ABC de l`organisation d`un colloque au 83e Congrès de l`Acfas

ABC de l’organisation d’un colloque au 83e Congrès de l’Acfas
Université du Québec à Rimouski, du 25 au 29 mai 2015
Vous êtes sur le point de proposer un colloque scientifique ou un colloque Enjeux de la recherche?
Prenez le temps de lire les informations ci-dessous! Elles vous permettront d’avoir une bonne idée des
différentes étapes de l’organisation d’un colloque au congrès de l’Acfas.
Calendrier – vos dates clés
Date
3 novembre 2014
8 décembre 2014
8 décembre 2014
8 décembre 2014
8 décembre 2014
12 janvier 2015
12 janvier 2015
23 février 2015
6 mars 2015
7 mars 2015
1er avril 2015
20 avril au 2 mai
2015
25 au 29 mai 2015
Actions et outils
Date limite pour proposer un colloque sur le site Internet de l’Acfas (www.acfas.ca).
Réponse (acceptation, acceptation conditionnelle ou refus) du comité scientifique.
Pour les colloques acceptés : rédaction de courts textes à faire diffuser dans le
programme préliminaire du congrès (description courte, appel à communications le
cas échéant, etc.).
Diffusion du programme préliminaire du congrès sur www.acfas.ca.
On y annonce les colloques acceptés avec les textes préparés par les responsables de
colloques (voir ci-haut).
Ouverture de l’inscription en ligne sur www.acfas.ca.
Date limite du paiement des frais d’adhésion à l’Acfas pour le 1er responsable du
colloque – 40 $ avant taxes (voir la politique d’inscription obligatoire ci-dessous).
Date limite pour commander des affiches promotionnelles aux couleurs du congrès,
offertes et envoyées gratuitement par l’Acfas.
Date recommandée de fin d’appel à communications (pour les colloques en réalisant).
Date limite de transmission du programme final du colloque à l’Acfas (cela se fait par
l’outil en ligne disponible sur acfas.ca).
Date limite de transmission des besoins logistiques par le formulaire en ligne (capacité
de salle, aménagement, panneaux d’affichage, etc.).
Diffusion du programme final de tous les colloques sur le site Internet de l’Acfas, dans
le programme général du 83e Congrès de l’Acfas.
Période de commandes au traiteur exclusif du congrès. Dates exactes à être
confirmées.
83e Congrès de l’Acfas, Université du Québec à Rimouski
Organiser un colloque - 83e Congrès de l’Acfas
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Les services offerts aux responsables de colloques
Au moment de déposer votre proposition, vous devriez déjà avoir déterminé le format de votre activité
(durée, nombre de conférenciers au programme, etc.) et avoir commencé à penser aux services que vous
souhaiterez ou non offrir à vos participants (pause-café, repas et cocktail par exemple).
En amont du congrès, les services suivants vous sont offerts :
 Des outils de promotion pour votre colloque aux couleurs du congrès et que vous aurez à
personnaliser le cas échéant;
 Un accompagnement par l’équipe de l’Acfas pour la création de votre programme final détaillé
et pour tout renseignement général lié au congrès;
 Un accompagnement par l’équipe de l’UQAR pour les services logistiques.
Pendant le congrès, les services suivants vous sont offerts :
 Une salle standard de conférences aménagée en fonction de vos besoins (panel, atelier,
conférences, affiches scientifiques, cocktail, lancement, repas ou pause-café sur place);
 Un équipement audiovisuel de base installé dans votre salle incluant un ordinateur PC (suite MS
Office, Adobe Reader, port USB, connexion Internet filaire, lecteur DVD), un projecteur, un
écran, un micro pour les salles de 100 personnes et plus;
 Des services d’eau dans votre salle, pour vos conférenciers (un service en avant-midi et un
service en après-midi);
 L’aménagement d’une zone « cocktail » si vous en organisez. Notez qu’il vous sera possible de
tenir un repas ou un cocktail à l’extérieur du site du congrès. Des lieux vous seront proposés
ultérieurement;
 Des panneaux pour vos séances d’affiches scientifiques (si nécessaire);
 Une assistance technique à proximité de votre salle pour régler tout problème audiovisuel s’il y a
lieu;
 Deux pauses-cafés par jour offertes par l’Acfas à l’ensemble des congressistes (à 10 h 30 et à
14 h 30);
 Transport entre les sites des activités du congrès (UQAR, Cégep de Rimouski et Institut maritime
du Québec).
Services additionnels – à vos frais ou aux frais des congressistes




Les commandes de repas, boissons, pauses-cafés et cocktails au traiteur exclusif du congrès;
L’inscription des congressistes et des participants à votre colloque (voir la politique d’inscription
obligatoire ci-dessous);
Le transport des congressistes pour vous rendre à Rimouski;
L’hébergement des congressistes.
L’Acfas et l’UQAR feront tout le nécessaire pour mettre en place une structure d’accueil et d’information
facilitante, offre de transport et offre d’hébergement inclus.
Vos ressources
Aurez-vous des co-organisateurs? Avez-vous prévu la diffusion d’un appel à communications? Qui sera
responsable de compléter votre programme en ligne sur le site Internet de l’Acfas?
Ayez en tête que l’organisation d’un colloque se fait en plusieurs étapes :
• Suivis auprès des conférenciers;
• Rédaction du programme;
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Promotion et diffusion;
Besoins logistiques (audiovisuel, ajout d’équipements, etc.);
Commandes au traiteur (pause-café, lunch, cocktail).
Prévoyez dès maintenant les ressources dont vous aurez besoin! L’Acfas et l’UQAR vous demanderont
d’identifier un responsable du programme/des communications et un responsable de la logistique.
Notez que selon l’envergure de votre colloque, il est possible qu’un seul responsable puisse jouer tous
ces rôles.
Partenariat de colloque
Vous avez un/des partenaire(s) financier(s)? L’Acfas vous suggère de lui/leur offrir de la visibilité sur la
page Internet du programme final de votre colloque à compter du 1er avril 2015 et sur l’application
mobile du congrès. Le coût de remise à l’Acfas est de 275 $ avant taxes par logo apposé. En savoir plus
Politique d’inscription obligatoire au congrès
L’inscription au congrès est obligatoire pour tous les participants des colloques à l’exception du 1er
responsable de colloque qui bénéficie d’une inscription gratuite : organisateurs, conférenciers,
animateurs, personnes de l’assistance, etc. Veuillez vous assurer que vous communiquerez cette
politique dès que possible à l’ensemble de vos conférenciers pressentis et participants. Vos
conférenciers « invités » devront aussi avoir leurs frais acquittés au moment du congrès (payés par vous
ou par eux-mêmes). L’Acfas ne permettra aucune exception et vous remercie à l’avance de votre
collaboration! En savoir plus
L’inscription au congrès peut se faire de deux façons : en ligne (du 8 décembre 2014 au 10 mai 2015) et
sur place, pendant le congrès (25 au 29 mai 2015).
Des questions?
Communiquez dès maintenant avec :
 Madame Patricia Julien, agent d’information et de suivis pour les colloques
[email protected], 514 849-0045, poste 260
Bonne préparation!
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