Guide pour la rédaction d`un mémoire et sa présentation orale

Guide pour la rédaction d'un mémoire et sa présentation orale
Francis Courtois
2 juillet 2003
Table des matières
1 Rédaction du mémoire
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
Constat . . . . . . . . . . . .
Les erreurs classiques : . . . .
Principe général . . . . . . .
Méthode proposée . . . . . .
Le fond . . . . . . . . . . . .
La forme . . . . . . . . . . . .
Le cas des annexes . . . . . .
Le cas des gures et tableaux
Le délai . . . . . . . . . . . .
La notation . . . . . . . . . .
2 Présentation orale
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
Constat . . . . . . . . . .
Quelques règles de bases :
Les transparents . . . . .
Méthode proposée . . . .
Défauts à éviter . . . . . .
Les questions . . . . . . .
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Chapitre 1
Rédaction du mémoire
1.1 Constat
La rédaction de rapports de stage et de projets fait clairement partie de la formation dispensée à l'ENSIA
et doit donc faire l'objet de toute notre attention.
De nombreux rapports sont rédigés au dernier moment et en dépit du bon sens. La emme du rédacteur
engendre ainsi, bien souvent, une surcharge de travail pour le lecteur ce qui est proprement inadmissible. Ce
guide vise à dénir une fois pour toutes les critères d'évaluation d'un rapport au moins dans sa forme. Respecter
les règles proposées ici évitera la plupart des critiques rencontrées habituellement sans toutefois garantir la
qualité véritable du rapport.
1.2 Les erreurs classiques :
La page de garde :
certaines informations y manquent (ex : le nom de la société pour les stages)
Le plan :
souvent trop succinct (ex : un titre pour 10 pages)
parfois sans numérotation ou sans numéros de pages
intitulés lourds ou imprécis
Les gures :
souvent sans numéro, ni titre, ni légende
souvent non référencées dans le texte
souvent non expliquées dans le texte
l'origine est rarement donnée (source bibliographique)
les axes des courbes restent souvent sans titre, unités et normalisation
Les tableaux :
rarement numérotés
jamais de titre et de légende
l'origine est rarement donnée (source bibliographique)
souvent beaucoup trop détaillés
souvent non référencés dans le texte
très rarement exploités correctement dans le texte
Les équations :
pas toujours indispensables
jamais numérotées
Les notations :
rarement explicitées
unités mal dénies
des absences, des doublons
très souvent des incohérences
Les abréviations :
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Francis Courtois, 1997-2003. [email protected] - http://fcourtois.com
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beaucoup trop utilisées
pratiquement jamais explicitées
jamais de glossaire
Les annexes :
elles représentent souvent plus de 50% du rapport !
fourre-tout de photocopies en tout genre
jamais de liste des annexes
parfois indispensable pour lire le rapport
d'autres fois inutiles même en annexe
L'introduction :
souvent une recopie mot pour mot d'une plaquette de la société
le contexte exact du stage est rarement bien explicité
la présentation de la société n'est qu'une partie de l'introduction
La conclusion :
souvent succincte
beaucoup de lieux communs ("ce stage m'a beaucoup apporté...")
jamais mis en regard de l'introduction
Le résumé :
très rare
on a rarement résumé = introduction + conclusion (en condensé)
Le texte :
souvent trop long
toujours trop descriptif (style catalogue ou historique)
des remarques pertinentes mais rarement argumentées
parfois de trop nombreuses fautes ou coquilles
trop d'anglicismes et d'abréviations
exploite très peu les gures et tableaux
on a souvent du mal à voir l'apport de l'auteur
fait souvent trop d'hypothèses sur le type de lecteur (ex : vocabulaire commun)
utilise souvent les tabulations au lieu des indentations
l'enchaînement des parties est rarement uide :
jamais d'introduction à une partie
on trouve rarement une conclusion partielle amenant l'enchaînement
L'occurrence d'un ou plusieurs des éléments précédents dans un rapport m'amène pratiquement toujours à
demander de le refaire.
1.3 Principe général
Un rapport n'est pas une collection de photocopies de documents, de commentaires parachutés et de lieux
communs avec un plan pour donner l'illusion de la cohérence. C'est un document de synthèse qui doit informer
le lecteur, quelqu'il soit, ne jamais le barber et mettre en valeur son auteur nement en évitant absolument
toute erreur manifeste dans la forme et le fond.
Normalement (j'ai hélas vu de nombreuses exceptions), plus l'auteur se creuse la tête à la rédaction, plus le
lecteur prendra d'intérêt à la lecture.
1.4 Méthode proposée
On doit d'abord rédiger (à la main) un plan très détaillé du rapport. Ceci doit être fait avant la n du stage
de préférence. Ce plan qui comprend 3 à 10 pages manuscrites doit comporter :
le plan général
la taille de chacun des items du plan
les éléments qui seront discutés dans chaque item
questions à soulever
remarques argumentées
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Francis Courtois, 1997-2003. [email protected] - http://fcourtois.com
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discussions
les gures et tableaux qui seront discutés dans chaque item
l'essentiel des éléments de l'introduction et de la conclusion
la liste des références bibliographiques
les éventuelles annexes
Ce plan détaillé doit être approuvé par l'enseignant correcteur et le maître de stage avant la
rédaction nale. Si le plan détaillé est réalisé correctement, la rédaction n'est plus qu'une formalité.
1.5 Le fond
Si ce guide se concentre essentiellement sur la forme du rapport, il n'en reste pas moins vrai que le fond doit
être soigné en priorité. C'est l'ensemble qui est jugé et on retiendra plus facilement les lacunes et erreurs que
les bonnes idées et commentaires. Il faut donc faire un tout cohérent.
Il est par exemple inadmissible de laisser passer une erreur manifeste sans se poser de questions. De même,
les conclusions non argumentées sont généralement lourdement pénalisées. Un rapport purement descriptif ne
peut non plus être toléré.
Le rapport doit mettre en valeur son auteur et non énerver le lecteur.
Il y a des cas où le rapport doit obligatoirement comporter de nombreux détails descriptifs (techniques) pour
faire oce de manuel de référence et permettre à un tiers de reprendre le travail avec tous les éléments. Dans
ce cas, on aura intérêt à dissocier le rapport en deux parties :
le rapport ENSIA qui est synthétique et agréable à lire et évite donc les parties descriptives non strictement
nécessaires à l'exposé
un rapport technique qui est plus qu'un recueil d'annexes mais sans la contrainte de lisibilité du précédent.
1.6 La forme
Il sut de se conformer aux guidelines des revues scientiques pour avoir les règles simples et rigoureuses
de rédaction. On aura intérêt par ailleurs à prendre exemple sur des thèses ou des articles scientiques (voir
exemple joint à ce texte).
On devra obligatoirement utiliser le correcteur orthographique et grammatical du traitement de texte avant
de le rendre au correcteur. De même, il faut passer en revue les points listés plus haut pour vérier l'absence
d'erreur classique.
1.7 Le cas des annexes
On peut souvent ne pas mettre d'annexes du tout. On doit toujours se poser la question de la nécessité
de leur présence. Une annexe, par dénition, ne doit pas obligatoirement être lue pour pouvoir comprendre le
rapport. C'est fondamental.
Une annexe permet au lecteur, s'il le désire, d'obtenir un supplément d'information sur un sujet précis.
Une annexe devrait plus être rédigée sous forme d'une che structurée avec gures et tableaux qu'une simple
photocopie reprise telle qu'elle.
Un sommaire des annexes doit obligatoirement les précéder. Chaque annexe a un numéro, un titre clair et
un numéro de page.
1.8 Le cas des gures et tableaux
Chaque gure et tableau doivent avoir un numéro (numérotation séparée pour les gures et les tableaux)
et un titre. On doit y faire référence dans le texte et les expliquer (au besoin) et surtout les commenter. Une
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Francis Courtois, 1997-2003. [email protected] - http://fcourtois.com
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explication alambiquée doit être remplacée par un schéma et une explication plus synthétique. On ne présente
dans un tableau que les éléments qui sont utiles pour le commentaire dans le texte.
Il doit toujours y avoir bijection entre le texte du rapport et son iconographie (l'un explique et met en valeur
l'autre et réciproquement).
N.B. : on peut faire la même remarque pour la bibliographie, les équations et les notations et symboles utilisés.
L'emploi de la couleur, de photos et de tout autres jolies gures n'apportera un plus que si tout le reste est
correct. Dans le cas contraire, le correcteur estimera que l'auteur a perdu du temps sur les aspects accessoires
au détriment de l'essentiel.
1.9 Le délai
Sauf exception, aucun retard ne peut être toléré. Des pénalités seront donc systématiquement appliquées. A
terme, ces pénalités doivent augmenter pour être réellement dissuasives.
1.10 La notation
Chaque non respect des règles de rédaction (forme du rapport) amènera des points en moins. Si vraiment le
rapport ne respecte pas bien les règles, alors il devra être refait avant notation.
La qualité des commentaires et surtout de leurs argumentations amènera des points en plus. L'organisation
générale du rapport jouera aussi en faveur de son auteur.
Il est clair qu'il est plus facile d'éviter de perdre des points bêtement que d'en gagner par l'intelligence du
propos.
Une note supérieure à 12 reste un objectif pour l'auteur et non une obligation pour le correcteur.
L'auteur gagnera toujours à se mettre à la place du correcteur en l'imaginant curieux, exigeant et emmard.
Chapitre 2
Présentation orale
2.1 Constat
A chaque fois que l'on parle en public, que l'on soit étudiant ou homme célèbre, on est jugé. C'est un fait
avéré. Le mieux est donc de passer pour quelqu'un de brillant, passionnant et pédagogue.
Le propos de ce texte n'est pas de décrire précisément ce que doit être une présentation orale mais de donner
quelques conseils utiles et surtout une liste des pièges à éviter.
En matière de présentation orale, on trouve vraiment de tout et cela quel qu'en soit l'auteur. On trouve
de mauvais exposés par des scientiques ou industriels brillants et des exposés de qualité par des étudiants de
première année.
En matière de support, on trouve tout l'éventail de la technologie depuis les pyramides (transparents N&B
manuscrits) jusqu'au vingt et unième siècle (vidéoprojection avec lms, animations. . .).
2.2 Quelques règles de bases :
l'exposé est un travail de synthèse (du travail de l'auteur) sous contraintes (de temps et de niveau de
l'auditoire)
on doit toujours chercher à se mettre en valeur sans jamais que cela se voit (marketing) ; de même, on doit
pouvoir percevoir le sens critique de l'orateur vis à vis de son travail (et du reste)
pour un exposé de n minutes, compter environ n/2 transparents (moins si l'exposé n'est pas dans la langue
maternelle)
selon la durée de l'exposé, il faut réserver 5 minutes pour l'introduction et 5 min pour la conclusion ; dans
le cas général, on peut compter 15% pour chacune
il doit y avoir une bijection entre les transparents et l'exposé oral
si on "coupe le son", les transparents doivent rester intelligibles et vehiculer au moins 50% du message ;
inversement sans transparents l'exposé doit être complètement revu (simplié)
la conclusion doit correspondre à l'introduction et l'ensemble doit être cohérent avec le titre aché
on doit toujours citer ses sources
on ne doit dire que ce dont on est sûr : on doit éviter de dire des aberrations surtout dans le domaine de
compétence des membres du jury
tout ce qui est discutable doit être duement justié
c'est une bonne idée de numéroter ses transparents pour faciliter les questions ultérieures
ne jamais s'avancer à la légère
ne pas perdre de temps sur des lieux communs ou autres évidences
parler lentement en articulant (ne pas se presser)
tenir l'horaire
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2.3 Les transparents
Concernant la forme des transparents, quelques conseils utiles :
éviter les majuscules en excès (jugées grossières par les anglosaxons)
n'utiliser les transparents qu'en 20 par 20 cm (certains rétroprojecteur ont cette limitation)
éviter la surcharge (un graphe ou bien un tableau par transparent)
éviter les abbréviations, toujours préférer le vocabulaire compréhensible par le plus grand nombre (si cela
ne rallonge pas démesurément les textes)
toujours noter les axes et les unités
éviter les couleur claires (voir plus loin)
vérier la lisibilité à 10 mètres
éviter les textes contenant paragraphes ou même phrases. . .préférer les expressions courtes
faire apparaître une structuration claire et évidente
les photos sont bienvenues si imprimées directement sur le transparents (la photocopie annule l'intérêt)
pour chaque tableau ou graphe, toujours ajouter un titre clair et net résumant bien le graphe et son intérêt
dans l'exposé ; éventuellement, rajouter les quelques conclusions que l'on peut en tirer sous forme concise
toujours utiliser à 100% les tableaux et courbes ; cela implique de les réduire (en complexité) à la partie
vraiment exploitable
Les transparents en couleur c'est bien. . .à condition que le jury n'ait pas l'impression que la forme a été
soignée au détriment du fond (erreur classique). On n'ajoute la couleur que quand tout est parfait (et validé
par plusieurs répétitions). Ne jamais mettre de couleur claire (jaune, bleu clair. . .) sur le fond transparent car
c'est imperceptible à la projection.
Il peut être astucieux d'utiliser la vidéoprojection pour passer des "slides" avec "powerpoint" par exemple.
Dans ce cas, il est indispensable de prévoir des transparents pour le cas où l'appareil serait en panne (cela arrive
bien souvent).
Il faut faire un gros travail de recul et d'autocritique avant de préparer l'introduction en se mettant à la
place du spectateur :
quel est son niveau de compétence ?
quelles sont ses exigences ?
qu'est-ce qui peut l'intéresser ?
2.4 Méthode proposée
Voici une méthode pour préparer son exposé qui marche à tous les coups (ou presque) :
1. s'y prendre longtemps à l'avance ( !)
2. dénir le message à faire passer, ne pas chercher à rendre compte de l'intégralité du travail réalisé. . .chercher
plutôt à intéresser l'auditoire et lui donner le sentiment d'un orateur brillant et compétent
3. lister les contraintes liées à l'auditoire
4. dénir le nombre de transparents
5. faire un plan sommaire (faire valider par l'encadrant)
6. faire un plan (à la main) très détaillé avec des schémas grossiers (idem pour les tableaux) et surtout les
conclusions qui seront explicitées (faire valider par l'encadrant)
7. rentrer encore plus dans le détail de l'introduction et de la conclusion (faire valider par l'encadrant)
8. réaliser les transparents en couleur mais les imprimer en N&B sur papier simple (faire valider par l'encadrant)
9. faire 2 à 5 répétitions seul en veillant à tenir l'horaire
10. faire une dernière répétition en présence d'un spectateur exigeant
11. ne pas hésiter à revenir et corriger son oeuvre
12. terminer en imprimant la version nale en couleur (ce n'est pas indispensable) sur transparent
13. oublier tout et passer à autre chose
14. faire une ultime (et sommaire) répétition la veille au soir
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2.5 Défauts à éviter
Les défauts que l'on observe trop souvent :
l'orateur est sûr de lui (alors qu'il dit parfois des bêtises)
l'orateur n'est pas sûr de lui (alors qu'il a des raisons d'être er)
l'orateur met tout le temps ses mains dans ses poches (au moins une) ou il regarde souvent l'écran au lieu
de faire face à la salle
l'orateur parle deux fois plus vite que d'habitude et d'un ton pénible (tendance à l'auto-asphyxie)
l'orateur est en costume, les transparents sont en couleur mais l'exposé est mauvais
le spectateur perd le l dès l'introduction (trop courte), tout le reste est du chinois pour lui
l'orateur considère implicitement que l'auditoire possède les mêmes compétences, expériences que lui (dans
ce cas l'exposé n'aurait plus d'intérêt !)
la conclusion est plus rapide qu'un éternuement
les transparents sont des photocopies de documents pré-existants
il y a peu de relation entre les transparents et l'oral
l'exposé est infesté de valeurs numériques et d'abbréviations
il y a beaucoup d'équations et peu d'explications (où est la synthèse ?)
le spectateur ne sait quel est l'apport personnel de l'orateur par rapport au travail des autres
exposé de bas niveau (ex : par 2 points il passe une droite avec un coecient de corrélation de 1) comparé
à la formation de l'auteur (BAC+5 ou plus)
le contenu ne correspond pas exactement au titre
l'exposé reprend intégralement le travail réalisé par l'auteur, dans l'ordre chronologique (ce qui n'est
souvent pas logique !)
2.6 Les questions
Il est souvent utile de faire une petite liste des questions que l'on aimerait que personne ne pose (et qui font
peur). Ensuite, bien sûr, il faut travailler pour préparer des réponses qui tiennent la route ou qui, au moins,
justient les lacunes.
On observe souvent que l'orateur, après son exposé, donne l'impression de vouloir en nir au plus vite (lors
des questions). C'est une grave erreur tactique qui peut ruiner le jugement du jury. De même, trop souvent
l'orateur est tellement stressé qu'il n'écoute pas correctement les questions et répond "à côté". . .eet désastreux
garanti ! On voit même l'orateur couper la parole à l'auditeur qui pose une question : à éviter absolument.
Les questions font clairement partie de l'évaluation nale. . .en plus elles arrivent en dernier et donnent donc
l'impression nale.
La règle à suivre est très simple :
laisser l'auditeur poser sa question sans jamais le couper
prendre son temps avant d'ouvrir la bouche
reformuler la question telle qu'on la comprise en demandant si on a bien compris
pour les questions à tiroirs, commencer en indiquant que l'on dissocie chacun des points
répondre en faisant la part de ce qui est sûr, discutable et inconnu (faire bref)
demander si la réponse correspond à l'attente du demandeur
Surtout, quand on ne connaît pas la réponse il vaut mieux l'indiquer (et le justier si possible) que se lancer
dans des explications alambiquées qui seront durement sanctionnées par le jury.
A défaut de passer pour quelqu'un de brillant, il faut éviter d'être pris pour un incompétent, pédant, brouillon
ou encore stressé.