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UNE ORGANISATION ET UNE LOGISTIQUE A VOTRE SERVICE
Notre Réseau
L’exceptionnel réseau de distribution de MEDIAPOST permet une diffusion optimale de
vos messages.
-
Près de 180 plateformes organisées autour de 7 régions et de 20 bassins
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Un Hub centralisé de 10000 m*
L'activité Imprimé Adressé (anciennement Publicité Non Adressée) est structurée dans
une logique de réseau autour de deux lignes fonctionnelles fortes : le commerce et la
logistique.
Chaque direction est responsable de la mise en œuvre de la stratégie et de l'image de
MEDIAPOST au sein de sa région.
Elle est également responsable des résultats de sa région au sein de MEDIAPOST. Les
Directeurs régionaux sont les garants de la cohésion sociale et sont responsables de la
qualité des opérations dans leur ressort géographique.
20 bassins sont définis au sein des régions.
Le bassin est le premier niveau de pilotage économique ; il fonctionne en qualité de
centre de profit.
Chaque bassin est dirigé par un Directeur de bassin, responsable de la performance et la
qualité des opérations sur sa zone et de l'atteinte des objectifs économiques et financiers
du bassin.
Les Directeurs de bassin rapportent hiérarchiquement à la région dont ils dépendent.
Nos Moyens Techniques et Logistiques
Toujours plus proche du terrain, MEDIAPOST compte près de 180 plateformes de
distribution implantées partout en France afin d’assurer la couverture du territoire.
Parmi les outils et moyens mis par MEDIAPOST à la disposition de ses distributeurs l’on
peut noter, à titre d’exemple :
-
des tables ergonomiques d’assemblage
des chariots de dépôt
des sacoches
12.375 heures de formations sécurité
Par ailleurs MEDIAPOST dispose d’un Hub national situé à Lognes (77) permettant de
centraliser les documents et de les répartir sur l’ensemble de la France.
MEDIAPOST travaille en permanence sur l’organisation et l’efficacité de ses plateformes :
politiques d’agrandissement, signalétique, industrialisation de la dispersion.
Objectifs : gagner en efficacité et en qualité.
Une organisation logistique structurée
L’organisation logistique est au cœur du métier de distribution de MEDIAPOST.
MEDIAPOST s’appuie sur une organisation et des processus rigoureux, qui vous apportent
un maximum de fiabilité et de qualité de distribution.
Cette organisation repose sur un schéma logistique précis afin de respecter les dates de
livraison.
Notre Hub National – une véritable performance logistique
Depuis mars 2005, MEDIAPOST s’appuie sur un Hub National.
Cette plateforme sert de point de livraison unique des messages publicitaires des clients
pour toute la France. Elle assure des fonctions de centralisation pour une distribution
nationale.
Ce Hub National a pour ambition :
- d’homogénéiser et de sécuriser les schémas de transport
- de rationaliser les coûts
- de standardiser l’activité
Structuré en cinq zones, il a été conçu pour traiter de gros volumes. Avec une surface de
10 000 m2, il gère d’importants flux :
-
zone réception :
300 palettes / jour
zone production :
250 palettes / jour
zone pré expédition :
400 palettes / jour
zone expédition :
1 000 palettes / jour
zone stockage :
2 000 emplacements
rotations de camions entrées / sorties :
60 semi-remorques par jour sur 17 portes à quai
Notre système d’information
Dès validation du devis par la Zone de Distribution, les caractéristiques de votre
distribution sont saisies dans notre système d’information par votre
interlocuteur du Groupe La Poste.
Ce système d’information se compose :
• d’un site central situé dans les locaux de MEDIAPOST, abritant une base nationale.
Ce site comprend un serveur de gestion et un serveur de production
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• de postes de travail pour chaque équipe de vente de LA POSTE
• d’ordinateurs en réseau connectés à l’Intranet de LA POSTE pour l’ensemble des
utilisateurs intervenant dans l’exécution des contrats (connexions personnalisées et
sécurisées).
La zone à distribuer est sélectionnée
par l’acteur commercial …
Les éléments sont intégrés dans un plan de
distribution en logistique
Les plateformes de distribution
Au sein du Zone de Distribution la diffusion de vos imprimés est confiée à la plateforme
de distribution.
Chaque plateforme est composée d’un Responsable de plateforme, un Chef d'équipe, 1
ou 2 magasiniers et des distributeurs.
Les opérations de distributions seront organisées, pilotées et contrôlées par les
personnels d’encadrement des plateformes.
L’organisation de la distribution
Une feuille de route est remise à chaque distributeur pour les aider à organiser leur
distribution.
MEDIAPOST met en place un itinéraire sur toutes les Unités Géographiques. Cet outil
est indispensable pour une bonne diffusion de vos imprimés par nos distributeurs.
Les itinéraires permettent de :
-
Diminuer le temps de prise en main d’une nouvelle Unité Géographique
Faciliter l’intégration des nouveaux distributeurs
Donner une meilleure connaissance de la zone à desservir
Réduire la pénibilité, en optimisant la charge, (quantité d’emport)
Intégrer de nouveaux produits (distribution sur liste)
L’itinéraire est un parcours optimisé, permettant de passer devant toutes les boîtes aux
lettres distribuables d’une Unité Géographique.
L’itinéraire fait intervenir des notions comme
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Le tronçon de voie : portion de voie se trouvant entre deux intersections
La façade :
le côté d’un tronçon
La boucle de distribution :
Le principe général de construction de l’itinéraire est celui de la
distribution en marguerite: un point central, à partir duquel la
distribution se fait sous forme de boucle partant de ce point et y
revenant)
Le point de départ de distribution
Le point de départ est l’endroit d’où le distributeur peut démarrer la
distribution d’un certain nombre de boucles de son itinéraire
Le point de départ de distribution
Commune
BRON
N° UG
001
3
Saint Louis \
Poulletier
POINT DE DEPART
4
Boucle N° 1
Nbre
Adres
ses
Nb
total
Bal
Bal
HI
2
8
Bal
HC
1
7
5
6
Point de départ de la
boucle
Les itinéraires sont créés automatiquement par un programme informatique.
Ce programme tient compte
- de la répartition des boites aux lettres sur l’UG
- de la capacité d’emport (nombre de Boites Aux Lettres = nombre de poignées
distribuables)
- des difficultés de stationnement.
Néanmoins tous les cas particuliers ne sont pas connus du programme.
Il est indispensable que chaque itinéraire soit ajusté à chaque fois qu’une modification
intervient (nouvelle(s) construction(s), entrées inaccessibles etc…).
Les informations sont transmises par le distributeur à son Chef d’Equipe lors du retour
sur la plateforme.
Après vérification l’itinéraire du distributeur est modifié.
Le Déroulement de la Prestation
La prestation proposée comprend l’ensemble des opérations nécessaires au déroulé d’une
distribution fiable, dans les délais, sur la zone de couverture prévue.
Toutes les étapes, de l’étude préalable de la zone au bilan d’opération sont décrites cidessous.
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L’étude préalable à la distribution
Une mise à jour complète de notre Base à l’Adresse est effectuée tous les 6 mois.
Elle intègre les nouvelles constructions, terminées et habitées, les éventuelles
démolitions, les entrées d’habitats collectifs nouvellement inaccessibles (ou les
réouvertures s’il y a lieu) et la mise en place (ou retrait) de nouveaux « stop pub »
Pour chacune de vos opérations, un état du nombre de boîtes aux lettres accessibles,
incluant ou non les « stop pubs » en fonction de la solution que vous aurez choisie, vous
sera fourni.
Ces informations vous permettront d’ajuster au mieux le nombre de documents
à imprimer et à transporter pour ainsi optimiser votre budget d’impression, en
limitant la déperdition de messages.
La préparation de la distribution
Les caractéristiques de votre campagne de communication (dates, quantités, zones
géographiques) sont communiquées à MEDIAPOST via notre système d’information dédié
afin d’organiser et de planifier votre distribution.
Afin d’assurer une qualité optimale, ces données doivent nous être
communiquées au plus tard le vendredi S-2 avant le début de votre distribution.
Sur les plateformes de distribution, le logiciel dédié à la distribution récupérera ces
informations, planifiera l’opération, calculera au mieux les tournées des distributeurs et
éditera les Feuilles de route.
La réception et la répartition des documents
Les documents de communication ne peuvent être livrés en vrac. Afin de faciliter les
travaux de répartition, il est important que les liasses soient homogènes et résistantes,
en quantités régulières de 10, 20, 50 ou 100 imprimés. Il faudra veiller à la solidité des
palettes qui supportent les imprimés.
Vos documents seront pris en charge sur un seul point : Plateforme d’Albi
Les coordonnées seront transmises à votre imprimeur, ainsi que les horaires et les
contraintes de livraison
Notre plateforme d’Albi vérifie la conformité de la livraison, quantitativement et
qualitativement, puis renseigne dans l’outil spécifique la fiche de réception. Un Etat de
réception des imprimés vous sera alors transmis.
La plateforme de dispersion se charge ensuite de dispatcher et d’acheminer vos
documents vers les plateformes secondaires de la Zone de Distribution
La distribution
Dès 2005, MEDIAPOST a défendu avec force la mise en place de la Convention
Collective Nationale de Branche de la distribution directe qui confère aux
distributeurs un véritable statut social. Son entrée en application permet ainsi une
professionnalisation accrue des métiers de la distribution en boîte aux lettres et favorise
la fidélisation des distributeurs par rapport à leur entreprise.
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MEDIAPOST a été la première entreprise du secteur à mettre en œuvre la
Convention Collective. En s’appuyant sur ses dispositions, MEDIAPOST a vocation à
devenir un véritable partenaire industriel et commercial auprès de ses clients, en
participant à la professionnalisation du métier, en améliorant sa qualité de service ainsi
que l’efficacité du media « Publicité Non Adressée ».
Dans ce cadre, MEDIAPOST a renforcé sa politique de Ressources Humaines et
pris différents engagements vis à vis de ses distributeurs, notamment des
engagements relatifs à la planification du travail. Les distributeurs doivent ainsi
être informés de leur activité à venir la semaine précédant la distribution : les
messages doivent donc arriver sur les plateformes et être affectés aux
distributeurs dans la deuxième partie de la semaine précédant la distribution.
Cette planification, qui permet d’organiser dans les meilleures conditions la répartition
des documents et leur acheminement vers les centres de distribution couvrant le
périmètre à distribuer, contribue également à la sécurité et à la qualité des opérations.
Planning de votre opération de distribution
Semaine S-2
Semaine S-1
Vendredi
avant 12h
Mardi avant
12h
Transmission du
Bon de
commande
Client
La Poste :
- Réception
- Validation
- Saisie
Livraison des
Documents
Imprimeur
Hub
National :
- Réception
- Vérification
- Recondi-tionnement
Semaine S
Semaine S+1
Lundi au
Vendredi
Distribution des
magazines
Mediapost
Mercredi
Bilan de
Distribution
Boîtes
aux
Lettres
Mediapost
Client
Dispatch vers
les platesformes
Platesformes de
distribution
Mediapost :
- Réception
- Répartition
Les Moyens humains
Les effectifs
L’activité de distribution de publicité en boîte aux lettres requiert une main d’œuvre
importante. MEDIAPOST compte au global, tous métiers confondus, 15 000
collaborateurs répartis sur l’ensemble du territoire
Les distributeurs représentent 90% des salariés de MEDIAPOST et constituent une
diversité très forte en terme de parcours professionnels réalisés.
L'entreprise est organisée en réseau. Il existe une forte transversalité, synergie entre les
fonctions en support technique et les fonctions opérationnelles.
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- La filière logistique compte plus de 1 000 collaborateurs
Équipes techniques et d'encadrement sur les plateformes : responsables de
plateformes, chefs d'équipe, magasiniers, manutentionnaires
- La filière commerciale
La force de vente nationale, régionale et locale compte près de 300 collaborateurs
Ces deux filières de métier sont soutenues dans leurs opérations par des
"fonctions support"
Finances, Ressources Humaines, Systèmes d'Informations... représentées au siège,
dans les directions régionales et pour la filière RH, dans les bassins.
-
Des emplois stables
L’activité des distributeurs MEDIAPOST est optimisée par l’application pleine et entière de
la convention collective nationale de Branche de la Distribution (mise en place depuis le
01/07/2005) :
-
Fidélisés, les distributeurs ont une meilleure connaissance du terrain et du métier.
Ils distribuent plus rapidement et sont plus efficaces.
-
Mensualisés, ils sont plus impliqués et responsables de la bonne qualité de leur
distribution. Ils participent plus activement aux projets d’entreprise et notamment
à l’amélioration de la qualité de service.
Des distributeurs compétents
En partenariat avec le Pôle Emploi, MEDIAPOST utilise la Méthode de Recrutement par
simulation qui permet de valider, par des mises en situation, les compétences
recherchées pour exercer un poste. Cette méthode est un dispositif piloté par le Pôle
Emploi.
Les candidats sont invités à réaliser des test d’agilité et de compréhension du métier par
des mises en situation : lire un plan, respecter les consignes de distribution (itinéraires
de distribution, interdiction d’encartage…) et de restituer le travail effectué. MEDIAPOST
s’assure ainsi d’un recrutement fiable et d’une valorisation des compétences de chacun
de ses distributeurs.
Les candidats, ayant réussi ces différentes étapes, sont reçus en entretien individuel pour
valider leur motivation.
Des distributeurs formés
MEDIAPOST développe une politique de formation qui couvre tous les métiers et se
traduit chaque année par un investissement en formation important - plus de 4% de la
masse salariale.
La politique de formation s’inscrit tout particulièrement dans le modèle social que
l’entreprise souhaite faire vivre : faire grandir le portefeuille de compétences de chacun
avec le développement de l’entreprise et générer de l’employabilité pour la construction
de parcours professionnels.
Les distributeurs bénéficient d’un tuteur dès leur entrée dans la société et sont amenés à
suivre régulièrement des formations tout au long de leur parcours chez MEDIAPOST.
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Des distributeurs encadrés
MEDIAPOST accompagne, par ailleurs, systématiquement les distributeurs nouvellement
embauchés par la mise en place du tutorat. Les distributeurs les plus expérimentés
accompagnent les nouveaux arrivants afin de les aider lors des premières distributions,
de les conseiller, de leur montrer les bons gestes …
L’objectif est double : motiver les plus anciens en leur donnant des responsabilités et
aider les nouveaux arrivants dans l’apprentissage de leur métier.
Avec cette démarche managériale valorisante, MEDIAPOST permet une meilleure
acquisition des techniques du métier et fait diminuer le turnover.
LA DEMARCHE QUALITE PROPOSEE
La « qualité » peut se définir comme la, capacité d’une entreprise à satisfaire des
exigences qu’elles émanent de ses Clients, de la réglementation ou bien propres à ellemême ; cela se traduit par des objectifs opérationnels à atteindre. L’entreprise met alors
en œuvre une démarche opérationnelle qui tend à la mobilisation permanente de tout
son personnel pour améliorer :
- La qualité de ses services
- L’efficacité de son fonctionnement
- La pertinence et la cohérence de ces objectifs
La Démarche Qualité de MEDIAPOST par sa Direction des Opérations repose sur :
1. La mesure de la qualité des plateformes de production
2. La maîtrise des processus opérationnels, l’évaluation de leur performance et leur
efficience
3. Le traitement de la Satisfaction Client par un service dédié
4. La démarche d’amélioration continue pour piloter ses processus.
1. La mesure de la qualité des plateformes de production :
Depuis 2006, MEDIAPOST pilote sa qualité de Distribution des ses plateformes à partir
d’une mesure interne de sa qualité. Cette mesure permanente a pour objectif d’évaluer la
conformité de notre prestation de distribution (définit par des spécifications)
régulièrement et de définir et suivre des plans d’action correctifs permettant de
s’améliorer.
MEDIAPOST a retenu un organisme dont les compétences sont reconnues sur le marché
des études marketing et d’opinion, TNS SOFRES.
2. La maîtrise des processus opérationnels
La maîtrise et le pilotage des processus opérationnels de MEDIAPOST est construit sur le
référentiel Iso 9001.
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•
ISO 9001 = outil de management basée sur une démarche
d’Amélioration Continue illustrée par la roue de Deming
« PDCA »
Plan (planifier) : définir les objectifs, la façon dont on va les atteindre, l’échéancier
Do (faire) : former puis exécuter
Check (contrôler) : vérifier que les objectifs visés sont atteints. Sinon mesurer l’écart,
comprendre ce qui s’est passé.
Act (agir) : prendre les mesures correctives pour arriver au résultat et s’assurer que cet acquis
demeurera stable
Les processus opérationnels qui composent le schéma logistique MEDIAPOST sont décrits
par des procédures métiers référencées sur une base documentaire interne, pilotés par
des indicateurs suivis régulièrement en instance et surveillés à l’aide de plans de
contrôles regroupant les points de contrôles stratégiques.
Les points de contrôle :
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1 - Contrôle à la réception
Vérification de la destination = Contrôle de 100% des contrats réceptionnés
Distribution en zone LA POSTE- ASSEMBLAGE MACHINE
I - Contrôle de la mise à
disposition des messages
Contrôle de 5 contrats par semaine
II - Vérification du passage en
machine
III - Contrôle de la production
des poignées (assemblage)
La fusion consiste à assembler les docs de manière manuelle, La poignée est l'unité de
regroupement des docs
A chaque 1/2 journée et par machine, prélèvement aléatoire d'une botte (=10
poignées). Contrôle d'1 poignée de la botte. Si non-conforme = audit de
l'ensemble des poignées de la botte.
IV - Contrôles des contenants
Contrôle de 100% des contenants (identification nombre et lieu de livraison)
Adéquation contenu et plan de chargement
Distribution en zone MEDIAPOST- ASSEMBLAGE MANUEL
A - Vérification de la destination
des messages
B - Contrôle de la mise à
disposition des messages dans la
zone picking
Verification de la destination
Contrôle 100% des contrats mis à disposition en zone picking
C - Contrôle des documents pris
par le distributeur : Douane
Récupération des documents par les distributeurs en respectant l'emplacement
indiqué sur feuille de route. Contrôle 100 % des documents sortants avec
identification des docs par distributeur (code 5 couleurs)
D - Contrôle du véhicule et de
Contrôle visuel par véhicule pour l'emport
Le management des ressources humaines :
MEDIAPOST a choisi un modèle social basé sur le management de proximité, assurant à
chaque salarié un accompagnement et développement de ses compétences.
-
Intégration
Formation & bonnes pratiques
Tutorat
Validation des acquis par l’expérience
Expression du droit syndical
Etc…
3. La Satisfaction Client, le traitement de la réclamation :
MEDIAPOST a mis en place, fin 2008, un service dédié au traitement de la réclamation
autour de nouveaux engagements clients. Les 20 bassins MEDIAPOST disposent d’un
chargé de Satisfaction, positionné en expert et support dans le management de la qualité
de service.
-
Engagement de délai : la réclamation est traitée en 5 jours maximum
Engagement d’actions correctives : chaque anomalie est diagnostiquée et
corrigée.
Le traitement de la réclamation s’appuie sur un process assurant l’homogénéité sur
l’ensemble du réseau MEDIAPOST des démarches et ainsi celle des engagements
d’entreprise.
La réclamation est assurée d’un traitement de qualité dès lors qu’elle est récente et
qualifiée, c'est-à-dire :
10
-
Fait suite à la distribution dans un délai maximum de 5 jours
Le motif est clairement mentionné
Des adresses complètes sont identifiées.
4. La démarche d’amélioration continue :
MEDIAPOST a mis en place l’amélioration continue de ses processus, suivie par la
Direction Innovation & Qualité et plus particulièrement le Service Systèmes Qualité.
Missions du Service Systèmes Qualité
•
•
•
•
•
Former et sensibiliser à la démarche QSE (Qualité / Environnement / Sécurité)
Garantir la mise à jour et la diffusion des documents QSE selon le référentiel
documentaire établi
Valider la mise en place des outils de surveillance des processus
Mettre en place des audits internes et réaliser le suivi des actions correctives &
préventives
Communiquer sur les indicateurs liés à la satisfaction client
La démarche repose sur la description et le pilotage des activités clés de MEDIAPOST,
cad, celles ayant une incidence sur la satisfaction du client.
L’amélioration continue se base sur l’analyse :
• des résultats d’indicateurs de performance,
• des résultats des contrôles effectués,
• des réclamations,
• des résultats des contrôles externes,
• des résultats des audits internes (planning annuel d’audit interne suivi par
une équipe d’auditeurs internes)
et la mise en place de plans d’action correctifs nationaux et locaux
MEDIAPOST a orienté sa politique qualité vers une démarche d’amélioration continue
dans la perspective de développer la satisfaction de ses clients. Ceci se traduit par la
mise en œuvre de pratiques et d’outils afin que cette volonté soit une réalité
opérationnelle.
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