Compte rendu succincte de la réunion d`information

Compte rendu succincte de la réunion d'information
AAP 133116
"Promouvoir l'état de droit et les droits de l'homme au Cameroun"
Yaoundé , Délégation de l'Union européenne, 11 Juillet 2012
La réunion d'information consistait dans une présentation de l'appel susmentionné lancé dans le
cadre de l'Instrument européen de la démocratie et les droits de l'homme.
La présentation est disponible dans son intégralité sur le site web du présent l'appel.
Points figurant dans la présentation qui ont été spécifiquement soulignés
− L'appel 133116 est un appel dit restreint, c'est-à-dire que les propositions seront soumises à
deux étapes. Dans une première étape seulement la note succincte est soumise (date limite
26 Septembre 2012). Dans une deuxième étape, uniquement les demandeurs ayant obtenu
les meilleurs résultats pour leur notes succinctes sont invités à soumettre une proposition
complète (date limite provisoirement prévue pour fin Novembre mais flexible en fonction du
nombre total des propositions à évaluer).
− Il est important que les partenariats formulent leur proposition conjointement et qu'ils fixent
entre eux déjà dans le processus de la formulation la distribution des tâches ainsi que
l'allocation des financements aux activités respectives et les modalités de leur gestion.
− Attention à l'heure limite de soumission – elle est tout autant importante que la date limite
de soumission. Les propositions reçues après la date ou l'heure limite de l'appel ne seront
pas prise en considération.
− Les notes succinctes (première étape) des candidats non-inscrits sur PADOR ne seront pas
considérées.
− Les demandes complètes (deuxième étape) des demandeurs dont les partenaires ne sont pas
inscrits sur PADOR ne seront pas considérées.
Points ne pas figurant explicitement dans la présentation mais qui ont été abordés
− En fonction du calendrier indiqué dans les lignes directrices de l'appel à propositions, des
demandes de clarification peuvent être envoyées à l'adresse e-mail indiquée dans les lignes
directrices de l'appel à propositions. Les réponses aux questions d'un intérêt général seront
ensuite publiées sur le site de l'appel et accessibles pour tout intéressé.
− Dans la rédaction du budget il est important de lire les notes de bas de page du modèle de
budget;
− Dans la rédaction du budget, il est important de ventiler les actions sur les lignes et
rubriques prévues. Ainsi les frais pour une conférence, à moins que celle-ci soit entièrement
sous-traitée (note de bas de page N°9 du budget), se ventileront probablement sur les
rubriques "ressources humaines" et "équipement et fournitures" (à justifier à posteriori par
exemple par facture pour la location des équipements ou d'une salle, par décharges de per
diem, par contrats d'emploi et décharges des experts etc.). Le principe du budget est donc
qu'il affiche les dépenses dans la même logique dans laquelle ils seront justifiés par des
pièces comptables. C'est aussi pour cela que des montants forfaitaires, sauf certaines
exceptions ou les montants ne peuvent pas être ventilés en unités, ne sont pas acceptés.
− Les intitulés des lignes budgétaires doivent être explicités afin qu'on puisse les relier
clairement aux activités.
− La lisibilité des activités proposées dans la ventilation budgétaire et le ratio entre cout et
résultats attendus sont des critères importants pour l'évaluation de la proposition complète.
Questions d'un intérêt général posées et réponses données:
Question et réponse 1 :
De combien le budget total de l'action proposée peut il changer entre la soumission de la note
succincte et la soumission de la proposition complète?
− Voir la liste des contrôles pour la soumission des demandes complètes dans le formulaire de
demande à remplir par les demandeurs: La contribution demandée ne peut pas être modifiée
de plus de 20 % par rapport au montant demandé dans la note succincte de présentation.
Question et réponse 2 :
Qu'est-ce qui est la différence entre partenaire et associé? Qu'est-ce qui est la définition d'un
partenaire?
− Voir lignes directrices de l'appel à proposition au point 2.1.2 sur les partenaires: Les
partenaires des demandeurs participent à la définition et à la mise en œuvre de l’action, et
les coûts qu’ils encourent sont éligibles au même titre que ceux encourus par le bénéficiaire
de la subvention.
− Se référer aussi aux lignes directrices de l'appel à propositions au point 2 "Règles
applicables au présent appel à propositions" pour des définitions d'autres acteurs impliqués à
l'action.
Question et réponse 3 :
Compte tenu qu'il y a un chevauchement entre les champs d'intervention des deux lots, pourrait une
action intervenir sur les deux lots en même temps?
− Un demandeur ne peut soumettre qu'une seule demande dans le cadre du présent appel à
propositions. La pertinence de l'action proposée en vue des objectifs fixés pour le lot pour
lequel la demande est soumise est un critère déterminant lors de l'évaluation des
propositions.
Question et réponse 4 :
Une intervention visant la promotion des droits sociaux et économiques, serait-elle pertinente?
− La pertinence d'une proposition en vue des objectifs par lot respectif sera évaluée par le
Comité d'évaluation lors du processus d'évaluation des notes succinctes. Il convient au
demandeur de bien lire les objectifs du lot pour lequel envisage de soumettre une
proposition.
Question et réponse 5 :
Quel doit être le ratio d'allocation entre partenaire et demandeur dans le budget de l'action?
− L'allocation des financements entre les partenaires doit se faire en fonction des
responsabilités pour la mise en œuvre des activités et la prise en charge des dépenses y
associés. Il n'a pas des montants ou taux minimaux ou maximaux d'allocation des fonds
entre demandeur et partenaire(s). Le demandeur et responsable vis-à-vis l'autorité
contractante pour la bonne gestion de tous les fonds et assure la bonne gestion des fonds
allouer aux activités mises en œuvre par un partenaire au même titre qu'il est responsable de
la bonne gestion des fonds qu'il gère directement.
Question et réponse 6 :
Les lignes directrices disposent que le lieu de l'action sera le Cameroun. Est-ce qu'une action
proposée doit couvrir tout le territoire du Cameroun ou est-ce qu'elle peut aussi bénéficier par
exemple qu'une seule région ou un seul département?
− Concernant la zone d'intervention la seule condition est que ce soit au Cameroun. Le choix
du lieu de l'action peut cependant être considéré par le comité d'évaluation en vue des
critères de la pertinence de l'action aux besoins du pays ou de(s) régions, de la faisabilité de
l'action, du potentiel pour un impacte tangible de l'action, et du ratio entre coûts et résultats
(voir grilles d'évaluation repris dans les lignes directrices à l'appel).
Question et réponse 8 :
Comment peut un demandeur s'assurer de la complémentarité de son action avec d'autres actions de
l'UE au Cameroun?
− Bien qu'il y ait un certain nombre d'informations sur les projets de l'Union européenne au
Cameroun sur le site de la Délégation de l'Union européenne, la question de la
complémentarité est d'abord une question de connaissance de terrain et des acteurs. Il ne
s'agit donc pas uniquement de la complémentarité avec les actions de l'Union européenne
mais plus largement d'un souci d'identifier les synergies entre acteurs, de capitaliser sur ces
dernières, et d'éviter le double emploi de ressources.
Question et réponse 9 :
Concernant les informations à télécharger sur PADOR, quel format doit avoir le rapport d'audit?
− Aucun format particulier n'est demandé.
Question et réponse 10 :
Que doit faire une organisation qui n'a pas encore eu un audit?
− Une organisation qui n'a pas encore eu un audit ne pourra pas le télécharger sur PADOR.
Concernant le téléchargement d'un rapport d'audit sur CRIS, il ne s'agit pas d'un critère
d'exclusion. Cependant, dans l'absence d'un rapport d'audit, la Délégation européenne peut
demander des informations et éventuellement une documentation supplémentaire sur les
états financiers d'une organisation et sa bonne gestion financière.
Question et réponse 11 :
Sera-t-il obligatoire de télécharger les Etats financiers de 2012 sur PADOR ou est-il suffisant de
télécharger les états financiers de 2011?
− PADOR demande que les derniers Etats financiers disponibles soient téléchargés. Au
moment de la vérification de l'éligibilité d'une organisation avant une contractualisation
éventuelle, il est possible que l'autorité contractante, en fonction du temps passé, demande le
téléchargement des informations actualisées.
Question et réponse 12 :
Que faire si une organisation perd son mot de passe PADOR?
− Vérifier si sur le site de PADOR un nouveau mot de passe peut être généré automatiquement
(envoi automatique à l'adresse mail indiquée à l'inscription). Sinon, écrire au PADOR
helpdesk.