Programme de planification d`évaluation pour 2013-2014

Programme de planification d’évaluation pour 2013-2014
Kinark Child and Family Services: L’élaboration et la mise en oeuvre d’un système de mesure de la performance : Le
Tableau de bord prospectif
Matt Sheridan, Chef de projet
Développer un système de mesure qui permette une communication des données ponctuelle et précise tout en
renforçant les capacités et les ressources du personnel et de la technologie à intégrer le système.
Les objectifs
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Développer un système de mesure qui subvienne aux besoins du conseil d’administration et de l’équipe de direction
d’une communication des données ponctuelle et précise et adaptable au soutien des directeurs, des gestionnaires
et du personnel.
Mettre en oeuvre la collecte des données de référence en 2014 pour chacun des cinq domaines du Tableau de bord
prospectif.
Renforcer les capacités et les ressources du personnel et de la technologie à intégrer le système aux processus de
gestion et de prise de décision.
Le programme
Kinark Child and Family Services est un organisme axé sur la santé mentale des enfants et des jeunes de premier plan en
Ontario, qui fournit des services éclairés par les données probantes telles que le counseling individuel, en famille, ou
collectif pour enfants et jeunes avec des problématiques de santé mentale. Kinark fournit également des services de
soutien aux enfants atteints de troubles du spectre autistique ainsi qu’à leurs familles, des services en santé mentale
dans le contexte judiciaire fondés sur les institutions et la communauté, et des services de justice pour les jeunes. Kinark
gère le Kinark Outdoor Centre à Minden, en Ontario, qui fournit des programmes de répit et de récréation
thérapeutique aux enfants à travers l’Ontario. Kinark fournit des services à environ 9 400 enfants, jeunes, et familles
partout en Ontario chaque année. Les régions de desserte principales sont les suivantes : York, Durham,
Northumberland, Peterborough, Simcoe, Peel et Halton. Les lieux desservis sont les suivants : Aurora, Vaughan,
Markham, Keswick, Mississauga, Midland, Barrie, Whitby, Oshawa, Peterborough, Cobourg, Brighton, Cambellford,
Minden et Oakville. Avec un personnel qui dépasse 800 employés, répartis sur une étendue géographique considérable,
le Conseil d’administration et l’Équipe de direction de Kinark ont pris conscience de la nécessité d’un système de mesure
de la performance bien établi et de bonne réputation basé sur les données probantes afin d’assurer des services de
haute qualité fiables et durables. Nous estimons que le Tableau de bord prospectif répondra à ces exigences.
Le Plan
Le Conseil d’administration de Kinark a sélectionné le Tableau de bord prospectif (TBP) comme mesure de performance
en raison de son utilité et de sa présence importante dans le secteur privé ainsi que public. Étant donné que la mise en
oeuvre du TBP a pris place en même temps que le plan quinquennal stratégique de l’agence, la version initiale du cadre
qui a été formulé a subi une révision ainsi qu’une mise à jour pour refléter les nouveaux objectifs du plan stratégique.
Une analyse complète et minutieuse de la documentation sur la mesure de la performance et le Tableau de bord
prospectif a été effectuée, et l’équipe du projet et la direction de l’agence ont bénéficié d’une formation accréditée de la
part du Balanced Scorecard Institute. D’autres organismes qui avaient élaboré et mis en oeuvre le TBP, tels que la City of
Mississauga et le Centre de toxicomanie et de santé mentale, ont été consultés. À la suite de consultations considérables
avec des clients, le personnel de première ligne, les cadres, et la direction de l’agence, cinq domaines et 22 indices ont
été identifiés qui, dans l’ensemble, reflètent la vision de l’agence, ses buts et ses objectifs.
À la suite d’un processus bref d’alignement de la version initiale du TBP avec le nouveau Plan stratégique de buts et
objectifs, Kinark met en oeuvre présentement un cadre de mesures et d’infrastructures connexes afin de pouvoir
générer de façon efficace et effective les données qui alimenteront le TBP.
Le produit
Le Tableau de bord prospectif de Kinark est constitué de 5 domaines et 22 indices connexes. Une présentation initiale de
formation et d’engagement et une discussion avec les équipes de direction s’étendant sur trois volets de service avaient
été effectuées en début d’été 2014. Lors de ces réunions, il avait été établi que des réunions de suivi auraient lieu pour
répondre à deux objectifs : premièrement, l’adoption et l’élaboration des TBP spécifiques aux programmes qui vont,
telle est notre attente, s’intégrer et s’aligner avec le TBP principal de l’agence utilisé par le Conseil d’administration et
l’Équipe de direction; et deuxièmement, un plan pour former et engager le personnel vis-à-vis de la nécessité et de
l’utilité du TBP, et de son impact positif sur leur travail avec les clients en raison de son adaptabilité. L’implémentation
de la part de Kinark du TBP est accompagnée d’une attente qui exige que le TBP soit aussi automatisé et efficace que
possible pour éviter une duplication du travail, ainsi que des données soumises. Une performance continue et durable
est essentielle dans toutes les implémentations opérationnelles et cliniques de Kinark dorénavant.
Montant accordé: 20 000,00 $
Date de réception du rapport final : le 31 octobre 2014
Région : Régions du Centre et de l’Est