Job Description

Avis d’emploi vacant
Titre du poste :
Coordonnateur, Centre de distribution de CATIE
Service :
Communications et marketing social
Relève de :
Directeur, Communications et marketing social
Poste(s) supervisé(s) :
aucun
Statut :
Temps plein, permanent
Endroit :
Toronto, Ontario
Date d’affichage :
7 décembre 2015
À propos de CATIE
CATIE est la source d’information à jour et impartiale sur le VIH et l’hépatite C au Canada.
Notre but est de partager les connaissances, les ressources et l’expertise avec les personnes
vivant avec le VIH ou l’hépatite C, les communautés à risque, les fournisseurs de soins de santé
et les organismes communautaires afin de diminuer la transmission des virus et d’améliorer la
qualité de vie.
Rôle principal
Effectue la surveillance des opérations du Centre de distribution, y compris maintenir le contenu
du site Web, surveiller et gérer l’inventaire et coordonner la communication entre les services et
des moyens externes de promotion du Centre de distribution de CATIE.
Offre un service à la clientèle efficace et professionnel, traite les commandes et trie l’information
et la réception de tous les appels par téléphone ainsi que des utilisateurs du Centre de distribution
de CATIE.
Coordonne le processus d’impression et de conception graphique à l’interne de toutes les
publications en en partenariat avec CATIE et du matériel promotionnel de CATIE.
Responsabilités clés
Centre de distribution
1. Fournit des services de consultation et de triage bilingue pour tous les appels entrants et
toutes les commandes passées par le biais du Centre de distribution de CATIE, y compris
de l’aide personnalisée aux organismes de première ligne et aux personnes en
sélectionnant les ressources imprimées et en ligne appropriées pour répondre à leurs
besoins en matière d’information sur le VIH et l’hépatite C;
2. Maintient un niveau élevé de connaissances sur les publications et les outils éducatifs
imprimés et en ligne offerts par les tiers et par CATIE;
3. Veille au traitement efficace des commandes par le biais du système en ligne du Centre
de distribution;
4. Collabore avec une entreprise de distribution extérieure pour surveiller les niveaux
d’inventaire des publications distribuées par CATIE;
5. Maintient le site Web du Centre de distribution, notamment en ajoutant des références à
toutes les nouvelles ressources;
6. Prend contact de façon régulière avec les organismes d’origine et les créateurs de
ressources à travers le Canada (p. ex. : les organismes de services de lutte contre le sida,
les organismes communautaires, les bureaux de santé publique, les centres de santé
communautaire, les organismes gouvernementaux) afin de s’assurer de
l’approvisionnement continu des stocks;
7. Travaille avec le directeur, Communications et marketing social et la rédactrice
principale, Ressources d’information sur la santé en partenariat afin de répondre aux
exigences externes relativement à la reddition de rapports et à la surveillance interne de
l’organisme en compilant des données sur la distribution et l’utilisation des ressources,
l’inventaire et les tendances de l’utilisation du Programme d’information en salle
d’attente (PISA);
8. Maintient et met à jour les politiques et les procédures du Centre de distribution avec le
soutien du directeur, Communication et marketing social;
9. Travaille en collaboration avec les services Échange des connaissances et
Communications et marketing social afin d’appuyer la promotion des ressources, des
services et du matériel du Centre de distribution de CATIE;
10. Aide à l’élaboration de feuillets personnalisés de ressources recommandées pour les
ateliers et les conférences;
11. Coordonne les cyberbulletins trimestriels, y compris le cyberbulletin du Centre de
distribution de CATIE et le cyberbulletin du Programme d’information en salle d’attente;
12. Travaille avec le service d’élaboration des publications pour coordonner l’impression et
la conception graphique de toutes les publications de CATIE et des publications en
partenariat avec CATIE, collabore avec les gestionnaires de projets internes relativement
au processus d’approbation et d’élaboration, et avec différents imprimeurs relativement
aux devis et à la gestion de l’impression et des fichiers de conception au besoin;
13. Coordonne le Programme d’information en salle d’attente (PISA), notamment en
communiquant de façon régulière avec les cliniques partenaires partout au pays afin de
s’assurer qu’elles sont reçoivent les ressources les plus à jour sur le VIH et l’hépatite C
de CATIE;
14. Fournit du soutien administratif, y compris gérer la base de données du Centre de
distribution, du soutien pour la gestion de l’inventaire, le triage des plaintes, le
classement, le multipostage, les communications de routine, etc.;
15. Travaille en collaboration avec le personnel, les bénévoles et les autres organismes afin
d’appuyer CATIE à remplir sa mission quant à la distribution de ressources. Adopte une
approche de service à la clientèle proactive pour soutenir les collègues au sein de
l’organisme et partout au pays en leur fournissant l’information et les rapports
nécessaires.
Soutien administratif et à la réception
16. Comme principale responsabilité, effectue la réception des appels téléphoniques et offre
du soutien administratif en se servant de chaque opportunité pour offrir un excellent
service à la clientèle et rehausser le profil bilingue et professionnel de CATIE;
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Avis d’emploi vacant
17. Tous les jours, gère les comptes électroniques [email protected] et [email protected]
afin que les messages soient traités efficacement ou qu’ils soient transférés au membre du
personnel approprié de CATIE;
18. Participe aux réunions du personnel et aux réunions d’équipe ainsi qu’aux projets et aux
processus de planification, au besoin;
19. D’autres tâches au besoin pour soutenir le personnel.
Connaissances et aptitudes requises
1. Ce poste nécessite de bien connaître le mandat, les directives relatives aux programmes et
la philosophie des services de CATIE afin d’offrir du soutien aux programmes et au
personnel;
2. Être bilingue à l’oral et à l’écrit (français et anglais) et posséder une capacité à
communiquer de manière professionnelle et respectueuse;
3. Posséder d’excellentes compétences organisationnelles et administratives;
4. Avoir la capacité de travailler avec différents clients de manière interactive, en réagissant
efficacement aux différents besoins et problèmes qui se présentent;
5. Posséder la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de maintenir son souci du
détail dans un environnement dynamique;
6. Posséder des compétences informatiques qui incluent manipuler des courriels, travailler
avec des applications en ligne et réviser des bases de données et connaître Microsoft
Outlook et Office Suite;
7. Il est fortement souhaitable de posséder une compréhension du VIH et de l’hépatite C;
8. Il est fortement souhaitable d’avoir de l’expérience de travail au sein d’un organisme
communautaire offrant des services de première ligne.
CATIE souscrit aux principes de l’équité en matière d'emploi et encourage les personnes
suivantes à postuler: les personnes vivant avec le VIH/sida et/ou l’hépatite C; les minorités
visibles et les personnes aux antécédents culturels divers; les personnes de toutes les identités de
genres et orientations sexuelles; et les personnes handicapées.
Les candidats et candidates intéressés sont invités à visiter notre site Web à l'adresse
www.catie.ca.
Les demandes par courriel sont préférées. Veuillez ne pas téléphoner.
Nous vous remercions de votre intérêt, mais seules les personnes convoquées à une entrevue
seront contactées.
Date limite pour présenter les demandes : 15 janvier 2016
Soumettez votre demande à : [email protected]
REMARQUE: Afin de réduire le nombre de « pourriels » que nous recevrons en réponse à cet
avis, les personnes intéressées sont priées d'inclure le texte suivant dans la ligne « objet » de leur
courriel : Emplois CATIE Coordonnateur