Se vider le cerveau • Penser « flux » plutôt que

La gestion du temps est révolue !... Plutôt que de gérer son temps, qu’il ne peut maîtriser, le Ninja se gère lui-même
—il gère sa concentration, son énergie, ses actions, ses habitudes, ses choix, et sa motivation. En parcourant les 9
qualités du Ninja, vous prendrez conscience d’habitudes et de routines improductives, et découvrirez des tactiques
débouchant sur des comportements productifs. En réfléchissant comme un Ninja, vous pourrez repenser la façon dont
vous abordez votre travail. Enfin, en changeant de regard sur votre travail, vous pourrez y insuffler une dynamique de
plaisir et de décontraction.
Beaucoup de gens se sentent accablés par toutes les informations et les distractions qu’ils rencontrent au travail comme
à la maison. Serein, le Ninja est compétent et intraitable face à son adversaire : la surcharge d’informations. Le Ninja
opère avec calme et clarté.
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Se vider le cerveau
La surcharge d’informations entrave la productivité. Le cerveau est utile pour « générer des idées plutôt que les
stocker » – David Allen, S’organiser pour réussir.

Penser « flux » plutôt que « liste »
Aborder son temps comme une « liste » de choses à faire démoralise. Imaginez plutôt : une pile interminable de
travail qui ne diminue jamais. Aborder son temps comme un « flux » conduit à de meilleurs questions, notamment :
« Que faire maintenant ? »
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Aspirer à la fabrique de gâteaux
Ne vous est-il jamais arrivé de vouloir, ne serait-ce que quelques instants, un travail aussi simple que de mettre des
décorations sur un gâteau? Le travail du professionnel du savoir (celui que nous faisons) n’est pas tout-à-fait pareil,
bien sûr, mais le Ninja se demande comment simplifier ce qu’il fait, en préservant les meilleurs côtés de la « fabrique
de gâteaux ».
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A la fois « patron » et « ouvrier »
Notre concentration faiblit lorsqu’on jongle entre le fait de « donner des ordres », et de les « exécuter ». Pour
contrecarrer cette tendance, faites le point à intervalles réguliers, en distinguant les temps où vous êtes dans la
« tour de contrôle » de ceux où vous êtes dans la « cabine du pilote ». En d’autres termes, distinguez les temps de
réflexion et d’action.
Le Ninja est intraitable de différentes façons—quand il s’engage à faire quelque chose, quand il donne honnêtement
son avis sur ce qui lui paraît réalisable, ou encore quand il écarte des distractions. Il veille sur son attention, malgré son
environnement de travail.

Garder des attentes réalistes
Comme vous le savez, on ne peut pas tout faire. Peut-être qu’on le pouvait jadis, mais les temps on changé.
Apprenons plutôt à faire de bons choix pour déterminer où investir nos facultés et notre énergie, afin d’obtenir
des résultats.
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Les « pois » de Pareto
Accentuez ce qui marche déjà, supprimez le reste, ou transformez-le. Il n’est pas déplacé de dire « non », pourvu
qu’on sache pourquoi. Concentrez-vous sur le 20% qui produit le 80% de résultats (http://is.gd/yzohkD). Simplifiez,
automatisez, externalisez.
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Protéger son attention
L’attention est semblable à de la porcelaine de Limoges : c’est une chose à la fois précieuse et cassable. Que pourriezvous faire pour éviter que votre attention se brise ? Que pourriez-vous faire pour augmenter votre attention et votre
concentration?
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Connaître son ennemi
Il y a toujours un risque d’être distrait (par soi-même ou par autrui), même devant une tâche facile à réaliser. Combien
de temps perd-t-on à retrouver sa concentration et son attention ?
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Désactiver les notifications
Faites taire les notifications… Le genre « vous avez un nouveau message » sur votre ordinateur ou votre portable.
Vous le saviez sans doute déjà : c’est possible (et permis) ! L’inconvénient des notifications, c’est qu’on s’y attache,
et qu’on y résiste difficilement.
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Faire respecter son « sanctuaire »
Signalez que vous ne souhaitez pas être dérangé. Coupez votre portable. Marquez « occupé » sur les calendriers
partagés. Si vous faites du télétravail, indiquez quand vous travaillez et quand vous êtes « chez vous ».
Quoique déjà compétent, le Ninja découvre de nouveaux outils pour être plus efficace. Il complète son « armurerie »
personnelle avec des outils adaptés. Si l’un d’eux marche bien, il résiste à la tentation de l’échanger contre n’importe
quel nouveau gadget.

Le « second cerveau » du Ninja
Utilisez un système pour stocker des idées, des actions, des tâches. Si vous n’optez pas pour un outil numérique, un
tableur ou un bloc-notes feront aussi l’affaire.
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Evacuer de vos pensées le superflu
Il est plus facile de planifier et d’agir si l’on parvient à garder une vision d’ensemble. Plutôt que d’être absorbé par
du superflu, ou que de garder une alerte en tête, laissez un système le faire pour vous.

Vous recevez trop d’emails
Apprenez à utilisez des règles, des filtres et des dossiers pour trier vos emails. Regardez moins les emails peu
importants, et concentrez-vous sur les messages qui en valent vraiment la peine.

Ne vous laissez pas absorber par vos emails
Plutôt que de les vérifier sans arrêt, traitez-les par lots —puis revenez à votre travail. Comme le dit Merlin Mann
(à qui l’on doit l’expression « Boîte de réception à zéro » « Cessez de prendre des commandes, et allez préparer les burgers ! »

Videz la boîte de réception
« Ne gardez dans votre boîte de réception que les messages que vous n’avez pas encore lus ! » (Merlin Mann). Il y a
alors trois options : supprimer l’email ou l’archiver ; le déplacer dans un dossier « action/réponse requise », ou « à
lire », ou encore « en attente », etc.

Tirez-en l’essentiel
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Lorsque vous traitez vos emails, tirez-en aussitôt l’essentiel. Traduisez-les sans attendre en actions, en rendez-vous
ou en rappels sur votre calendrier, téléchargez les pièces jointes, etc. Ce qui en reste peut-être archivé ou supprimé.

La boîte de réception n’est pas une liste de choses à faire
Pourtant, c’est ainsi que beaucoup l’utilisent ! Grâce à un outil sur-mesure, on évite d’être distrait par une boîte de
réception toujours ouverte.
Parfois, un Ninja emploie d’anciennes techniques de camouflage pour se rendre invisible, et ainsi améliorer sa
performance. Trouver l’équilibre entre « être disponible » et « s’isoler » est délicat, surtout quand ont est manager, et
qu’on ne peut pas se « dissimuler » longtemps. Ceci permet pourtant au Ninja de donner le meilleur de lui-même et de
réaliser ce qu’on attend de lui.

Disparaître (provisoirement) des écrans radar
Si le travail en équipe motive, il distrait aussi. Parfois, se rendre moins disponible est la meilleure chose à faire.
Travaillez à domicile, au café ou dans un parc, ou changez de bureau avec un collègue d’un autre étage.

Déconnectez-vous !
Ne restez en ligne que pour les tâches qui l’exigent (communication, recherche sur internet, etc.). Sinon déconnectezvous, d’autant plus si vous avez besoin d’être créatif !

Ne vous connectez pas tout-de-suite
Ne vous jetez pas sur le courrier électronique en début de journée, sinon il pourrait vous happer. Planifiez d’abord
votre journée, par exemple grâce aux 3 TIM (Tâches d’Importance Majeure, http://is.gd/raE278). Ensuite, au besoin,
ajustez vos priorités.
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Traitez vos emails quand vous avez décidé de le faire
Plutôt que de répondre aux emails au fil de l’eau, accordez-y entre 5’ et 10’ au début de chaque heure, par exemple.
Alternativement, consacrez-y 20 minutes, et ce 3x ou 4x par jour. Traitez vos emails par lots, en gardant du temps
entre ces lots pour faire d’autres tâches.
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Prendre rendez-vous avec soi-même
Notez dans votre agenda non seulement vos rendez-vous ou vos délais, mais aussi vos tranches de « vrai travail ».
Réservez bien à l’avance des tranches horaires pour vos propres activités, en particulier celles récurrentes, dans les
mois, les semaines ou les jours à venir.
Pour atteindre des résultats, le Ninja ose s’écarter des sentiers battus. Ne craignez pas de tout remettre en question. Ne
restez pas bloqués —osez bousculer l’existant, testez, innovez. Trouvez l’inspiration dans des lieux inhabituels. Le Ninja
ose s’y prendre différemment !

Trouvez l’inspiration ailleurs
Cherchez des perspectives et des idées hors de votre propre champ. Demandez-vous : comment un révolutionnaire,
un parent, un artiste, un designer ou un entrepreneur aborderait-il ce problème ? Quelles « règles » apparentes estil pertinent de transgresser ?
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Osez bousculer et tester
Faites bouger les choses. Osez bousculer les attentes d’autrui. Tentez des approches astucieuses. Graham Allcott, un
maître-Ninja, mène une série d’expérimentations sur le thème de la « productivité extrême » pour explorer ce qui
marche (ou pas). (http://is.gd/1LFybr).
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Surprenez-vous à travailler !
Devant une tâche rébarbative, inspirez-vous de techniques comme « Avalez la grenouille » (http://is.gd/K3yhSA), « Le
moment de force » (http://is.gd/byfzFn) ou « Le moment de culpabilité » (http://is.gd/evU1iB).
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Faites de votre travail un jeu !
Tout le monde aime jouer. Les jeux motivent et nous mettent en mouvement ! Que faire pour transformer en « jeu »
certains aspects de votre travail (des activités individuelles ou en équipe) ? (http://is.gd/RkgnW8).
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Travaillez par lots
Travaillez par étapes, comme dans un projet. Quand une étape est réalisée, faites une pause et accordez-vous une
récompense. Pensez à la technique de la « pomme de terre » (http://is.gd/gDTTZs).
Agile, le Ninja s’adapte rapidement. Il ne laisse pas dicter sa conduite par les circonstances. Quand un plan marche, il s’y
tient. Mais face à l’inattendu, il se rassemble, traite la situation, et s’adapte.

Pompiers…
Le travail peut être imprévisible. Il y a des jours où rien ne se passe, et d’autres qui nous prennent à l’improviste.
C’est pour donner alors le meilleur d’eux-mêmes, au cœur de la bataille, que les Ninjas s’entraînent dur le reste
du temps.
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La règle des 2 minutes
Si un email ou une tâche requiert une action qui peut être réalisée en 2 minutes (par exemple une réponse de 2
lignes, transmettre un email à un collègue, envoyer un fichier, etc.) faites-le sur-le-champ. Garder brèves vos listes
de choses à faire.
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Le contexte est roi
Organisez votre emploi du temps en fonction du contexte. Considérez par exemple votre destination ou vos besoins
en matériel. Vous resterez ainsi productifs même si internet tombe en panne, ou même si vous êtes limités en raison
d’un déplacement, etc.
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Une chose après l’autre
C’est un point controversé… plutôt que de faire du « multitâches », il paraît meilleur de faire une tâche, puis une
autre, et ainsi de suite.
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Faire des lots
Faites ensemble les tâches qui se ressemblent, qui demandent de mêmes facultés ou un même état d’esprit. Par
exemple, émettez vos factures le vendredi. Quand c’est possible, réalisez ces lots grâce à la technologie —un
agrégateur RSS permettra par exemple de vérifier l’activité de plusieurs sites simultanément, etc.
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Introduire de la variété dans vos journées
Introduire de la variété dans votre journée vous aidera à maintenir du punch et à prévenir la fatigue. Sélectionnez
les tâches à réaliser en fonction de votre énergie et de votre humeur. Il y a un temps pour être créatif, et un temps
pour « faire le ménage ».
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Un Ninja prend du recul aussi bien sur ce qu’il fait, que sur ses façons de le faire. Il passe ainsi en revue ses systèmes,
ses outils, ses habitudes et ses choix. Pour tirer le meilleur de son labeur, il gère durablement son énergie, sa
concentration et sa motivation.
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Connais-toi toi-même
Identifiez ce qui atténue votre productivité. Connaissez vos faiblesses. Pour les composer, adaptez votre
environnement de travail, votre style et vos systèmes de travail.
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Cerveau reptilien
Alors que ce dernier tente de nous éviter les situations périlleuses, celui-ci induit aussi des peurs, de la résistance au
changement, et de la procrastination. Pour y faire face, le Ninja fait preuve de courage !
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Transformer les mauvaises habitudes
Pour ceux qui font du télétravail : commencez votre journée comme autrefois, lorsque vous preniez le métro pour
aller au travail : levez-vous, (faites du sport ?), petit-déjeunez, prenez votre douche, etc., et ensuite mettez-vous au
travail. Faute de quoi vous serez encore en pyjama à midi.
Se préparer et connaître sa stratégie permet de remporter des batailles, plutôt que de « combattre des incendies » dans
l’urgence. Réalisez votre emploi du temps dans les meilleures conditions grâce à des outils, des habitudes et
des routines.
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Proactif, plutôt que réactif
Ne vous cantonnez pas dans le rôle du pompier. Prenez de la distance par rapport au sentiment d’être emporté par
le torrent quotidien des activités. « Oulà, comment cette journée a-t-elle pu passer si vite ? », ou « Qu’ai-je
réellement accompli aujourd’hui ? »

Installez un échafaudage
En considérant vos tâches récurrentes, structurez votre semaine, votre mois et votre trimestre. Agendez-les et
traitez-les comme vos réunions (qu’on ne peut pas déplacer).
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Point hebdomadaire
Evitez d’être trop occupé pour faire le point ! Au contraire, passez en revue ce que vous faites une fois par semaine
(grâce à une « check-list »). Cette pratique est au cœur de votre approche de Ninja —vous en récolterez maintes fois
les fruits.

Le repos du lion
Etre prêt n’est pas seulement une question de planification et d’organisation, mais aussi de repos. En augmentant
ses heures de travail, on finit par faire baisser ses capacités. Pour en savoir plus : http://is.gd/MHV0ZG.
Le Ninja n’est pas un super-héros. Il ne s’agit pas d’être parfait, mais d’optimiser nos forces, en accueillant ce que nos
erreurs peuvent nous apprendre. Il reconnaît ses limites. Contrairement à une idée reçue, l’approche la plus productive
est parfois celle qui consiste à s’arrêter pour se ressourcer.

Dressez une liste des choses réalisées
Rappelez-vous ce qui est déjà fait, plutôt que ce qui reste à faire. Vous aurez ainsi le sentiment d’avancer. Garder
en mémoire vos accomplissements vous aidera aussi à planifier l’avenir.

Faites le plein, entretenez-vous
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L’attention, la concentration et la créativité sont des activités cérébrales prenantes. Comme votre corps, votre
cerveau a besoin qu’on s’occupe de lui ! Pensez à manger, à prendre l’air, à faire du sport, à vous divertir, etc.

Simplement humain

Faites des pauses durant la journée (le déjeuner n’est pas pour les faibles). Vous risquez de perdre votre temps en
travaillant tard le soir ou le week-end —pensez à la loi des rendements décroissants. Récupérez et, une fois reposé,
reprenez votre travail le lendemain.
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Reposez votre cerveau, renouvelez votre motivation
Seriez-vous trop connecté ? Essayez des week-ends sans écrans (http://is.gd/yp6N33), voire une habitation sans TV.
Faites un loisir, jouez avec vos enfants, nourrissez vos poules, apprenez à jouer du piano – bref, tout ce qui vous
permet d’arrêter entièrement de penser au travail.
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Sachez vous arrêter réellement
Si vous faites du télétravail, créez des séparations réelles ou psychologiques entre votre travail et ce qui relève de
votre vie privée. Utilisez par exemple différents ordinateurs (ou différents logins). Imaginez dans votre tête votre
déplacement entre le bureau et la maison, etc. Et arrêtez-vous.

Fermez boutique
Aussi longtemps que vous osez. Je suis sérieux ! Si vous redoutez que le monde s’arrête, je vous rassure : vous ne
courez aucun risque. Le repos est bénéfique, voir pour cela : http://is.gd/1YiX9w
Parmi les 9 qualités du Ninja, retenez une recommandation (ou plus) qui aura des retombées sur votre productivité et
sur votre bien-être. Comment allez-vous la mettre en pratique pour qu’elle marche pour vous ? Faites un point
d’avancement après une semaine, deux semaines, un mois, etc. —peut-être avec un collègue qui est dans la même
dynamique. Quelles sont les habitudes qui ont tenu ? Lesquelles vous demandent encore un peu de travail ?
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Achetez le livre
Vous avez reçu un aperçu de l’attitude, des compétences et des techniques du Ninja. Pour aller plus loin, nous vous
recommandons l’ouvrage de Graham Allcott’s « How to be a Productivity Ninja »
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conseils, qui sont délivrés uniquement sur inscription, veuillez remplir le formulaire disponible sur notre site internet :
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Participez à un atelier public
Nous animons des ateliers publics dans différentes villes. Pour plus d’informations sur les lieux, les thèmes et les
dates, veuillez consulter notre site internet : www.thinkproductive.com.
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Faites réaliser un « atelier de productivité » sur votre lieu de travail
Nous vous invitons à nous contacter pour organiser ensemble un atelier sur la productivité. Parmi les sujets
possibles : « Mettre sa boîte de réception à zéro », « Le savoir-vivre du courrier électronique », « Moins de stress,
davantage de succès ». Nous pouvons aussi mettre en place un coaching individuel.
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