21 mars 2016

Procès-verbal de la séance ordinaire du Conseil Intermunicipal de
Transport du Haut-Saint-Laurent tenue le 21 mars 2016 à 19h30, à la salle
du conseil de l’Hôtel de Ville de Sainte-Martine, situé au 1 rue des
Copains à Sainte-Martine
Les membres suivants sont présents :
Mme. Maude Laberge, présidente et représentante de Sainte-Martine
Mme. Florence Bérard, représentante d’Ormstown
Mme. Louise Cholette, représentante de Howick
Mme Johanne Anderson, représentante de Mercier
M. François Rochefort, représentant de Très-Saint-Sacrement
Est aussi présente :
Mme. Hélène Thibodeau, directrice générale
1.
2408-03-16
OUVERTURE DE LA SÉANCE
Il est proposé par François Rochefort
Appuyé par Florence Bérard et unanimement résolu
Que la présente séance soit ouverte.
ADOPTÉ
2.
2409-03-16
ADOPTION DE L’ORDRE DU JOUR
Il est proposé par Louise Cholette
Appuyé par Florence Bérard et unanimement résolu
Que l’ordre du jour ci-après soit adopté :
ADOPTÉ
ORDRE DU JOUR
1.
2.
3.
4.
Ouverture de la séance.
Adoption de l’ordre du jour.
Adoption du procès-verbal du 15 février 2016.
Suivi de la rencontre du 15 février 2016 :
4.1.
Poste de représentant des usagers
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Période de questions.
Rapport du transporteur.
Rapport du représentant des usagers.
Rapports d’achalandage et des revenus d’usagers.
Comptes à payer du 16 février au 21 mars 2016.
Relevé bancaire et frais d’intérêts de la marge de crédit.
Adoption de résolutions :
11.1. Résolution demande de subvention au MTQ pour le site internet
11.2. Résolution pour Mme Florence Bérard, signataire pour le
CITHSL
Radiation de comptes à recevoir :
12.1. Municipalité de Saint-Chrysostome, 4 605.38 $
12.
13.
Suivi des dossiers :
13.1. Dossier des subventions
13.2. Audit des états financiers 2015
13.3. Budget 2016
13.4. Interprétation du nouveau décret du 1er mars 2015
13.5. Révision des quotes-parts 2014
13.6. Réforme du ministre des Transports
1306
13.7. Règles de régie interne à préparer pour avril 2016
14.
15.
16.
17.
18.
19.
3.
2410-03-16
Correspondance.
Varia.
Période de questions.
Tirage d’un titre de transport mensuel.
Prochaine rencontre.
Levée de séance.
ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DU 15 FÉVRIER 2016
Il est proposé par Johanne Anderson
Appuyé par François Rochefort et unanimement résolu
Que le procès-verbal du 15 février 2016 soit adopté.
ADOPTÉ
4.
SUIVI DE LA RENCONTRE DU 15 FÉVRIER 2016
4.1 POSTE DE REPRÉSENTANT DES USAGERS
Bien que le poste soit affiché dans les points de vente, dans
les autobus, sur le site internet et sur la page Facebook des
usagers du CITHSL nous n’avons reçu aucune candidature à
ce jour, l’affichage se poursuit.
5.
PÉRIODE DE QUESTIONS
M. Garceau demande s’il y a une rémunération rattachée au poste
de représentant des usagers ? Oui, il s’agit de la même
rémunération que les élus siégeant au conseil, telle que décrite au
règlement 20.
M. Garceau demande si la Ville de mercier a payé toutes ses
factures ? Partiellement, il reste un solde de 250k$ dû depuis le 13
novembre 2015, pour lequel les frais d’intérêts de 12 % par année
seront facturés tel que prévu au règlement 24.
6.
RAPPORT DU TRANSPORTEUR
M. Roy nous fait la lecture d’un courriel que la directrice générale a
reçu d’un client et transféré à Autobus Dufresne, il s’agit d’un
courriel fort élogieux du service offert par le transporteur et les
conducteurs. Le client est extrêmement satisfait et prétend que tout
est mieux qu’au CITSO. Des félicitations sont offertes à M. Roy par
tous les membres présents à l’assemblée.
M. Roy mentionne que le service est perturbé par les travaux en
cours et le sera par les travaux futurs. À cet égard, la directrice
générale mentionne avoir rencontré les représentants du MTQ à
l’AQTIM et discuté avec M, Roy et le CITSO du sujet. Le CITHSL
présentera par écrit et par fiche projet au MTQ, les différentes
mesures de mitigation, qu’il souhaite adopter afin de maintenir le
niveau de service pour les usagers et recevoir les compensations
financières appropriées.
1307
Parmi les mesures envisagées et outre le trajet retenu, il y a la formation
des conducteurs visant l’autorisation d’utiliser la voie réservée à contresens de la circulation sur le Pont Champlain et l’ajout d’autobus afin de
maintenir la fréquence pour les usagers.
7.
RAPPORT DU REPRÉSENTANT DES USAGERS
Le poste est actuellement vacant.
8.
RAPPORTS D’ACHALANDAGE ET DES REVENUS D’USAGERS
La directrice générale dépose le rapport d’achalandage pour le mois de
Février 2016, ainsi que les rapports des revenus d’usagers de Février
2016. Il sera intéressant de suivre l’évolution des données dans les
prochains mois qui somme toute sont à la baisse.
Un rapport comparant tous les revenus de perception à compter de
l’année 2014 est présenté et sera soumis mensuellement.
9.
2411-03-16
COMPTES À PAYER DU 16 FÉVRIER AU 21 MARS 2016
Il est proposé par François Rochefort
Appuyé par Florence Bérard et unanimement résolu que la liste des
comptes à payer et déjà payés pour la période du 16 février 2016 au 21
mars 2016 s’élevant à 239 425,43 $ sont approuvés et peuvent être
payés.
Que la liste de ces comptes est conservée dans un registre prévu à cet
effet et fait partie intégrante de ce procès-verbal.
ADOPTÉ
Florence Bérard souligne que seul le salaire de la directrice générale peut
être public, donc celui des employés ne doit pas être ventilé. Le rapport
du prochain mois sera modifié en conséquence.
10. RELEVÉ BANCAIRE ET FRAIS D’INTÉRÊTS DE LA MARGE DE
CRÉDIT
Un relevé bancaire en date du 21 mars 2016 est présenté aux membres
du conseil illustrant les transactions bancaires ainsi que le
fonctionnement de la marge de crédit du CIT. Les frais d’intérêts reliés à
l’utilisation de la marge de crédit pour l’année 2015 totalisent 27 854,02 $
et le taux d’intérêt est 2,70 % par année.
Ces frais seront minimisés en 2016 par l’obtention des dernières
subventions gouvernementales et une facturation trimestrielle des
quotes-parts des municipalités membres du CIT.
1308
11. ADOPTION DE RÉSOLUTIONS
11.1 RÉSOLUTION DEMANDE DE SUBVENTION AU MTQ
POUR LE SITE INTERNET
2412-03-16
Attendu que le CITHSL a dû procéder de façon urgente à la
création d’un site internet
Attendu que les travaux ont été réalisés par la firme Virtuose de
novembre 2015 à janvier 2016 et que le site internet est pleinement
fonctionnel
Attendu que les coûts de réalisation des travaux pour ce site
s’élèvent à 1 490 $ avant taxes
Attendu que le conseil d’administration a été informé de l’octroi de
ces travaux à la firme Virtuose le 24 août 2015
Il est proposé par Florence Bérard
Appuyé par Louise Cholette et unanimement résolu
Que le conseil autorise la directrice générale et secrétairetrésorière à effectuer la demande de subvention au ministère du
Transport du Québec en vertu du programme de la SOFIL soit un
remboursement de 85 % des dépenses qui seront déclarées
admissibles par le ministère.
ADOPTÉ
11.2 RÉSOLUTION POUR MME FLORENCE
SIGNATAIRE POUR LE CITHSL
2413-03-16
BÉRARD,
Il est proposé par Louise Cholette
Appuyé par Johanne Anderson et unanimement résolu
Que Madame Florence Bérard, 1ère vice-présidente remplace
Monsieur Philippe Drolet comme représentante à l’égard de tout
compte du CIT du Haut-Saint-Laurent. Les autres représentants
du CIT du Haut-Saint-Laurent sont la présidente Madame Maude
Laberge, le 2e vice-président Monsieur François Rochefort et la
directrice générale Madame Hélène Thibodeau et ils exercent les
pouvoirs suivants :




Émettre, accepter, endosser, recevoir paiement, négocier ou
escompter tout chèque, billet à ordre, lettre de change ou
autre effet négociable;
Signer et approuver tout retrait, document ou pièce
justificative et concilier tout compte relatif aux opérations de la
personne morale;
Demander l’ouverture par la caisse de tout compte utile pour
la bonne marche des opérations du CIT du Haut-SaintLaurent;
Contracter des emprunts;
Afin de lier le CIT du Haut Saint-Laurent, les représentants devront
exercer leurs pouvoirs sous la signature de l’un d’entre eux et de la
directrice générale.
Les pouvoirs mentionnés dans la présente résolution sont en sus de
ceux que les représentants pourraient autrement détenir.
ADOPTÉ
1309
12. RADIATION DE COMPTES À RECEVOIR
12.1 MUNICIPALITÉ DE SAINT-CHRYSOSTOME, 4 605,38 $
Il s’agit d’une facture de quote-part qui date de 2010, dont l’ancienne
administration ne peut apporter aucune justification au maintien de cette
créance.
2414-03-16
Il est proposé par Florence Bérard
Appuyé par François Rochefort et unanimement résolu que la facture
citée en rubrique au montant de 4 605,38 $ soit radiée des états
financiers du CIT.
ADOPTÉ
13. SUIVI DES DOSSIERS
13.1 DOSSIER DES SUBVENTIONS
La directrice générale présente un tableau sur les montants de
subventions payés ou à être payés par le MTQ au CITHSL en fonction
des différents programmes disponibles pour le CITHSL, ainsi que les
soldes reçus et à recevoir depuis l’année 2014 jusqu’à l’année 2017.
13.2 AUDIT DES ÉTATS FINANCIERS 2015
Les travaux avancent bien et les résultats préliminaires seront présentés
à la directrice générale en avril prochain et les résultats finaux seront
présentés aux membres du conseil lors de la séance du 16 mai 2016.
Comme il y aura deux rapports, un pour les deux premiers mois de
l’année pour les sept municipalités qui formaient le CIT à ce moment et
un deuxième pour les 10 derniers mois de l’année pour les 5 municipalités
qui forment actuellement le CIT.
Par conséquent, les municipalités de Godmanchester et Huntingdon
seront invitées à assister à la présentation du rapport pour les deux
premiers mois de l’année 2015.
13.3 BUDGET 2016
Le budget 2016 sera finalisé en avril 2016.
Prévisions budgétaires 2016 - 1/12 du budget 2014
Selon les articles 954.3 du Code municipal et 473.3 de la Loi sur les cités
et villes, il faut appliquer 1/12 du budget de l’année précédente jusqu’à
l’adoption du budget de l’année en cours.
À adopter mensuellement à chaque séance jusqu’à l’approbation du
budget 2016.
Compte tenu que le budget 2015 n’a pas été produit et approuvé, il est
convenu d’utiliser les montants du budget réalisé 2014.
2415-03-16
Il est proposé par François Rochefort
Appuyé par Louise Cholette et unanimement résolu
D’appliquer 1/12 du budget réalisé de l’année 2014 pour le mois de Mars
2016.
ADOPTÉ
1310
13.4 INTERPRÉTATION DU NOUVEAU DÉCRET DU 1ER MARS 2015
Interprétation du nouveau décret du 1er mars 2015 et révision des
quotes-parts 2014
2416-03-16
Attendu que l’entente modifiant L’ENTENTE CONSTITUTIVE DU
CONSEIL INTERMUNICIPAL DE TRANSPORT DU HAUT-SAINTLAURENT entre la ville de Mercier, les municipalités de Howick,
d’Ormstown, Sainte-Martine et la paroisse de très-Saint-Sacrement est
en vigueur depuis le 1er mars 2015.
Attendu que l’article 9 de l’entente sur la contribution financière des
municipalités prévoit des modalités de répartition pour le transport
intermunicipal et pour le transport local tel que spécifié aux articles 9.1
et 9.2
Attendu que quatre réunions de travail ont eu lieu les 30 novembre
2015, 14 décembre 2015, 18 janvier 2016 et 15 février 2016 afin
d’obtenir un consensus en vue d’une interprétation commune de la
répartition à l’égard de la contribution financière des municipalités
Attendu que les municipalités n’ont pu en arriver à une interprétation
commune et à un consensus
Attendu que la directrice générale a répondu par écrit le 29 janvier 2016
aux demandes d’informations de la ville de Mercier
Attendu que quatre différents scénarios de répartition furent soumis
pour étude et analyse
Attendu que le scénario 1, incluant le 7 minutes de détour du Parc
Mercier dans le corridor C, Constitue celui qui interprète le mieux la
notion du transport intermunicipal et local pour la répartition des coûts
et est aussi celui qui n’impose pas aux autres municipalités membres
du CIT, le fardeau financier de ce détour effectué pour les clients de la
ville de Mercier
Attendu que depuis 2012, suite à une décision rendue par un tribunal
d’arbitrage sur la question de la répartition des quotes-parts, le CITHSL
paie annuellement la facture de l’AMT à la Ville de Mercier pour sa
cotisation annuelle de municipalité membre de la CMM
Attendu que les frais légaux suite à cette décision arbitrale qui
totalisaient plus de 100 000 $ ont été assumés en totalité par le CITHSL
Attendu que cette facture pour 2015 est de 115 525 $
Attendu que depuis 2012, le CITHSL a payé plus de
400 000 $ à l’AMT pour les factures de la Ville de Mercier
Attendu que la répartition de la contribution financière ainsi que les
montants finaux feront l’objet d’une vérification par la firme de
vérification des états financiers mandatée par le conseil d’administration
du CIT
1311
Il est proposé par François Rochefort
Appuyé par Florence Bérard et majoritairement résolu à 5 voix contre 4
voix, suite au vote demandé par Johanne Anderson, représentante de
la Ville de Mercier qui a voté contre et dont le vote compte pour 4 voix,
les autres municipalités ayant toutes voté pour la résolution.
Que les quotes-parts 2015 des municipalités membres du CIT pour les
périodes du 1er janvier au 28 février 2015 et du 1er mars au 31 décembre
2015, soient réparties selon le scénario 1 qui inclut pour les 12 mois de
l’année 2015, les 7 minutes du détour du Parc Mercier dans le corridor
C, et par la suite les coûts inhérents à chaque corridor sont calculés au
prorata de la population de chacune des municipalités membres du
CIT.Il est entendu que la même méthode de répartition de la
contribution financière des municipalités sera utilisée pour l’année 2016
et par le fait même jusqu’à la dissolution du CIT qui sera prescrit par la
sanction du projet de loi 76 élaboré par le Ministère des Transports du
Québec.
Il est aussi entendu que les quotes-parts 2014 feront aussi l’objet d’une
révision par la firme de vérification du CIT mandatée par le conseil, car
l’administration précédente du CIT avait omis d’inclure dans le calcul
des minutes inhérentes au corridor C, les sept minutes de détour du
Parc Mercier pour les clients de la ville de Mercier.
ADOPTÉ
13.5 RÉVISION DES QUOTES-PARTS 2014
Traité à 13.4
13.6 RÉFORME DU MINISTÈRE DES TRANSPORTS
La lecture du projet de loi se poursuit en commission parlementaire et à
date environ le 1/3 des articles ont été vus. Nous croyons qu’au mieux le
projet de loi serait sanctionné en juin 2016.
Par conséquent, cela retarde d’autant la mise en place du comité de
transition ainsi que la période de transition initialement prévue pour une
durée de 12 mois, durée que personne n’est en mesure d’affirmer qu’elle
sera suffisante.
Par conséquent, le conseil du CIT considère que l’interdiction par le
ministère de signer un contrat pour une durée de plus de 2 ans est injuste
car cela augmente indûment les coûts d’opérations et paralyse toute
optimisation du service.
Des représentations auprès du nouveau ministre des transports seront
faites à cet effet.
13.7 RÈGLES DE RÉGIE INTERNE À PRÉPARER POUR AVRIL 2016
À être présentées en avril 2016
14. CORRESPONDANCE
Aucune.
1312
15. VARIA
M. Roy mentionne que d’anciens billets papier sont toujours utilisés
par les clients alors que les ventes de billets se font maintenant sur
la carte OPUS depuis plusieurs années.
La directrice générale émettra un avis public informant la population
que les anciens billets papier ne seront plus acceptés à compter
du 1er juin 2016.
16. PÉRIODE DE QUESTIONS
M. Garceau demande que, compte tenu du délai par le MTQ à
implanter la réforme sur la gouvernance (projet de loi 76), si le CIT
pouvait demander la signature d’un contrat de transport pour une
durée d’au moins 5 ans ? Tel que mentionné au point 13.6, des
représentations auprès du nouveau ministre des transports seront
faites à cet effet.
17. TIRAGE D’UN TITRE MENSUEL
Dans le cadre de la promotion d’achat local du CIT du Haut-SaintLaurent, la personne gagnante d’un titre mensuel pour le mois
d’avril 2016 est Sabine Cadiou d’Ormstown.
18. PROCHAINE RENCONTRE
La prochaine séance ordinaire est le lundi 18 avril 2016 à 19h30.
19. LEVÉE DE SÉANCE
2417-03-16
Il est proposé par François Rochefort
Appuyé par Johanne Anderson et unanimement résolu
Que la séance est levée.
ADOPTÉ
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Maude Laberge
Présidente
1313
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Hélène Thibodeau
Directrice générale