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FORMATIONS EN
EFFICACITÉ
PROFESSIONNELLE
CALENDRIER ET FORFAITS
CALENDRIER DE FORMATIONS
Avril 2016
18 au 22 à Québec
25 au 29 à Laval
Août 2016
er
1 au 5 août à Québec
Mai 2016
9 au 13 mai à Montréal
Septembre 2016
12 au 16 septembre à Montréal
19 au 23 septembre à Québec
26 au 30 septembre à Laval
Juin 2016
6 au 10 juin à Québec
13 au 17 juin à Montréal
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plus de dates.
VILLES
MONTRÉAL
QUÉBEC
LAVAL
CLASSE VIRTUELLE
Juillet 2016
11 au 15 juillet à Montréal
FORFAITS
PASSEPORT
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efficacité
professionnelle.
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GÉRER SON TEMPS, SES PRIORITÉS ET SES ACTIVITÉS
AVEC OUTLOOK
HORAIRE : 8:30 à 12:00
Que l’on valorise la performance ou l’équilibre travail-vie personnelle, savoir gérer son temps est
un incontournable qui s’apprend. Nos experts en efficacité professionnelle vous proposent une
formation qui vous permettra de mieux comprendre vos comportements et d’exploiter le plein
potentiel d’Outlook pour organiser votre travail, planifier votre horaire, prioriser vos tâches,
focaliser sur des activités à valeur ajoutée, communiquer et négocier votre temps de façon
efficace. Cette formation s’adresse à toute personne qui veut améliorer sa gestion du temps.
OBJECTIFS
Aller au-delà des fonctions informatiques, puis enseigner au participant des techniques et des
méthodes basées sur des principes de gestion du temps, afin qu’il puisse être plus efficace dans
la gestion de l’ensemble de ses activités au travail:
· Organisation;
· Planification;
· Priorisation;
· Communication.
CONTENU
· Faire du dossier Calendrier un tableau de bord efficace;
· Travailler efficacement le dossier Calendrier pour une bonne gestion des rendez-vous,
puis améliorer la planification quotidienne et hebdomadaire;
· Travailler le dossier Tâches pour mieux gérer les suivis de dossiers, qu’ils soient des
dossiers clients, projets, administratifs ou autres;
· Centraliser les tâches afin de mieux prioriser et d’éliminer les longues listes de choses à
faire, les piles et les « post-it » qui encombrent le bureau;
· Travailler les courriels qui donnent lieu à des tâches et des suivis;
· Créer des listes de communications, de délégations et de suivis avec les principaux collègues.
GESTION DU TEMPS
Voici les concepts abordés pendant la formation :
· Impacts de l’éparpillement des tâches;
· Impacts des interruptions au travail;
· Importance du regroupement des communications avec les principaux collaborateurs;
· Importance des suivis en gestion du temps;
· Importance et avantages de la planification quotidienne et hebdomadaire.
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ORGANISER SES COMMUNICATIONS ET SES
COURRIELS AVEC OUTLOOK
HORAIRE : 13:00 à 16:30
Les courriels prennent beaucoup de place. Nous parlons même de plus en plus d’Infobésité et
gérer les courriels peut gruger jusqu’à 20% de la semaine de travail dans certaines organisations.
Perfectionner son utilisation des courriels et notre façon de communiquer n’est plus un luxe
mais une nécessité pour améliorer notre efficacité. Cette formation s’adresse à toute personne,
gestionnaire ou employé, qui, quotidiennement, reçoit plusieurs courriels et veut trouver des
méthodes et des techniques concrètes pour gagner du temps.
OBJECTIFS
· Aider le participant à envoyer de façon plus réfléchie en se questionnant davantage sur sa
façon d’utiliser les courriels. Pourquoi? Quand? Comment?
· Enseigner au participant toutes les techniques informatiques qui peuvent l’aider à diminuer le
temps de manipulation des courriels. L’aider à les prioriser, les classer et réduire l’impact négatif
des interruptions.
CONTENU
· Comment le courriel peut aider ou nuire à la gestion du temps;
· Quand, comment et pourquoi utiliser le courriel;
· Diminuer les pertes de temps dues aux interruptions par les courriels;
· Utiliser plus judicieusement le À, le CC et le CCI;
· Rédiger adéquatement les courriels;
· Utiliser certaines options avancées pour l’envoi des courriels;
· Classer adéquatement les courriels à court, moyen et long terme et à effectuer des recherches
efficaces;
· Utiliser les options avancées et les dossiers de recherche;
· Utiliser les historiques clients pour gérer l’information par personne;
· Créer des règles de messagerie pour diminuer le nombre de courriels dans la boîte de
réception et les trier plus facilement et plus vite;
· Gérer adéquatement les dossiers Contacts et les listes de distribution.
GESTION DU TEMPS
Voici les concepts abordés pendant la formation :
· Impacts de la surinformation;
· Impacts des interruptions au travail;
· Impacts de l’éparpillement des tâches;
· Impacts de la tyrannie de l’urgence causée par les nouveaux outils de communication.
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LES INCONTOURNABLES AVEC POWERPOINT
HORAIRE : 8:30 à 12:00
Trop souvent, les présentations PowerPoint, en plus de prendre un temps considérable à
rédiger, sont trop complexes, mal conçues et dénaturent le message. C’est pourquoi nos
formateurs et conférenciers les plus expérimentés vous offrent une formation pour apprendre
les meilleures pratiques en création et diffusion de présentation PowerPoint. Voyez PowerPoint
sous un nouveau jour et découvrez comment PowerPoint doit venir servir vos présentations afin
d’en faire de véritables succès. Cette formation s’adresse à toute personne initiée à PowerPoint.
OBJECTIFS
Comprendre les 17 étapes essentielles afin de créer et diffuser des présentations PowerPoint
de façon efficace et performante.
CONTENU
· Qu’est-ce qu’une présentation efficace avec PowerPoint:
· Les bonnes pratiques;
· Les pièges à éviter.
· Les 3 parties d’une présentation;
· Préparer une présentation efficacement en 17 étapes;
· La planification de la présentation;
· Utilisation du mode plan;
· Gérer la disposition des diapositives;
· Gérer et optimiser et les médias;
· La gestion des couleurs, des typographies et de l’alignement;
· Meilleures pratiques avec les photos et images;
· Les graphiques, quoi faire ou ne pas faire;
· Les Smart Art pour donner du piquant et faciliter vos animations;
· Meilleures pratiques avec les animations et effets de transition;
· Gérer les thèmes et les masques;
· Utiliser les commentaires;
· Les règles d’une présentation gagnante.
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LES INCONTOURNABLES AVEC WORD
HORAIRE : 13:00 à 16:30
Microsoft Word a beaucoup changé depuis 2007. Plusieurs fonctions se sont grandement
améliorées et des nouvelles sont apparues. Malheureusement, plusieurs personnes n’ont pas
pris de recul sur leur façon d’utiliser Word et perdent ainsi temps et efficacité. Que vous avez
besoin de trucs d’experts pour manipuler, corriger, modifier efficacement vos textes ou si vous
voulez des méthodes de rédaction efficaces et performantes, notre formation épurée et axée
sur la tâche vous fera gagner temps et productivité. Cette formation s’adresse à toute personne
initiée à Microsoft Word.
OBJECTIFS
Cette formation rapide, précise et concrète, permettra aux participants de découvrir tous les
trucs, astuces et incontournables pour être plus efficaces et plus rapides dans la rédaction de
documents à pages multiples.
Dans cette formation, le participant apprendra :
· À utiliser le mode Plan pour accélérer l’élaboration d’un
contrat ou document;
· À gérer les styles et numérotation avancée;
· À utiliser les tables des matières automatisées;
· À maîtriser les entêtes et pieds de page;
· À gérer les fonctions de révision;
· À mieux utiliser les tableaux et plus souvent;
· À découvrir les trucs et astuces reliés aux QuickParts;
· À collaborer et travailler en équipe dans un document Word.
CONTENU
· L’optimisation du logiciel Word pour plus d’efficacité;
· L’insertion automatique des blocs de textes souvent utilisés;
· « Brainstorming » et planification de la structure de son document avec le mode plan;
· Utilisation des styles pour gagner du temps et formater rapidement;
· Création rapide de la table des matières;
· Les entêtes et pieds de page;
· Les insertions, les numérotations et listes à puces avancées;
· Plusieurs trucs pour rédiger et formater avec simplicité et professionnalisme;
· Utilisation des outils de corrections;
· Les sauts de pages et saut de section.
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LES INCONTOURNABLES AVEC EXCEL
HORAIRE : 8:30 à 12:00
Vous utilisez déjà Microsoft Excel mais vous savez que vous pourriez faire plus et mieux? Vous
aimeriez apprendre à jongler avec les chiffres de façon efficace sans avoir à passer des jours en
formation? Vous apprendrez rapidement à tirer parti au maximum des options les plus
importantes et les plus rentables d’Excel, ce qui vous permettra de l’utiliser de façon efficace
dans votre vie professionnelle. Suite à cette formation, Excel n’aura plus de secret pour vous et
contribuera à vous faire gagner du temps et à vous éviter des frustrations inutiles. Cette
formation s’adresse à toute personne qui débute ou qui désire réviser Excel.
OBJECTIFS
· Faire découvrir l’existence de nombreuses fonctionnalités qui augmenteront la productivité.
· Faire découvrir des trucs incontournables pour faire gagner du temps avec Microsoft Excel.
· Transmettre des méthodes de travail efficaces, performantes et qui répondent aux besoins
spécifiques des participants.
CONTENU
· Les 6 étapes pour un document impeccable et efficace;
· Trucs essentiels de navigation et formatage;
· Manipulation et saisie des données;
· Gestion des lignes et des colonnes;
· Création de liste choix par validation;
· Recherche et remplacement rapide;
· Listes réplétives de choix de données;
· Gestion des formats numériques;
· Mise en forme conditionnelle de base;
· Fonctions de base et de calcul;
· Conversion de donnée;
· Introduction au tableau dynamique croisé;
· Gestion des modèles et canevas;
· Mise en page et impression simplifiées.
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LA GESTION ET L’ANALYSE EFFICACES DE DONNÉES
AVEC EXCEL
HORAIRE : 13:00 à 16:30
Excel regorge d’outils pour simplifier le traitement de vos données et produire des analyses qui
pourront ultimement augmenter votre intelligence d’affaires. Cette formation a été
spécialement conçue pour toute personne qui gère des listes d’inventaires, des résultats des
ventes, des états financiers, des bilans marketing, des contacts, des produits, des tâches, des
activités, etc., qu’elles proviennent de bases de données externes ou de fichiers Excel existants.
OBJECTIFS
· Maîtriser les concepts fondamentaux d’une bonne liste dans Excel.
· Maîtriser les fonctions essentielles du tableau croisé dynamique pour améliorer l’analyse et la
compréhension d’une liste.
· Découvrir comment créer des tableaux de bord efficaces.
CONTENU
· Connaître la structure d’une liste de données ;
· Importer et connecter des données de différentes sources;
· Nettoyer des données à l'aide des formules;
· Effectuer de la recherche ou du remplacement sur les données;
· Structurer les données efficacement;
· Utiliser le mode tableau;
· Utiliser la fonction RECHERCHEV;
· Utiliser les fonctions statistiques;
· Créer et manipuler des tableaux croisés dynamiques;
· Créer et manipuler des graphiques croisés dynamiques;
· Utiliser les cartes Bing et les infographiques;
· Intégrer les graphiques, cartes, infographies et tableaux dans les
présentations PowerPoint;
· Créer des tableaux bord vivant et dynamique.
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COLLABORER, TRAVAILLER ET COMMUNIQUER MIEUX
AVEC OFFICE 365
HORAIRE : 8:30 à 12:00
d’information convoitée dans l’importante base de connaissance que vous avez cumulée dans
OBJECTIFS
Amener le participant à améliorer sa façon de communiquer, travailler et collaborer en utilisant davantage les fonctions d’Office 365.
CONTENU
· Comprendre quand et pourquoi utiliser les applications incontournables d’Office 365 :
· Outlook
· OneDrive pour entreprise
· Groupe Office 365
· Sites d’équipe Skype pour entreprise
· Delve
· Office Oneline
· Comment améliorer vos communications avec Office 365 :
· Comprendre quand et pourquoi utiliser Skype, les courriels ou les échanges sociaux.
· Comment bien utiliser OneDrive, les groupes et les bibliothèques de site d’équipe :
· Créer des dossiers et des documents avec Office Online,
· Partager des documents à l’interne et à l’externe,
· Coéditer et collaborer sur des documents,
· Afficher et gérer les versions,
· Création de bloc-notes OneNote personnel et d’équipe,
· Créer des groupes Office 365,
· Synchroniser OneDrive et les bibliothèques SharePoint sur son poste,
· Faire des recherches efficaces pour trouver vite et facilement,
· Comprendre pourquoi et comment utiliser Delve,
· Introduction aux applications mobiles.
· Les incontournables pour être efficace avec Skype :
· Gérer la présence et les interruptions,
· La messagerie instantanée,
· Les appels et la vidéo,
· Les conférences externes et internes.
· Modifier et gérer ses informations et paramètres personnels.
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ORGANISER SES NOTES ET SES IDÉES AVEC ONENOTE
HORAIRE : 13:00 à 16:30
Microsoft OneNote est un programme qui permet de centraliser pratiquement tous les types
d’informations. Contrairement aux systèmes papier, aux traitements de texte, aux messageries
et aux programmes d’amélioration de la productivité, Microsoft OneNote propose un moyen
souple de rassembler et d’organiser : du texte, des images, des notes manuscrites numérisées
puis des enregistrements audio et vidéo dans un bloc-notes numérique. Son interface, proche
des autres applications Microsoft Office vous facilitera sa prise en main.
OBJECTIFS
Microsoft OneNote est l’outil idéal pour un bureau sans papier.
Il vous aidera :
· Dans l’animation de vos réunions;
· Dans la gestion des projets;
· Dans la gestion des dossiers clients;
· À la prise de notes de façon générale en mode de projet et R&D;
· À la gestion des notes de cours.
CONTENU
· Mise en place pour un bon démarrage;
· Le concept de prise de notes intuitive;
· Gestion des indicateurs et synthèse;
· Gestion des blocs-notes, groupe, section, sous-section, page et sous-page;
· Le partage en équipe des pages de de note;
· Les incontournables pour une prise de note efficace;
· Gestion des notes en mode projet et R&D;
· Gestion des notes de cours;
· Gestion des réunions;
· Gestion des messages téléphoniques;
· Les insertions;
· Les impressions vers OneNote;
· Les recherches;
· Synergie entre Microsoft Outlook et Onenote;
· Personnalisation des canevas.
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DEVENEZ UN TRAVAILLEUR NOMADE ET EFFICACE
AVEC VOS APPLICATIONS MOBILES (iPad, iPhone, Android)
HORAIRE : 8:30 à 12:00
Vous apprendrez comment être plus efficaces quand vous n’êtes pas devant votre ordinateur et
à devenir un travailleur nomade hors pair. Découvrez les avantages d’utiliser les applications
offertes par Microsoft pour gérer vos courriels, calendriers, contacts, notes et documents au lieu
de vous limiter à celles préinstallées sur vos appareils Android, iPhone et iPad. Cette formation
s’adresse à toute personne travaillant avec Outlook, Exchange et/ou Office 365 et qui veut savoir
comment mieux les utiliser sur iPhone, iPad ou son appareil Android.
OBJECTIFS
Découvrir les meilleures pratiques pour mieux gérer vos notes, dompter vos communications,
travailler vos documents efficacement et aussi à éviter les erreurs communes qui vous font
perdre du temps.
CONTENU
· La prise de note rapide et efficace avec OneNote:
·
Gérer des listes, ajouter des photos, scanner des documents.
· Gestion des courriels, du calendrier et des contacts avec l’application Outlook et les autres
applications courantes:
· Cycle de vie du courriel;
· Recherche de courriels et contacts;
· Gestion des pièces jointes;
· Composition rapide des numéros de téléphone;
· Réponses rapides « appelez-moi »;
· Lecture rapide des courriels;
· Gestion et invitation des réunions.
· La gestion des tâches avec les bonnes applications;
· Utilisation et paramétrage d’OneDrive autant personnel que professionnel;
· Pourquoi, quand et comment utiliser les applications Word, Excel et PowerPoint;
· Trucs et astuces avec les meilleures applications pour scanner des documents;
· Trucs et astuces avec Skype, Skype entreprise et Lync.
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À PROPOS D’OTI EXPERTISE
Depuis 2007, notre équipe d’experts a aidé des milliers d’individus et des
centaines d’organisations à améliorer leur efficacité professionnelle et leur
culture de collaboration.
À la fois conseillers et formateurs, nos experts comprennent vos enjeux d'affaires.
Nous collaborons avec vous et nous adaptons nos formules à vos besoins afin
de rendre votre entreprise plus performante. Nous vous apportons conseil et
expertise pour vous faire gagner temps et efficacité dans la réalisation
quotidienne de vos tâches.
Nos spécialistes sauront trouver les solutions pour faciliter votre travail afin
d'atteindre vos objectifs plus rapidement.
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