Programme de surveillance - Chambre des huissiers de justice du

Chambre des
huissiers de justice
du Québec
507, Place d'Armes, bureau 970
Montréal (Québec) H2Y 2W8
Téléphone: (514) 721-1100
Télécopieur: (514) 721-7878
Courriel : [email protected]
COMITÉ D’INSPECTION PROFESSIONNELLE
Programme de surveillance générale de l’exercice
de la profession d’huissier de justice
Présentation au Bureau le 16 juin 2004
Communication aux membres du C.I.P. pour commentaires le 23 juin 2004
Adopté par le Bureau le 15 septembre 2004 par la résolution B2004-366
En vigueur le l5 septembre 2004.
Renouvellement pour les exercices 2005-2006 et 2006-2007 le 18 janvier 2006 par la résolution B-2006-439.
Renouvellement avec modifications pour l’exercice 2007-2008 par la résolution B-2007-498 adoptée le 14 mars 2007
Renouvellement avec modifications pour l’exercice 2008-2009 par la résolution B2008-611 adoptée le 11 juin 2008.
Renouvellement avec modifications pour l’exercice 2009-2010 par la résolution CA2009-679 adoptée le 15 avril 2009
Renouvellement avec modification pour l’exercice 2010-2011 par la résolution CA2010-832 adoptée le 18 août 2010
Renouvellement avec modification pour l’exercice 2011-2012 par la résolution CA2011-900 adoptée le 16 mars 2011
Renouvellement avec modification pour l’exercice 2013-2014 par la résolution CA 2014-0081 adoptée le 5 déc. 2013
Renouvellement avec modification pour l’exercice 2015-2016 par la résolution CA-2015-044 adoptée le 7 oct. 2015
Programme de surveillance générale de l’exercice de la profession
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1) Préambule.
Ce Programme de surveillance générale de l’exercice de la profession d’huissier de justice adopté par le
Conseil d’administration conformément à l’article 12 du Règlement sur le comité d’inspection
professionnelle de la Chambre des huissiers de justice du Québec, remplace tous les programmes
antérieurs et est réalisé suivant le processus prévu à l’Annexe 1.
2) Le rôle du Comité d’inspection professionnelle.
Le Comité d’inspection professionnelle est un comité obligatoire créé conformément à l’article 112 du
Code des professions. Son rôle est de :
a)
Surveiller l’exercice de la profession par les membres de l’Ordre selon un programme
d’inspection adopté par le Conseil d’administration.
b) Mettre en œuvre le programme de surveillance générale adopté par le Conseil d’administration
et qui contribue au développement professionnel des membres de l’Ordre.
c)
Procéder à des enquêtes particulières sur la compétence professionnelle d’un membre à la
demande du Conseil d’administration ou de sa propre initiative.
3) Les objectifs généraux du programme :
a)
Assurer la protection du public.
b) Veiller au maintien de la compétence des membres et de la qualité des actes professionnels en
fonction du Code de déontologie, des règlements, des normes de pratique généralement
reconnues et, le cas échéant, dépister les pratiques déviantes ou identifier les lacunes à corriger.
c)
Offrir l’assistance nécessaire aux membres et aux études en vue de favoriser l’amélioration de
leur pratique professionnelle.
d) Aux fins des paragraphes b) et c) l’inspecteur réfère le membre ou l’étude aux ressources
professionnelles disponibles à la direction générale de la Chambre.
e)
Appliquer équitablement le processus d’inspection à l’égard de chaque professionnel ou de
chaque étude selon les valeurs prônées par la Chambre.
f)
Effectuer une rotation des inspections de telle sorte que les études soient inspectées au moins
une fois sur une période de quatre ans.
4) Les objectifs spécifiques du programme :
a)
Être à l’écoute des besoins et des attentes des membres et des études.
b) Sensibiliser les huissiers de justice et les dirigeants des études à leurs devoirs, obligations et
responsabilités envers le public, leurs clients et la profession.
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Programme de surveillance générale de l’exercice de la profession
c)
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S’assurer que les huissiers de justice améliorent leurs connaissances et leur pratique en
s’inscrivant aux activités de formation continue de la Chambre ou dispensées par un organisme
reconnu.
d) Promouvoir la normalisation de la pratique professionnelle en offrant aux membres et aux
études du matériel didactique (communiqués, guides de pratique professionnelle, etc.)
5) Mesure de la compétence et de l’incompétence professionnelle.
Élaborée et adoptée par l’American Law Institute American Bar Association, cette définition de la
compétence professionnelle fut retenue par plusieurs ordres professionnels du Québec;
« La compétence professionnelle se mesure par l’étendue de :
a)
Ses connaissances dans les champs de pratique où il exerce.
b) Sa capacité d’utiliser avec habileté ses connaissances.
c)
Sa capacité de bien administrer sa pratique.
d) Sa capacité de juger les limites de sa compétence et d’en informer ses clients.
e)
Sa capacité à élaborer ses dossiers et à mener à bonne fin ses mandats.
f)
Ses capacités intellectuelle, émotive et physique.
g)
Vérification de la compétence professionnelle et la formation continue obligatoire.
L’incompétence professionnelle, quant à elle, se mesure par le manquement continu ou répété de la part
du professionnel à maintenir l’un ou l’autre de ces critères. »
6) La composition du Comité d’inspection professionnelle.
Le Comité est formé de cinq membres.
7) Le programme de surveillance pour l’exercice 2015-2016.
Durant l’exercice 2015-2016, le Comité d’inspection professionnelle orientera principalement les
inspections régulières vers les études d’huissiers de justice en apportant une attention spécifique à toute
nouvelle étude. Sur le plan général, les éléments suivants retiendront notamment l’attention :
a)
La tenue du compte général en fidéicommis telle que prévue par le Règlement sur la
comptabilité en fidéicommis des huissiers et sur le fonds d’indemnisation de la Chambre des
huissiers de justice du Québec. 1
1
Le guide pratique sur la gestion d’un compte général en fidéicommis préparé par François Ménard, c.a., f.c.m.a.,
maîtrise en fiscalité, présenté lors du congrès annuel des membres le 5 juin 2004 est mis à la disposition des
membres.
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b) La tenue des dossiers et des études suivant la grille d’analyse de la Section II du Règlement sur la
tenue des dossiers et des études des membres de la Chambre des huissiers de justice du Québec
[29 mai 2002] indiqué à l’Annexe 2.
c)
Posséder un Code de procédure civile à jour.
d) Conserver dans un même dossier, les communiqués que la Chambre émet de temps à autre.
e)
L’application rigoureuse du Tarif d’honoraires et des frais de transport des huissiers de justice du
Québec adopté par le gouvernement sous l’autorité de l’article 13 de la Loi sur les huissiers de
justice (L.R.Q., c. H-4.1).
f)
L’application, suivant la norme édictée au 2e alinéa de l’article 32 du Code de déontologie des
huissiers de justice, du Tarif d’honoraires professionnels adopté par une résolution du Conseil
d’administration sous l’autorité du paragraphe 120 de l’article 86.0.1 du Code des professions
(L.R.Q., c. C-26).
8) Frais administratifs d’inspection
a)
Les frais administratifs assumés par la Chambre pour la première inspection ou toute inspection
régulière d’un membre sont inclus à sa cotisation annuelle.
b) Les frais administratifs pour la visite de suivi par un inspecteur sont réclamés au membre jusqu’à
concurrence de 100 $.
c)
Les frais administratifs pour toute visite de contrôle par un inspecteur sont réclamés au membre
jusqu’à concurrence de 350 $.
Annexe 1
Processus d’inspection professionnelle de la Chambre des huissiers de justice du Québec
Annexe 2
Grille d’analyse de la Section II du Règlement sur la tenue des dossiers et des études des membres
de la Chambre des huissiers de justice du Québec [29 mai 2002]
Annexe 3
Processus de conformité
Chambre des huissiers de justice du Québec
Processus d’inspection professionnelle de la Chambre des huissiers de justice du Québec Surveillance de
l’exercice de la
profession
Rétroaction au
membre
Étude au C.I.P
ANNEXE 1 Décision au
C.I.P.
Suivi
Opinion sur la
conformité et la
qualité de la pratique
Rapport d’inspection
ou rapport d’enquête
A: Aucune lacune
observée
A: Observation, réinspection
à long terme
B: Lacunes
mineures observées
B: Recommandations,
réinspection à long terme
Lacunes
entièrement
corrigées :
réinspection à
long terme
Visite d’inspection
ou
Enquête
particulière
Cheminement
C: Lacunes
majeures observées
D: Lacunes
graves
observées
C: Recommandation à
court ou moyen terme
Visite de suivi
(100$)
Nouvelles
recommandations
Visite de
contrôle (350$)
Audition au C.I.P.
Recommandations
Audition au
C.I.P
D: Recommandations,
convocation en audition
Audition au
Conseil
d’administration
Lacunes (ou
certaines
lacunes)
demeurent
observables
Décision du Conseil
d’administration
d’imposer un stage de
perfectionnement
Nouvelles
recommandations
seulement
Visite de
contrôle
(350$)
Recommandation
de stage de
perfectionnement
Stage de
perfectionnement
Visite de
contrôle
(350$)
Visite de
contrôle (350$)
Nouvelles
recommandations
écrites
Visite de
contrôle
(350$)
Demande d’enquête
du syndic
Plainte portée au
comité de discipline
Enquête et
décisions du
syndic
Mise en garde
seulement
Pas matière à porter
plainte
Décision du comité de
discipline et sanction, le
cas échéant
Annexe 2
L’étude d’huissier de justice
Grille d’analyse de la Section II - articles 3 à 9 - du Règlement sur la tenue des dossiers
et des études des membres de la Chambre des huissiers de justice du Québec [Code des
professions (L.R.Q., c. C-26, a. 91)]
L’huissier dont l’ÉTUDE est
située dans … :
L’ENTRÉE de l’étude
… un édifice
commercial
L’entrée donne
directement sur :
¾ l’extérieur; ou
¾ un couloir
destiné à la
clientèle de cet
édifice.
… un local où sont
mis en commun
certains services
… une partie de sa
résidence
aménagée à cette
seule fin
Art. 4
Art. 3, 2 al.
L’entrée peut être
distincte ou se
confondre avec celle
de sa résidence.
L’entrée donne
directement sur la
salle d’attente.
e
er
Art. 3, 1 al.
CABINET destiné
exclusivement à recevoir
les justiciables, les
paiements et la
signification des actes de
procédure destinés à
l’huissier
Le cabinet est une
petite pièce dans
l’étude.
Le cabinet est une
petite pièce dans
l’étude.
Le cabinet peut se
confondre avec
l’étude.
Art. 5, 1 al.
Art. 5, 1 al.
Art. 4 et 5, 1 al.
LIVRES, REGISTRES ET
COMPTES prévus par
Les livres, registres et
comptes
réglementaires sont
gardés dans le
cabinet.
Les livres, registres
et comptes
réglementaires sont
gardés dans le
cabinet.
Les livres, registres
et comptes
réglementaires sont
gardés dans le
cabinet/étude.
Art. 5, 1 al.
Art. 5, 1 al.
Art. 4 et 5, 1 al.
Le dossier est gardé
dans un local ou dans
un meuble :
¾ auquel le public ne
peut accéder
librement;
¾ gardé fermé à clef
ou autrement.
Le dossier est gardé
dans un local ou
dans un meuble :
¾ auquel le public
ne peut accéder
librement;
¾ gardé fermé à
clef ou
autrement.
Le dossier est gardé
dans un meuble du
cabinet/étude :
¾ auquel le public
ne peut accéder
librement;
¾ gardé fermé à
clef ou autrement.
règlement.
er
er
DOSSIER constitué
en vue
de conserver un
document en sa forme
originelle ou sur support
électronique, et
préservation de la
confidentialité.
er
e
Art. 5, 1 et 2 al.
er
er
er
e
Art. 5, 1 et 2 al.
er
er
er
e
Art. 4 et 5, 1 et 2 al.
L’étude d’huissier de justice – Grille d’analyse.
Localisation de
l’étude :
édifice
commercial
Page ii
où services mis
en commun
résidence
Le PERMIS d’huissier :
l’original doit être gardé
où l’huissier exerce
principalement sa
profession.
Art. 6
L’original du permis
est gardé dans
l’étude.
L’original du permis
est gardé dans
l’étude.
L’original du permis
est gardé dans le
cabinet/étude.
CODE DE DÉONTOLOGIE à la
disposition du public.
Art. 7
Une copie du code est
disponible pour
consultation dans le
cabinet de l’étude.
Une copie du code
est disponible pour
consultation dans le
cabinet de l’étude.
Une copie du code
est disponible pour
consultation dans le
cabinet/étude
ENSEIGNE placée à la vue
du public indiquant les
heures d’ouverture de
l’étude.
Art. 8
L’enseigne est placée
à la vue du public sur
ou près de la porte
d’entrée de l’étude qui
donne directement sur:
¾ l’extérieur ou
¾ un couloir destiné
à la clientèle
de l’édifice
commercial.
L’enseigne est
placée à la vue du
public dans la salle
d’attente du local, ou
sur ou près de la
porte d’entrée de
l’étude.
L’enseigne est
placée à la vue du
public sur ou près de
la porte d’entrée de
sa résidence.
Continuité des services :
L’HUISSIER QUI S’ABSENTE de
l’étude
er
Art. 9, 1 al.
Panonceau indiquant où l’atteindre ou comment obtenir un service,
os
notamment les N :
¾
cellulaire, ou
¾
d’un confrère.
Continuité des services :
L’HUISSIER QUI EXERCE SEUL
ET QUI S’ABSENTE plus de 5
JJF consécutifs
e
Art. 9, 2 al.
Faire connaître par écrit au secrétaire de la Chambre l’huissier qui le
remplace.
2002-05-29
2007-2008 annexe 2 grille.doc
Chambre des huissiers de justice du Québec
ANNEXE 3
PROCESSUS DE CONFORMITÉ
Inspection (Délai
30 jours)
Guide d’autoévaluation
↓
↓
Rapport
d’inspection
Lettre d’observation
et de
recommandation (6)
Dossier présenté au CIP
↙
↘
Lettre de non-conformité (1) et rapport
d’inspection (Délai 30 jours)
Lettre de conformité (4)
et rapport d’inspection
↓
↓
Aucune réponse du
membre dernier avis (2)
sinon transfert au
syndic (délai 15 jours)
↙
Transfert au
syndic sans délai
supplémentaire
(5)
(1) Lettre de non-conformité avec délai de 30 jours AVEC
rapport d’inspection
(2) Dernier avis au membre avec mention de transfert au
syndic avec délai de 15 jours
(3) 2e lettre de non-conformité avec délai de 20 jours
(4) Lettre de conformité AVEC rapport d’inspection
(5) Lettre pour transfert au syndic
(6) Lettre d’observations et de recommandations
(7) Lettre de conformité SANS rapport d’inspection
Documents reçus mais
incomplets ou absence
de réponse du membre
2e lettre de nonconformité (3) (Délai 20
jours)
↙
Lettre de
conformité (7)
↘
Dernier avis au membre (2) sinon
transfert au syndic (Délai de 15 jours)
↙
↘
Lettre de
conformité
(7)ic (5)
Syndic (5)
(