Termes de référence Assistance Technique et Opérationnelle pour

Termes de référence
Assistance Technique et Opérationnelle pour la mise en œuvre des projets
ruraux du Département du Nord Est
Programme :
Programme de réforme et investissements dans le secteur de l’eau
potable et de l’assainissement en Haïti
Financement :
Fonds de Coopération pour l’Eau et l’Assainissement (FCAS) de l’Agence
Espagnole de Coopération International pour le Développement (AECID).
1 Contexte
Considérant le budget disponible1 pour la mise en œuvre d’un projet rural intégré au Programme
Bilatéral soutenu par l’AECID ;
Considérant qu’il revient au Département du Milieu Rural (DMR) de la DINEPA de mettre en œuvre un
tel projet ;
Considérant l' OREPA du Nord et son mandat ;
Considérant l' URD Nord Est et son mandat ;
Considérant la prestation de l’entreprise Wasser à qui la DINEPA a confié l’élaboration des schémas
directeurs régionaux d’alimentation eau potable et d’assainissement dans l’ OREPA Nord et considérant
tous les documents qu’ils produisent (ont produits) même s’il s’agit de drafts ;
Considérant tous les acteurs EPA intervenant dans le département du Nord Est et tous les documents2
relatifs à leurs activités ;
La DINEPA a défini les présents termes de référence.
2 Prestation
Sous la supervision du Chef du DMR, le consultant aura à effectuer les tâches suivantes :
 Phase 1: Définition du Projet et Identification des Localités (6 mois)
1
Environ 8,500,000 $US
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2.1 Définition du Projet et élaboration du Plan Opérationnel
-
Elaborer conjointement avec l’ l'URD et le DMR le document opérationnel de projet qui
contiendra une partie narrative, la matrice des résultats révisés et un budget détaillé. Ces
documents seront soumis à la validation de la DINEPA . Le Programme Annuel d'Opération sera
actualisé sur une base annuelle. Toute actualisation devra être validée par le Département du Milieu
Rural et l’Equipe de Gestion du Programme et obtenir la non-objection de l'AECID;
-
Suite à la validation obtenue, finaliser le document opérationnel du projet tenant compte des
prestations définies en 2.2 et 2.3, puis le soumettre à la validation de la DINEPA;
2.2 Evaluation des capacités de l'URD Nord Est
-
Evaluer les capacités de l'URD Nord Est et faire des recommandations au DMR pour le renforcement
éventuel de l'URD relativement à la gestion du projet rural du Programme bilatéral;
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Participer à l'amendement des ordres de Mission de l'URD relativement au démarrage du projet
rural du programme bilatéral;
-
Proposer les profils devant éventuellement renforcer l'URD dans le cadre de la mise en œuvre du
projet rural du Programme bilatéral et élaborer les termes de référence.
-
Participer aux entrevues pour le recrutement des cadres additionnels devant renforcer l'URD du
Centre.
2.3 Planification des investissements et relèvement des systèmes
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Sur la base des localités rurales3 ayant fait l’objet des inventaires réalisés par Wasser4, les TEPAC,
des documents récoltés et des diagnostics effectués, établir conjointement avec les membres des
URD des critères de sélection pour identifier environ 10-13 localités du Département du Centre qui
feront l’objet des interventions en eau potable5 (construction ou réhabilitation de SAEP, SPS, PMH,
STE ou CSS). Le Consultant proposera la technologie la mieux appropriée pour ces localités;
Sur la base des localités rurales qui seront retenues pour des interventions en eau potable, assister
les membres des URD à établir les critères de sélection en collaboration avec la Direction de
l’Assainissement, et à identifier 10 institutions6 ou lieux publics7 qui feront l’objet de la construction
d’une toilette communautaire;
Faire une planification des investissements qui tient compte de l'enveloppe disponible
Finaliser le Plan Annuel d'Opération avec les membres des URD, le soumettre pour validation au
chef du Département du Milieu Rural ,à l’équipe de gestion du Programme et à l'AECID.
3
Localités de moins de 10,000 habitants
La liste sera fournie par la DINEPA
5
SAEP: Système d'Approvisionnement en Eau Potable; SPS: Station de Pompage Solaire; STE: Station de Traitement
d'Eau; PMH: Pompes à Motricité Humaine et CSS: Captage de Source Simple.
6
Ecole ou centre de santé
7
Plage, station de bus, marché, etc.
4
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Le Consultant travaillera avec l’Observatoire National et le personnel de la
DINEPA sur le terrain pour le relèvement initial de l’information de
systèmes ruraux au niveau du département du Nord Est. Le Consultant proposera
conjointement avec le DMR la modification au système d’indicateurs se basant
sur les résultats du relèvement initial.
 Phase 2: Coordination et mise en œuvre (1 an renouvelable)
2.4 Coordination du Projet
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Coordonner les interventions EPA à lancer sur le projet rural du Fonds Bilatéral pour le Département
du Nord Est;
Suivre le projet dès la conception jusqu'à la mise en œuvre et sa fermeture. Fournir une assistance
technique à l’URD et à l'OREPA dans le cadre de l'implémentation du projet afin d'atteindre dans les
délais les objectifs fixés dans le POA;
Encadrer les URD dans la gestion des contrats, assurer la gestion des ressources humaines et
maintenir un bon environnement de travail;
Encadrer l’URD dans la gestion systèmes gérés par les CAEPA (technique et administrative) ainsi
que les CPE;
Veiller à ce que tous les équipements/biens achetés et utilisés dans le cadre du projet sont
inventoriées correctement et prendre toutes les mesures pour remédier à toutes irrégularités;
Maintenir une étroite collaboration avec le DMR, l'équipe de gestion du Fonds Bilatéral et s'assurer
de la cohérence des activités sur le projet avec les autres programme de la DINEPA;
Suivre régulièrement les activités et faire une révision du POA, de la matrice des indicateurs, faire
des réajustements budgétaires qui devront faire l'objet d'une demande de validation par le DMR et
l’Equipe de Gestion du Programme.
Archiver correctement des documents du Projet qui seront transmis sur une base mensuelle sous
format électronique et version papier à l'OREPA, au DMR à l’Equipe de Gestion du Programme et
l'AECID;
Appuyer le DMR et travailler conjointement avec l'URD dans la mise en œuvre du programme,
veiller au respect du planning, des délais, des activités dans le POA et des produits qui sont
attendus.
Evaluer sur une base mensuelle durant la mise en œuvre du projet bilatéral, l’évolution des
performances des membres de l’URD et proposer au besoin des solutions.
2.5 Etudes de faisabilité
2.5.1 Réhabilitation/construction de SAEP
-
Une fois que le choix des localités a été validé par la DINEPA, établir avec les URD, les termes de
référence pour la sélection d’un ou plusieurs prestataires devant réaliser des Avant Projets détaillés
bon pour exécution ( techniques, sociales et financières ) pour lancer les dossiers d’appel d’offre
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2.5.2 Installation de Points d’Eau (PE) « améliorés8 »
-
-
-
Une fois que les choix des 10 localités ou quartiers de localités ont été validés par la DINEPA, établir
conjointement avec l’URD les termes de référence pour la sélection d’un ou de plusieurs
prestataires devant réaliser d’éventuelles études techniques complémentaires comme une étude
géophysique ou des essais de pompages ;
Préparer conjointement avec l’URD le cahier des charges pour la sélection d’une entreprise de
forages pour les PMH ;
Réaliser ou faire réaliser par les URD ou (un prestataire) des études de faisabilité détaillées relatives
à l’installation des SPS ou STE identifiés. Ces dernières devront comprendre :
o Une étude technique détaillée devant permettre de dimensionner précisément les
équipements de pompage, de traitement, de stockage et de distribution (incluant les
kiosques). Elle inclura aussi les éléments de protection des équipements.
o Une étude socio-économique relative notamment à la propension des populations ciblées à
payer pour le service proposé6.
o Une étude tarifaire relative à la viabilité économique du système proposé6.
o Une étude sur la gestion du PE.
bon pour exécution ( techniques, sociales et financières ) pour lancer les dossiers d’appel d’offre
2.6 Validation des études de faisabilités
-
Présenter conjointement avec l’URD pour validation les études de faisabilité proposées et s'assurer
du suivi de la constitution des dossiers d’appel d’offre définis. Vraisemblablement, l’un sera lié à la
fourniture et l’installation des équipements de pompage, traitement, stockage et l’autre aux travaux
hydrauliques et de génie civil.
2.7 Réalisation et supervision des travaux
-
Proposer à la DINEPA des stratégies de mise en œuvre des travaux (Entreprises de construction,
artisans locaux ou ONG);
Le Consultant devra également préparer des Termes de Reference pour l’exécution des travaux dans le
département du Nord Est avec différents partenaires: ONG, entreprises.
Indépendamment du partenaire choisi les TDR fournis prendront en compte les points suivants :
-
(1) Demande
(2) Participation des usagers,
(3) Technologie
(4) Contribution Financière
(5) Qualité de la mise en œuvre,
(6) Structure tarifaire
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-
Proposer de concert avec les URD, une stratégie pour la supervision des travaux (superviseurs ou
firme de supervision);Le Consultant devra également préparer les Termes de Référence.
-
2.8 Ingénierie sociale, Gestion et exploitation des systèmes
-
S'assurer de la mise en place d'une structure pour la gestion et l'exploitation des systèmes en
prônant des approches participatives et suivant les documents en vigueur à la DINEPA;
Faire le suivi conjointement avec l’URD de la réalisation des activités d'ingénierie sociale dans les
localités bénéficiaires du projet (URD, Firmes de consultation, ONG)
2.9 Etablissement des lignes de bases assainissement, Suivi des indicateurs
de performance des SAEP ruraux
-
Coordonner les enquêtes pour la réalisation des lignes de base Eau Potable, Assainissement et
Hygiène (si requis) en capitalisant sur les ressources locales et les Techniciens en Eau Potable et en
Assainissement pour les Communes qui sont des cellules communales déconcentrées de la DINEPA
qui travaillent sous la supervision des URD;
-
S'assurer que tous les SAEP construits ou réhabilités sont intégrés dans le plan de suivi des
indicateurs de performance des SAEP ruraux;
2.10 Accompagnement/renforcement des URD Nord Est dans la gestion de
projets
-
Lors de chaque visite sur le terrain se faire systématiquement accompagner par le ou les membres
de l’URD concerné ;
Travailler conjointement avec l’URD lors de l’élaboration des programmations et des rapports
mensuels ;
Créer tous les outils pertinents qui permettront à l’ URD d’être pleinement impliqués dans la mise
en œuvre et/ou le suivi du projet rural du Programme Bilatéral ;
Former l'URD aux outils de gestion de projets utilisés
Renforcer les capacités des URD dans la réalisation des études d’avant projet détaillés et le contrôle
des travaux;
Déléguer les activités techniques et sociales aux URD concernés et encadrés les membres de
l'équipe.
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3 Produits
 Phase 1:
Le consultant devra fournir en langue française les produits suivants qui devront être tous être validés
par le superviseur et qui conditionneront les paiements (voir 6):
1. Rapport mensuel d’activités du mois d’Août 2013. Ce rapport inclura en outre le chronogramme
complet et détaillé de la mission, le chronogramme doit prévoir la date de soumission des
livrables tels que (les TDR, POG, POA, Identification des localités et Planification de
l’investissement)
2. Rapport mensuel d'activités du mois de Octobre 2013 (TDR’s révisés pour renforcer les URD et le
rapport préliminaire d'identification des localités)
3. Rapport mensuel d'activités du mois de Septembre 2013 dont le draft du document
opérationnel du projet;
4. Rapport mensuel d’activités du mois de Novembre 2013. Ce rapport fera aussi un bilan
intermédiaire de la prestation et proposera, si nécessaire, des propositions d’activités et un
chronogramme révisés et inclura les termes de référence et cahiers de charges des études à
lancer;
5. Rapport mensuel d’activités du mois de Décembre 2013 et document opérationnel révisés suite
à la validation du DMR, de l’Equipe de Gestion du Programme et de l'AECID ;
6. Rapport final à soumettre à la fin de Janvier 2014. Ce rapport fera le bilan et l’analyse complet
de la phase 1 de la mission.
En plus des rapports énumérés, le consultant devra au moins réaliser 2 présentations « power point »,
l’une dans le cadre de la présentation du POG, POA pour le projet rural dans le Département du Nord Est
, l’autre lors de la présentation du rapport final.
Tous les autres documents comme le document opérationnel du projet, les TdR, les cahiers des charges,
mentionnés dans la description de la prestation (voir 2), font aussi partie des produits attendus. Ils
devront systématiquement être validés par le chef du DMR et seront soit, adressés à la DINEPA de façon
spécifique, soit annexés aux différents rapports mensuels.
Ces rapports seront fournis sous format papier (1 original et 3 copies) et sous format électronique.
Le consultant devra aussi faire des « débriefings » hebdomadaires auprès du DMR. Ces derniers seront
organiser de façon à ne pas interrompre les activités du consultant et auront ainsi lieu, soit le lundi
matin, soit le vendredi après-midi.
 Phase 2:
Pour la phase 2, le consultant devra soumettre son rapport mensuel d'activités du projet et des résultats
attendus dans le Plan annuel d'opérations.
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4 Durée
La phase 1 de la prestation est d’une durée de six (06) mois (1er Août 2013 au 31 Janvier 2014)
La phase 2 de la prestation sera d'une durée d'un an (6 Février 2014 au 31 Janvier 2015)
5 Moyens à disposition
Les déplacements professionnels du Consultant seront assurés par la DINEPA. Les frais de déplacements
privés, notamment liés aux déplacements faits pendant le week-end, seront à la charge du consultant.
Toutefois, le consultant aura droit à 1 semaine de vacances tous les deux mois.
Le consultant sera basé dans le Nord Est à Fort Liberté et utilisera les bureaux de l’URD. Le
consultant pourra utiliser tous les équipements de mesures et d’analyse disponibles au niveau de l’URD
et /ou de la DINEPA pour l’accomplissement de ses taches Il pourra conjointement avec l’URD
soumettre des réquisitions pour tout matériel nécessaire au bon fonctionnement du projet rural. Le
Consultant devra disposer de son propre ordinateur portable, téléphone cellulaire, appareil de photo
numérique et accès internet (via pas exemple des « clés » fournies par les opérateurs de
télécommunication) et en faire usage à ses propres frais.
6 Compétences requises
Le Consultant devra avoir un diplôme universitaire d’ingénieur avec une spécialisation en hydraulique,
ou génie civil et démontrer par son expérience acquise qu’il possède les compétences requises pour
mener à bien la mission demandée ;
Le Consultant devra avoir une expérience professionnelle d’au moins 8 ans dans le domaine
d’hydraulique, la gestion des programmes EPA dont au moins 3 ans dans des pays en voie de
développement. Le Consultant devra aussi avoir une expérience dans l’élaboration et l’exécution des
projets ruraux . Des expériences en Haïti seraient un plus ;
Le Consultant devra s’exprimer parfaitement en français et pouvoir élaborer des rapports écrits en
français. Une certaine connaissance et compréhension du créole haïtien serait un plus ;
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7 Rémunération
L’Offre du Consultant comporte 2 parties .Une première pour la phase 1 et l’autre pour la phase 2.
Conformément à la Convention de Financement, les ressources financières provenant du DFCAS ne
pourront pas être utilisées pour le paiement d’impôts, taxes de quelque nature ou applicable au pays
récepteur, et en conséquence le prix de l’offre n’inclura pas des impôts, droits et taxes d’aucune classe.
Le paiement d’impôts, taxes, amendes, sanctions, intérêts de retard et autres charges non éligibles par
le FCAS, devra être couvert par l’apport du Consultant.
Pour percevoir ses rémunérations, le consultant devra adresser une facture signée à la DINEPA.
Les paiements s’effectueront de la façon suivante :
Phase 1:
-
20% du montant du contrat après signature comme avance de démarrage;
-
20% du montant du contrat après la remise et l’approbation par la DINEPA du plan de
travail ,du rapport préliminaire des localités et des termes de référence de l'équipe devant
mettre en œuvre le projet dont les URD;
-
20% du montant du contrat après la remise et l’approbation par la DINEPA du rapport
Opérationnel du projet y compris le POA et le PPM;
15 % du montant du contrat après remise et approbation par la DINEPA des Termes de
Référence et Cahier de charges des études et travaux à lancer ;
-
15 % du montant du contrat après approbation par la DINEPA du POG, POA, PPM révisés
suivants les commentaires de la DINEPA et suite à l’attribution des marchés relatifs au TDR
et cahiers de charge préparés par le Consultant ;
-
10 % du montant du contrat après la soumission et l’acceptation du rapport final par la
DINEPA;
Phase 2:
Le Consultant fera une offre forfaitaire mensuelle de ses prestations et sera payé à la présentation du
rapport mensuel d'activités en lien avec les produits attendus dans le POA.
Le Consultant devra inclure le per diem dans son offre.
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