Version PDF - Portail de l`Ordre des conseillers en ressources
Transcription
Version PDF - Portail de l`Ordre des conseillers en ressources
COMITÉS D’ÉVALUATION DES EMPLOIS : PROBLÈMES ET SOLUTIONS Louis Bergeron CRHA Conseiller administration et gestion des ressources humaines GRH Service Conseil Granby Mise à jour : septembre 2016 TABLE DES MATIÈRES Contexte général ................................................................................................................. 4 Recommandations basées sur différents mandats .......................................................... 5 Différents mandats impliquant des comités d’évaluation des emplois pour équité salariale, maintien ou rémunération. ............................................................................... 9 1. Entreprise de service Moins de 100 employés Projet global .................................. 9 2. Entreprise de service Moins de 100 employés Projet global ................................ 10 3. Manufacture Moins de 100 employés Usine syndiquée Projet global .................. 11 4. Manufacture Plus de 100 employés Projet touche usine syndiquée ..................... 12 5. Manufacture Plus de 100 employés Projet touche usine syndiquée ..................... 13 6. Manufacture Plus de 100 employés Projet touche bureau .................................... 14 7. Entreprise Plus de 100 employés Projet global ..................................................... 14 8. Entreprise Plus de 100 employés Projet global ..................................................... 15 4 Contexte général La Loi sur l’équité salariale est l’une des législations québécoises qui ont une incidence évidente chez les employeurs. Elle oblige notamment le recours à un comité, lors de la réalisation du programme initial d’équité salariale, dans les entreprises comptant 100 employés ou plus pendant la période de référence. Pourtant, les comités d’évaluation des emplois existaient avant la Loi sur l’équité salariale. On les retrouvait dans plusieurs conventions collectives. Cependant, cela ne touchait généralement pas les non-syndiqués, contrairement à ce que prévoyait cette nouvelle législation. Le but de ce texte vise à faire prendre conscience des dangers, pour les employeurs ainsi que pour les syndicats et les employés dans une moindre mesure, de se lancer dans une évaluation des emplois directement en comité paritaire, sans travaux préliminaires. On discutera notamment du temps et des coûts associés à une telle démarche sans que cela donne des résultats adéquats. On indiquera aussi les limites importantes du recours à un questionnaire, pour recueillir les données relatives aux catégories d’emplois, une démarche que le syndicat va souvent imposer lorsque l’on se retrouve avec un comité paritaire. Pour la cueillette des données, une entrevue semi-structurée, basée sur une grille couvrant l’ensemble des sous-facteurs du système d’évaluation des emplois, pourrait constituer une approche alternative souhaitable, même si à première vue, elle demande plus de temps que la simple utilisation d’un questionnaire. On s’interrogera sur les systèmes d’évaluation des emplois disponibles, autant ceux provenant du milieu syndical que patronal. On soulignera les risques de se lancer dans l’évaluation en comité avec un système inconnu. Finalement, on discutera du rôle d’une firme de consultants qui aiderait les parties à atteindre l’objectif visé, en intervenant comme intermédiaire actif. 5 Recommandations basées sur différents mandats 1 Pour un employeur, se lancer directement en évaluation des emplois avec un comité que ce soit dans le cadre de la Loi sur l’équité salariale ou pour un exercice lié à la rémunération constitue une erreur majeure. En effet, l’employeur à l’intérieur de son droit de gérance doit déterminer les exigences des emplois. Il ne peut évidemment modifier arbitrairement des exigences déjà conventionnées ; mais il doit réfléchir à celles-ci dans un contexte d’adéquation avec les services à rendre ou les produits à fabriquer. Donc, l’employeur doit en premier lieu évaluer les emplois par lui-même, avant de se lancer dans un comité aux décisions souvent aléatoires, surtout si les gens ont peu d’expérience en évaluation des emplois. On doit aussi considérer le temps nécessaire à un exercice conjoint. On parle de réunions émotives et fastidieuses, à discuter en répétant souvent les mêmes arguments, pour convaincre l’autre partie. Si l’on remplace les employés libérés pour participer à un comité, les coûts peuvent grimper rapidement. Dans le cas de gestionnaires qu’on ne remplace généralement pas, ils peuvent accumuler du retard dans leur travail. S’il y a un consultant, il faut le rémunérer pendant toutes ces heures. Donc, l’employeur doit faire une première évaluation des emplois en comité patronal seulement. Il peut alors librement modifier des décisions initiales erronées face à certaines catégories d’emplois. Lorsqu’on obtient le résultat en points et en classes salariales, il devient plus facile de présenter une structure salariale logique de A à Z. On peut aussi estimer les coûts des changements. Par la suite, on soumettra le projet à la partie syndicale, qui doit disposer de temps pour l’analyser et produire ses propres évaluations, en cas de désaccord. S’il y a un consultant, il pourrait rencontrer la partie syndicale, afin d’expliquer les décisions patronales. Il analysera les arguments syndicaux. 1 Les mandats seront présentés dans la section suivante. 6 On en arrivera finalement à des rencontres, où chaque partie exposera sa position et où l’on en viendra à une décision finale. Le consultant agira comme intermédiaire en intervenant de manière active si nécessaire. Les avantages de cette démarche sont multiples pour les deux parties. L’employeur pourra consulter différents gestionnaires, qui ne participeront pas nécessairement au comité d’évaluation ; mais qui pourront transmettre leur vision des catégories d’emplois qu’ils supervisent. Il sera possible d’harmoniser les différentes opinions dans un tout cohérent. Si l’on place des gestionnaires directement au sein d’un comité, ils peuvent adopter des positions contradictoires, qui nuiraient à l’employeur ; mais aussi à la qualité de l’exercice. Dans les cas où les intérêts des employés sont défendus par un ou plusieurs syndicats, cette approche présente aussi des avantages. En effet, on présume souvent que les permanents syndicaux connaissent les emplois des personnes représentées. La réalité est tout autre. La même remarque s’applique à l’exécutif local. L’expertise en évaluation des emplois n’est pas plus répandue en milieu syndical que patronal. On peut recourir aussi à un spécialiste de la centrale complètement débordé, qui va paralyser toute la démarche. L’idéal consiste à développer une expertise locale. Si l’employeur fait les premiers pas, la démarche syndicale est facilitée en général, car il est toujours plus simple de réviser et de critiquer un travail que de réaliser la version initiale. Le syndicat peut se retrouver avec des acquis qu’il n’aurait même pas songé à demander. On pourrait penser que si les parties patronale et syndicale évaluaient les différentes catégories en parallèle avant de travailler ensemble, on gagnerait du temps. En pratique, on obtient au contraire une radicalisation des positions. Les gens ont établi une forme d’engagement envers les cotes attribuées, qui devient nuisible à une entente. La partie syndicale peut en arriver à adopter une position utopique, totalement déconnectée de la réalité. 7 À propos de l’utilisation des questionnaires, notamment en version papier, nous pensons que cette démarche est souvent une illusion de démocratie. En effet, on demande à des personnes, qui n’ont pas vraiment d’idée de la démarche de répondre à des questions, qu’elles ne comprennent pas nécessairement. On génère une quantité de papier ahurissante en photocopiant ces questionnaires. Surtout, on accorde ensuite une importance totalement démesurée aux réponses fournies. On peut certainement tirer certaines informations factuelles des questionnaires ; mais lorsqu’il s’agit d’éléments plus émotifs, les réponses possèdent une valeur très limitée. À titre d’exemple, si l’on demande aux gens à quel point leur emploi est stressant, on aura plutôt un sentiment personnel qu’une réalité objective. Cependant, remplir un questionnaire couvrant les différents éléments du système d’évaluation des emplois, en procédant par entrevue semi-structurée, présente une information beaucoup plus valable. Cette démarche est décrite dans un des projets présentés plus loin. Le consultant assumerait un rôle le plus neutre possible dans l’exercice de mener l’entrevue. Le syndicat et l’employeur délègueront chacun une personne pour assister aux rencontres. Celles-ci demanderont des précisions et prendront des notes. Cela génère encore une fois beaucoup de papier ; mais au moins l’information s’avère utile. De telles entrevues nécessitent du temps évidemment, mais elles permettent vraiment d’obtenir les informations pertinentes. Dans une grande entreprise, on pourrait procéder par échantillonnage représentatif, sans nécessairement rencontrer tout le monde. Par analogie, penserait-on à embaucher une personne en lui administrant un simple questionnaire ou en examinant son CV ? En général, on va procéder à une entrevue pour valider et préciser les informations fournies. On se retrouve en évaluation des emplois dans la même situation et pourtant, on considère les questionnaires complétés par les employés, comme la représentation de la réalité, sans même les remettre en question. 8 Au niveau du système d’évaluation des emplois, les employeurs doivent réfléchir avant d’adopter des systèmes que le syndicat leur propose. Est-ce que cela convient pour toutes les catégories d’emplois ? Peut-on adapter le système ? Il est souhaitable de faire certains tests avant d’accepter, afin de voir les conséquences possibles, notamment lorsqu’on remplace un système par un autre. On risque aussi de devoir s’en remettre à une interprétation syndicale du système. La même remarque concerne les systèmes qui viennent de consultants. S’agit-il de systèmes utilisés dans tous les mandats que cela convienne ou non ? Y a-t-il suffisamment de degrés pour chaque sous-facteur ? Peut-on mesurer adéquatement toutes les catégories d’emplois ? Qu’en est-il de la pondération des sous-facteurs ? Répond-il aux exigences de la Loi sur l’équité salariale ? Finalement, à propos du rôle du consultant, celui-ci doit agir comme intermédiaire entre les parties, ce qui est possible uniquement en possédant l’expertise nécessaire en évaluation des emplois et en rémunération, s’il s’agit d’en arriver à établir des classes salariales avec des échelles. Il disposera d’un système d’évaluation approprié ou connaîtra le système syndical utilisé. S’il s’agit d’un nouveau système d’évaluation des emplois, son expérience antérieure sera suffisante pour l’interpréter adéquatement. 9 Différents mandats impliquant des comités d’évaluation des emplois pour équité salariale, maintien ou rémunération2. 1. Entreprise de service Moins de 100 employés Projet global Deux syndicats ainsi que des cadres. Les cadres ont un système d’échelles salariales bien établi. Équité salariale réglée. Projet de rémunération majeur pour lier les échelles salariales des deux conventions collectives et celles des cadres dans une structure unifiée. Revendication syndicale touche principalement les catégories les plus élevées, dont le salaire est inférieur au marché. Exécutifs syndicaux indiquent aussi qu’à leur avis, certains cadres reçoivent un salaire trop élevé versus ce qu’ils gagnent. Système d’évaluation Roy-Bergeron3 Entrevues semi-structurées de tous les employés menées par le consultant avec un représentant patronal et syndical ou DG pour les cadres supérieurs (environ 60 entrevues d’une durée d’environ 75 minutes). Basé sur un questionnaire expédié à l’avance aux employés de manière électronique. Doivent compléter le questionnaire ; mais ensuite se présenter en entrevue avec celui-ci pour expliquer leurs réponses. Démarche non usuelle ; mais d’une grande utilité. Consultant évite de confronter les personnes qui exagèrent. Par contre, la partie syndicale et l’employeur le font à l’occasion. Permet d’acquérir une connaissance fine des emplois, surtout après avoir rencontré plusieurs personnes occupant la même catégorie d’emplois. Évaluation des emplois en comité patronal-syndical relativement rapide, avec la connaissance des emplois acquise pendant les entrevues. Préparation du projet d’échelles salariales par le consultant, soumis à l’employeur. Discussion avec les parties patronales et syndicales. Acceptation du projet en assemblée syndicale. Intégration dans les conventions collectives et les conditions des cadres. Maintien du système par la suite, si changements notables pour une catégorie d’emplois. Un comité d’évaluation des emplois ne nécessite pas de suivre les règles d’un comité d’équité salariale, notamment pour sa composition. 2 On utilisera un style télégraphique pour éviter d’allonger inutilement le texte. 3 Système développé par Jacques Roy de la firme Solution-Ressources. Comprend 30 sous-facteurs, mais on en retient en général une vingtaine. Faisait partie du progiciel SR1, qui permettait de faire les différents calculs relatifs à l’équité salariale incluant les affichages. Utilisé dans des centaines d’entreprises et par plusieurs consultants qui faisaient partie d’un réseau provincial. Amélioré par Louis Bergeron au fil des mandats. 10 2. Entreprise de service Moins de 100 employés Projet global Organisation qui compte deux syndicats. Les cadres ont une entente formelle négociée un peu comme une convention collective ; mais moins élaborée. Salaires du syndicat X supérieurs au marché. Salaires du syndicat Y inférieurs au marché. Salaires des cadres inférieurs au marché. Système d’évaluation des emplois très complexe proposé par les deux syndicats. Vient avec deux questionnaires très élaborés, car chaque syndicat veut utiliser le sien. Outil beaucoup trop complexe pour les évaluateurs, qui n’ont aucune expérience en évaluation des emplois. On désire utiliser un programme d’équité salariale avec comité, mené dans une très grande entreprise, comme point de référence. Projets d’équité salariale, puis de maintien, réalisés avec comité patronal-syndical informel. Pas de programmes distincts demandés. Pas requis selon la Loi sur l’équité salariale d’avoir un comité formel. Distribution des questionnaires à tous les employés. Questionnaires complétés à la main. Écriture parfois illisible. Surabondance d’informations pas nécessairement pertinente. Questionnaires photocopiés en six copies pour les membres du comité. Quantité impressionnante de documents à transporter. Nécessité d’entreposer le tout. Rend la démarche lourde et fastidieuse. Les parties essaient dans un premier temps d’évaluer conjointement. On tourne en rond. On décide d’évaluer de manière distincte et de revenir ensuite ensemble. Les syndicats X et Y ne se concertent pas sur leurs évaluations. On peut aussi référer aux cotes de la grande organisation qui sert de référence. On se retrouve donc avec quatre évaluations pour chaque catégorie d’emploi. On revient en travail conjoint ; mais impossibilité d’en arriver à un accord après un nombre considérable de rencontres (facilement une centaine d’heures pour un peu moins de 30 catégories d’emplois). Importance démesurée accordée aux questionnaires par les syndicats. Représentants syndicaux sans expérience d’évaluation des emplois braqués sur leurs cotes. Cherchent à souffler les cotes des syndiqués à outrance. Employés participant à l’exercice se fient énormément aux permanents. Roulement des membres du comité représentant le syndicat X. Consultant se retire des rencontres jugées inutiles, car les deux syndicats ne s’entendent même pas entre eux. 11 Partie patronale doit terminer en urgence le programme pour respecter l’échéancier imposé par la Commission de l’équité salariale4. Les cotes proposées par les syndicats auraient amené la fermeture de l’établissement, en générant des coûts d’équité salariale dépassant le budget annuel total. En maintien, rencontres des parties syndicales pour obtenir leur avis. Nouvelle administration du questionnaire papier. Nouvelles photocopies en plusieurs exemplaires. Meilleur consensus qu’en équité. Projet final réalisé par la partie patronale seulement en tenant compte des suggestions syndicales. Suite aux démarches d’équité salariale et de maintien, problèmes avec les salaires des catégories les plus élevées demeurent. Peu compétitif face au marché, ce qui implique un taux de roulement problématique, notamment pour les gestionnaires. Démarche de conciliation positive avec la Commission de l’équité salariale, suite aux plaintes relatives à l’équité et au maintien. Proposition patronale d’établir une structure salariale unifiée couvrant toutes les catégories d’emplois avec intégration dans les deux conventions collectives et l’entente des cadres. Équité interne parfaite avec classes salariales. Relation classes-salaire maximal suit une exponentielle pour régler problèmes de rémunération des classes les plus élevées. Nécessité de travailler avec le CA, deux syndicats et les cadres en parallèle. Multitudes de scénarios évalués pour en arriver au final en respectant le budget. Accord des parties au projet patronal. 3. Manufacture Moins de 100 employés Usine syndiquée Projet global Pas de programme distinct demandé par le syndicat pour l’usine lors du programme initial d’équité salariale. Employeur induit en erreur par un premier consultant, car recours à un comité formel d’équité salariale, alors qu’il n’a pas cette obligation. Comité compte beaucoup de personnes pour la taille de l’entreprise. Notamment, du côté syndical, en plus de la permanente, un spécialiste reconnu de la centrale est présent. Pas de questionnaire distribué aux employés. Démarche d’évaluer directement en comité patronal-syndical avec le système d’évaluation proposé par la partie syndicale amène des aberrations. La corrélation entre les points et les salaires se situe à environ ,35. Des catégories visiblement supérieures à 4 Maintenant, la Commission des normes, de l’équité salariale, de la santé et de la sécurité du travail. 12 d’autres reçoivent moins de points. Le spécialiste syndical a décidé de ne pas intervenir et de laisser les parties décider des cotes. Cela conduit à des évaluations très aléatoires. Conséquences financières majeures pour l’employeur pris de panique. Œuvre dans un marché très compétitif, où la demande pour le produit diminue continuellement. Forte concurrence. Fonctionne avec un profit relativement faible. Responsable RH nous contacte. Nouvelle évaluation avec la partie patronale seulement. Retour en comité. Partie patronale réussit à imposer ses cotes révisées. Accepte de verser un montant raisonnable d’équité salariale. Par la suite, la partie patronale prend l’initiative de revoir l’évaluation des emplois dans le cadre d’une négociation collective. Propose nouvelle structure salariale. Partie syndicale un peu surprise ; mais finalement le projet est accepté. Démarche subséquente de maintien devient une formalité. 4. Manufacture Plus de 100 employés Projet touche usine syndiquée Programme distinct d’équité salariale demandé par le syndicat pour l’usine. Démarche d’évaluer directement en comité patronal-syndical avec un nouveau système d’évaluation, qui remplace une méthode désuète, amène des aberrations. Notamment, une personne syndiquée membre du comité est parvenue à gonfler la valeur de sa catégorie d’emploi, sans qu’on ne s’en aperçoive. Employeur doit défendre vigoureusement les employés de métier (mécanicien, machiniste, électricien, etc.) face aux représentants syndicaux. Nécessité de corriger certaines erreurs majeures d’évaluation rend la démarche difficile vers la fin. Consensus obtenu in extremis grâce à une entente entre le président du syndicat et le DRH. Questionnaires distribués sur les trois quarts de travail ; mais plus ou moins utiles par la suite. Les réponses à la même question varient énormément. Fréquemment, on constate une sous-évaluation ou une surévaluation du poste. Difficile pour le comité de s’y fier. La démarche d’équité salariale débouche sur une révision des classes salariales. Le nouveau système d’évaluation des emplois est conventionné à la place de l’ancien. Comité d’évaluation des emplois et non d’équité salariale utilisé au besoin, lorsque le syndicat ou l’employeur veulent revoir certaines catégories. Révision majeure, lors de l’exercice du maintien, incluant examiner les cotes de toutes les catégories et améliorer le système d’évaluation des emplois avec la partie patronale uniquement. Questionnaire inutile, car la partie patronale possède une excellente connaissance des catégories d’emplois. 13 Par la suite, rencontres avec la partie syndicale seulement qui propose ses cotes en cas de désaccord. Modifications finales du système d’évaluation. Quelques rencontres des deux parties suffisent pour entente finale. Approche en maintien permit de minimiser le temps consacré au projet, tout en arrivant à une solution acceptée par les deux parties. En plus d’une dizaine d’années, aucun grief sur la classification des emplois ne s’est rendu en arbitrage. Consultant agit comme intermédiaire entre les parties. Approche parfois directive si décision des parties non fondée pour préserver la fidélité des évaluations. 5. Manufacture Plus de 100 employés Projet touche usine syndiquée Révision des classes salariales d’une soixante de catégories d’emplois très spécialisées, lors du renouvellement de la convention collective de l’usine. Équité salariale et maintien déjà réglés. Démarche de révision débutée avec une centrale syndicale, selon une approche classique. Système syndical proposé et accepté par la partie patronale, mais avec plusieurs modifications. Consultant a déjà étudié le système pour un autre employeur, où finalement il ne fut pas implanté. Questionnaire papier distribué à tous les employés. Faible scolarisation nuit à la compréhension des questions. Difficile de saisir certaines réponses. Génère un volume de papier important. Prévision de réaliser les évaluations en comité paritaire. Permanente syndicale peu disponible, ce qui implique que le tout va prendre énormément de temps. Employeur trouve que les réunions n’en finissent plus. Exécutif local très dépendant de la permanente débordée. N’ose pas prendre la moindre décision sans sa présence. Maraudage par une autre centrale syndicale permet de changer radicalement l’approche. Utilisation du système d’évaluation Roy-Bergeron et non du système syndical, qu’on ne peut plus légalement utiliser en changeant de centrale. Nouvel exécutif n’est pas prêt à participer à l’exercice d’évaluation des emplois. Évaluation initiale réalisée par la partie patronale par conseillère RH et cadres, qui connaissaient très bien les différentes catégories d’emplois. Questionnaires plus ou moins utiles, car correspondent au système syndical prévu au départ. Révision avec le nouvel exécutif et approbation par permanent. Projet final intégré dans la nouvelle convention collective permet de régler notamment un problème avec le salaire trop bas de la classe la plus élevée. 14 Approche permit de minimiser le temps consacré au projet, en réalisant l’objectif prévu, avec un minimum de stress. 6. Manufacture Plus de 100 employés Projet touche bureau Équité salariale et maintien réglés. Nécessité de mettre en place de nouvelles échelles salariales. Problèmes de retenir les cadres, car salaires non compétitifs. Problème d’équité interne face aux syndiqués. Une soixantaine de catégories d’emplois à évaluer incluant cadres supérieurs. Siège social propose un projet ; mais qui ne respecte pas la Loi sur l’équité salariale, car on classe les catégories d’emplois sans les évaluer formellement. Système d’évaluation Roy-Bergeron. Questionnaires distribués à tous les employés de manière électronique. Cadres supérieurs doivent examiner les questionnaires, transmis en général de manière électronique, pour en approuver le contenu. Catégories évaluées en procédant par département avec chaque cadre supérieur en présence du DRH. Référence aux questionnaires pour clarifier certains points. À partir du deuxième cadre supérieur, obligation de référer aux cotes antérieures pour conserver la fidélité des évaluations. Cadres tendent en général à surévaluer leurs employés, sauf un cas qui craint d’augmenter la masse salariale de son département. Tendance à dénigrer les catégories des autres départements au lieu de valoriser les siennes. Cadres supérieurs évalués par consultant et DRH, puis décision finale par DG. Enquêtes salariales pour situer les salaires face au marché. Différents scénarios pour arriver à une solution acceptable en termes de coûts et permettant de mieux positionner les catégories d’emplois face au marché et aux syndiqués. Lien avec convention collective de l’usine pour maintenir une équité interne ; même si la Loi sur l’équité salariale ne l’oblige pas. Siège social approuve le projet. 7. Entreprise Plus de 100 employés Projet global Entreprise comprend plusieurs centaines d’employés répartis dans plusieurs établissements. Pas de syndicats. Démarche d’équité salariale nécessite un comité. 15 DRH fait face à beaucoup de résistance de la part des autres cadres supérieurs, face au projet d’équité salariale. Système d’évaluation Roy-Bergeron. Employeur procède seul en premier avec le consultant. DRH fait une évaluation, puis validation avec cadres intermédiaire et supérieur. Pas de questionnaires aux employés à cause du nombre et parce que les gestionnaires connaissent bien les différentes catégories d’emplois. Plusieurs scénarios réalisés avant d’en arriver à la version finale. Employés à prédominance féminine bien traités, donc impact de l’équité salariale est minime. DRH avise les employés de la formation d’un comité. Très peu de personnes intéressées. Comité accepte le projet patronal de manière intégrale. Dans ce cas, se lancer en comité directement aurait été une grave erreur. La partie patronale a procédé à de multiples ajustements en cours de route, pour s’assurer d’une équité entre les départements. Il aurait été impossible de le faire en comité sans perdre la face. Les tensions à l’intérieur même des cadres supérieurs rendaient hasardeuse la participation à un comité d’équité salariale. 8. Entreprise Plus de 100 employés Projet global Entreprise comprend plusieurs centaines d’employés répartis dans plusieurs établissements. Plusieurs syndicats. Démarche d’équité salariale nécessite un comité. Système d’évaluation Roy-Bergeron. DRH procède seule avec le consultant. Un VP valide. Pas de questionnaires aux employés à cause du nombre d’employés et de la dispersion géographique. Plusieurs scénarios réalisés avant d’en arriver à la version finale. DRH en comité ne montre pas immédiatement ses cotes. À un moment donné, les membres du comité lui demandent et cela devient la référence. Comité se déroule rondement animé par un consultant. Louis Bergeron, CRHA Conseiller administration et gestion des ressources humaines GRH Service Conseil à Granby. Téléphone : 450 776-1074 | adresse électronique : [email protected]