PV ALPC 100916 - Comité Régional de Gymnastique

Comité de transition AQUITAINE – LIMOUSIN – POITOU CHARENTES de Gymnastique
Procès-verbal de réunion du conseil administration N°5 du 10 septembre 2016 à BRIVE
Objet : PV réunion du conseil administration N°5 - 1ère partie.
Comité Régional
Aquitaine
Membres élus présents :
Membres élus excusés :
Frédéric BUREAU
Alain GODARD
Limousin
Poitou Charentes
Alain BRUSQ
Georges GIAMBRONE
Christel BORDAS
Gérard CHETAIL
Benoit BOULINE
Jocelyne CHAUVEAU
Jacky SICHERE
Eric BROUSSEAU
Céline APPELLE
Patrice MYLLER
Olivier BARRAU
Stéphane SASSENHAGEN
Membres élus absents :
Total : Des élus : 8/12 soit 67 %
Membres de droit présents :
Membres de droit excusés :
Lionel DUFOUR
Membres de droit absents :
Membre invité excusé :
Jean-Paul MAHE – délégué FFG
Le 10 septembre 2016 à 17h30 à Brive au siège du Comité Régional Limousin, a eu lieu la cinquième réunion du
Comité de Transition Aquitaine-Limousin-Poitou Charentes, qui avait pour ordre du jour :
 Nouveau siège et Formalités,
 Colloque du 02/10/2016 à Angoulême,
 Liste des documents collectés – Google Drive
 Activités Gymniques
 Les Territoires.
Le président du Comité de Transition, Frédéric BUREAU, ouvre la réunion et souhaite la bienvenue à tous.
Approbation du PV de la réunion n°4 du CA du 04/06/2016
Le président demande à tous les membres présents si le CR de la réunion n°4 convient sur le fonds et sur la
forme. Une correction est à apporter, le PV est approuvé à l’unanimité des présents.
Point sur le nombre de licences
Le nombre de licences est de 22.247 sensiblement identique par rapport au dernier point (rappel mai 22.200)
pour 197 clubs.
Quelques informations pour la région Aquitaine, les clubs de Mimisan (40) et Blanquefort (33) reviennent à la
FFGym.
Siège social : 35 avenue Gustave Eiffel - 33600 PESSAC
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Aquitaine – Limousin – Poitou Charentes
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1/ Point sur le nouveau siège – Formalités
Le bail du nouveau siège a été signé, l’adresse est 35 avenue Gustave Eiffel, à PESSAC (33600). D’une superficie
de 158 m² environ, il comprend une zone de stockage accessible pour les véhicules, ainsi qu’un parking extérieur
(plusieurs places réservées). Le déménagement s’est déroulé le weekend du 25/08. L’ancien siège est en attente
de location, afin d’éviter des coûts de loyer supplémentaire (durée préavis 6 mois). Une négociation de différé
de loyer a été négociée avec le propriétaire jusqu’à octobre.
Toutes les formalités concernant le Comité Aquitaine ont été effectuées, pour le Comité de transition, elles
seront effectuées lors de la fusion.
2/ Point sur le colloque du 02/10 à Angoulême
L’ordre du jour et le déroulement de la réunion d’information est établi.
1. Accueil
2. Présentation des membres du Comité de Transition ALPC et rôle
3. Rappel des textes et passages obligés
4. Etapes obligatoires
5. Echéances passées et à venir - enjeux
Etat des lieux, travaux menés - mode de fusion
6. Présentation des grands axes - organisation et structuration technico-administratif - Echanges
7. Conclusion
Il a été décidé que la réunion serait une réunion d’information sur l’avancement des différents travaux, qu’elle
commencera à 9 h, que le repas sera pris en commun sur place entre 12h à 14h pour se terminer à 16h. Les thèmes
abordés le matin seront les points 1 à 5 et le point 6 avec les échanges seront abordés l’après-midi pour plus de confort.
La convocation ainsi que le formulaire de retour sont à envoyer aux Présidents des Comités Aquitaine, Limousin,
Poitou-Charentes dès lundi 12 septembre pour diffusion auprès des Comités départementaux et clubs.
Il est fait préciser si les dates de fermetures du Comité d’Aquitaine étaient récurrentes. En effet, cette année, la
date de reprise est trouvée tardive. Il est répondu que les dates ont été exceptionnellement calées avec la date
de déménagement, les dates de fermeture qui se pratiquent actuellement sont du 15/07 au 14/08.
3/ Point sur la liste des documents collectés - Google Drive
Rappel de la liste des documents (liste non exhaustive - à mettre en format PDF) :
a) RESSOURCES FINANCIERES :
• Les 3derniers comptes derésultats
• Les 3derniers bilans
• Le budget dela saison 2015/2016
• Les 3dernières conventions avec leCNDS et leconseil régional
• Le COT fédéral et les échéances de versement
• Les relevés de banques des 12 derniers mois (compte courant, livret, compte
titre,etc….)
• Les contrats deprêts bancaires
b) PATRIMOINE :
• Le contrat debail ou baux
• Le(s) contrat(s) d’assurance(s)
• Le contrat dephotocopieur
• Le contrat d’affranchissement
• Lecontrat d’hébergement du siteinternet,téléphoniefixe, internet et mobiles
• Le contrat demaintenanceinformatique
• Le contrat delocation devéhicule
• La listedu matériel propriétédu comité(dans ou hors amortissement)
c) RESSOURCES HUMAINES
• Le registredu personnel
• Le contrat detravail dechaquesalarié
• La grilledes congés à jour
• Les fiches desalaires des 12derniers mois
• Le contrat desanté
• Tout document contractuel avec le salariés (prêt matériel, voiture, autre,
etc…..)
•Tous les contrats aidés :convention,etc.
d) GESTION FINANCIERE - ADMINISTRATIVE
• Le plan de développement
• Les trois derniers rapports annuels d’assemblée
• Les délibérations de l’assembléegénéralesurl’ensembledes tarifs fixés
•Tout typedeconventions passées avec les clubs et/ou licenciés
•Tout typedeconventions passées avec la FFG
•Tout typedeconventions passées avec un organismeautre
• Les contrats departenariats
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Avancement des régions actuelles :
L’espace a été sécurisé, l’accès a été donné courant juillet aux Présidents, Trésoriers et Secrétaires.
Pour information l’adresse de messagerie du comité Aquitaine a été piratée création d’une nouvelle adresse
temporaire : nouvelle aquitaine.
Pour rappel le conseil d’état validera le nom « Nouvelle Aquitaine » le 29 septembre.
5/ Activités Gymniques
5-1 Gestion commission technique :
- Gestion de la formation des juges,
- Stages et Formation gymnastes et PES
- Programmes et règlementation
- Compétition régionales, calendriers techniques,
- Actions techniques et suivi plan action,
- Rapport technique colloque
- Commission de labélisation régionale,
- Colloque technique et séminaire,
5-2 Harmonisation de la tarification :
- Cotisation régionale,
- Licence,
- Droit engagement compétitions, stages, formations,
- Pénalités, Amandes…
5-3 Compétition Régionale  territoires ancienne zone :
- Problématique de découpage = difficulté de découper l’Aquitaine actuelle en deux parties.
Comment sont gérées les compétitions dans les comités actuels - Professionnels et/ou bénévoles ?
Comment sont établis les cahiers des charges ? Appel à candidatures ?
Qui prend en charge Le Comité ? // Trésorerie
COMITE LIMOUSIN
- Les clubs prennent en charge l’organisation totale de la compétition,
- Le Conseiller technique gère la compétition = le plateau
- La secrétaire régionale ou le CTS gère l’organigramme :
o Peu de participants,
- Cahier des charges :
o Pas de prise en charge de repas des juges
- Matériel, sono et plateau sont fournis par les clubs,
- Les récompenses sont fournies par le CR :
o En individuel : médailles,
o Par équipe : Coupes + médailles (jusqu’à la 3ème)
- Zone centre France une zone par an répartie sur 2 départements.
- Le responsable de juges vérifie et prend les décisions techniques de la compétition
- Envoi des résultats à la fédération sur le site de compétition
- La table de collation est prise en charge par les clubs organisateurs
- Les distances des villes de compétitions étant raisonnables il n’y a aucun hébergement soir.
- Programmes et réglementation : gérés par les administratifs et les techniciens
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-
Formation des juges : cadre niveau national, en région juges réunis et testés, Formation
départementalisée avec une prise en charge régionale.
Gestion des stages et formation Gym :
o Siège gère les inscriptions
o Stage GAF = zone jeunesse et nationale, un de chaque catégorie par an.
o Stage GAM = 1 par an
o Stage GR = 1 à 2 par an  vers Stage Orléans.
Stage région cadres rémunérés, hébergements en famille (déclaration casier n°3) pour créer des liens
et de la convivialité.
Le cahier des charges sera mis dans Google Drive après son vote lors de l’assemblée du 16 octobre 2016.
POITOU-CHARENTES
- Préparation, organisation et engagements sont gérés par le C Technique et le Secrétaire (salariée)
- La vérification prévisionnel et engagemenst est effectuée par le DTG ou la commission technique.
- La saisie des feuilles est effectuée par le bureau : secrétaire et CT
- L’organisation de la compétition sur le WE (salle et intendance) est gérée par le club,
- Le pack informatique (matériel) est fourni par le CR,
- le responsable informatique (délégation régionale) contrôle le club organisateur, protocole et gère la
sono et l’animation micro de la compétition.
- Le responsable des juges valide le palmarès (élus CR ou référencé CR – pool de3 à 4 personnes pour
disponibilité et roulement)
- Cahier des charges :
o prise en charge de 2personnes (repas déplacement), par le club
o Repas chaud imposé le soir
o personnes supplémentaires prises en charge CR,
o juges A et responsable juges, pris en charge CR
- Les récompenses :
o Préparation, commande et organisation gérés par le Cadre Technique,
- Appel à candidature : Candidature en juin, (disponibilité des salles après validation du calendrier sport
collectif) commission d’accord et retour septembre, aide administrative pour le montage du dossier.
- Clubs organisateurs : panel lieu d’organisation potentiel habituel (classement des clubs selon la catégorie
de la compétition.
- Le directeur de concours vérifie et prend les décisions techniques de la compétition :
o Cadre technique,
o DTG
- Envoi des résultats à la fédération sur le site de compétition
- La table de collation est prise en charge par les clubs organisateurs
- Certaines compétitions se déroulent sur deux ou trois jours avec hébergements et repas soir.
- Programmes et réglementation : gestion technicien, mais si il y a une incidence budgétaire, accord du
bureau.
- Formation des juges :
o Pas de responsable de juge GAF, Niveau 1 département formation et examen, Niveau 2 Région,
N3 et perfectionnement en Zone. Compétition régionale, le responsable de juge peut être un
Juge N3 ou 4.
o Responsable GR.
o Responsable GAM, pas de niveau 4, N1 et 2 Région, N 3 Zone. Compétition régionale, le
responsable de juge peut être remplacé par un Juge N3.
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-
Gestion des stages et formation Gym et PES :
o Siège gère les inscriptions
o Stage Performance GAM/GAF/, liste proposée par commission, selon les résultats, Niveau
Nationale stage de 15 à 20 gymnastes par discipline maximum 3 groupes par an. Stage collectif
jeunesse pris en charge (partiel) par la région selon niveau stage de Zone.
Enveloppe forfaitaire et négociable. Il peut y avoir des cas exceptionnels, chèque directement envoyé
au pôle avec accord famille et du pôle
AQUITAINE
- Cahier des charges :
o Repas chauds imposés le soir (élaborés)
o prise en charge des JA, responsables et des personnes aidant à faire fonctionner le plateau.
o Table de collation
- Appel à candidature : Candidature en mai, retour en juin, finalisation et validation par le bureau
Directeur en juillet : Etude dossier,
o Capacité,
o Type de compétition déjà organisée en N-1 (Zone, Département)
- Appui de la commission d’aide ainsi que des secrétaires et techniciens au niveau administratif :
o engagement,
o annulation,
o forfait
- Cadre technique présent sur toutes les compétitions (roulement, répartition début de saison back up…) :
o informatique - installation de la salle (matériel câblage)
o notation carte SD,
o impression
- La Secrétaire Comité :
o prépare la table des récompenses,
o gère les forfaits et réclamations,
o récapitulation des personnes sur place,
- Le responsable des juges vérifie et prend les décisions techniques de la compétition
- Pas de juge expert convoqué, à la charge du club pas d’indemnisation
- Envoi des résultats à la fédération le soir de la compétition lors du rangement
- Selon le nombre de participants à la compétition plusieurs palmarès sont mis en place. (généralement 2)
- Aquitaine pour les personnes salariées heures sup, DTG indemnisation, jury frais de déplacement et
indemnisation
- Programmes et réglementation : gestion techniciens, sans avis du bureau sauf cas exceptionnel.
- Formation des juges :
o Problème selon les départements (64 aucun, 40 pas de GAM ni GAF, 47 et 24 ont le nombre
suffisant).
o Formation sur Bordeaux, mais problème de distance.
o GAM, pas de niveau 5, GR un juge niveau 5 à la commission nationale, Gym Accro Juge N5, GR
plusieurs juges N4 (gèrent leur formation en autonomie), trempo peu de club juge N4, tumbling
1 juge N4.
- Gestion des stages et formation Gym et PES :
o Siège gère les inscriptions
o Liste collective en phase sur les GAM et les GAF vers le stage de Zone et centres nationaux. Le
coût (liste) est pris en charge 100% par le Comité pour le Stage Région ou Zone (hébergement et
repas). Si le club souhaite ajouter des stagiaires le coût est à leur charge.
Il peut être envisagé de financer moins de participants mais plus de prise en charge sur la
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Aquitaine – Limousin – Poitou Charentes
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distance km, le niveau de stage …
o GR Prise en charge de 4 à 5 gymnastes avec entraineur. Il faut un suivi du stage, pour accéder à
un niveau supérieur et éviter de perdre le bénéfice du stage
o Stage jeunesse : quelques stages, bonne détection potentielle
Budget une enveloppe est fixée avec des critères différents de calcul, base réutilisable en modifiant
les paramètres, suivi des montants par gymnaste dans le temps et évolution, possibilité d’étude du
cas par cas. Convention établit pour subvention et le chèque est directement donné à la famille avec
copie au pôle concerné pour information.
5-4 Des questions se posent :
- Comment mettre en œuvre l’intervention de l’équipe informatique sur les prochaines compétitions
ALPC ?
- Le nombre de compétition avant les qualificatifs France
- Le nombre de lieux des compétitions pour 3 ou 4 : le potentiel humain, l’informatique (nécessité
d’investissement du parc), les cadres présents, coût de prise en charges des présents…
- La gestion des résultats ayant des process de traitement différents entre les Comités actuels, faut-il
uniformiser les procédures et investir dans du matériel informatique ? (possibilité de subventions
amortissement sur 3 ans…) Le matériel informatique procure des contraintes (nettoyage des micros
après les compétitions… à la charge des secrétaires du Comité Aquitaine).
- Comment imaginer une commission technique en fonction des nombres pour la Future Grande
Région ? Les statuts définiront le cadre (attention à la répartition des membres sur le territoire)
- Dans l’organisation de la future Nouvelle Aquitaine, il serait possible d’envisager l‘investissement d’un
poste clé : DG, DAF… Rôle et fonction définie : organisation, gestion des techniciens, des relations avec
les élus, des subventions  un professionnel salarié. Mais coût à budgétiser, quand faire ce type de
recrutement (avant la fusion, à la fusion ou après…)
- Voir pour une harmonisation des pratiques de moyens de déplacements entre les 3 Comités  à
budgètera l’investissement d’un véhicule professionnel Comité ?
- En ce qui concerne les stages, il serait important selon les budgets de perpétrer l’aide aux clubs pour
les gymnastes selon des barèmes, modalités, distances, niveau, résultats…
5-5 La répartition du territoire et des élus :
- Il peut être envisagé 4 territoires compétences et formation et 3 territoires de compétition (sujet à
mettre à l’ordre du jour de la réunion technique du 13/09/2016).
- Prévoir une carte de simulation pour la réunion d’information du 02/10/2016 : les clubs sont inquiets
par rapport à la grande distance territoriale.
- Les cadres techniques souhaitent présenter le projet lors du colloque technique.
- Création d’un organigramme structuro- administratif pour une meilleur visibilité de qui fait quoi pour
les clubs.
- Chaque conseiller technique doit s’approprier son pôle.
- Attention à la répartition du territoire selon le lieu et activité habituelle en gardant l’approche de la
proximité club.
Calendrier Technique :
Le calendrier devrait être rédigé avec les Techniciens pour être transmis au siège et présenté en assemblée
statutaire.
Josiane demande le montant des cotisations et un complément pour règlement des repas et frais de la réunion
prévue le 02/10/2016 à Angoulême. Un message sera envoyé pour l’appel de fonds.
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Calendrier des prochaines réunions
Le conseil d’administration se réunira :
 Réunion N°5 2ème partie – samedi 15 octobre à Bordeaux de 9h00 à 19h00
 Réunion N°6 – vendredi 11 novembre à Bordeaux sur le salon 100% sports qui se clôturera par la réception
de la Gym ALPC à 18h00 au salon d’honneur. (toute la journée)
Arrêt et Fin de la séance à 21h30
Pour le Comité,
Le Président,
Frédéric BUREAU
Le secrétaire,
Georges GIAMBRONE
Siège social : 35 avenue Gustave Eiffel - 33600 PESSAC
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