ORGANISATION DES ELECTIONS CONSULAIRES 2016

ORGANISATION DES ELECTIONS CONSULAIRES 2016
Marché public de services
Cahier des Clauses Particulières (CCP)
Objet du marché : Le marché porte sur la fourniture des documents électoraux, leur personnalisation, la mise sous pli, le routage du matériel de vote, l‘affranchissement et la gestion
des retours.
Sommaire
Article 1 : Pouvoir adjudicateur
Article 2 : Objet du marché
Article 3 : Allotissement
Article 4 : Durée du marché
Article 5 : Pièces constitutives du marché
Article 6 : Descriptif des besoins
Article 7 : déroulement des opérations
Article 8 : Prix
Article 9 : Pénalités
ARTICLE 1- POUVOIR ADJUDICATEUR
La CHAMBRE DE COMMERCE ET D’INDUSTRIE DES ILES DE GUADELOUPE
Sise rue Félix Eboué-97159 POINTE-A-PITRE CEDEX
Représentée par son Président, Madame Colette KOURY
ARTICLE 2- OBJET DU MARCHE
Les élections consulaires de membres et de délégués consulaires vont se dérouler simultanément du
20 octobre au 2 novembre 2016. Il s’agit d’un vote exclusivement par correspondance, par catégorie
professionnelle correspondant respectivement aux activités du commerce, des services et de
l’industrie.
2-1 Dans ce cadre, les ressortissants de la CCI DES Iles de Guadeloupe seront appelés à élire pour les
représenter:
44 membres au sein de la CCI IG, répartis entre 3 catégorie et 6 sous catégorie comme
suit :
MEMBRES
44 sièges
Sous catégorie
0 à 20 salariés
Sous catégorie
+ de 20 salariés
Commerce
(17 sièges)
Services
C1 : 0-20 salariés
14 sièges
C2 : + de 20 salariés
3 sièges
S1 : 0-20 salariés
12 sièges
S2 : + de 20 salariés
5 sièges
(17sièges)
Industrie
(10 sièges)
Sous catégorie
0 à 30 salariés
Sous catégorie
+ de 30 salariés
I1 : 0-30 salariés
7 sièges
I2 : + de 30 salariés
3 sièges
188 délégués consulaires, répartis par catégorie et par tribunal de commerce comme
suit :
Tribunal de commerce
Basse-Terre
Pointe-à-Pitre
26 sièges
45 sièges
18 sièges
57 sièges
8 sièges
34 sièges
52
136
Commerce
(71 sièges)
Services
(75 sièges)
Industrie
(42 sièges)
TOTAL
2-2 Le nombre d’électeurs arrêté au 30 juin 2016
Le collège des membres est composé de 26965 électeurs, réparti par catégorie et sous catégorie.
Le collège des délégués de 19598 électeurs, réparti par catégorie.
Ventilation des électeurs par collège
Collège membres
C1 : 0-20
salariés
C2 : + de 20
salariés
S1 : 0-20
salariés
S2 : + de 20
salariés
I1 :
0-30
salariés
Nombre électeurs
9981
125
11951
207
4609
Collège délégués
TC Basse-Terre
TC Pointe-à-Pitre
Commerce
1569
5962
Services
1302
7079
Industrie
712
2974
I2 : + de 30 salariés
92
L’objet de ce marché vise à fournir à l’ensemble de l’électorat des 2 collèges précités, majoré de 10%
dans les délais réglementaires, le matériel nécessaire à l’expression des votes. Il consiste en la prise en
charge totale des opérations : la fourniture des enveloppes et leur personnalisation, l’impression des
notices élection avec identification du nom de l’électeur, la mise sous pli, le routage des documents
électoraux, l’affranchissement et la gestion des retours
ARTICLE 3- ALLOTISSEMENT
Le marché comprend les 2 lots suivants :
1er lot : Fourniture des enveloppes et des notices pour les 2 scrutins
2ème lot : Mise sous pli des documents électoraux, routage et affranchissement
ARTICLE 4 : DESCRIPTIF DES BESOINS
4-1 1er lot : Fourniture des enveloppes et des notices
Les documents à fournir par collège devront respecter la réglementation en vigueur, notamment les
conditions prévues à l’arrêté du 13/08/2010, JO du 20/08 et à l’article R713-16 du code de commerce.
Il faudra distinguer les 2 scrutins :
Le scrutin des membres comportant 3 catégories, scindées en 2 sous catégories, soit 6
sous-catégories professionnelles
Les enveloppes d’envoi du matériel de vote, d’acheminement des votes, de scrutin seront en conséquence personnalisées en fonction de la catégorie et la sous- catégorie, comme suit :
o
o
o
o
o
o
C1 : Commerce 0 à 20 salariés
C2 : Commerce + de 20 salariés
S1 : Services 0 à 20 salariés
S2 : Services + de 20 salariés
I1 : Industrie 0 à 30 salariés
I2 : Industrie + de 30 salariés
Le scrutin des délégués qui comporte uniquement 3 catégories : Commerce, Services,
Industrie et par ressort de tribunal de commerce
1- Matériel de vote pour le scrutin des membres et des délégués consulaires
CARACTERISTIQUES
ENVELOPPES
Personnalisation Membres
Personnalisation Délégués
Enveloppes d’envoi du - Chambre de Commerce et d’Industrie
matériel de vote : 162 x de Région des Iles de Guadeloupe
229 mm
- Elections 2016
(Enveloppe avec fenêtre pour - Membres
- Tribunal de commerce de
(Basse-Terre ou Pointe-à-Pitre)
porte adresse)
blanche
- Catégorie (indiquer la catégorie )
De
couleur
Le porte-adresse devra permettre
de lire le nom et prénom de
l’électeur, la dénomination et
l’adresse de l’entreprise.
Portant les mentions suivantes
obligatoires :
Enveloppes
d’acheminement
votes : 110 x 220 mm
des
(Enveloppe de retour T
avec 3 n° d’autorisation pour
les membres et 6 n°
d’autorisation pour les délégués)
Papier blanc 80 grammes
Portant les mentions suivantes
obligatoires :
Enveloppes de scrutin
90 x 139 mm
Portant les mentions suivantes
obligatoires :
6 couleurs différentes pour les
membres (par catégorie et sous
catégorie) et 6 couleurs différentes pour les délégués (par
ressort de tribunal de commerce et par catégorie)
- catégorie et sous-catégorie (indiquer la
sous-catégorie concernée)
- Adresse de la Préfecture en cas de non
distribution
Préfecture de la Région Guadeloupe,
Bureau des élections, rue Lardenoy,
97100 Basse Terre
- Elections des Délégués Consulaires 2016
- Adresse de la Préfecture en cas
de non distribution
Préfecture de la Région Guadeloupe, Bureau des élections, rue
Lardenoy, 97100 Basse Terre
- Chambre de Commerce et d’Industrie
de Région des Iles de Guadeloupe
- Elections 2016
- Membres
- catégorie et sous catégorie (indiquer la
sous-catégorie concernée)
- Tribunal de commerce de
(Basse-Terre ou Pointe-à-Pitre)
- le nom et prénom de l’électeur,
- son n° d’inscription sur la liste électorale,
- N° d’autorisation par catégorie
- l’adresse de la Préfecture
- le nom et prénom de l’électeur,
- son n° d’inscription sur la liste
électorale
- Chambre de Commerce et d’Industrie
de Région des Iles de Guadeloupe
- Elections des Membres 2016
- Catégorie et sous catégorie (indiquer la
sous-catégorie concernée)
- Elections des Délégués Consulaires 2016
- Catégorie (indiquer la catégorie)
- N° d’autorisation par catégorie
et par tribunal
- l’adresse de la Préfecture
- Tribunal de commerce de BasseTerre ou Pointe-à-Pitre
- Elections des Délégués Consulaires 2016
- Catégorie (indiquer la catégorie)
Notices élection
Papier blanc A4, 80 gr
la maquette sera fournie par la
CCI, à imprimer recto-verso
devra être personnalisée avec les coordonnées de l’électeur
devra être personnalisée avec les
coordonnées de l’électeur
Chaque enveloppe d’acheminement des votes, (identifiée par la lettre T) comportera un numéro
d’autorisation différent selon le collège, (membre ou délégué) et la catégorie de l’électeur. Ces numéros seront communiqués au plus tard lors de la remise du fichier par la CCIIG au titulaire du lot 1.
Les mentions à apposer sur les enveloppes devront se faire dans les zones appropriées, conformément aux articles R 713-14-2° ; A.713-8 annexe 7-2 du code de commerce et à l’arrêté du
11/10/2010, paru au JO du 20/10/2010.
2- Quantité d’enveloppes à fournir pour chaque scrutin
MEMBRES
Scrutin de Membres
Sous-catégories
Enveloppes
d’envoi du
matériel de
vote : 162 x
229 mm
Enveloppes
d’acheminement
des votes : 110
x 220 mm
Enveloppes
de scrutin
90 x 139 mm
+ majoration
Sans nom
d’électeurs
Commerce 0-20
salariés
9981
500
Commerce + de
20 salariés
125
50
11951
500
Services + de
20 salariés
207
50
Industrie
salariés
4609
250
92
50
26965
600
Services
salariés
0-20
0-30
Industrie + de
30 salariés
Circulaires
DELEGUES CONSULAIRES
Scrutin de Délégués Consulaires Basse-Terre
Catégories
Enveloppes
d’envoi du
matériel de
vote : 162 x
229 mm
Enveloppes
d’acheminement
des votes : 110
x 220 mm
Enveloppes
de scrutin
90 x 139 mm
+ majoration
Sans nom
d’électeurs
Commerce
1569
80
Services
1302
70
Industrie
712
50
Circulaires
3600
180
Scrutin de Délégués Consulaires Pointe-à-Pitre
Commerce
5962
250
Services
7079
250
Industrie
2974
150
Circulaires
16100
500
Les candidatures
Les candidatures sont déclarées à la préfecture du 18 au 29 octobre 2010;
Les professions de foi et les bulletins de vote sont remis à la Commission d’Organisation des Elections
(COE), chargée de l’organisation des élections au plus tard le 22 novembre.
La campagne électorale est ouverte du 8 novembre au 7 décembre à zéro heure.
L’organisation des opérations électorales
Se fait sous le contrôle de la COE, présidée par le Préfet de région.
Le vote par correspondance débute dès la réception du matériel de vote et expire le 8 décembre à 24
h00. L’électeur vote dans sa catégorie ou sous catégorie professionnelle.
2ème lot : mise sous pli, routage
L’opération consistera d’abord à classer les documents de vote par collège (membre/délégué) et
catégorie et/ ou sous-catégorie
à introduire dans l’enveloppe d’envoi du matériel de vote appropriée pour chaque électeur, suivant
la catégorie ou sous-catégorie concernée, les documents y afférents:
-
l’enveloppe d’acheminement de vote
-
l’enveloppe de scrutin
-
la notice
-
les bulletins de vote des différents candidats
-
les professions de foi
à préparer les colis d’envoi par collège en vérifiant que le nombre de plis corresponde au nombre
d’électeurs inscrits sur la liste électorale. (les indications du lieu de livraison et du tri seront fournies
ultérieurement par la Préfecture)
Date de début : le 22/11 ; date de fin : le 25/11
3ème lot : affranchissement et acheminement
Le prestataire aura à gérer 2 flux :
- le flux « aller » destiné à expédier le matériel de vote pour 30 093 électeurs constituant le collège
membres et pour 23 300 électeurs composant le collège délégués,
L’ensemble du matériel de vote devra être expédié aux électeurs au plus tard le 25/11.
- le flux « retour » qui concerne les votes par correspondance adressés à la Préfecture au plus tard le 8
décembre. Toutes les enveloppes retournées en PND (plis non distribuables) devront parvenir à la Préfecture.
Les modalités d’organisation des flux seront indiquées ultérieurement
IV- LES SUPPORTS FOURNIS
La CCI fournira 2 fichiers au format Excel ou CSV avec tous les champs nécessaires permettant la personnalisation des documents, notamment : la civilité, le nom, prénom de l’électeur, l’adresse détaillée
de l’entreprise, le scrutin membre ou délégué, la catégorie ou sous catégorie, la dénomination de la
CCI.
- Un fichier de 30 093 électeurs membres
- Un fichier de 23 300 électeurs délégués
V- OBLIGATIONS DU TITULAIRE
Obligation de qualité et de résultat
Aucune erreur dans le traitement des données et dans le routage des plis ne sera acceptable. Les délais sus indiqués concernant la fourniture des documents électoraux, le routage, l’expédition des enveloppes de matériel de vote et l’acheminement des votes par correspondance devront être rigoureusement respectés.
Confidentialité
Le titulaire s’engage à informer son personnel qu’il est tenu d’observer toutes les obligations relatives
au secret professionnel, en ce qui concerne les informations ou documents dont il aura connaissance
dans l’exécution de sa tâche.
En cas de violation de cette obligation, indépendamment des sanctions pénales encourues, le marché
pourra être résilié aux torts exclusifs du titulaire.
Cession
Le présent marché ne pourra en aucun cas faire l'objet d'une cession totale ou partielle, à titre onéreux ou gracieux, par le titulaire, sauf accord écrit et préalable du pouvoir Adjudicateur.
Clause CNIL
En application de la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978, les informations nominatives communiquées sur support informatique en vue de cette opération devront être détruites dès la fin du
traitement.