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14 octobre 2009
Pour tout savoir sur l'apostille
La procédure de l'apostille dévoilée sous forme de questions-réponses, élaborées par Mme POUEY, substitut général à la Cour d'appel d'Aix-enProvence.
Bureau de l'apostille, RDC du palais Verdun - Mme Fabienne Démaret vous accueillera
1 - qu'est ce qu'une apostille ?
L'apostille désigne la procédure de légalisation simplifiée instaurée par la Convention de
La Haye du 5 octobre 1961, ratifiée par la France le 22 janvier 1965, et à laquelle 97
Etats ont déjà adhéré (à la date du 1er juillet 2009).
La légalisation a pour objet d'authentifier les actes publics ou privés établis
conformément au droit interne afin d'en permettre la production auprès des autorités
étrangères
qui requièrent cette formalité.
Cette mesure administrative assez lourde, est utilisée quand il n'existe pas de
convention entre Etats admettant l'apostille.
2- qui délivre l'apostille ?
Cette forme de légalisation incombe à l'autorité judiciaire et en France aux services
apostilles placés auprès des Procureurs Généraux des Cours d'Appel .
L'apostille est délivrée gratuitement.
3- à quoi sert l'apostille ?
L'apostille confirme l'authenticité de la signature, du sceau ou timbre sur le document.
Aussi les documents présentés en vue d'être apostillé doivent porter en original:
- la signature de l'autorité
- la qualité et le nom du signataire
- et le sceau de l'autorité
Ainsi lorsque l'acte fait l'objet d'une certification en mairie, seul un agent spécialement habilité ( càd désigné nominativement par un arrêté spécifique du
maire) peut délivrer cet acte.
En effet cette habilitation est systématiquement vérifiée avant la délivrance de l'apostille.
4- l'apostille s'applique t-elle à l'acte lui même?
Non, l'apostille ne signifie pas que le contenu du document est véridique ou que la République française approuve son contenu.
5- quels sont les pays concernés ?
Il existe trois catégories de pays : les pays qui n'exigent aucune formalité, les pays qui exigent l'apostille et ceux qui exigent la légalisation.
Afin de déterminer si un acte donné relève suivant les pays destinataires, de la procédure de légalisation ou de l'apostille ou s'il est dispensé de toute
formalité, il convient de se référer aux mises à jour effectuées régulièrement en fonction de l'évolution des adhésions des Etats sur le site du Ministère des
Affaires Etrangères : accéder aux mises à jour
Vous pouvez également obtenir plus d'informations par écrit ou par téléphone aux coordonnées suivantes :
Ministère des Affaires Etrangères
Bureau des légalisations,
57 boulevard des Invalides
75007 Paris
Tel : 01 53 69 38 28 OU 01 53 69 38 29 de 14 heures à 16 heures
6 - quels sont les actes qui peuvent être apostillés par la Cour d'Appel d'Aix en Provence ?
La Cour d'Appel d'Aix en Provence n'est compétente que pour apostiller les documents signés ou scellés par une autorité publique établie dans son ressort
géographique qui correspond aux départements :
http://www.ca-aixenprovence.justice.fr/index.php?rubrique=178&ssrubrique=11643
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la Justice
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des Alpes de
Provence
(04),
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des Alpes Maritimes ( 06)
des Bouches du Rhône
et du Var (83).
Ainsi les extraits de casier judiciaire ne peuvent être apostillés que par la Cour d'Appel de Rennes qui détient en la matière une compétence exclusive, les
documents sont à adresser :
Cour d'Appel de Rennes
place du Parlement de Bretagne
CS 66423
35 064 Rennes, cedex
tel 02 23 20 43 00
Ainsi les certificats de non pourvoi délivrés par la Cour de Cassation ne peuvent être apostillés que par la Cour d'Appel de Paris qui détient en la matière
une compétence exclusive, les documents sont à adresser :
Cour d'Appel de Paris
service de l'apostille
34, quai des orfèvres
75 055 Paris, Cedex 01
tel : 01 44 32 73 54
7- comment obtenir la délivrance d'une apostille par la Cour d'Appel d'Aix en Provence ?
Le service de l'apostille de la Cour d'Appel d'Aix en Provence délivre des apostilles par correspondance à l'adresse suivante :
Cour d'Appel d'Aix-en-Provence
Service Apostille
Parquet Général
13616 Aix en Provence Cedex 1
Fax : 04.42.33.82.04
La réception des actes est possible à la Cour d'Appel d'Aix en Provence au service des apostilles situé dans le Palais Verdun :
- de 9 H 00 à 11 H 45
- et de 13 H 30 à 17 H 00 sauf le vendredi jusque 15 H 30 .
Pour tout renseignement complémentaire vous pouvez contacter le service
de 9 H 00 à 11 H 45 au 04.42.33.81.80 de 13 h 30 à 17 H 00 sauf le vendredi jusque 15 H 30 au 04.42.33.80.05
Les documents vous seront retournés ou restitués sous 48 heures ( jours ouvrables)
Pour les urgences et les dossiers d'adoption sur rendez-vous.
Afin de faciliter le traitement des demandes il est recommandé d'utiliser le formulaire de demande , que vous trouverez ci-dessous et de joindre une
enveloppe timbrée à vos noms et adresse pour le retour des documents .
Téléchargez le formulaire
8- quels sont les actes publics qui peuvent être apostillés ?
- les actes d'état civil de moins de trois mois
- les actes notariés ( attestations, actes de notoriété, procurations, testaments, donations)
- les actes administratifs ( avis d'imposition, diplômes et relevés de notes scolaires et universitaires, certificats de scolarité ..)
- les actes judiciaires ( certificats de non appel de décisions , jugements, extraits de casier judiciaire)
- les actes commerciaux ( liste d'ingrédients de produits, factures, sessions, extraits "K bis" du registre du commerce, contrats commerciaux.... )
9 - quels sont les actes privés qui peuvent être apostillés ?
Peuvent également être apostillés tous les documents et actes d'origine privée ayant fait l'objet d'une déclaration officielle, par exemple :
- une procuration rédigée en langue étrangère qui a fait l'objet d'une certification par un notaire français
-une attestation privée qui a fait l'objet d'une certification de la signature de son
auteur par un notaire ou un maire;
par exemple les attestations de droits sociaux délivrées par des organismes privés d'utilité publique
10 - l'apostille est-elle apposée sur des originaux ou des copies ?
L'apostille peut être apposée sur l'original, ou sur une copie certifiée conforme ou sur une simple photocopie si l'original est présenté lors de la demande de
délivrance de l'apostille ( ex : le K bis) .
En effet depuis le décret n° 2001-899 du 1er octobre 2001 ont été supprimées les certifications conformes des copies de documents délivrés par les
autorités administratives, sauf pour les documents destinés à des administrations étrangères.
Pour la délivrance de copies certains actes obéissent à des régimes particuliers par exemple:
-les actes judiciaires y compris les certificats de nationalité française sont délivrés en copie authentifiée par le greffier de la juridiction qui a prononcé la
décision
Ils ne peuvent jamais être certifiés conformes par un agent municipal, ni par un notaire
- les actes notariés ne peuvent être certifiés conforme que par l'étude qui détient l'original
Ils ne peuvent jamais être certifiés conformes par un agent municipal ou un notaire d'une autre étude
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sur l'apostille
11- est-il préférable
de faire
apostiller un original
ou une
copie
?
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L'apostille aura une portée différente selon qu'elle est apposée sur l'original ou sur la copie .
Si l'apostille est apposée sur l'original , c'est la signature de celui qui a délivré l'original de l'acte qui est authentifiée.
Si l'apostille est apposée sur la copie , c'est la signature de celui qui a fait la copie qui est authentifiée.
par exemple :
l' apostille de l'original d'un diplôme universitaire authentifie la signature du président de l'université ou le recteur d'académie qui a délivré le diplôme ,
mais l'apostille de la copie du diplôme authentifie la signature du fonctionnaire municipal qui a vérifié la conformité de la copie à l'original.
12- les traductions doivent-elles être apostillées ?
Oui, la signature de l'auteur de la traduction, qu'il soit expert judiciaire ou non, doit faire l'objet d'une légalisation en mairie en application des dispositions
de l'article L 2122-30 alinéa 1 du Code général des collectivités territoriales
Le document non encore traduit, n'a pas besoin d'être certifié pour que soit apposée l'apostille sur sa traduction.
En effet à l'occasion de la réunion en février 2009 des pays membres de la convention de la Haye du 5 octobre 1961 , il a été fait le point sur le respect de
cette convention et des bonnes pratiques ont été élaborées afin d'assurer l'efficacité du dispositif.
Il a ainsi été rappelé que les traductions ne pouvaient pas être assimilées à un acte public , ni à une déclaration officielle alors même qu'elles ont été faites
par un traducteur inscrit sur la liste des experts près la Cour d'Appel .
Aussi l'apposition d 'une apostille sur une traduction suppose au préalable la légalisation de la signature du traducteur. Celle ci consiste à la reconnaissance
matérielle de la signature à légaliser par l'agent de mairie spécialement habilité à cet effet.
En l'absence de dépôt préalable de signature, le traducteur doit signer devant l'agent responsable après avoir fait la preuve de son identité.
Ainsi l'agent n' a pas à prendre en considération le contenu du document traduit , le processus de vérification ne concerne que la véracité de la signature et
la qualité en laquelle le signataire de l'acte a agi.
Cependant il est préférable d'accomplir en même temps toutes les formalités pour l'acte en français et l'acte traduit.
13- existe t-il des actes qui ne sont pas susceptibles d'être apostillés?
Oui, il s'agit par exemple :
- des documents établis par les agents diplomatiques ou consulaires ( comme les passeports)
- les documents administratifs ayant trait directement à une opération commerciale ou douanière ( par exemple : certificat sanitaire, attestation de libre
vente, certificat de non-radioactivité...)
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