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table ronde supply chain 02/07/2015 Table des matières Préambule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Présentation des intervenants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Deux entreprises aux problématiques distinctes . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Pourquoi faire le choix d’un outil de prévision des ventes ? . . . . . . . 6 Des objectifs clairs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Le choix de la solution Colibri, « la poule aux œufs d’or » . . . . . . . . . 7 Retour et conseils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Et ensuite ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Plus d’informations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 À propos de VISEO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 En partenariat avec : Préambule Le 2 juillet 2015, VISEO, expert dans la mise en œuvre de projets supply chain, organisait une matinée dédiée à l’optimisation de la chaîne logistique à Lyon. L’événement présentait des témoignages d’experts, des retours d’expériences, le tout avec un focus sur le processus de prévision des ventes. Enfin, la table ronde introduisait un retour d’expérience de deux entreprises : Novacyl et TESA SA. Dans un monde en rapide évolution, le pilotage et l’optimisation de la supply chain sont des enjeux primordiaux. Les entreprises recherchent de la flexibilité, de la réactivité et la collaboration. Une meilleure gestion de la chaîne logistique a un impact significatif sur le taux de service, le B.F.R. et sur l’outil industriel. Les outils de planification se sont-ils adaptés à ces problématiques ? Quels bénéfices tirent les entreprises de leur prévision des ventes ? Programme 9h00-9h30 – Accueil des participants 9h30-9h45 – Introduction Nicolas Commare, Consultant et Business Development Director, VISEO 9h45-11h30 – Retours d’expériences clients « Quels bénéfices tirent les entreprises de leur prévision des ventes ? » Intervenants : Philippe Pessina, Supply Chain & Purchasing Director – Novacyl Sofien Mehdaoui, Prévisionniste des Ventes – TESA SA Florian Simonet, expert en Supply Chain et Systèmes d’Information – BELIER ASSOCIES 11h30-12h00 – Démonstration Colibri Mehdi Kharab, Senior Consultant S.I. Supply Chain, VISEO 12h00 – Conclusion et cocktail déjeunatoire table ronde supply chain 3 Introduction Le projet Colibri est né au sein de l’activité supply chain de VISEO. L’idée était de concevoir un outil de prévision des ventes simple, rapide à mettre en œuvre et à faible coût (principaux freins à la mise en place d’un outil de prévision au sein des entreprises). C’est ainsi que début 2013, VISEO s’est orienté sur une stratégie Cloud/SaaS avec un hébergement sur la plateforme Microsoft Azure. Un an plus tard, VISEO a finalisé un outil tourné vers la collaboration, la mobilité, la simplicité et les bonnes pratiques du métier. Au final, Colibri fait plus que répondre à un besoin du marché : il rend les prévisions de vente ludiques et accessibles à tous. « Ces deux-trois dernières années, certains clients ou prospects voulaient faire des prévisions de vente ou du replenishment, ils voulaient les bonnes pratiques, ils voulaient quelque chose de peu coûteux, de pratique et de simple qui puisse être mis en place en moins de trois mois et qui soit accessible n’importe où. » raconte Nicolas Commare, Business Development Director chez VISEO. Or à l’époque, les seules solutions existantes étaient chères, complexes, et peu accessibles pour un certain nombre d’entreprises. A défaut de se lancer dans un projet d’une telle envergure qui risquait de leur faire perdre de l’argent, les entreprises préféraient se cantonner aux tableurs sur Excel ou à des outils développés en interne qui leur offraient moins d’options. C’est à cette catégorie d’entreprises que s’adresse Colibri. Les valeurs de Colibri : Collaboratif : Colibri permet ainsi aux utilisateurs de se focaliser sur la conduite du changement Intuitif et ergonomique : une étape obligatoire pour qu’il y ait le moins de résistance au changement. Il ne faut que deux à trois heures pour se former aux fonctionnalités de Colibri Mobile : Colibri est aussi disponible sur tablette. Colibri propose également une version iOS permettant de mettre à jour ses prévisions off-line et de les synchroniser plus tard Un modèle Jump & Start : Colibri est accessible immédiatement Florian Simonet, expert en Supply Chain et Systèmes d’Information pour BELIER ASSOCIES, ajoute : « Il est évident qu’aujourd’hui, quels que soient les différents pilotages opérationnels des entreprises, tous sont systématiquement alimentés par des prévisions de vente. Même avec du DDMRP (Demand Driven MRP), les entreprises auront besoin de la prévision des ventes pour pouvoir dimensionner de façon projective les buffers. » De nombreuses entreprises passent encore beaucoup trop de temps à agréger de l’information, à la mettre en forme et à la traiter dans Excel. Du coup, il ne reste plus beaucoup de temps pour réfléchir sur l’information obtenue. La mise en place d’un outil de prévision des ventes implique donc de se concentrer sur cette dernière partie, bien trop souvent oubliée ou expédiée, faute de temps. Accessible à tous les budgets : Colibri est entre trois à cinq fois moins cher que les autres outils du « Oui, nous avons besoin des prévisions de vente. marché Cependant, ne passons pas du temps à agréger de l’information mais appuyons nous plutôt sur Des bonnes pratiques métier : Colibri se base un outil pour le faire. C’est ainsi que l’énergie est sur des bonnes pratiques reconnues et vérifiables. déployée sur des activités à forte valeur ajoutée L’outil a été conçu avec un workflow prédéfinis. dans de bonnes conditions. », conclut Florian Simonet. table ronde supply chain 4 Présentation des intervenants À propos de Novacyl Bien que son siège se situe à Lyon Novacyl est une entreprise mondiale. Le groupe est le leader mondial de l’Acide Salicylique, et de l’Aspirine. Novacyl est aussi un acteur majeur du Paracétamol, du Salicylate de Méthyl et des filtres solaires. De plus, en tant qu’acteur des marchés de la cosmétique et de la pharmacie, Novacyl propose une qualité de produits à un niveau unique, comme en témoigne l’offre Salicylate de Méthyl (YMS) et les filtres solaires (YOS, Salicylate d’Octyle et Homosalate) sans paraben. Pour plus d’informations, rendez-vous sur www.novacyl.eu À propos de TESA SA Fondée en 1941, et basée à Renens, Suisse, TESA SA fabrique et commercialise des instruments de mesure de précision, gage de qualité, fiabilité et longévité. TESA SA se distingue sur le marché pour l’excellence de ses produits, son savoir-faire unique en micromécanique et usinage de précision ainsi que son expérience largement éprouvée dans le domaine de la métrologie dimensionnelle. Pour plus d’informations, rendez-vous sur www.tesagroup.fr Deux entreprises aux problématiques distinctes « Toute anticipation est un bon moyen de d’affronter l’avenir. » Philippe Pessina, Supply Chain & Purchasing Director chez Novacyl. • Assurer la croissance de l’entreprise dans un univers concurrentiel et de plus en plus réglementé • Améliorer le taux de service • Contrôler les stocks dans le monde entier • Donner de la visibilité aux usines « Le forecast nous permet de faire les budgets et leur revue. » Sofien Mehdaoui, Prévisionniste des Ventes chez TESA SA. • • • • table ronde supply chain Faire des agrégations au niveau produit et région Impliquer les chefs de marchés et les chefs de produit Avoir un suivi du sales forecast accuracy (SFA) Assurer un bon taux de service en ayant un bon niveau de stock 5 Pourquoi faire le choix d’un outil de prévision des ventes ? devaient compléter. Nous les récupérions et les consolidions une fois par mois, et nous avions Plusieurs facteurs ont amené Novacyl à faire le les prévisions du mois en cours n+1 et n+2, ce choix d’un outil de prévision des ventes : améliorer qui était limité. Nous avions donc du mal à nous sa visibilité sur la partie business ainsi que sur la projeter dans l’avenir. » partie usines, mais aussi tout simplement mettre en place un processus de demand planning, qui Impliquer les chefs de marchés et de produit était alors inexistant. L’outil devait ainsi permettre de donner une certaine visibilité des stocks afin Concernant TESA SA, l’un des objectifs du groupe d’améliorer le taux de service, de réduire les stocks était d’impliquer chefs de marchés et les chefs produit dans les prévisions afin de mieux gérer et de donner de la visibilité aux usines. leurs stocks. L’ancien outil ne permettant pas En 2014, Novacyl a décidé de mettre en place de le faire, l’entreprise a donc dû se tourner vers une réflexion globale supply chain qui l’a amené d’autres options. à implémenter un processus complet de demand planning. Afin d’accompagner et de compléter « Nous avions un outil avec lequel nous travaillions ce processus, l’entreprise se devait d’acquérir un historiquement. En termes de prévision même, il ne réalisait rien. Nous devions extraire nous-même outil de prévision des ventes. toutes les données, faire les prévisions sur Excel, « Il nous fallait du collaboratif et récupérer des les entrer à nouveau dans l’outil, afin de pouvoir sortir les chiffres par mois à la maille semaine pour prévisions statistiques. » ensuite les intégrer dans l’ERP. C’était donc un Philippe Pessina raconte : « Auparavant, nous processus fastidieux et assez cher, qui ne nous avions un processus mensuel de tableau Excel apportait pas de VA. » Explique Sofien Mehdaoui.. que nous envoyions aux vendeurs et qu’ils Une réflexion globale supply chain Des objectifs clairs Les objectifs des deux entreprises étaient déjà bien définis. TESA SA désirait atteindre un taux de service de 95% avec un forecast accuracy bien plus précis que le précédent. Les résultats sont en hausse mais le projet n’est pas complètement terminé, comme le souligne Sofien Mehdaoui : « Nous avons initié le projet en janvier 2015 et nous l’avons terminé en juin 2015. C’est donc dans la seconde partie de l’année que nous allons vraiment discuter sur ce forecast accuracy. » Un autre objectif, plus évident, était bien sûr de remplacer leur ancien outil de prévision des ventes qui était bien trop complexe. accuracy afin de prendre de meilleures décisions en termes de stocks. « Nous minimisions les stocks et nous étions aussi en mesure de donner une meilleure réponse au client. », renchérit Philippe Pessina. Dans le cas de Novacyl, l’implémentation d’un outil de prévision des ventes s’inscrivait dans un projet d’optimisation de la supply chain. Le groupe souhaitait notamment améliorer son sales forecast table ronde supply chain 6 Le choix de la solution Colibri, « la poule aux œufs d’or » TESA SA avait trois grands besoins en prévision des ventes : • Les promotions • Les lancements de produits • Les arrêts de produits Les deux derniers devaient notamment apporter un gain d’une certaine importance pour l’entreprise. Après avoir rencontré leurs différents distributeurs, TESA SA a donc décidé de partir sur un projet global d’APS. Colibri, de par son prix et les possibilités induites par l’outil, offrait la solution idéale à un tel projet. « Pour reprendre l’expression de mon DSI : «nous avons trouvé avec Colibri la poule aux œufs d’or». Avec cette méthode, j’ai vraiment l’impression que nous sommes en train de nous améliorer. » Confie Sofien Mehdaoui. Pour Novacyl, Colibri représentait un outil d’aide à la décision, de rassemblement de prévisions, mais aussi un outil de promotion interne. Plusieurs critères ont donc distingués Colibri : • Son prix • Un risque moindre d’investissement • Une mise en œuvre facile et rapide Tous ces éléments pouvaient donc permettre de rendre ce nouveau processus visible, et surtout crédible. Philippe Pessina ajoute : « Un dernier critère était l’équipe. En effet, nous avons vu beaucoup de consultants. Nous avons rencontré une équipe Colibri qui est arrivée avec une certaine fraîcheur et une certaine humilité. Ils nous ont présenté un outil récent pour lequel ils avaient beaucoup de projets. » Retour et conseils Une implémentation rapide et l’assistance sans permet rapidement de donner des résultats » faille des équipes Colibri affirme Philippe Pessina. Même si un outil n’est pas la réponse à tous les problèmes, Colibri permet de résoudre de nombreuses problématiques. Pour Novacyl, Colibri s’intégrait à un projet global de mise en place d’un processus de demand planning. C’était donc un moyen d’aider et d’accompagner ce processus. « Pour nous, le plus important était d’abord de mettre en place le processus. L’outil était là pour crédibiliser, structurer et nous accompagner dans cette démarche. » Précise Philippe Pessina. Afin de faire correctement la transition avec ce nouvel outil, TESA SA a mis en place un calendrier sur plusieurs mois. Cela devait permettre aux équipes habituées à l’ancienne méthode de s’habituer à ce changement, mais aussi de montrer que le payback se faisait sur l’année en cours. Sofien Mehdaoui précise : « Toute l’installation de Colibri prenait environ quatre mois avec toute une étape d’évaluation. Nous avons pu essayer l’outil pendant un certain temps afin de tester les algorithmes. En parallèle, l’ancien outil était toujours en place. Cela nous a donc permis de challenger les deux et de voir s’ils faisaient des prévisions cohérentes. » Colibri présente également l’avantage d’avoir une plateforme de préproduction sur laquelle tous types de tests peuvent être effectués. L’avantage de Colibri réside dans sa praticité et sa facilité de prise en main et d’utilisation. Ainsi, n’importe quel utilisateur est capable de créer un premier plan de prévision après seulement trois heures de formation. « On a vraiment ce contexte de simplicité, accessible à une organisation simple, peu gourmande en ressources et qui Or, la mise en place d’un nouvel outil dans une table ronde supply chain 7 entreprise implique souvent certaines réticences : les employés ne veulent pas changer leurs habitudes, ils ne veulent pas perdre du temps à se former, ils ne veulent pas prendre le risque de perdre de l’argent… Colibri va au-delà de tous ces problèmes en accompagnant de bout en bout les groupes qui souhaitent implémenter l’outil. du tout le fonctionnement d’un ERP ou la façon de travailler de la production. Le fait d’initier ce projet permettait d’en discuter et de faire prendre conscience aux personnes concernées des contraintes des autres. » « L’outil est si bien fait et si facile d’accès que lorsque nous le présentons à quelqu’un, la personne a envie de jouer le jeu. Colibri se présente comme un outil qui va vous aider dans votre travail. », relate Sofien Mehdaoui. Avec la mise en place de Colibri, TESA SA a non seulement pu remplacer son ancien outil trop complexe, mais le groupe a également réussi à intégrer ses chefs de produits au projet. En plus d’être attractif, Colibri séduit aussi par son prix, comme le rappelle Sofien Mehdaoui : « Nous l’avons comparé avec beaucoup d’autres éditeurs, et Colibri était trois fois moins cher que ses concurrents. » Colibri présente enfin un atout indéniable : ses équipes. Tout au long du processus, les équipes Colibri assistent les entreprises lors de la mise en place de la solution. Les besoins de chaque entreprise sont pris en compte afin de toujours mieux les servir et de s’adapter aux demandes et aux besoins de chacune. Des premiers résultats visibles De son côté, Novacyl a déjà diminué son stock de 20% sans détériorer son taux de service. Son SFA est lui passé de moins de 50% à 70%. Les raisons d’une telle progression ? Les équipes sont plus exhaustives et le processus plus structuré. Les collaborateurs du groupe se sentent donc plus impliqués. « Outre l’apport de l’outil, nous avons l’apport de ce que peut représenter l’outil en tant que tel dans le processus. », précise Philippe Pessina. Il ajoute : « Nous nous améliorons aussi sur la vision à moyen et à long terme, car Colibri permet de projeter les forecasts, quelque chose que nous n’avions pas auparavant. » Enfin, Novacyl peut désormais mesurer le taux de complétude de son carnet de commande et le comparer aux prévisions faites. Philippe Pessina explique : « Lorsque nous avons une prévision, nous vérifions l’avancée du carnet de commande par rapport à la prévision en question. Comme nous faisons une mise à jour hebdomadaire, nous pouvons alerter les vendeurs. » Cette information Une solution efficace n’était pas donnée aux vendeurs. A présent, Colibri permet une véritable valeur ajoutée pour « Colibri est aussi un formidable outil de cette partie du processus. communication de par ses différentes options et possibilités. Les gens peuvent voir ce qu’il Les bonnes pratiques à mettre en œuvre se passe dans l’outil, et même aller eux même, selon les droits que vous leur donnez, faire des Afin d’accompagner la mise en œuvre de Colibri, ajustements. » Philippe Pessina. Novacyl a mis en place un workflow fluide impliquant peu de personnes dans l’entreprise, le tout en Les équipes TESA SA sont également satisfaites gardant un processus de validation. Aujourd’hui, du workflow proposé par Colibri. Il est en effet plus Novacyl effectue une mesure systématique du facile pour elles de voir que le travail a été effectué. SFA donné par Colibri afin de mesurer le plus « Nous avons aussi pu initier des réunions clients/ précisément possible les données. fournisseurs. », précise Sofien Mehdaoui. Il ajoute : « Les chefs de produits ne connaissaient pas « En concaténant un peu, nous devenons Philippe Pessina précise : « Il faut que la communication se passe bien car chaque entreprise est particulière, et leurs besoins sont forcément différents. Même si Colibri est un outil standard, il est tout de même possible d’adapter les démarches. C’est votre compagnon de route.» table ronde supply chain 8 pertinents en terme de forecast, et donc en terme de mesure. La zone géographique correspond aux zones de responsabilité business, ce qui permet, dans ces bonnes pratiques, de définir les performances du business et de les situer. », ajoute Philippe Pessina. processus et crédibiliser l’outil. » Les deux groupes s’accordent également sur un point : l’état de maturité de la supply chain. Colibri est un outil efficace pour l’implémentation d’un processus de demand planning et un processus collaboratif. Il est nécessaire de prendre le temps de mettre en place un processus de prévision des ventes avant de s’équiper d’un outil. Philippe Pessina ajoute : « Il faut aussi être prêt à avoir l’organisation qui soit susceptible d’utiliser l’outil. Pour avoir de la bonne prévision, il faut un bon historique. Un historique demande à être travaillé, retravaillé, corrigé… Si vous avez un périmètre qui change, il faut que vos historiques soient nettoyés de tous les éléments perturbateurs afin de prévoir correctement votre avenir. Il faut donc quelqu’un de dédié à cette utilisation dans l’organisation. Il faut aussi une bonne communication entre business et supply chain pour accompagner le Sofien Mehdaoui rappelle cependant : « Les différents contrôles de fiabilité des forecasts, des imports, des exports et des calculs statistiques prennent du temps. Il ne faut pas penser qu’il suffit de quelques heures, il faut vraiment faire un travail sur toutes les données. Cependant, le soutien de Colibri sur ces points-là est vraiment sans failles. » En plus d’un outil de prévision des ventes, Colibri se présente alors comme un prétexte de crédibilisation de mise en place de processus de demand planning. Cela permet ainsi de fédérer l’entreprise autour d’un projet en présentant un projet concret, et surtout visible, qui donne une information utile sur différents plans (business, supply chain, production…). Ainsi, Colibri permet de présenter à la production un horizon de demandes, une vision sur ce qui allait être vendu. De plus, Colibri propose un mois d’essai gratuit ; il est donc possible de tester l’outil de façon concrète ainsi que toutes ses fonctionnalités, et ce sans investissement important. Et ensuite ? « Nous sommes dans un monde très changeant, il faut donc être réactif. C’est pourquoi Colibri est restructurable sur beaucoup de points. » Nicolas Commare. Bien que l’outil soit mis en place dans les deux entreprises, il reste encore des étapes à franchir avant d’arriver à une utilisation optimale. Sofien Mehdaoui annonce : « Il nous reste tout le travail collaboratif avec les chefs de marchés pour les former et les impliquer dans le projet. » aujourd’hui, sans prévision des ventes en incluant le feedback et le retour des commerciaux et des experts, les prévisions ont peu de sens. Faire des prévisions nécessite donc l’intégration des connaissances métiers des utilisateurs. Cet enrichissement collaboratif permet ainsi une prévision plus fiable et maitrisée. La même question de la formation des collaborateurs se pose du côté de Novacyl : « J’aimerais bien que nos vendeurs saisissent directement dans l’outil Colibri. Qu’ils y voient les données et qu’ils puissent aussi y restituer de l’information. » Ajouté à cela une application mobile Android qui est en développement, mais aussi une simplification de l’entrée à la prévision en nombre de clics afin de faciliter la tâche aux vendeurs, et enfin, affiner toujours plus la maille du SFA. Des évolutions sur lesquelles les équipes Colibri travaillent actuellement. table ronde supply chain 9 Conclusion Les bonnes pratiques à mettre en place pour adopter une solution de prévision des ventes Résumé de la conclusion de Florian Simonet • « Le jump and start va permettre d’ouvrir les portes au learning by doing : on va pouvoir aller vite et rentrer immédiatement dans du concret.» Florian Simonet. Aujourd’hui, prévoir le futur n’est pas un simple reflet de la veille. Nous avons de plus en plus besoin • d’outils et il y a de plus en plus de demande. Un outil comme Colibri représente donc une niche de marché. Il existe bien d’autres solutions, mais • leur mise en place est souvent lourde, longue, et coûteuse, ce qui a tendance à rebuter les entreprises. • Colibri va pouvoir apporter des réponses de façon qualitative et sans engendrer de coûts ou d’efforts • importants. Aujourd’hui, la demande est bel et bien • présente. Les sociétés ont besoin d’une solution de cet ordre qui leur permette rapidement de faire quelque chose, et de pouvoir avancer. Afin de sécuriser un projet d’une telle nature, il faut donc respecter quelques bonnes pratiques : d’où la nécessité d’avoir une certaine pression. Un sponsorship fort va alors pouvoir donner toutes les garanties de succès à ce type de solution. La maîtrise métier du processus. Le processus de prévision de vente a une partie itérative qui reste floue. Avoir une bonne compréhension de cette partie, et savoir ce que l’on veut faire dans un tel projet est extrêmement important. Les équipes métier doivent donc être claires sur leurs besoins. L’approche incrémentale. Il faut débuter par quelque chose de simple et l’enrichir afin de sécuriser l’avancement. La démarche transversale. Elle dépend de la structure de l’entreprise, mais il est important de la prendre en compte et de la supporter. La qualité et la complétude des données. Toutes les problématiques sur les données sont importantes. Le lien avec les autres outils de l’entreprise. La méthodologie de test. Le jump and start est intéressant, mais il ne faut pas chercher à faire un test global de masse. Il est nécessaire d’avoir un véritable travail de réflexion en amont. Une approche détaillée est un élément clé. Il faut prendre le temps de faire des tests, et c’est ce qui permet de sécuriser la préproduction. • Le sponsorship. Il est nécessaire de disposer Le bon déroulement d’un projet repose donc sur d’un appui fort, car un tel projet va bousculer la maîtrise de tous ces éléments, ainsi que sur une l’organisation, et créer de la transversalité. De équipe soudée et engagée à garantir son succès. plus, la valeur ajoutée est également induite par la collaboration et l’implication des personnes, Pour plus d’informations sur les services proposés par le cabinet BELIER ASSOCIES, rendez-vous sur : www.belierassocies.fr table ronde supply chain 10 Plus d’informations Contact : Hélène SIGRAND Directrice Marketing Colibri Tél : + 33 (0)9 72 52 28 50 [email protected] www.colibri-aps.com À propos de VISEO En s’appuyant sur ses expertises dans les domaines du digital, des technologies, des process et de la data, VISEO vous accompagne dans vos chantiers de transformation et vous aide à faire émerger de nouvelles idées, de nouvelles offres, de nouveaux modes de collaboration, de nouvelles manières de produire et de vendre. 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