Minutes r\351union 7 mars 2011 - Gatineau - AFMO-OMFA

Association de football mineur de l’Outaouais (AFMO)
165, rue St-Antoine
Le 7 mars 2011
Étaient présents : Martine F.Nault, Claude Lavoie, Leith Ross, Mélanie McNicoll, Jayson McConnell, Luc Lanthier, Daniel Millette, Pascal Sanscartier, Barry Rodger,
Danny Trépanier, Monia Lahaie.
Absents : Gawain Harding, Nathalie-France Roger, Craig Walsh
SUJET
Adoption de l’ordre du jour
2. Approbation du procès-verbal
du 31 janvier 2011
3.
• Info NCAFA (rencontre des
présidents)
ACTION/ÉCHÉANCE
Adopté : proposé par Barry Rodger et appuyé par Leith Ross.
Approuvé : proposé par Leith Ross et appuyé par Barry Roger.
• Le Friday Night Tykes aura lieu le 5 août et le Mosquito Madness aura lieu le 6 août 2011. La saison débute officiellement le 19
août. Il est a noté que nous ciblons soit le 11 ou le 12 août pour le Gala de la remise des chandails pour les Vikings.
• Championship Week + Friday
Night Tyke
• Barry demande à la NCAFA d’avoir le Championship Week chez nous à notre terrain synthétique Mont-Bleu. Par contre, la ligue
n’a toujours pas pris de décision à ce sujet. Entre temps, Luc Lanthier approchera la Ville pour s’assurer que le terrain
synthétique est disponible et confirmer le tout. À notre prochaine rencontre, nous prendrons la décision à savoir si nous allons
toujours de l’avant à offrir nos services comme l’hôte lors de cet évènement qui aura lieu à la fin octobre 2011. Il y a beaucoup
d’organisation et de logistique à faire lors de cet évènement. Donc, si la ligue ne confirme pas leur décision sous peu, nous nous
verrons dans l’obligation de retirer notre demande, faute de temps pour bien planifier l’évènement en question.
Situation avec Football Québec
• La NCAFA sera membre avec Ontario Football Association. Les Vikings adhèrent à Football Québec. Par contre, nous avons
fait une entente que nos joueurs pourront jouer avec les clubs de l’Ontario.
•
4. Entraînement/Formation
• Programme Printemps – Été
(compte-rendu des préparatifs –
recrutement – inscriptions –
formulaire)
•
Entraîneurs – 2011
• La prochaine date d’inscription sera le 15 mars. Ensuite, nous prévoyons faire la remise d’équipements le 1er avril de 18 h à 20 h
et le 2 avril de 9 h à midi.
• Statu quo : Barry est absent de la rencontre pour faire la mise à jour à ce sujet.
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SUJET
ACTION/ÉCHÉANCE
5. Administration/Finances
• Rapport budgétaire AFMO et
Vikings 2011
• Statu quo.
• Date de collecte des paiements
(inscriptions) 22 février et 15 mars
2011
• Lors de l’inscription du 22 février, nous avons reçu 13 000 $ en frais d’inscription pour la LFMO et 1 200 $ pour les Peewee.
• Révision
des
documents
d’inscription électroniques
• Tout va bien avec les documents électroniques.
• Couverture d’assurance (biens
et personne)
• Notre couverture d’assurance augmentera, car nous devons assurer notre bureau situé sur la rue St-Antoine. Nous devons avoir
une assurance pour le bureau, les deux cages de rangement de la rue St-Antoine et l’entreposage à la polyvalente Le Carrefour.
En plus, Football Québec devrait couvrir l’assurance responsabilité. Barry attend la confirmation à cet effet.
Barry et Danny donneront à Daniel Millette l’inventaire de nos équipements actuels. Daniel se chargera d’informatiser le tout.
6. Compte-rendu
communications
et
saison 2011
• Site internet
•
des
marketing
• Leith modifiera le calendrier sur le site, car il semblerait y avoir des erreurs dans le calendrier de la LFMO.
Publicité – compte rendu
• Planification
(commanditaires)
et
objectifs
• Les banderoles ont été imprimées et sont actuellement distribuées dans les écoles, centres d’achats et arénas. Nous attendons de
voir le nombre d’inscriptions avant de payer de la publicité dans l’Info 07. Nous avons actuellement 152 inscriptions.
• Pascal Sanscartier passe présentement à travers la documentation de Claude Millette et tentera de suivre les mêmes stratégies
pour solliciter les différents commanditaires. Il va refaire le gabarit (en-tête de lettre) afin de standardiser une lettre type et nous
soumettra le tout par courriel. Il est remarqué qu’il serait nécessaire d’avoir un numéro de fax.
Le mercredi 15 juin et le dimanche 19 juin sont nos finales de la LFMO. Il est important d’organiser la cantine. Gawain a déjà
une liste de choses à faire pour l’organisation de ces évènements. Le tout sera remis à Pascal afin de s’assurer du bon
déroulement, sans rien oublier.
• Activité
(kiosque)
promotionnelle
• Nous aurons un kiosque de publicité pour la LFMO et les Vikings les 12 et 13 mars au Promenade de l’Outaouais. Nous avons
aussi la possibilité d’avoir le même kiosque aux Galeries d’Aylmer. À considérer pour l’an prochain.
• Nous attendons le retour de Gref W. pour la commande des casquettes. Il semblerait que son fournisseur initial n’est plus en
fonction. En plus, il devait faire une soumission pour des sacs de rangement pour chaque joueur des Vikings. Barry s’occupe de
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SUJET
ACTION/ÉCHÉANCE
commander les Spirits Pack (short et t-shirt) pour la LFMO et les Peewee Vikings.
• Achat d’items promotionnels –
compte-rendu.
7. Rapport :
équipements
et
terrains saison 2011.
• Confirmation – réservation
terrain synthétique LFMO
•
Tout est fait et Luc attend la confirmation officielle de la Ville. Tous nos besoins ont été déterminés. En plus, Luc demandera
la disponibilité du terrain synthétique pour la dernière semaine d’octobre en vue du Championship Week.
• Achats
d’équipements
•
Nous avons présentement 75 casques qui se font remettre en état.
•
Nous avons eu le retour de deux équipements (lors de la dernière inscription). Il nous manque toujours deux équipements. Un
parent s’est engagé de retourner le tout et l’autre équipement manque depuis au-delà de deux ans et nous doutons de pouvoir
récupérer le tout.
–
réparation
• Retour équipements (compterendu)
•
• Nous avons plusieurs joueurs qui veulent emprunter notre équipement pour participer à la OV ligue. Barry communiquera
avec les parents pour les informer que pour la location; ils doivent donner un versement de 150 $ comptant. Au retour de
l’équipement, nous allons remettre 75 $ comptant au parent. Donc, le prix de l’emprunt est de 75 $.
Emprunt d’équipements
•
• Nouveau
local
l’Association + équipements
8.
•
Situation Vikings
Planification saison 2011
9.
•
Situation LFMO
Agenda saison 2011
10. Discussion – Questions
Daniel Millette fera une liste des besoins d’achat pour les équipements : pompes pour les casques, trousse de premiers soins,
etc. Leith mentionne que nous devons acheter des fournitures de bureau : brocheuse, trombones, etc.
pour
Statu quo.
Statu quo.
•
•
•
Jayson Mc. fait un rappel que le magasin Sports Experts (Promenades de l’Outaouais) ouvre ses portes demain, le 8 mars de
18 h à 20 h pour les joueurs de la LFMO et les Vikings de Gatineau. Les joueurs pourront s’équiper pour la prochaine saison
de football à un rabais de 20 %. Lors de l’inscription, les parents ont reçu de l’information à ce sujet et nous pouvons aussi
retrouver de l’info sur le site des Vikings.
Nous inviterons le magasin à participer à nos différents évènements, par exemple la remise de l’équipement, la semaine des
finales de la LFMO, etc.
Danny nous fait remarquer que nous devons avoir un plan B pour l’utilisation du terrain synthétique le 3 avril. S’il y a toujours
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SUJET
ACTION/ÉCHÉANCE
•
•
•
11. Prochaine rencontre
Rédigé par Martine Faucher Nault
de la neige, il nous sera impossible d’utiliser le terrain. Luc regardera à la possibilité de réserver les terrains synthétiques de la
Fonderie..
Leith demande à regarder à la possibilité de faire l’achat d’un autre barbecue.
Barry nous informe que Danny Piché, directeur du Centre de Développement de Gatineau, ancien coach des GeeGees
d’Ottawa et maintenant entraîneur des Griffons offre diverses formations reliées au développement pour entraîneurs en
Outaouais. Barry nous remet de l’information à ce sujet.
Luc s’occupe de faire les démarches auprès de la Ville afin d’avoir deux clés supplémentaires de l’entrée principale du 165 StAntoine. En plus, il s’occupe de faire les démarches pour l’installation d’un téléphone, d’un fax à notre local. Il explique que
le processus est lent, car Bell Canada doit avoir accès à un local électrique au sous-sol du 165 St-Antoine et il semble y avoir
confusion à la Ville à savoir qui détient cette clé et qui a accès à ce local électrique.
La prochaine rencontre aura lieu le 4 avril 2011.