Mise en place d`un Extranet Collaboratif avec Open BeeTM

Mise en place d’un Extranet Collaboratif avec Open BeeTM
Guide d’installation rapide
Open BeeTM Portal vous permet
d’offrir à vos interlocuteurs
(clients, partenaires, etc.) une
gestion optimale de leurs
documents tout en diminuant les
coûts liés à la distribution de ces
derniers.
1
Découvrez comment dans ce
guide d’installation.
Sommaire
Introduction
Bénéfices
03
04
Étape 1
Ajoutez des licences
d’utilisateurs externes
Étape 2
Activez votre
Extranet Collaboratif
Étape 3
Configurez les paramètres
d’identification des
utilisateurs
05
06
07
Étape 4
Personnaliez votre
Extranet Collaboratif
Étape 5
Personnalisez
vos e-mails
08
09
Étape 6
Ajoutez l’URL de votre
Extranet Collaboratif
sur votre site internet
2
10
Étape 7
Accédez à votre
Extranet Collaboratif
en tant qu’utilisateur
11
Introduction
À partir de la version 6.4, Open BeeTM Portal permet de partager des documents avec vos contacts externes
(clients, partenaires, élèves, etc.) via un Extranet Collaboratif privé et sécurisé.
45 %
des chefs d’entreprises
déplorent une mauvaise
gestion des documents
à destination
des clients.
Client A
92 %
Client B
Client F
des clients aimeraient
bénéficier d’un accès
privé, en ligne, aux
documents échangés
avec leurs
fournisseurs
L’acquisition d’un
nouveau client coûte
5 à 10
Client C
Client E
Client D
fois plus cher que
de fidéliser un client
existant
3
Bénéfices
Personnalisable
Rentabilité
Réduisez vos coûts en
optant pour l’envoi de
vos documents au format
électronique,
traditionnellement
envoyés par courrier
postal, comme les
factures.
Solution intégralement
personnalisable à votre
image (couleur, logo, etc.)
en toute simplicité
Plateforme Cloud
Avec cette plateforme prête
à l’emploi en mode Cloud,
aucune configuration VPN
n’est requise
Multilingues
Plateforme multilingues
offrant une meilleure
expérience utilisateur
4
24h/24 et 7j/7
Un accès à toute
l’information à jour
24h/24 et 7j/7
1 - Ajouter des licences pour utilisateurs externes
Open BeeTM Portal vous permet d’acheter
(en masse) à des tarifs préférentiels des
« licences d’utilisateurs externes » requises pour
chaque personne ayant accès à votre Extranet
Collaboratif.
1
Depuis l’interface
d’Administration,
sélectionnez Licence.
4
Cliquez sur Gérer
pour ajouter
davantage de licences
utilisateurs externes.
5
2
Vérifiez le message
“ Vous utilisez x compte(s)
utilisateur(s) externe(s)
parmi xxx disponibles ”
pour visualiser votre crédit.
3
Si besoin, contactez
votre revendeur pour
acheter les licences
requises
2 - Activez votre Extranet Collaboratif
ASTUCE : afin de faciliter la
configuration de votre Extranet
Collaboratif, nous vous conseillons
de créer une arborescence
comme suit :
2
Depuis l’interface
d’Administration,
sélectionnez
Extranet.
Cliquez sur
Ajouter un
Extranet.
Créez un dossier racine nommé par
exemple « Extranet », et ajoutez-y des
sous-dossiers nommés en fonction
du nom de vos collaborateurs
externes (nom du client ou
partenaire, nom de l’élève, etc.).
3
Note : Une fois vos sous-dossiers
créés, vous pouvez commencer à
ajouter du contenu dans chacun
d’entre eux.
Sélectionnez le dossier
Extranet
(comme expliqué dans
l’astuce ci-contre)
4
Cliquez sur
Valider.
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3 - Configurez les paramètres d’identifications des utilisateurs
Une fois votre Extranet créé, la fenêtre suivante apparait :
Note: le mot de passe est
optionnel. En laissant ce
champs vide, l’utilisateur
externe sera invité à créer
son mot de passe avant de
se connecter à votre Extranet
Collaboratif.
Vous pouvez ajouter manuellement (un par un) les adresses e-mails (login par
défaut de l’Extranet Collaboratif) pour chaque utilisateur externe ou cliquer
sur Éditer dans Excel pour ajouter en masse les adresses e-mails de vos
collaborateurs externes.
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4 - Personnalisez votre Extranet Collaboratif
Vous pouvez personnaliser votre
logo, les images et la couleur de
votre Extranet Collaboratif afin de
refléter au mieux l’identité de votre
entreprise.
1. Depuis l’interface d’Administration,
sélectionnez Personnalisation.
2. Utilisez les différentes options
disponibles pour régler vos
paramètres de personnalisation :
couleurs, logo, images.
3. Cliquez sur Enregistrer la
configuration pour sauvegarder
et appliquer vos modifications au
thème.
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5 - Personnalisez vos e-mails
Vous pouvez également uniformiser vos modèles d’e-mails envoyés aux utilisateurs de votre Extranet Collaboratif.
Pour cela, cliquez sur Personnalisation des e-mails depuis l’interface d’Administration.
Vous trouverez dans la liste des modèles l’ensemble des modèles disponibles pour l’envoi d’e-mails de notifications
aux utilisateurs de votre Extranet Collaboratif, comme par exemple la mise en ligne d’un nouveau document dans
leur espace ou la réinitialisation de leur mot de passe.
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6 - Ajoutez l’URL de votre Extranet Collaboratif sur votre site Internet
Offrez à vos collaborateurs externes un accès simple et rapide à votre Extranet Collaboratif en ajoutant un lien sur le
site Internet de votre entreprise.
1. Copiez l’adresse URL de votre Extranet Collaboratif.
2. Collez l’adresse URL dans le code HTML de votre site Internet.
Lien vers votre Extranet Collaboratif
Site Web de votre entreprise
Site Web de votre entreprise
Site Web de
votre entreprise
Site Web de
votre entreprise
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7 - Accès à votre Extranet Collaboratif en tant qu’utilisateur
Vos collaborateurs externes peuvent désormais se connecter facilement à leur espace privé que vous venez de créer.
Pour cela, ils doivent :
1. Entrer l’adresse URL de votre
Extranet Collaboratif dans leur
navigateur Internet.
Extranet Collaboratif
Votre logo
Votre
image
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2. Entrer leur identifiant et leur
mot de passe personnels.
La valeur ajoutée de votre information
FRANCE
Open Bee™ France
PAE des Longeray - 74370 Metz Tessy
Tel: +33 (0)4 50 64 99 29
Open Bee™ Île-de-France
164 Avenue J. Kessel
78960 Voisin le Bretonneux
SUISSE
Open Bee™ SA
Rue du Nant 8 - c/o Berney Conseil SA
1207 Geneva
USA
Open Bee™ USA
34th fl. - 1251 avenue of the Americas,
New York, NY 10020
SINGAPOUR
Open Bee™ Singapore
3 Temasek Avenue - #21-00 Centennial Tower
Singapore 039190
Tel: +65 49-7362
E-mail: [email protected]
www.openbee.com
UK
Open Bee™ UK
Hamilton House - Mabledon Place - Bloomsbury
London, WC1H 9BB
Tel: +44 (0)20 7554 8561