L`entretien d`évaluation

034 » TRIBUNE
Auteur FGFC Rédactrice Pascale Schuman Photos Getty images
L’entretien d’évaluation
Flop ou Top ?
La vraie valeur d’un entretien
d’évaluation est, comme tout
sujet important, très débattue.
Les arguments pour et contre
comprennent et mélangent
généralement des considérations
d’ordre rationnel et émotionnel.
Les points que j’aimerais aborder
dans cet article sur l’entretien
d’évaluation sont les :
• buts recherchés,
• conditions requises,
• résultats et conséquences.
WWW PLUS D’INFOS
www. de.wikipedia.org/wiki/Frederick_Herzberg
Les buts recherchés
Le but principal et ultime toujours recherché est l’augmentation de la performance
et de la productivité de l’individu évalué.
Depuis toujours, et à plus forte raison
durant des périodes de difficultés financières et donc de nécessité de réduction
des coûts, il est normal et justifié qu’un
employeur essaye d’optimiser le rendement du capital humain à sa disposition.
Le désir « d’en avoir pour son argent »
est vieux comme le monde et commun
à la plupart d’entre nous et donc complètement compréhensible.
Les buts secondaires pouvant être recherchés grâce à l’entretien d’évaluation sont :
• la reconnaissance du travail fourni,
• l’inventaire des connaissances, compétences et expériences de la personne,
• l’identification d’un manque ou d’un surplus des connaissances, compétences et
expériences de la personne par rapport
aux demandes de sa fonction,
• l’identification d’objectifs permettant le
développement et la motivation de la
personne,
• l’identification de conditions nécessaires
pour remplir ces objectifs,
• l’identification des besoins/désirs
éventuels de formation,
• l’identification d’une fonction plus
appropriée pour la personne,
• l’identification des possibilités/souhaits
d’évolution et de progression de la
personne dans le sein de la structure
ou en dehors … et très important,
• contribuer à une meilleure communication avec le supérieur direct.
» 035 Celui qui pense que l’introduction d’entretiens d’évaluation va forcément amener
une augmentation de la profitabilité du
capital humain voit l’équation d’une façon
bien trop simpliste. Et même si la plupart
des entretiens atteignent les buts secondaires, il n’est pas dit que l’entretien va forcément et automatiquement augmenter
la performance de l’individu, car celle-ci
est déterminée par le degré de motivation
de la personne, lui-même une résultante
de plusieurs facteurs.
Pour que l’entretien puisse avoir une
valeur motivante pour l’individu, il est
indispensable que certaines conditions
soient remplies. (voir cadre ci-contre).
Il résulte de ce qui est mentionné cicontre qu’une grande part de responsabilité pour atteindre les buts recherchés
incombe aux responsables de la structure
dans laquelle l’individu se trouve ainsi qu’à
son responsable direct. Ceci dit même
si toutes les conditions sont remplies
de façon idéale, le résultat et les conséquences de l’entretien vont dépendre en
fin de compte de l’approche de l’individu
même, de ses conclusions et des décisions
personnelles qu’il va prendre.
Les résultats et conséquences
Tout d’abord il est important de
clarifier une chose très importante :
il est impossible de motiver quelqu’un
qui ne veut pas être motivé. Car en fait
la décision finale d’être motivé ou pas
est toujours une décision subjective
et personnelle de l’individu même.
Un bon manager
connaît la force de
la reconnaissance
et valorise
régulièrement
ses collaborateurs
Les conditions requises
Pour optimiser la réussite de l’entretien et d’augmenter la possibilité
de l’atteinte des buts recherchés il est primordial d’assurer l’existence
des éléments suivants :
1. Avant l’entretien :
• une introduction réfléchie et,
• appropriée du concept surtout dans
un environnement où le principe
est novateur,
• une description de poste/fiche de
fonction détaillée permettant,
• à l’individu de comprendre ce qu’on
attend de lui dans sa fonction,
• une communication claire, transpa­
rente et honnête sur les buts et
objectifs recherchés par l’entretien
d’évaluation,
• une procédure détaillée et,
• communiquée de façon appropriée
endéans toute la structure :
a. expliquant les différentes étapes
du processus d’évaluation,
b. comprenant l’identification de
tous les intervenants ainsi que
leurs responsabilités,
c. indiquant tous les cas de figures
possibles et leur marche à suivre,
d. décrivant toutes les conséquences
possibles à l’issue de l’entretien.
• un formulaire standardisé permettant
un entretien structuré et objectif,
• une formation adéquate pour toute
personne amenée à conduire des
entretiens d’évaluation,
• un engagement des deux parties
(responsable et collaborateur) à se
préparer pour l’entretien.
2. Pendant l’entretien :
• un investissement des interlocuteurs
pour permettre un échange
constructif,
• une approche respectueuse et
objective des deux côtés,
• une plage horaire et une durée appropriée ainsi qu’un local séparé évitant
les dérangements, les interruptions et
les écoutes indiscrètes,
• une revue factuelle et objective de
l’inventaire des compétences et
connaissances de l’individu évalué par
rapport à celles requises pour le poste,
• une identification d’une éventuelle
divergence,
• une identification raisonnable
des besoins de formation et/ou
de progression,
• une identification et réaliste des
objectifs à atteindre par l’individu ainsi
que les conditions à mettre en place
pour leur exécution.
3. Après l’entretien :
• une information sur les conséquences
et les suites de l’entretien,
• un archivage approprié des
documents d’entretien (certaines
données sont confidentielles),
• une suite appropriée par rapport
aux besoins/demandes de formations
et progressions,
• un support de la part du responsable
pour l’atteinte des objectifs par
l’individu ainsi que pour son développement professionnel.
» 037 La motivation de chaque personne est
dépendante de sa situation, de son vécu,
de ses croyances et de son état d’esprit.
Les travaux de Frederick Herzberg, psycroissance personnelle,
développement
chologue et professeur de management à
rs rs
réalisateu ateu )
de la carrière
c
a
l’Université de l’Utah, ont porté essentielf
tiv erg
tion de soi
mo erzb
lement sur la motivation de l’être humain
(H
responsabilité &
au travail. En se basant sur la pyramide des
responsabilisation
estime de soi
besoins développée par Abraham Maslow,
reconnaissance
Herzberg montre les différents facteurs,
estime des autres
compris dans l’activité professionnelle,
esprit d’équipe
qui ont une valeur motivante pour
appartenance sociale
la personne. Le degré exact de
rs
teu iène )
motivation qu’ils
c
a
f
sécurité de l’emploi
protection & sécurité
yg erg
d’h erzb
engendrent varie et est
(H
dépendent de l’individu en
salaire
besoin physiologiques (survie)
question. Et bien que tout le
monde ait les mêmes types de
Frederick Herzberg, psychologue
besoins, l’importance qu’une personne
y porte peut varier considérablement
par rapport à une autre personne.
Ce qui est important pour nous à
constater est que la reconnaissance
des autres figure en deuxième position
des facteurs motivants. Cela ne devrait
pas nous étonner ; nous n’avons qu’à
observer des enfants à la piscine qui crie
à leurs parents : «Maman, Papa, regarde
comment je plonge dans l’eau ! » ou de
nous rappeler du ressenti agréable d’un
compliment reçu.
La reconnaissance des autres ne se limite
cependant pas à des compliments ; en fait
elle comprend toute attitude et/ou action
qui signalent explicitement ou implicitement à une personne qu’on reconnaît son
existence et qu’elle a un degré d’importance pour nous. Une des pire choses pour
un être humain est de se sentir ignoré.
L’entretien d’évaluation est une forme
de reconnaissance apporté à l’individu.
Il en résulte que le plus que la personne
se sente reconnue à sa juste valeur, que
le feedback soit de qualité, c.à d. : objectif,
quantitatif, qualitatif et transmis de façon
respectueuse, le plus qu’il peut avoir
une valeur motivante pour la personne.
La raison profonde étant qu’un feedback
de qualité requière du temps et un effort
de la part de l’émetteur ce qui donne un
sentiment de valorisation au récepteur.
Un feedback du genre : «Le travail que
vous avez remis hier était bien au niveau
de son contenu et de sa forme, cependant
j’aimerais que vous revoyiez les détails suivants... Alors il sera excellent.» a une valeur
motivante nettement plus haute qu’un
simple : «Ok, c’est bon.» Un bon manager
connaît la force de la reconnaissance et
valorise régulièrement ses collaborateurs.
Présentation
Conclusion
Dans le cas où les conditions requises
ne sont pas remplies, l’entretien peut
amener la démotivation de l’individu,
la réduction de la performance et
l’absentéisme pouvant aller jusqu’au
sabotage du travail. L’entretien est un
FLOP !
Si par contre l’entretien d’évaluation
est considéré comme un outil merveilleux pour aider un collaborateur à se
(re)motiver et à retrouver goût à son
travail, à se développer et donc à améliorer sa performance, il est un TOP !
Pascale Schuman
• Formatrice professionnelle et
accompagnatrice au développement
personnel multilingue avec plus de
29 ans d’expérience en gestion et
management dans divers secteurs.
• Elle fait de la consultance en
formation et délivre depuis de
nombreuses années des formations
à tous les niveaux d’entreprises
dans des industries diverses.