annexe au contrat de service d`externalisation de données des

ANNEXE AU CONTRAT DE SERVICE
D’EXTERNALISATION DE DONNÉES DES NOTAIRES
Préparé et sous la responsabilité du Secrétariat de l’Ordre
Approuvé le : 20 février 2014 à la séance du Comité exécutif
Mis à jour le :
Par : Catherine Bolduc, Secrétaire adjoint de l’Ordre
Chambre des notaires du Québec
Annexe au contrat de service d’externalisation de données des notaires
Le contenu de cette annexe doit faire partie du Contrat de service conclu entre le Fournisseur et
chaque Notaire avec qui il fait affaire, à défaut de quoi ce Contrat est réputé inexistant. Les
dispositions de cette annexe doivent être signées par le Fournisseur et le Notaire et elles ont
préséance sur toute disposition contraire ou inconciliable du Contrat de service.
1.
Définitions
1.1
« Ayant droit »
signifie un liquidateur, un représentant, un successible, de même que toute personne
ayant le pouvoir d’exercer un droit sur les données en vertu du Code des professions,
de la Loi sur le notariat applicable et des règlements qui en découlent.
1.2
« Contrat » ou « Contrat de service »
signifie un contrat de Service conclu entre un Fournisseur et un Notaire.
1.3
« Directive de sécurité »
signifie la plus récente Directive de sécurité - Fournisseurs de service d’externalisation
de données des notaires adoptée par la Chambre des notaires du Québec concernant
les Services.
1.4
« Données »
signifie des données externalisées, peu importe leur nature, transmises par un Notaire,
de quelque manière qu’il soit et sur quelque support que ce soit. À titre d’exemple, il peut
s’agir de renseignements confidentiels, de renseignements personnels au sens des lois
applicables en l’espèce, d’informations de clients, de courriels, de contrats ou
d’ébauches d’avis juridiques. Les données appartiennent au Notaire.
1.5
« Fournisseur »
signifie une entreprise externe, incluant ses sous-traitants, qui offre le Service et qui est
autorisé par la Chambre des notaires.
1.6
« Loi »
signifie toute loi applicable dans la province de Québec régissant les activités de la
Chambre des notaires du Québec, le notaire ou ses activités, notamment le Code des
professions, la Loi sur le notariat applicable et les règlements qui en découlent, les lois
applicables aux renseignements personnels et au secret professionnel.
1.7
« Notaire »
signifie la personne titulaire d’un permis d’exercice délivré par la Chambre des notaires
du Québec, excluant la société au sein de laquelle un notaire exerce ses activités
professionnelles.
1.8
« Service »
signifie un Service d’externalisation tel que défini à la Directive de sécurité et offert par le
Fournisseur au Notaire. Ce service consiste en: [définir le Service offert par le
Fournisseur tel que décrit dans l’Entente entre le Fournisseur et la Chambre des
notaires.]
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2.
Annexe au contrat de service d’externalisation de données des notaires
Engagements et consentements du Fournisseur
Prestation du service. Le Fournisseur s’engage :
-
-
-
à exécuter le Service conformément à la plus récente Directive de sécurité adoptée à cet
effet par la Chambre des notaires du Québec en vigueur durant la prestation du Service
et en respectant les engagements pris auprès de la Chambre des notaires du Québec
concernant la prestation du Service, de même que ceux décrits ci-après;
à maintenir le Service de façon continue et ininterrompue pendant toute la durée du
Contrat. Si le Service devait être interrompu durant les heures normales de bureau du
Notaire pour des raisons qui sont hors du contrôle du Fournisseur, ce dernier devra faire
en sorte que le Service soit rétabli au plus tard quatre (4) heures consécutives non
entrecoupées d’un jour de congé, à compter de l’interruption;
à rendre disponible au Notaire, sur simple demande verbale de sa part ou de l’initiative
du Fournisseur, un service de soutien technique et tout autre service connexe permettant
d’assurer le maintien des opérations professionnelles du notaire.
Accessibilité aux Données. Le Fournisseur s’engage à rendre les Données accessibles en
tout temps à moins de force majeure, au Notaire ou aux Ayants droit, sur simple demande
verbale de l’intéressé. L’accès aux Données se fera en mode lecture exclusivement à partir d’un
lieu commode pour le Notaire ou l’Ayant droit situé dans la province de Québec et pendant les
heures normales d’affaires du demandeur d’accès.
Remise des Données. Le Fournisseur s’engage à remettre les Données de la manière, aux
personnes et selon les paramètres ci-après décrits, dans les quinze (15) jours de la demande :
-
-
au Notaire ou aux Ayants droit, selon le cas, lors de la résiliation du Contrat, sur simple
demande;
au nouveau fournisseur désigné par le Notaire ou par les Ayants droit lors de la
résiliation du Contrat, sur simple demande et, dans le cas des Ayants droit, sur
justification de leur titre;
au nouveau Fournisseur désigné par la Chambre des notaires du Québec sur demande
de son Secrétaire;
à toute personne autorisée par la Loi à recevoir les Données en vertu des lois et
règlements qui régissent la profession notariale, notamment au syndic de la Chambre
des notaires du Québec, sur simple demande.
Lorsque la remise des Données est conséquente à la fin du Contrat, le Fournisseur s’engage,
sans compensation, ni indemnité :
-
à remettre, dans le délai précité, tous les outils de validation du Notaire sans pouvoir en
conserver de copie;
à détruire toutes les Données du Notaire au plus tard six (6) mois de la date de fin du
Contrat.
Motifs de résiliation. Outre les autres motifs prévus au Contrat conclu avec le Notaire, le
Fournisseur convient que les situations suivantes entraînent la résiliation du Contrat conclu avec
le Notaire à compter du moment où une de ces situations lui est communiquée :
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-
Annexe au contrat de service d’externalisation de données des notaires
la résiliation de l’Entente de service d’externalisation de données des notaires entre le
Fournisseur et la Chambre des notaires du Québec;
un avis de la part de la Chambre des notaires du Québec à l’effet que l’application d’une
mesure adoptée par la Chambre des notaires du Québec va à l’encontre d’une
disposition du Contrat ou de l’esprit du Contrat.
Confidentialité de l’information. Le Fournisseur s’engage à :
-
-
-
ce que ni lui, ses employés, agents, sous-traitants, représentants ou dirigeants n’utilisent
ou ne divulguent une information qui, au sens de la Loi, pourrait être considérée comme
étant confidentielle à l’égard du Notaire sans y être dûment et expressément autorisé par
ce dernier. À cet effet, information comprend en plus, les renseignements, données,
analyses ou résultats inclus dans les rapports réalisés en application de toute entente
conclue par le Fournisseur et, généralement, tout ce dont l’une de ces personnes aurait
eu connaissance dans l’exécution de ce Contrat;
ce que ni lui, ses employés, agents, sous-traitants, représentants ou dirigeants n’utilisent
ou ne divulguent l’information sauf aux personnes ou aux Ayants droit que la Loi ou le
Notaire autorise;
respecter la loi applicable au Québec relativement à tout renseignement personnel
contenu dans l’information.
Le Fournisseur se porte garant du non-respect de tout engagement le concernant par ses
employés, agents, sous-traitants, représentants ou dirigeants et consent à assumer l’entière
responsabilité de tout dommage pouvant découler du non-respect du caractère confidentiel de
l’information en sa possession par ces personnes.
3.
Engagements du Notaire
Le Notaire s’engage :
-
-
à respecter les motifs de résiliation reliés à la fin de l’entente entre la Chambre des
notaires du Québec et le Fournisseur;
à s’assurer de l’intégrité des Données qui lui sont remises par le Fournisseur en vertu
des dispositions du paragraphe Remise des Données ci-dessus, à l’intérieur du délai de
vérification convenu avec le Fournisseur;
à libérer le Fournisseur de toute responsabilité reliée à la perte ou à tout dommage
résultant de Données manquantes et non soulevées à l’expiration du délai convenu. À
défaut d’entente, le Fournisseur est réputé libéré de toute responsabilité si le Notaire
omet de répondre à une demande écrite de vérification d’intégrité du Fournisseur à
l’expiration d’un délai de cinq (5) jours ouvrables à compter de cette demande.
Modifications au Contrat. Le Fournisseur s’engage à modifier le Contrat pour y intégrer toute
modification apportée à l’Entente de service d’externalisation de données des notaires conclue
avec la Chambre des notaires du Québec touchant un des éléments contenus à la présente
annexe, dans les quatre-vingt-dix (90) jours de telle modification.
Entrée en vigueur. La présente annexe entre en vigueur à la plus tardive de la date de la
clôture du Contrat ou à la date de signature d’une entente conclue entre le Fournisseur et la
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Chambre des notaires du Québec autorisant le Fournisseur à conclure ce Contrat de service.
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