
ADEPA/WADAF
600. ANNEXES (par ordre alphabétique)
-
Attestation de paiement pour taxi
Bon de commande
Bordereau de livraison
Fiche d’avance sur frais de mission
Fiche d’encaissement
Fiche d’engagement des dépenses
Fiche d’immobilisation
Fiche de déclaration des dépenses
Fiche de paiement
Ordre de mission
Routing de mission
ADEPA/WADAF
610. ATTESTATION DE PAIEMENT POUR TAXI
Je soussigné (e) ………………………………………………………………………………………
Atteste avoir réglé la somme de ……………………………………………………………………..
Au chauffeur de TAXI immatriculé……….…………………………………………………………
Pour le transport de………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………...
Date et Signature
ADEPA/WADAF
611. BON DE COMMANDE
N°
Nom destinataire :
Quantité
Dakara, le …..
Désignation
PU
MONTANTS
Total
Le Secrétaire Exécutif
ADEPA/WADAF
612. BORDEREAU DE LIVRAISON
N° ………………...
V/ Réf.
Date :
QUANTITE
Désignation
Prix U.
Prix Total
ADEPA/WADAF
613. AVANCE SUR FRAIS DE MISSION
Nom et Prénom du bénéficiaire :
Fonction
Date de paiement :
Une avance sur frais de mission est accordée à M. – Mme
d’un montant de : (en lettre)
à remettre-le
Nature de la mission de l’Opération
Intitulé Exact
Projet concerné
Mission ou session de formation
Mission d’administration
Mission étude, évaluation
Séminaires
Autres mission à préciser
Auriez-vous besoin d’un visa d’entrée
oui
non
La « déclaration de dépenses », accompagnée des pièces justificatives, devra être remise avant le :
Dakar, le ……………………....
ATTESTATION DE PAIEMENT DE L’AVANCE
Date et signature
Le Secrétaire exécutif
Date et signature
Le Bénéficiaire
Visa du RAF
NB : * La déclaration doit être faite et remise impérativement dans un délai de 4 jours après la date de
retour
* Tout demande non renseignée complètement sera rejetée
ADEPA/WADAF
614. FICHE D’ENCAISSEMENT
B.P.F. :…………………
Date :…………………..
o
Espèces
o
Chèque
Pour la somme de …………………………………………………..
………………………………………………………………………..
Reçu de Mme / M. : ………………………………………………..
………………………………………………………………………..
Motif : ………………………………………………………………..
……………………………………………………………………….
Bénéficiaire / Fournisseur
Signature, nom et prénom
Le Secrétaire exécutif.
ADEPA/WADAF
615. FICHE D’ENGAGEMENT DE DEPENSES
Fonction concerné :
Bon pour :
Destinataire des charges
Date de paiement :
La dépense est accordée à M. – Mme
d’un montant de : (en lettre)
à remettre-le
Nature de l’Opération
Déplacement en ville
Réception
Achat service extérieur
Réunion
Achat de fournitures de bureau
Autres dépenses à préciser
Intitulé Exact
Code Budget
La « déclaration de dépenses », accompagnée des pièces justificatives, devra être remise
systématiquement après l’engagement de la dépense total.
Dakar, le ……………………....
Date et signature
ATTESTATION DE PAIEMENT DE L’AVANCE
Date et signature
Le Responsable Administratif et Financier
Le Bénéficiaire
NB : * La déclaration doit être faite systématiquement après paiement total de l’avance
* Tout demande non renseignée complètement sera rejetée
ADEPA/WADAF
616. LA FICHE D’IMMOBILISATION
Désignation de l’immobilisation ……………………. Nom assureur : …..……………………
Date d’acquisition : …………………………………. Prime : ………………………………….
Date de mise en service : ………………………….
Durée probable d’utilisation : ……………………… Contrat de maintenance ……………….
Prix d’acquisition : ………………………………….. N° : ……………………………………….
Mode d’amortissement : …………………………...
Année
Valeur d’origine
Dotation de
l’exercice
Amort. cumulés
Valeur résiduelle
ADEPA/WADAF
617. DECLARATION DE DEPENSES
Motifs des dépenses / objet de la mission
Noms et Prénoms :
Fonction :
Période du :
Pays :
Ville :
Prix du billet avion :
J/T Voyage et travail en mission :
J/T Préparation & rédaction du rapport :
AVANCE RECUES
Projet.
Le ……..
Le ……..
Le ……..
Montant
Monnaie
Taux
F CFA
Total avance reçues
DEPENSES
N°
Pièce
Nature de la dépense
Montant
Monnaie
Taux
Imput.
F CFA
Carb. Véhicule service réparation
véhicule
Frais transp. (avion, train, taxi)
idem Km véhicule personnel
Frais hébergement & nourriture
allocation argent de poche
Autres frais (visa, téléphone, frais
divers)
Total dépenses
Autres frais payés
oui
non
Date et signature du RAF
Dû par le ST : Dépenses > Avance
RELIQUAT
Rendu au ST : Avance > Dépenses
Date Contrôle
Date et Signature
Visa du Secrétaire exécutif
NB : * La déclaration doit être faite au plus tard 4 jours après le retour de la mission
ADEPA/WADAF
 Joindre la souche du billet, l’ordre de mission et les pièces justificatives (reçues ou établies par soi)
en les numérotant. Faire une déclaration par pays lors d’une mission groupée
ADEPA/WADAF
618. FICHE DE PAIEMENT
B.P.F. : ………………………………….
Date : ………………………………….
Espèces
Chèque
Pour la somme de : …………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
Payée à Mme / M. : …………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………………..
Motif : ………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………..
Bénéficiaire / Fournisseur
Signature, nom et prénom
ADEPA/WADAF
619. ORDRE DE MISSION
Je soussigné
:
Qualité
:
Donne ordre à
:
Qualité
:
De se rendre à
:
Dates
:
Objet de la mission
:
Fait à Dakar, le
Le/La Président€ / Le/La Secrétaire exécutif/ve.-
ADEPA/WADAF
620. ROUTING DE MISSION
I – De la ville de départ
Date de départ
:
……………………………………………………………
Aéroport
:
……………………………………………………………
Vol N°
:
……………………………………………………………
Heure
:
……………………………………………………………
Correspondance à
:
……………………………………………………………
Le
:
……………………………………………………………
Vol n°
:
……………………………………………………………
Heure
:
……………………………………………………………
Arrivée à
:
……………………………………………………………
Aéroport
:
……………………………………………………………
Date de départ
:
II – Vers la ville de retour
……………………………………………………………
Aéroport
:
……………………………………………………………
Vol N°
……………………………………………………………
Heure
:
……………………………………………………………
Correspondance à
:
……………………………………………………………
Le
:
……………………………………………………………
Vol n°
:
……………………………………………………………
Heure
:
……………………………………………………………
Arrivée à
:
……………………………………………………………
Aéroport
:
……………………………………………………………
Dakar, le ………………………
Chargé (e) de mission
Le Secrétaire exécutif.AUTORISATION

ADEPA/WADAF Règles et procédures ADEPA BP 958 Dakar RP

Transcription

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