Documentation

Simple ...
un crayon optique relié à un modem pour chaque salle de classe
une saisie par le professeur des codes-barres absences, retards, sorties
Economique...
Transmission des données en temps réel à la vie scolaire via le réseau électrique existant
Aucune installation spécifique (Aucun câblage informatique)
UNE GESTION DE L’ABSENTEISME EN TEMPS REEL
Rapide...
SCHEMA GENERAL : “ FONCTIONNEMENT GEDEP “
Transmission informatique
des absences par le réseau
électrique existant
“ Aucun câblage ! ”
“ Aucune maintenance ! ”
Un modem
dans
chaque salle
- Un crayon optique associé à un modem suffit
- Simplicité d’utilisation
pour les professeurs
Collecteur
La gestion des
absences élèves en
temps réel est un
outil puissant
La vie scolaire
- Feuilles d’appels à codesbarres éditées
automatiquement en debut
d’année pour chaque
professeur.
- Base de données compatible
GEP
Surveillants déchargés des tâches de collecte
Arcane production
Rousset
WWW.ARCANEPM.COM
ARCANE PRODUCTION S.A ZI Rousset 13106 - ROUSSET Cedex. Tel: 04.42.29.82.10
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FONCTIONS DU LOGICIEL DE GESTION DE L’ABSENTEISME : « GEDEP »
MENU :
Les commandes de couleur rouge sont gérées par le
responsable de la vie scolaire, grâce à un mot de passe, il peut
à tout moment modifier un groupe, un élève, un professeur…
Les autres commandes sont accessibles à tout utilisateur
de la vie scolaire, il suffit de cliquer sur l’une des commandes
pour connaître l’état d’un groupe, pour localiser un élève,
connaître les absents et les retardataires, et ceci à tout moment.
ETAT ABSENTEISME TEMPS REEL :
L’état absent permet d’avoir une vision totale des
absents de l’établissement en temps réel par un simple clic.
Absentéisme par ordre alphabétique avec motifs d’absence
paramétrables.
ETAT INDIVIDUEL :
Fiche permettant de suivre heure par heure la situation
d’un élève dans l’établissement avec les renseignements
suivants : état de présence, N° de salle, matière et professeur.
ETAT REQUETES :
Ce module permet tout type de requêtes pour
connaître : -des absences sur une période
-des absences par matière
De plus, il permet l’édition de courriers types
(avertissements, rappels, recommandés).
-des bilans trimestriels, semestriels, etc..
ETAT CANTINE :
Ce module permet à certains établissements, équipés
d’une cuisine traditionnelle, de connaître dés le début de la
matinée le nombre de demi-pensionnaires présents, information
importante pour le cuisinier qui peut réaliser des économies
substantielles de repas.
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1. LE CONCEPT GEDEP
GEDEP signifie Gestion des Défauts de Présence.
Le système est destiné aux établissements scolaires du secondaire (collèges et lycées) tant publics que privés afin de traiter et gérer
les données d'absentéisme de façon automatique et en temps réel.
2. COMMENT SE PRESENTE T’IL ?
Il se compose de la façon suivante :
 Une technologie développée autour d'un brevet d'invention - système de gestion des défauts de présence pour les collèges



et les lycées sans câblage informatique - basé sur l'utilisation du courant porteur en ligne (C.P.L.) où les informations
circulent par le réseau électrique existant.
Des équipements C.P.L., supports de cette technologie :
 Pour chaque salle :
• un boîtier modem courant porteur,
• un crayon optique pour lecture de code barres,
 A la vie scolaire :
• une station informatique autonome,
• un collecteur de données courant porteur connecté à une prise de courant triphasée.
 Pour les C.P.E. : mise en réseau du logiciel pour gérer les divisions à partir de leurs propres
bureaux.
Un logiciel assurant la collecte régulière sur le secteur, l'affichage, la comptabilisation et l'édition des états de défauts de
présence.
Des services :
 Formation des trois niveaux d'usagers : enseignants, surveillants et personnel administratif,
 Installation et paramétrage,
 Télémaintenance.
Principe de fonctionnement :
 Chaque enseignant dispose en permanence d'une feuille d'appel à code barres par division.

Il dispose d'autant de feuilles d'appels que de divisions qui lui sont attribuées.
 L'enseignant enregistre directement l'absentéisme résultant de l'appel avec le crayon optique disponible dans chaque salle.

A la vie scolaire, le collecteur de données scrute tous les modems en permanence et le logiciel publie les états d'absentéisme en
temps réel.
3. QUELS SONT LES AVANTAGES DE CE PRODUIT ?
Avantages d'exploitation pour les établissements scolaires :
 GEDEP traite les données d’absence en temps réel de façon automatique permettant de dégager toute responsabilité des
chefs d'établissements et de leurs collaborateurs.
 Les surveillants et CPE sont totalement déchargés des tâches laborieuses de la gestion manuelle de l'absentéisme, ce qui
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

permet de les focaliser sur leurs missions éducatives et sur la sécurité.
GEDEP peut être installé dans n'importe quel établissement, récent ou ancien, et ne nécessite aucun câblage informatique,
fonctionnant sur le réseau électrique de façon autonome et sans aucune maintenance.
Le système permet d'informer très rapidement les parents de l'absence de leurs enfants.
Les données d'absences ou retards sont sous la maîtrise de l'enseignant, cette méthode restant la plus fiable.
Produit simple, rapide et fiable :
 Pour l'enseignant, la tâche administrative de l'appel est ressentie comme une surcharge. Le mode de saisie par crayon
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optique et code barre est industriellement reconnu comme plus rapide et plus sûr.
Il n'y a plus de rédaction manuelle, de collecte de support papier, ni de saisie informatique.
Les courriers destinés aux parents ou aux élèves sont édités directement.
A tout instant la vie scolaire est capable de publier l'état de présence des élèves (heure et lieu).
Au niveau administratif, il y a entière compatibilité entre l'outil informatique inter académique GEP et GEDEP, ce qui
évite une double saisie des élèves.
En plus des absences, le système a été conçu pour gérer les retards, les groupes, les modifications d'effectifs…
Le système est totalement indépendant des plannings et des salles.
La simplicité et fiabilité du système ne nécessitent pas de maintenance. ARCANE a prévu simplement un contrat de
télémaintenance pour venir en aide aux utilisateurs en cas de besoin.
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