Accès aux renseignements contenus au dossier

Access to record information
Confidentiality Requirements:
Confidentiality is essential to any professional relationship. It
means holding in strict confidence all information that may
identify a person.
Confidential information may only be disclosed with the
consent of the person it identifies, unless disclosure is required
by court proceedings or other legal requirements.
CAS is not subject to any Freedom of Information legislation.
Access to CAS Records:
Access to information contained in our records is based on
confidentiality requirements.
Our files usually contain identifiable information about more
than one person, for instance a former spouse, a sibling, a
relative or a foster parent. The confidentiality of each
individual needs to be respected and we need to ensure that any
person receiving information from us has a right to that
information.
As a client, you may access information recorded about
yourself.
As a parent or legal guardian, you may access information
about a child under 16 years of age in your lawful custody.
Disclosure of information regarding counselling services
provided to a youth 12 years of age or older, requires the
youth's consent.
Our files may contain reports from another source, such as a
doctor, a police officer or a therapist: these reports are only
released with the author's consent. You will normally be
responsible for obtaining such reports directly from the source.
After the thirtieth anniversary of an individual's death,
information about that individual may be dealt with freely, as
long as there are no legal constraints. Confirmation of the date
of death is required.
HOW
Your request must be made in writing. Our Records Disclosure
request form will guide you in submitting your request.
There is usually a wait period of a number of weeks. Priority is
given to requests with a documented medical emergency.
The CAS will do its best to provide you with the information to
which you are entitled. However the CAS will determine how
the information will be shared based on the nature of your
request.
Typically one of our staff members will gather and summarize
the information you requested and will invite you to a meeting
where the information will be shared. Our staff may assist you
in receiving and interpreting the information by answering
your questions to the best of their ability. All of this is done in a
manner that preserves the confidentially of all concerned.
The Children’s Aid Society of Ottawa (613) 747-7800
Accès aux renseignements
contenus au dossier
Exigences en matière de confidentialité
La confidentialité est essentielle à toute relation professionnelle. Cela
signifie de tenir absolument confidentiel tout renseignement
pouvant identifier une personne.
Tout renseignement confidentiel n'est divulgué qu'avec le
consentement de la personne concernée, sauf si la divulgation est
obligatoire dans le cadre de procédures judiciaires.
La SAE n'est tenue à aucune loi en matière d'accès à l'information.
Accès aux dossiers de la SAE :
L'accès aux renseignements contenus dans nos dossiers est fondé sur
les exigences liées à la confidentialité.
Nos dossiers contiennent habituellement des renseignements
personnels au sujet de plusieurs personnes, tel qu'un ex-conjoint, un
frère ou une sœur ou un parent d'accueil. On doit veiller au respect de
la confidentialité de tous et chacun en assurant que toute personne
recevant des renseignements de la SAE a le droit de les recevoir.
En tant que client de la SAE, il vous est possible d'avoir accès aux
renseignements recueillis par la SAE à votre sujet.
En tant que parent ou tuteur légal, vous pouvez avoir accès aux
renseignements portant sur un enfant âgé de moins de 16 ans lorsque
vous détenez la garde légale de l'enfant.
La divulgation de renseignements portant sur des services de
counselling fournis à un jeune âgé de 12 ans ou plus nécessite le
consentement du jeune.
Nos dossiers contiennent souvent des rapports provenant d'autres
sources, comme un médecin, un policier ou un thérapeute. Ces
rapports ne peuvent être divulgués sans le consentement de l'auteur.
Normalement, vous êtes responsables d'obtenir ces rapports
directement de la source.
Après le 30e anniversaire du décès d'une personne, les
renseignements à son égard peuvent être communiqués librement à
condition qu'il n'y ait pas de contraintes juridiques. Une
confirmation de la date du décès est requise.
Comment?
Vous devez présenter votre demande par écrit. Notre formulaire
d'accès au dossier vous renseigne sur la démarche à suivre pour
présenter votre demande.
Habituellement, il y a une période d'attente de plusieurs semaines.
Priorité est accordée aux demandes motivées par une urgence
médicale avec preuve écrite à l'appui.
La SAE fera tout en son possible pour vous fournir les
renseignements auxquels vous avez droit. Toutefois, la SAE
déterminera, en fonction de votre demande, de quelle façon les
renseignements seront divulgués.
Règle générale, un membre de notre personnel recueillera les
renseignements demandés et en fera un résumé. Vous serez invité à
une réunion où les renseignements vous seront transmis. Notre
personnel peut vous aider à recevoir et à interpréter les
renseignements en répondant à vos questions au meilleur de leur
capacité. L'ensemble de cette démarche s'effectue de façon à protéger
la confidentialité de toutes les parties concernées.
La Société de l’aide à l’enfance d’Ottawa (613) 747-7800